Principio de procedencia
Summary
TLDREl principio de procedencia es un concepto fundamental en la teoría archivística que establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental. La actividad de la organización documental comienza con la identificación de los orígenes de los documentos a través del principio de procedencia, es decir, determinar quién los produce o elabora. Esto es similar a las funciones de verificación y clasificación que realiza el funcionario de correspondencia al recibir la documentación, revisando el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y proponiendo su clasificación en comunicaciones oficiales o personales. Las comunicaciones oficiales son aquellas que se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos de la entidad, mientras que las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su carácter particular y no generan un proceso de erradicación.
Takeaways
- 📜 El principio de procedencia es fundamental en la teoría archivística y establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otras.
- 🏛️ Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental, mostrando cómo se conforman los expedientes.
- 🔍 La primera actividad en la organización documental es identificar los orígenes de los documentos mediante el principio de procedencia.
- 👥 Se determina quién produce o elabora los documentos, lo que es similar a las funciones de verificación y clasificación realizadas por el funcionario de correspondencia.
- 📧 El funcionario de correspondencia revisa la documentación recibida, verifica el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y clasifica las comunicaciones.
- 💼 Las comunicaciones oficiales son aquellas que se reciben a través de los canales establecidos por la entidad y están relacionadas con los objetivos misionales.
- 📬 Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su calidad particular y que llegan a la entidad porque se usó la dirección de trabajo como dirección de correspondencia.
- 🚫 El funcionario de correspondencia no inicia un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
- 🗂️ El archivo general de la nación define las comunicaciones oficiales en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001.
- ✅ La erradicación es el proceso de clasificación y eliminación de documentos que ya no son útiles para la entidad.
- 🔑 La comprensión del principio de procedencia es clave para el manejo adecuado y la preservación de la información documental de una institución.
Q & A
¿Qué es el principio de procedencia en la teoría archivística?
-El principio de procedencia es un principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
¿Cómo muestra el principio de procedencia la conformación de expedientes?
-El principio de procedencia muestra la conformación de expedientes a través de la estructura orgánica de la entidad y la organización documental.
¿Cuál es la primera actividad de la organización documental según el principio de procedencia?
-La primera actividad es identificar los orígenes del documento, es decir, quienes los producen o elaboran, utilizando el principio de procedencia.
¿Qué similitud existe entre la función del principio de procedencia y la del funcionario de correspondencia?
-Ambos realizan funciones de verificación y clasificación; el funcionario de correspondencia revisa el canal de entrada de la comunicación, hace una revisión de competencia y clasifica las comunicaciones en oficiales o personales.
¿Qué es la 'comunicación oficial' según el archivo general de la nación?
-Las comunicaciones oficiales son aquellas que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad y ameritan en el proceso de erradicación.
¿Cómo define el archivo general de la nación las 'comunicaciones personales'?
-Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas a título propio que llegan a la entidad porque el funcionario destinatario ha dado como dirección de correspondencia su lugar de trabajo.
¿Qué proceso no realiza el funcionario de correspondencia para las comunicaciones personales?
-El funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
¿Cuál es el acuerdo que define las comunicaciones oficiales y personales en el archivo general de la nación?
-El acuerdo que las define es el Acuerdo 060 del año 2001.
¿Por qué las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación?
-Las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación porque están dirigidas a título propio y no están relacionadas con los objetivos misionales de la entidad.
¿Qué importancia tiene la clasificación de documentos según su procedencia?
-La clasificación de documentos según su procedencia es crucial para mantener la integridad y la autenticidad de los archivos, facilitando así la追溯 (traza) y la gestión eficiente de la información.
¿Cómo afecta el principio de procedencia la organización documental de una institución?
-El principio de procedencia afecta la organización documental de una institución al garantizar que los documentos relacionados con una misma fuente se mantenga juntamente, reflejando así la estructura orgánica y los procesos de trabajo de la entidad.
¿Qué implica la no mezcla de documentos de diferentes instituciones en términos de gestión de archivos?
-La no mezcla de documentos de diferentes instituciones implica una gestión de archivos más ordenada y una mejor preservación de la información, evitando confusiones y posibles pérdidas de datos cruciales para la entidad.
Outlines
📄 Principio de Procedencia en Archivística
El primer párrafo aborda el concepto de 'Principio de Procedencia', un elemento fundamental en la teoría archivística. Este principio establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias deben ser mantenidos separados de los documentos de otras instituciones. El texto también describe cómo este principio refleja la estructura orgánica y la organización documental de la entidad. Además, se menciona la importancia de identificar los orígenes de los documentos, es decir, quiénes son sus productores o elaboradores, lo cual es similar a las funciones de verificación y clasificación que realiza un funcionario de correspondencia al recibir documentos, revisando el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y proponiendo una clasificación. Se destaca la diferencia entre las comunicaciones oficiales, que cumplen objetivos misionales de la entidad y ameritan en el proceso de erradicación, y las comunicaciones personales, que son dirigidas al funcionario en su calidad particular y no generan un proceso de erradicación.
Mindmap
Keywords
💡Principio de procedencia
💡Archivo General de la Nación
💡Organización documental
💡Identificación de orígenes
💡Funcionario de correspondencia
💡Comunicaciones oficiales
💡Comunicaciones personales
💡Revisión de competencia
💡Clasificación de documentos
💡Erradicación de documentos
💡Canales de comunicación
Highlights
El principio de procedencia es un concepto fundamental de la teoría archivística.
Los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otras.
El principio de procedencia refleja la estructura orgánica de una entidad y su organización documental.
La primera actividad de la organización documental es identificar los orígenes de los documentos.
El funcionario de correspondencia revisa la documentación recibida y realiza una revisión de competencia.
Las comunicaciones oficiales son aquellas que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.
Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas a título propio y llegan a la entidad por dirección de correspondencia del funcionario.
El archivo general de la nación define las comunicaciones oficiales en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001.
El funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
La teoría archivística se basa en mantener la integridad y la estructura de los documentos de una institución.
La organización documental es crucial para la gestión eficiente de los archivos.
La identificación de los orígenes de los documentos es esencial para su clasificación y manejo adecuado.
Las funciones de verificación y clasificación son responsabilidad del funcionario de correspondencia.
La revisión de competencia incluye la verificación del canal de entrada, firmas, fechas y clasificación de la comunicación.
Las comunicaciones que no cumplen con los objetivos misionales de la entidad no requieren de un proceso de erradicación.
El acuerdo 060 del 2001 establece los criterios para diferenciar las comunicaciones oficiales de las personales.
El manejo adecuado de las comunicaciones personales es importante para mantener la privacidad y la eficiencia en la gestión de los archivos.
La conformación de expedientes y la organización documental son aspectos clave en la teoría archivística.
Transcripts
principio de procedencia se trata de un
principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece
que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben
mezclarse con las de otras archivo
general de la nación 2006 por ende el
principio de procedencia muestra la
conformación de expedientes la
estructura orgánica de la entidad y la
organización documental la primera
actividad de la organización documental
es identificar mediante el principio de
procedencia los orígenes del documento
es decir quienes los producen o elaboran
lo anterior es una similitud de las
funciones de verificación y
clasificación que realiza el funcionario
de correspondencia en la recepción de la
documentación quien revisa el canal por
el cual entra la comunicación y hace
revisión de competencia anexos firmas
fechas y procede a clasificarlas en
comunicaciones oficiales es la
información que se recibe mediante los
canales dispuestos por la entidad en
este sentido el archivo general de la
nación las define en el artículo 2 del
acuerdo 060 del 2001 como las
comunicaciones que entran se producen o
se despachan en cumplimiento de los
objetivos misionales de la entidad y que
por tanto amerita en el proceso de
erradicación
comunicaciones personales son aquellas
dirigidas a título propio que llegan a
la entidad porque el funcionario
destinatario ha dado como dirección de
correspondencia a su lugar de trabajo el
funcionario de correspondencia no genera
proceso de erradicación para este tipo
de comunicaciones
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