Archivo de Concentración

Summary

El archivo de concentración es un componente crucial en la gestión documental, donde se integran documentos que han completado su ciclo de vida. Se enfoca en asegurar la conservación, clasificación y consulta adecuada de archivos, promoviendo la transparencia y la responsabilidad. Se destacan las funciones clave como la transferencia controlada de documentos, la identificación de series documentales con valor histórico y la colaboración en el desarrollo de criterios de evaluación. Además, se enfatiza la importancia de mantener condiciones adecuadas para la preservación y el acceso restringido a los archivos, garantizando así la integridad de la información archivada.

Takeaways

• 📁 El archivo de concentración es fundamental para reunir documentos de áreas de producción que se utilizan de manera esporádica.
• 📜 La transferencia de documentos se realiza de manera controlada y sistemática, asegurando su correcta identificación.
• 🔒 Los archivos de concentración deben ser gestionados por personas designadas por el responsable del sujeto obligado.
• 🔍 La consulta de archivos solo puede hacerse con solicitudes de las áreas generadoras o solicitudes de transparencia.
• ⚖️ Es esencial mantener los documentos hasta que cumplan con su validez según el catálogo de disposición documental.
• 🏢 Las condiciones del archivo deben ser adecuadas, evitando factores que puedan dañarlos, como la exposición al sol o filtraciones de agua.
• 👩‍🏫 El personal encargado del archivo debe estar capacitado y seguir regulaciones estrictas para mantener la seguridad de los documentos.
• 📅 Se deben realizar transferencias secundarias de documentos que han completado su validez documental a archivos históricos.
• 📊 Los informes sobre la remoción y transferencia de documentos deben conservarse por un mínimo de siete años.
• 🤝 La colaboración con áreas coordinadoras de archivos es crucial para la elaboración de instrumentos de control documental.

Q & A

¿Qué es un archivo de concentración según la ley?

Un archivo de concentración se compone de documentos transferidos de áreas de producción cuya consulta es esporádica y que se mantienen hasta su disposición documental.

¿Cuál es la importancia del archivo de concentración?

La importancia radica en que concentra toda la documentación atendida por las áreas de producción, permitiendo un manejo eficiente y regulado de los documentos generados.

¿Dónde se ubica el archivo de concentración en el ciclo de vida documental?

El archivo de concentración es donde se recibe la documentación que ha terminado su proceso y puede ser transferida al archivo histórico o eliminada según corresponda.

¿Qué responsabilidades tienen los encargados del archivo de concentración?

Los encargados, designados por el propietario del sujeto obligado, deben garantizar la correcta conservación, transferencia y disposición de los documentos.

¿Qué tipos de valores pueden tener los documentos en un archivo de concentración?

Los documentos pueden tener valores administrativos, legales, fiscales o contables, lo que determina su tiempo de permanencia según el catálogo de disposición documental.

¿Cómo debe realizarse la transferencia de documentos al archivo de concentración?

La transferencia debe ser controlada y sistemática, asegurando que los documentos estén bien identificados y organizados, evitando prácticas informales como el uso de bolsas o empaques inadecuados.

¿Qué medidas de conservación deben implementarse en un archivo de concentración?

Es necesario cuidar el clima interno, proteger los documentos de la luz solar y de la humedad, así como garantizar instalaciones eléctricas seguras y contar con equipos contra incendios adecuados.

¿Cuáles son los instrumentos de control documental mencionados en el video?

Los instrumentos incluyen tablas, catálogos, guías e inventarios documentales, que ayudan en la organización y gestión de los archivos.

¿Qué procedimientos deben seguirse para la eliminación de documentos?

La eliminación debe ser ordenada e identificada, asegurando que se eliminen solo los documentos que hayan completado su validez documental y evitando errores en la identificación.

¿Qué información se debe mantener sobre los procesos de disposición documental?

Es crucial llevar un registro de los procesos de disposición, incluyendo opiniones, actas e inventarios, y conservar esta información por un mínimo de siete años.