Principio de procedencia

Summary

El principio de procedencia es un concepto fundamental en la teoría archivística que establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental. La actividad de la organización documental comienza con la identificación de los orígenes de los documentos a través del principio de procedencia, es decir, determinar quién los produce o elabora. Esto es similar a las funciones de verificación y clasificación que realiza el funcionario de correspondencia al recibir la documentación, revisando el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y proponiendo su clasificación en comunicaciones oficiales o personales. Las comunicaciones oficiales son aquellas que se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos de la entidad, mientras que las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su carácter particular y no generan un proceso de erradicación.

Takeaways

• 📜 El principio de procedencia es fundamental en la teoría archivística y establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otras.
• 🏛️ Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental, mostrando cómo se conforman los expedientes.
• 🔍 La primera actividad en la organización documental es identificar los orígenes de los documentos mediante el principio de procedencia.
• 👥 Se determina quién produce o elabora los documentos, lo que es similar a las funciones de verificación y clasificación realizadas por el funcionario de correspondencia.
• 📧 El funcionario de correspondencia revisa la documentación recibida, verifica el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y clasifica las comunicaciones.
• 💼 Las comunicaciones oficiales son aquellas que se reciben a través de los canales establecidos por la entidad y están relacionadas con los objetivos misionales.
• 📬 Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su calidad particular y que llegan a la entidad porque se usó la dirección de trabajo como dirección de correspondencia.
• 🚫 El funcionario de correspondencia no inicia un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
• 🗂️ El archivo general de la nación define las comunicaciones oficiales en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001.
• ✅ La erradicación es el proceso de clasificación y eliminación de documentos que ya no son útiles para la entidad.
• 🔑 La comprensión del principio de procedencia es clave para el manejo adecuado y la preservación de la información documental de una institución.

Q & A

¿Qué es el principio de procedencia en la teoría archivística?

El principio de procedencia es un principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

¿Cómo muestra el principio de procedencia la conformación de expedientes?

El principio de procedencia muestra la conformación de expedientes a través de la estructura orgánica de la entidad y la organización documental.

¿Cuál es la primera actividad de la organización documental según el principio de procedencia?

La primera actividad es identificar los orígenes del documento, es decir, quienes los producen o elaboran, utilizando el principio de procedencia.

¿Qué similitud existe entre la función del principio de procedencia y la del funcionario de correspondencia?

Ambos realizan funciones de verificación y clasificación; el funcionario de correspondencia revisa el canal de entrada de la comunicación, hace una revisión de competencia y clasifica las comunicaciones en oficiales o personales.

¿Qué es la 'comunicación oficial' según el archivo general de la nación?

Las comunicaciones oficiales son aquellas que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad y ameritan en el proceso de erradicación.

¿Cómo define el archivo general de la nación las 'comunicaciones personales'?

Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas a título propio que llegan a la entidad porque el funcionario destinatario ha dado como dirección de correspondencia su lugar de trabajo.

¿Qué proceso no realiza el funcionario de correspondencia para las comunicaciones personales?

El funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.

¿Cuál es el acuerdo que define las comunicaciones oficiales y personales en el archivo general de la nación?

El acuerdo que las define es el Acuerdo 060 del año 2001.

¿Por qué las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación?

Las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación porque están dirigidas a título propio y no están relacionadas con los objetivos misionales de la entidad.

¿Qué importancia tiene la clasificación de documentos según su procedencia?

La clasificación de documentos según su procedencia es crucial para mantener la integridad y la autenticidad de los archivos, facilitando así la追溯 (traza) y la gestión eficiente de la información.

¿Cómo afecta el principio de procedencia la organización documental de una institución?

El principio de procedencia afecta la organización documental de una institución al garantizar que los documentos relacionados con una misma fuente se mantenga juntamente, reflejando así la estructura orgánica y los procesos de trabajo de la entidad.

¿Qué implica la no mezcla de documentos de diferentes instituciones en términos de gestión de archivos?

La no mezcla de documentos de diferentes instituciones implica una gestión de archivos más ordenada y una mejor preservación de la información, evitando confusiones y posibles pérdidas de datos cruciales para la entidad.