Cómo gestionar tu correo electrónico - Bandeja de entrada a 0
Summary
TLDREn este video, Jordi Capdevila Espitia, experto en productividad, comparte cinco pasos clave para gestionar eficientemente el correo electrónico sin que este consuma demasiado tiempo. Recomienda dedicar ventanas de tiempo específicas para revisar correos, marcar como leídos aquellos que no requieren acción y priorizar respuestas rápidas. También sugiere posponer correos relacionados con proyectos futuros y utilizar herramientas como Todoist para gestionar tareas. Como consejo adicional, enfatiza la importancia de educar a los equipos sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos.
Takeaways
- 📧 El correo electrónico no debe ser tratado como un mensaje instantáneo; el tiempo de respuesta aceptable es entre 24 y 72 horas laborables.
- ⏳ Es importante reservar ventanas de tiempo específicas para gestionar correos electrónicos, recomendadas entre 30 y 60 minutos, dos o tres veces al día.
- ✅ Los correos que no requieren acción deben marcarse como leídos y olvidarse.
- ⌛ Si un correo requiere menos de cinco minutos para responder, hacerlo de inmediato. Si no, marcarlo como favorito o 'estrellado'.
- 📅 Los correos que están relacionados con proyectos futuros o que no requieren acción inmediata pueden posponerse hasta un momento más adecuado.
- 📝 Si un correo requiere una tarea específica, crear una tarea en Todoist o cualquier otra herramienta de gestión de tareas.
- 📨 Mantener la bandeja de entrada a cero no significa eliminar todos los correos, sino que no haya correos pendientes de leer o de actuar.
- 📋 Educar a los colegas sobre el uso correcto de los campos 'Para', 'CC', y 'CCO' para optimizar la gestión de correos electrónicos.
- 🔄 Utilizar Todoist u otras herramientas de productividad para gestionar tareas vinculadas a correos electrónicos de forma automática.
- 📅 Limitar la atención dedicada al correo electrónico durante el día, para evitar que consuma todo el tiempo de trabajo.
Q & A
¿Cuánto tiempo se recomienda dedicar al correo electrónico diariamente?
-Se recomienda dedicar entre dos y tres ventanas de tiempo al día, con una duración de entre 30 y 60 minutos cada una, exclusivamente para gestionar el correo electrónico.
¿Cuál es el tiempo adecuado para responder un correo electrónico según el video?
-El tiempo de respuesta adecuado para un correo electrónico es de entre 24 y 72 horas laborables. No es necesario responder inmediatamente, salvo que sea algo urgente.
¿Qué hacer con los correos que no requieren ninguna acción?
-Los correos que solo informan y no requieren ninguna acción se deben marcar como leídos y eliminarlos de la mente para evitar distracciones.
¿Cómo gestionar correos que requieren menos de cinco minutos de atención?
-Si un correo requiere menos de cinco minutos de respuesta, se debe contestar de inmediato dentro de la ventana de tiempo dedicada al correo.
¿Qué se debe hacer si un correo requiere más tiempo para ser atendido?
-Si el correo requiere más tiempo, se puede marcar como 'estrellado' o favorito, para atenderlo en otro momento cuando se disponga del tiempo necesario.
¿Cómo manejar correos electrónicos que están ligados a proyectos futuros?
-Se recomienda posponer estos correos hasta el momento en que se les pueda prestar atención, programándolos para la fecha adecuada en el calendario o en la herramienta de gestión de proyectos.
¿Qué herramienta recomienda el video para gestionar tareas pendientes asociadas a correos?
-Se recomienda utilizar Todoist para gestionar tareas pendientes derivadas de correos electrónicos, vinculando automáticamente los correos a la lista de tareas diarias, semanales o mensuales.
¿Qué significa tener la bandeja de entrada a cero?
-Tener la bandeja de entrada a cero no significa tener cero correos, sino que no queden correos sin leer o sin actuar.
¿Cuál es la recomendación en cuanto al uso de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos?
-Se recomienda utilizar el campo 'copia' solo para informar a alguien que no necesita actuar, y el campo 'copia oculta' para evitar que otros vean que esa persona está informada y para no saturar su bandeja de entrada.
¿Cuál es el 'bonus tip' mencionado al final del video?
-El 'bonus tip' es educar a los empleados o colegas sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos para mejorar la gestión del flujo de información.
Outlines
📧 Gestión eficaz del correo electrónico en 5 pasos
El video inicia con Jordi Capdevila Espitia, responsable de marketing en Seedtag, presentándose como un entusiasta de la productividad y pidiendo a los espectadores que se suscriban a su canal para obtener contenido semanal. El tema principal del video es la gestión efectiva del correo electrónico, para evitar el caos y optimizar el tiempo. Jordi señala que los correos electrónicos no deben ser tratados como mensajes instantáneos, y que un tiempo de respuesta adecuado es entre 24 y 72 horas. Explica que los correos urgentes deben gestionarse mediante otros medios como llamadas o mensajes. El objetivo es lograr una bandeja de entrada a cero, no eliminando los correos, sino asegurándose de que no haya correos pendientes de acción.
🕒 5 pasos para mantener el control sobre tu bandeja de entrada
Jordi detalla cinco pasos clave para gestionar el correo de manera eficiente. El primero es crear ventanas de tiempo específicas para revisar correos (2 o 3 veces al día). El segundo es marcar como leídos los correos que no requieren acción. El tercer paso es responder de inmediato a aquellos correos que toman menos de cinco minutos. Los correos que requieren más tiempo se deben marcar como 'estrellados' para ser atendidos más tarde. El cuarto paso es posponer correos que tienen fechas o proyectos específicos en el calendario. Finalmente, el quinto paso es crear tareas en Todoist para correos que requieren acciones concretas a futuro. Así, se logra tener la bandeja de entrada organizada y bajo control.
Mindmap
Keywords
💡Correo electrónico
💡Tiempo de respuesta
💡Bandeja de entrada a cero
💡Ventanas de tiempo
💡Correos marcados como leídos
💡Correos que requieren acción
💡Posponer correos
💡Todoist
💡Campos de copia y copia oculta
💡Productividad
Highlights
La respuesta ideal a un correo electrónico debería ser entre 24 y 72 horas laborales.
Los mensajes urgentes deben gestionarse a través de llamadas o herramientas como Slack.
Es recomendable dedicar ventanas de 30 a 60 minutos, entre dos y tres veces al día, exclusivamente para gestionar el correo electrónico.
Los correos electrónicos que solo informan y no requieren acción deben ser marcados como leídos.
Los correos que requieren menos de cinco minutos de respuesta deben ser gestionados en el momento.
Los correos que requieren más atención deben marcarse como 'estrellados' o favoritos para atenderlos luego.
Posponer los correos electrónicos si están asociados a un proyecto futuro o no requieren atención inmediata.
Se pueden crear tareas en aplicaciones como Todoist para gestionar correos electrónicos pendientes que requieren atención a futuro.
Educar a empleados y colegas sobre el uso adecuado de los campos de 'Copia' y 'Copia oculta' en los correos electrónicos.
Si estás en el campo 'Para', tu acción es requerida, mientras que si estás en 'Copia', solo es para mantenerte informado.
Es innecesario copiar a todo el equipo en cada correo; la copia oculta puede ser una solución eficaz para evitar saturación de correos.
La gestión efectiva del correo electrónico es clave para evitar que este consuma todo el tiempo de trabajo.
La bandeja de entrada a cero no significa no tener correos, sino no tener correos pendientes de leer o de actuar.
Es útil consolidar la información de correos que no requieren acción y guardarla solo si es necesario.
Vincular correos a tareas en gestores como Todoist permite tener un control claro sobre las acciones pendientes.
Transcripts
¿Cómo gestiona es tu bandeja de entrada y tu correo electrónico?
Hola de nuevo si ya has estado aquí, si eres nuevo, bienvenido, soy Jordi Capdevila Espitia
responsable de marketing en Seedtag y me gusta, soy un fanático de la productividad realizo
vídeos de forma semanal en cuanto a productividad profesional personal y en equipos y te pido que
le des a suscribe si quieres estar al día de tu dosis de productividad semanal. Sin más dilación
vamos a ver cómo gestionar nuestro correo electrónico. Hoy vamos a ver en cinco pasos
cómo gestionar de forma efectiva y productiva tu correo electrónico y no olvidarte de nada y dar
atención a tu trabajo. Antes de entrar a los cinco pasos quiero hablar de los tiempos de respuesta en
correos electrónicos. A veces hay la concepción de que los correos electrónicos se tienen que tratar
como mensajes: responder de la forma más rápida posible y ese no es el caso. A mí me gusta hablar
con mi equipo decirles que el tiempo de respuesta de los correos electrónicos es entre 24 y 72 horas
laborables. Cualquier espacio entre esas horas es correcto para darles a los correos electrónicos
si hay cosas más urgentes que necesitan respuesta inmediata por eso están los mensajes por eso está
en el slack o las llamadas entonces temas inmediatos es si pueden esperar como regla
general dos horas cuatro horas pues un mensaje instantáneo es lo más rápido y esperar respuesta
si es algo urgente a resolver en la próxima hora, coger el teléfono y llamar, tan sencillo como eso
correos electrónicos normalmente la respuesta que se espera es la respuesta concienciada al cabo de
24 ó 48 horas, máximo 72, si vamos a ser capaces de dar la respuesta entre esas 48 horas máximo
72 horas no hace falta enviar un correo diciéndome: lo miro te digo algo no hace falta responder ya
responderás en esa ventana de tiempo de forma correcta con lo que se pide así que vamos a ver
cómo conseguir que no te hundas en tu correo electrónico y ser efectivo en tu trabajo vamos
a conseguir tener la bandeja de entrada a 0 y 0 quiere decir no que tengas 0 correos electrónicos
en tu bandeja de entrada sino que tengas cero y mails o correos electrónicos pendientes de leer
o de actuar y vamos a verlo en solo cinco pasos. El primer paso es crearnos ventanas de tiempo
que vamos a dedicar exclusivamente al correo electrónico y os recomiendo entre dos y tres
al día son ventanas de 30 minutos de hasta 60 minutos que vamos a dedicar exclusivamente a
nuestro correo electrónico fuera de ese tiempo no hace falta ni que lo comprobemos. Recordemos de que
tenemos que hacer entender que el máximo tiempo que le vamos a dedicar a correo electrónico son
esas horas y tienen un tiempo de respuesta de entre 24 horas y 72 horas laborables. El segundo
paso es marcar como leídos todos esos mensajes que no necesitan de mi acción hay muchos mails
y muchos correos electrónicos que lo único que nos hacen es informarnos. Eso es recoger
esta información consolidarla, guardarla si es necesario pero no tengo ninguna acción. Los
marco como leídos y los quito de mi cabeza, los olvidó. El tercer paso es seleccionar cuáles son
los mensajes que necesitan o no acción, si su acción requiere de menos de cinco minutos de
respuesta, en esa misma ventana de respuesta, de comprobar correos electrónicos, lo respondo menos
de cinco minutos lo respondo en ese minuto, en ese momento, si requieren de más esfuerzo
y los dejó como "estrellados" es decir, los marco como favoritos, para dejar los que necesitan de
mi acción en algún momento en el que no puedo realizar ahora, ahora estoy comprobando correos
electrónicos, los marco como "estrellados", que me gusta llamarlo así, como favoritos, y puedo ir
volver a ellos en momentos de trabajo porque ahora no tengo el tiempo suficiente como para
dedicarle la atención que requieren esos correos electrónicos. Paso número 4 es posponer los correos
y los postpongo si esos correos electrónicos ya tienen algún momento en mi calendario que les pueda dar atención
están ligados a un proyecto en el que estoy trabajando o no requieren de mi atención actual
sino que solamente es algo que puede hacer en dos semanas
los pospongo ese tiempo hasta donde esté trabajando en este proyecto o hasta cuando tenga ya tiempo para realizar
ese proyecto o en ese momento del tiempo donde vaya a prestarle la atención que requiere.
Y paso número 5 si no les puedo dar atención ahora mismo. Si no los puedo marcar como leídos y si no tengo un
proyecto asociado los puedo dejar como favoritos y son unos correos electrónicos que requieren de
tareas concretas, para no olvidarme de ellos, marcarlos como leídos, y tener la bandeja de
entrada a cero creo una tarea en Todoist, es decir de forma automática desde mi correo electrónico
yo tengo todo el listado de tareas en los que tengo que realizar durante ese día, esa semana,
lo que hago es ligar ese correo electrónico a mí Todoist, la herramienta que utilizo para gestión de
tareas, la dejo con una tarea pendiente de realizar y se queda en ese cajón donde tareas que tengo que
realizar ese mismo día, esa misma semana, ese mismo mes, de forma automática se crean esas tareas para
saber más información sobre herramientas de gestión de productividad donde tenemos a Todoist esto ver el
vídeo de las cuatro herramientas imprescindibles que necesitas para gestionar tu trabajo. Todoist
en ellas. Creo que con estos cinco sencillos pasos vas a conseguir gestionar tu correo electrónico
para nunca olvidarse de nada y siempre siempre dar atención requerida a cada uno de esos correos.
El correo electrónico, al final del día, es el que más utilizamos como herramienta de trabajo y tenemos
que prestarle la atención adecuada sin que nos consuma todo el tiempo que estemos todo el día
solo trabajando en correos electrónicos. Espero que estos cinco pasos te sirvan y como "bonus tip" esta
muy bien educar tanto a tus empleados de empresa o colegas en utilizar bien los campos de copia
y copia oculta dentro de los correos electrónicos, a mí me beneficia mucho cuando estoy en el campo
"para" es que me necesitan y requieren de mi acción si estoy en copia son esos correos que hablábamos
el paso 1 de solo lo necesitan mi atención de lectura es decir de saber de estar informado
y si estoy en copia oculta pues es también es estar informado sin que se dé cuenta a quién
están copiando a mi copia oculta es estoy hablando con proveedores necesito que mi responsable o mi
colega sepa de ello lo pongo en copia oculta para que en la respuesta del proveedor ya no
aparezca esta persona y le inunde de los correos no hace falta que todo el mundo esté copiado en todos los
correos, la copia oculta es un gran campo para solo informar de un correo y no estar en toda la cadena
de correos electrónicos. Y nada os he dejado un par de links en la descripción para saber más
a nivel de vídeos y de herramientas espero que este vídeo os sirva para gestionar vuestro correo
electrónico, si tenéis sugerencias, ya sabéis dejadla, en los comentarios por favor si os ha gustado este
vídeo os sirve para futuro pues darle a ese botón que nos gusta a todos, al me gusta, y ya sabéis os
dejo con vuestra dosis de productividad semanal y os deseo nada menos que seáis super productivos
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