Análisis Vertical Estado Resultados - Interpretar y Como reducir Costos y Gastos
Summary
TLDRThis video tutorial offers a comprehensive guide to vertical analysis of financial statements, focusing on interpreting and reducing costs and expenses. It explains how to calculate each account's percentage of net sales, starting with net sales as 100%. The video highlights the importance of comparing actual results with projected values, emphasizing profit margins and suggesting strategies to enhance financial outcomes. It also discusses specific cost control measures for various business types, from commercial to manufacturing, and touches on managing non-operating income and expenses, offering practical advice for financial analysis and planning.
Takeaways
- 📊 The vertical analysis of financial statements involves calculating and interpreting the percentage size of each account relative to net sales.
- 🔢 The formula for vertical analysis is to divide each account by net sales and multiply by 100 to express it as a percentage.
- 💹 Net sales, which represent 100%, are calculated by subtracting returns and discounts from total sales.
- 📉 Managers and analysts first look at the bottom line to determine if the company made a profit or loss and compare it with the expected profit for the year.
- 📈 A lower profit percentage than expected indicates a need to evaluate and potentially reduce costs and expenses for better results in the following year.
- 🛒 Cost of goods sold is a significant expense, often representing a large percentage of net sales, and should be closely monitored and controlled.
- 📋 Selling expenses are crucial to manage as they can significantly impact profitability; strategies include evaluating salaries, travel costs, and marketing expenses.
- 🏢 Administrative expenses, which are fixed and not directly related to production or sales, should be assessed for potential reductions.
- 💼 Non-operating income and expenses are not controllable and are often incidental, but they can affect the net profit.
- 💵 Interest expenses are a significant cost for companies with debt and can be reduced by managing debt levels and financing strategies.
- 💼 Taxes are a necessary expense, and strategies to manage them include timely payments to avoid penalties and maintaining accurate financial records.
Q & A
What is vertical analysis of an income statement?
-Vertical analysis of an income statement involves expressing each line item as a percentage of net sales to understand the proportion of each account relative to net sales.
How is the formula for vertical analysis calculated?
-The formula for vertical analysis is calculated by dividing each account or line item by net sales and then multiplying by 100 to get the percentage.
What are net sales in the context of vertical analysis?
-Net sales in vertical analysis refer to the result of subtracting returns and discounts from total sales, which serves as the base for calculating percentages of other income statement items.
How does one perform the calculation for vertical analysis in a spreadsheet?
-In a spreadsheet, one would divide each line item by net sales, use the fill handle to copy the formula down the column, and format the cells to display percentages with two decimal places.
What does it mean if net sales represent 100% in vertical analysis?
-If net sales represent 100% in vertical analysis, it means that the calculation is normalized, and all other figures are shown as a percentage of these net sales.
What is the significance of comparing the results of vertical analysis to projected values?
-Comparing the results of vertical analysis to projected values helps in evaluating whether the company's actual performance aligns with its financial planning and expectations.
How can a company reduce costs and expenses as suggested by vertical analysis?
-A company can reduce costs and expenses by closely examining each account, improving quality management to reduce returns, optimizing discount policies, controlling the cost of goods sold, and managing operational expenses more efficiently.
What is the role of cost of goods sold (COGS) in vertical analysis?
-In vertical analysis, COGS is a significant line item that often represents a large percentage of net sales. It's crucial for companies, especially commercial ones, to manage and potentially reduce this cost to improve profitability.
Why is it important to manage returns and discounts as part of vertical analysis?
-Managing returns and discounts is important because they directly impact profitability. Reducing returns can increase net sales and thus improve the bottom line, while managing discounts effectively can ensure that they are a strategic sales tool rather than a financial burden.
How can a company's marketing expenses be optimized according to vertical analysis?
-According to vertical analysis, a company can optimize marketing expenses by evaluating the return on marketing investment, focusing on cost-effective marketing channels like social media, and ensuring that marketing efforts align with sales objectives.
What steps can be taken to reduce administrative expenses as indicated by vertical analysis?
-To reduce administrative expenses, a company might consider measures such as evaluating and adjusting salaries, utilizing interns for basic tasks, reducing non-essential spending, promoting energy efficiency, and encouraging digitalization to cut down on paper use.
Outlines
📊 Understanding Vertical Analysis of the Income Statement
The video begins by explaining the concept of vertical analysis for income statements, focusing on calculating and interpreting costs and expenses as percentages of net sales. This method helps in evaluating the size of each account relative to net sales. The speaker provides an example, demonstrating how each account is divided by net sales and multiplied by 100 to convert it into a percentage. The importance of comparing actual results to expected gains, and reducing costs to improve profits is emphasized.
🔢 Key Accounts and Profitability Assessment
The video proceeds to discuss how to calculate profitability. Net sales are reduced by costs and expenses, such as sales costs, administrative costs, and financial expenses, to arrive at operating and net profits. It explains that achieving 20% profit means that the company earns 20 cents for every dollar of sales. If a company expects a higher percentage, such as 25%, it must reduce costs and expenses to meet the goal. The step-by-step breakdown of the income statement helps in identifying areas where cost reduction could improve future profitability.
💸 Reducing Costs and Enhancing Efficiency
The discussion shifts to analyzing costs and expenses that significantly impact profitability. Costs of sales, which account for 35% of net sales, need particular attention, especially in retail and manufacturing businesses. The speaker highlights the importance of reducing costs like raw materials, labor, and logistics without sacrificing product quality. Implementing standardization in processes can reduce material waste and improve efficiency. The aim is to manage supply costs better while maintaining product quality and avoiding unnecessary duplication of work.
🏷️ Sales Expenses and Marketing Optimization
Sales expenses, representing 14.6% of total sales, are discussed next. The video provides strategies for reducing these expenses, such as evaluating the salaries of sales staff, reducing travel and entertainment costs, and optimizing marketing efforts. Careful consideration is needed when reducing marketing costs, as effective marketing can drive sales. Leveraging social media and evaluating product profitability are other strategies proposed to enhance cost-effectiveness.
🚚 Logistics and Inventory Management
Optimizing logistics and inventory management is another major focus. By organizing delivery routes and considering outsourcing, companies can reduce transportation and warehousing costs. Proper inventory management can lower storage costs and ensure smoother logistics operations. This segment underscores the importance of balancing efficient transportation with reduced expenses.
🏢 Administrative Expenses and Resource Optimization
The video then covers administrative expenses, which account for 12% of net sales. These fixed costs include office staff salaries, utilities, and office supplies. To reduce them, the speaker suggests using interns for basic tasks, cutting back on international phone calls by using apps like WhatsApp, and encouraging staff to conserve electricity. Office supplies should be used efficiently, with efforts to digitize processes, recycle paper, and create a culture of cost-consciousness in the workplace.
🏦 Financial Expenses and Depreciation
Financial expenses, such as bank fees and interest, are explored next. Though these costs are relatively low, the speaker emphasizes their impact on overall profitability. Depreciation, representing the loss in value of assets over time, is discussed as a non-cash expense that still lowers taxable income. By reducing depreciation expenses, companies can also improve their financial health.
🛠️ Non-Operational Income and Expense Management
This section examines non-operational income and expenses, such as selling scrap materials or legal settlements. These items are uncontrollable and not part of regular business planning, but they still affect net income. Reducing non-operational expenses, such as interest on loans, can be achieved by relying on internal financing instead of external borrowing.
💰 Taxes and Profitability Strategies
Finally, the video discusses taxes, which account for 5% of net sales. Companies should aim to minimize tax liabilities by paying on time and keeping proper financial records to avoid penalties. By doing so, they can contribute to overall profitability. The video concludes with practical tips for improving financial performance, such as better cost management and strategic planning.
Mindmap
Keywords
💡Vertical Analysis
💡Net Sales
💡Cost of Goods Sold (COGS)
💡Operating Income
💡Gross Profit
💡Administrative Expenses
💡Depreciation
💡Financial Expenses
💡Sales Discounts
💡Tax Planning
Highlights
Introduction to vertical analysis of financial statements, focusing on understanding cost and expense percentages relative to net sales.
Explanation of how to calculate vertical analysis by dividing each account by net sales and multiplying by 100 to get percentages.
Net sales are calculated by subtracting returns and discounts from total sales.
Demonstration of calculating vertical analysis using a spreadsheet, emphasizing the process of copying formulas down a column.
The importance of comparing the results of the analysis with the company's projected financial planning figures.
Analysis of the impact of returns on net sales, highlighting the need for quality management improvement.
Discussion on the significance of discounts as a percentage of total sales and strategies to manage discount policies.
Examination of cost of goods sold as a major expense and strategies for cost reduction in both commercial and manufacturing enterprises.
Identification of sales expenses as a significant cost and suggestions for reducing expenses related to sales and customer interaction.
Recommendations for optimizing marketing expenses, including the use of social media and evaluating the return on marketing investment.
Analysis of administrative expenses and strategies to reduce fixed costs, such as salaries and office supplies.
Explanation of financial expenses, including bank commissions and strategies to manage these costs effectively.
Discussion on depreciation as a non-cash expense and its impact on the company's financial statements.
Identification of non-operational income and expenses as uncontrollable items and their impact on net profit.
Analysis of interest expenses as a significant cost and strategies to reduce reliance on borrowed money.
Discussion on corporate income tax as a percentage of net sales and strategies to manage tax obligations effectively.
Encouragement for viewers to continue learning about financial analysis and the practical applications in business management.
Transcripts
hola bienvenidos en este vídeo explicaré
el análisis vertical del estado de
resultados explicando cómo calcular e
interpretar y reducir los costos y
gastos este método nos da en términos de
porcentajes el tamaño que tiene cada
cuenta respecto a las ventas netas acá
tengo un ejemplo de estados resultados
el cálculo de sencillo su fórmula dice
cada cuenta o partida será dividida
entre las ventas netas y se multiplica
por 100 para obtenerlo en porcentaje las
ventas netas es el resultado de restarle
a las ventas totales las devoluciones y
descuentos iniciemos el cálculo con las
mismas ventas netas escribe igual hago
enlace con las ventas netas y lo divido
entre las mismas ventas netas selecciona
el divisor y pulso efe 42 veces con efe
42 veces el valor del divisor no
cambiará al ser copiado en celdas de la
misma columna enter y por supuesto
resulta 1 pulso la opción porcentaje y
luego incremento a dos decimales las
ventas netas representan el 100%
seleccionó la celda y arrastro la
fórmula para el resto de las cuentas y
para que conserve el formato previo en
la esquina inferior abro las opciones y
seleccionó copiarse en formato se
observan los costos y gastos acá están
los de mayor porcentaje un gerente
general o cualquier evaluador lo primero
que observa es que obtuvo ganancia o
pérdida al final del período y luego
compararlo con el beneficio esperado
para ese año la utilidad resulta 20 por
ciento es decir por cada dólar de venta
la compañía hace 20 centavos de dólar
supongamos que la empresa espera obtener
25% de beneficio como resultó menor sólo
20% se debe evaluar como reducir los
costos y gastos para tener mejor
resultado del próximo año
repasemos las cuentas principales
tenemos ventas netas menos costo de
ventas obtenemos la utilidad bruta si le
restamos los gastos de ventas gastos
administrativos gasto financiero y
depreciación tenemos la utilidad
operacional luego tenemos ingresos y
egresos no operacionales de lo cual se
obtiene la utilidad antes de intereses
impuestos conocida y beat le restamos
los intereses y obtenemos la utilidad
antes de impuestos finalmente se le
restan los impuestos y resultan la
utilidad neta
lo primero es comparar los resultados
con los valores que la empresa proyectó
en la planificación
dependiendo del tipo de empresa habrán
algunos porcentajes que estarán en rango
aceptable sin embargo como analistas
siempre buscaremos reducir costos y
gastos es por esto que se deben conocer
los detalles de cada cuenta iniciemos
con estas dos partidas para ver cómo
afectaron las ventas netas una
devolución en una venta perdida además
pérdida de tiempo y gastos en logística
este gasto debe ser controlado y se debe
mejorar la gestión de calidad calculemos
su porcentaje de evolución dividido
entre las ventas totales resulta 5% para
nada despreciable escribiré 0 para
evaluar su impacto en el beneficio si no
hay devolución
la ganancia aumenta de 20 a 23 por
ciento aproximadamente ahora pasemos al
descuento calcular el porcentaje de
descuento respecto a las ventas totales
y este resulta 3% muchas empresas
fíjense zg promedio de descuento como
estrategia de ventas si el porcentaje
resultante es mayor que el porcentaje
máximo establecido por la política de
descuento se debe evaluar cómo reducir
esta partida pasemos a los costos de
venta representa el 35 por ciento de las
ventas netas es la salida más grande
casi un tercio de las ventas netas si la
empresa es comercial como ferreterías
perfumería supermercados es decir
intermediarias entre producto y
consumidor el costo de ventas a evaluar
y reducir son el costo del producto
vendido y los fletes de compras si la
empresa es manufacturadora es decir que
convierte la materia prima en producto
comercial se devalúa reducir costo de
materia prima mano de obra gasto de
fabricación flete de compras entre otros
muchos cuidados el principal error que
podemos tener y bajar la calidad de los
insumos materias y producción en general
se debe buscar tener mejor control de
gastos del proceso tal como estandarizar
procesos para evitar pérdida de
materiales por productos defectuosos y
así ahorrar tiempo para evitar
repetición de trabajo disminuir los
costos de suministro por ejemplo buscar
opciones que ofrezcan mejores precios
manteniendo calidad del producto así
como comprar el mayor para obtener
descuentos pasemos a gastos de venta los
gastos de ventas son todos aquellos que
se generan durante la venta de
mercancías e interacción con el cliente
esto están representando 14.6 por ciento
del total de las ventas es la tercera
cuenta más alta ejemplos para reducirlo
se debe evaluar salarios de personal del
departamento de ventas personal de
almacén personal de transporte de
productos segundo limitar gastos de
viajes entretenimiento creando políticas
de máximos gastos por ejemplo evitar
compra de boletos de avión de primera
clase en el restaurante de lujo
reducción de marketing reducir gastos
como publicidad eventos y patrocinios
para eso hay que tener mucho cuidado es
posible que mayor sea lo que debemos de
vender que lo que vamos a ahorrar pero
si se debe optimizar el marketing hay
que evaluarse los resultados de
marketing resultan positivos a las
ventas otro es utilizar las redes
sociales para la publicidad y llegar a
los clientes potenciales si se tiene una
cartera de productos evaluar la
rentabilidad tiene cada producto por
separado y dejar de trabajar con los que
no sean rentables
otro punto es optimizar los gastos de
logística transporte y almacenamiento
tal como organizar bien las rutas de
entrega de productos esto reduce el uso
de transporte considerar que ciertos
trabajos pueden ser hechos por terceros
de la empresa esto reduce el costo de
recurso humano compra de maquinaria o
vehículos una buena gestión de
inventario reduce gastos de
almacenamiento y logística ahora gastos
administración esto representa el 12 por
ciento de las ventas los gastos
administración son los gastos para
mantener la dirección y control de la
empresa son todos aquellos diferentes a
la fabricación y ventas la mayoría son
gastos fijos es decir no varían mes a
mes sin importancia los ingresos suben o
bajan por ejemplo para reducir estos
gastos se debe evaluar salarios del
personal de oficina y administrativo
pueden considerar el uso de pasantes
para tareas básicas reducir gastos
telefónicos por ejemplo para llamadas
internacionales usar aplicaciones como
whatsapp skype sin gasto de electricidad
motivar a los empleados a pagar equipos
y luces cuando no se estén utilizando
respecto a insumos para oficina como
producto de limpieza mobiliario
papelería por ejemplo establecer costo
máximo de compra por artículo para
insumos de oficina imprimir sólo lo
necesario e impulsar la digitalización
usar papel reciclado en resumen debemos
crear una cultura de ahorro en nuestra
empresa pasemos a gastos financieros
estos son gastos incurridos por
comisiones bancarias como mantenimiento
transferencias diferencia cambiario
cuando los intereses de financiación
están relacionados a parte como en este
caso este porcentaje de gastos
financieros respecto a las ventas es
bastante bajo
tenemos los gastos de depreciación estos
representan la pérdida que sufre el
valor de los activos fijos por desgaste
y paso en el tiempo este valor no es
desembolsa bleu ya que no se coció las
salidas de caja en esta línea tenemos la
depreciación como salida y en esta otra
línea nuevamente ingresa pero si es
deducible para fines tributarios ya que
bajan los impuestos a pagar estas dos
cuentas llamadas no operacional tanto de
ingresos como de egresos no son
controlables no entran en la
planificación por ser hechos fortuitos
por ejemplo la venta de materiales de
desecho
chatarra es un ingreso no operacional o
el pago por indemnizar a un trabajador
que ha demandado la empresa es un gasto
no operacional por supuesto todo ingreso
no operacional es bienvenido si lo
colocamos en cero se puede observar como
la utilidad neta baja 18% el gasto por
intereses es un gasto causado por dinero
prestado en este caso es 15% en la
segunda cuenta más alta que representa
este reporte su valor depende de las
obligaciones que tenga la empresa por
financiamiento de corto y largo plazo
por ejemplo por financiamiento de
adquisición de equipos o expansión de
planta una forma de reducirla es
financiar no con recursos propios
patrimonio y no por terceros por último
la cuenta de impuestos sobre la renta
resulta 5% respecto a las ventas netas y
representa la obligación de la empresa
de contribuir con el estado por supuesto
toda empresa quiere pagar menos
impuestos como estrategia para reducirlo
se tiene por ejemplo el pago a tiempo y
así evitar multas y recargos segundo al
comprar productos pedir comprobante a
factura fiscal y así no se pierde tu
civilidad
espero que la explicación les sea de
ayuda para sus casos les invito a
continuar viendo las explicaciones
teóricas y prácticas del área de
finanzas que presentó en mi canal
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