業務マニュアルを作るなら業務フロー図は2度作る、いきなりフローチャートは作らない(図解)
Summary
TLDR本動画スクリプトでは、業務マニュアルを作成する際のアプローチについて解説しています。業務フロー図やフローチャートの重要性について触れつつ、情報整理のためにはフローチャートを最初から作らず、まずは業務の基本情報を整理し、その後に簡易フロー図を作成することで効率化することが推奨されています。また、最終的なアウトプット段階では、ユーザーが直感的に理解できるよう、わかりやすい業務フロー図を制作することが重要です。
Takeaways
- 📝 業務マニュアルを作る際には、最初からフローチャートを作らないほうが効率的である。
- 🔍 業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートは情報処理分野で使われるツールを業務の手順に応用したもの。
- 🛠️ フローチャートは四角い処理記号や判断記号、矢印などから構成されるが、詳細を追うと労力がかかる。
- 📈 業務フロー図は2段階で作成するべきで、最初は情報整理のためのインプット、最終的にはアウトプットとして業務マニュアルに掲載する。
- 📋 インプット段階のフロー図は担当者やプロジェクトメンバーが業務を理解するためのもので、完璧なフローチャートを作る必要はない。
- 📑 業務分析フォーマットは業務情報を整理するためのスプレッドシートで、簡易な業務フロー図としても利用可能。
- 🔄 業務の基本情報や工程、標準的な処理の流れを押さえることが重要で、分岐する処理も整理する。
- 📊 業務の要素は1つ1つの処理で使用するもの(商標、システム、伝達手段など)を洗い出すこと。
- 📉 業務マニュアルに掲載するフロー図は、フローチャートの記号にこだわるのではなく、直感的に全体の流れや担当者を分かるようにする。
- 🌐 業務マニュアルや業務フロー、教材作成の情報を発信し続けるためのチャンネル登録を呼びかけている。
Q & A
業務マニュアルを作る際に最初にフローチャートを作らないことの利点は何ですか?
-最初にフローチャートを書くのは労力がかかる一方で効果が難しいと感じられ、情報整理に重点を置く方が効率的です。
業務フロー図とフローチャートの違いは何ですか?
-業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートはその中でも担当者別のスムレーンを表現し、手順が流れていく様子を示す具体的なツールです。
フローチャートはどの業界で使われていますか?
-フローチャートはもともと情報処理の分野でプログラミングのために使われるツールですが、業務の手順を表すことにも使用されています。
業務フロー図を2段階で作ることの意味は何ですか?
-最初は情報整理のためのインプット業務フロー図、最終的には業務マニュアルに掲載するためのアウトプット業務フロー図を作成することで、段階的に整理しやすくなります。
インプット業務フロー図の目的は何ですか?
-インプット業務フロー図は担当者やプロジェクトメンバーが現場の業務を理解するためのものです。
業務分析フォーマットとは何ですか?
-業務分析フォーマットは業務の情報を整理するための表で、業務の基本情報や工程、処理を整理し、簡易な業務フロー図としても使えます。
フローチャートを書く際の課題は何ですか?
-フローチャートを書くと、1つの業務を詳しく書こうとすると大変で、誰も解読できなくて修正も難しく、最終的に使われないことがあります。
業務マニュアルに掲載する業務フロー図はどのように作ればいいですか?
-業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、初見の人でも直感的に分かるように、業務の全体像や流れを表すシンプルな表現が求められます。
業務フロー図を作る際に注意すべきことは何ですか?
-業務フロー図を作る際には、フローチャートの記号にこだわらずに、直感的に全体の流れや担当者が何をするかが分かるようにすることが重要です。
業務分析フォーマットの活用方法は教える講座はどこで受講できますか?
-業務の整理と可視化実践講座というオンライン講座を受講することで、業務分析フォーマットの活用方法や具体的な書き方について学ぶことができます。
Outlines
📝 業務マニュアルとフローチャートの関係
上村は、業務マニュアルを作る際に業務フロー図を2回作ることが重要であると語る。まず、フローチャートを書くのは難しいと感じる人が多いが、業務フロー図は情報整理の有効なツールだ。業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、情報処理分野でプログラムの流れを示すためだけではなく、業務の手順を表すこともできる。業務フロー図は担当者別のスムレーンを横軸、時間軸を縦軸として表現し、処理記号や判断記号、矢印で構成される。しかし、1つの業務を詳しく書こうとすると複雑になり、誰も読めなくなってしまうことがある。そのため、最初はインプットとして情報整理用にフロー図を作り、最終的にはアウトプットとして業務マニュアルに掲載するためのフロー図を加工することが推奨される。
🔍 業務分析フォーマットの活用
業務分析フォーマットは、業務マニュアルの受託開発を長年行ってきた中で汎用化したもので、業務の情報を整理するためのもの。このフォーマットに沿って情報整理することで、業務フローの代わりになる簡易な業務フロー図や簡易な業務マニュアルが作成できる。業務の基本情報や工程、標準的な処理の流れ、分岐する処理を整理することが可能だ。業務分析フォーマットは、フローチャートよりも柔軟に情報整理が行えるスプレッドシート形式で、変更も容易に行える。業務フロー図は、業務分析フォーマットの概略部分を元に作成され、業務の全体像や各工程の手順を表す。
📈 業務マニュアルに掲載する業務フロー図の重要性
最終的なアウトプット段階の業務フロー図は、業務マニュアルのユーザーにとって理解しやすく、親しみやすいものでなければならない。現場の人が業務の流れを一目で理解できるよう、業務フロー図は直感的に表現されるべきだ。業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、業務分析フォーマットで整理した情報を元に作成され、業務の全体像や各工程の手順を表す。フローチャートの記号にこだわらずに、業務の流れや担当者の役割が直感的に分かるようにすることが重要だ。業務の内容や目的に応じて柔軟に捉え、フローチャートを作ることにこだわるのではなく、業務分析フォーマットを活用するのが良いとされる。
Mindmap
Keywords
💡業務マニュアル
💡業務フロー図
💡フローチャート
💡情報整理
💡業務分析フォーマット
💡インプット
💡アウトプット
💡簡易フロー図
💡業務の単位
💡標準的な処理の流れ
💡業務の要素
Highlights
業務マニュアルを作る際は、フローチャートを最初から作らないことの重要性。
業務フロー図は2段階で作ることが推奨される。
フローチャートは情報処理分野で元々はプログラミングのために使われるツール。
業務の手順を表すフローチャートは担当者別に区切られたスムレーンを表現する。
フローチャートは四角い処理記号や判断記号などによって構成される。
フローチャートは情報整理に有効だが、1つの業務を詳細に書くと大変なることがある。
誰も解読できず修正が難しいフローチャートは最終的にお蔵入りすることがある。
業務分析フォーマットは業務マニュアル開発で活用される汎用ツール。
業務の基本情報や標準的な処理の流れを押さえることが重要。
業務の要素は1つ1つの処理で使用するものを洗い出すこと。
業務分析フォーマットは簡易な業務フロー図としても使われる。
Excelの図形を使ってフローチャートを書く方法が示されている。
情報整理段階ではフローチャートを書くよりもスプレッドシートでの整理が合理的。
業務マニュアルに掲載する業務フロー図はユーザーにとって理解しやすいものにする。
業務マニュアルに掲載するフローチャートは細かすぎず、直感的に分かるように工夫する。
業務の情報が整理されていれば、業務フロー図を簡単に作ることができる。
業務フロー図のイメージサンプルが紹介されている。
業務分析フォーマットで整理した情報からフロー図を起こす方法が説明されている。
最終的な掲載用業務フロー図はフローチャートの記号にこだわらずに直感的に表現する。
業務の内容と目的に応じて柔軟に業務フロー図を捉えることが重要。
Transcripts
こんにちは研修支援と業務マニュアルで 人材育成をサポートするナビゲートの上村です
今回は業務マニュアルを作るなら 業務フロー図は2度作るいきなりフローチャートは作らない
というテーマでお伝えします
業務マニュアルを作るならまずフローチャートを 作らないといけない
そういう風に思い込んでいないでしょうか
でも いきなりフローチャートを書くのは
労力がかかる割にその効果については難しい ところがあると感じています
それではまず簡単に業務フロー図と フローチャートについて説明します
業務フローズという言葉は業務の流れ、 フローを図ににしたものという意味ですので
色々なものが該当します その中で代表的なのがこのようなフローチャートですね
フローチャート自体は元々は情報処理の分野で プログラミングのために使われているツールですけど
業務の手順を表すことにも使用されます
業務の手順を表すフローチャートというのは まずこのような
担当者別に区切ったスムレーンというのがありまして そこを手順が流れていくのを表現するわけですね
この図は横軸にスムレーン縦軸に時間軸を 置いていますが縦横逆にしているパターンもあります
基本は四角い処理記号とこのようなひし形判断記号
はい、いいえなどで処理を分岐させる記号ですね そしてそれらをつなぐ矢印で構成されます
その他にも 定義済みの処理など色々な記号がありますが
基本はこのようなイメージです フローチャート自体は情報整理する有効なツールです
ただ、1つの業務を詳しく書いていこうとすると 結構大変ですよね
真面目で根気強い方はすごくきっちりと複雑で 長いフローチャートを書かれたりするんですよね
でも結局誰も解読できなくて 修正することも難しいので残念ながら
お蔵入りしてしまうこともあるようです
そこで教務フロー図は2段階で作ることを お勧めします
最初はインプットのため、 つまり作成者にとっての情報整理用として作成します
そして最終的にはアウトプット 業務マニュアルに掲載するためのフロー図として加工します
つまりユーザーのためのフロー図ですね
最初は情報整理に焦点を当てましょう インプット業務の整理用のフロー図というのは
担当者あるいはプロジェクトメンバーが 現場の業務を理解するためのものです
そのように割り切ってしまいましょう なのでこの段階で完璧なフローチャートを
作る必要はないんですね
裏紙にメモをしてみるというのはいいと思いますけどね
もっと言うと必ずしもフロー図である必要もありません
一覧表でも十分です
思考錯誤して検討する段階ですから 修正を重ねることを前提に作成します
ここでのポイントは 業務の実態を把握すること
業務や作業の単位を整理すること
プロジェクトでやっていることであれば みんなでその情報を共有することです
業務の情報を整理するために何を 押さえるかと言うとまず対象となる業務の単位です
当社では業務項目と言っています 目安としては1人だけで完結する作業ではなくて
複数の人とものや情報をやり取り するような単位のものですね
その業務の基本情報を抑えましょう 何をする業務なのか
どういうサイクル、タイミングで 行うか関係者は誰か などといった業務のアウトラインです
そして業務の工程を流れる基本処理つまり 標準的な処理の流れを押さえます
その上で分岐する処理を抑えましょう これを分けて考えることですね
なお基本処理というのは 業務を構成する単位作業と捉えてください
基本処理には名前をつけます 短めに誰が見てもそれで何をするかが認識できるような
名称を工夫しましょう ここでは業務の要素と言っていますが
1つ1つの処理を行う上で使用する ものは何かを洗い出しましょう
例えば商標ですとかシステムですとか伝達手段や保管 場所などといったものを洗い出していきます
この業務の情報整理のために当社では このような業務分析フォーマットというものを作って活用しています
これは長年、当社が業務マニュアルを受託開発する中で
活用して汎用化したものです これに沿って情報を整理してしまえば
もれなく情報を整理できますしこれ自体が
簡易な業務フロー図、 簡易な業務マニュアルとしても使えます
この概略部分は業務フローの代わりになるものです
また必要であればこのようにフロー図っぽくアレンジすることもできます
これを当社では簡易フロー図と呼んでいます なんとなくフローチャートっぽく 見えませんか
この簡易フロー図だけでも誰が何の作業を担当するか 業務の流れが わかりますし
どの段階で分岐が発生するかがわかりますし またどのの段階で
何の書類 システムなどを使用するかが分かります
情報整理を行うためならこのような一覧表か、 それをアレンジした簡易フロー図だけでも
十分だと思うんですよね
スプレッドシートなので変更も柔軟に行えますので
かっちりとフローチャートを作る よりは便利だと思います
ちなみに先ほどと同様のフローチャートを Excelの図形を使って書いた場合 こんな感じになります
この図は処理と判断と帳票の記号そして 矢印しか使用していないごく単純なフローチャートです
それでも業務分析 フォーマットのような表に比べると 作成に何倍もの手間がかかってしまいます
また AIを使って自動でフローチャートを書けたとしても
この図は まだまだ業務の本の一部を書いただけですから
業務全体となるともっと長くなりますよね
図が長くなるとどうしても全体が俯瞰しづらくなってしまい ます
情報整理の段階ではフローチャートを書くことに苦心するよりも
業務分析 フォーマットのようなスプレッドシートで 情報を整理するのが合理的です
これは宣伝なんですが当社の業務の整理と可視化 実践講座というオンライン講座を受講していただきますと
詳しい書き方や分岐の処理など 具体的に学習できて
テンプレートやサンプルもダウンロードできますので ご興味のある方は是非
概要欄にあるURLをクリックしてください
さて今度は最終的なアウトプットの段階 業務マニュアルに掲載する業務フロー図についてです
これは業務マニュアルのユーザーつまり それを使う人のためのフロー図です
現場の人に理解を促すためのものですね なので一目で分かること
親しみ やすいこと記憶に残ることを念頭に 業務フロー図を作りましょう
時々システム開発や監査で使用するような 細かいフローチャートを
そのまま業務マニュアルに掲載しているような ケースも見かけるんですけど
現場の人たちにとってはそれはなかなか厳しいですよね
フローチャートって日頃馴染みがない人にとっては とっつきが悪いんですよ抵抗感があるんです
職種にもよりますけどね
とは言っても業務マニュアルには 業務フロー図があった方がいいとは思っています
そこでアウトプットの段階では 初めてその業務フロー図を見たという人でも
抵抗 なく直感的に分かるよう表現を 工夫する必要があります
業務を整理してマニュアル化する作業って 結構エネルギーを使えますよね
なので最後にもう1度フローズを わかりやすく作り直そうという気には
なかなかならないかもしれませんね その気持ちはよくわかります
だからこそあらかじめ2 段階で作ると思っておくと 良いと思います
場合によってはあえてフロー図にしなくても
業務分析フォーマットの概略の部分だけで 十分なこともあります
でももやっぱり 業務フロー図が欲しいという場合であっても
業務の情報が整理されていれば 随分と楽に業務フロー図を起こすことができます
例をご紹介しましょう
この図は業務の全体像を表した イメージサンプルです
これは業務分析フォーマットで整理した情報を元に フロー図を起こしたものです
基本処理の名称を使って業務全体のの流れを表しています
さらにこちらは1つ1つの基本処理について 手順をフロー図に表した一例です
実務担当者のためのマニュアルであれば ここまでの細かさが必要かもしれませんね
あまり縦に長くならないようここでは 手順は文字だけにしています
このように アウトプット掲載用の業務フロー図は
フローチャートの記号にあまりこだわらず
直感的に全体の流れや誰が何をするかが 分かるようにします
ただし場合によっては 判断記号を使うことも よくあります
そういった場合は元々の記号の意味を 変えてしまわないように注意が必要です
いずれにしても業務の情報を整理する段階と 最終的な掲載用のこれを分けて考えましょう
あまりフロー チャートを作ることにこだわることなく 業務の内容と目的に応じて柔軟に捉えていきたいものです ね
このチャンネルでは引き続き働く人のための
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