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Summary
TLDRThe video script emphasizes the importance of rapid customer response in boosting sales and saving money. It illustrates the negative impact of delayed responses, comparing it to a customer leaving a store without assistance. The speaker shares data showing that immediate responses can significantly increase the chances of closing a sale. They discuss their own company's efforts to respond to leads within 4 minutes, resulting in a drastic budget reduction from €200,000 to €50,000 without affecting sales rates. The key takeaway is the necessity of an efficient CRM system to ensure real-time customer engagement and the benefits of quick response in maintaining sales efficiency.
Takeaways
- 😀 Responding quickly to customer inquiries is crucial for sales success and saving money.
- 🕒 Customers expect a response within minutes, not days, which is a standard in any business.
- 📉 Delayed responses can lead to lost opportunities as customers may leave or lose interest.
- 📈 The first company to respond quickly and clearly to customers has a 90% chance of closing the sale.
- 📊 The speaker emphasizes the importance of a CRM system to track and respond to leads in real-time.
- 📞 The best practice is to call customers within 4 minutes of their request to secure their attention and trust.
- 📉 A slow response time can lead to a significant drop in the rate of sales and deal closures.
- 💰 The company reduced its marketing budget from €200,000 to €50,000 without affecting sales or closure rates by improving response times.
- 📈 By responding within 4 minutes, the company maintained the same sales and closure rates with a quarter of the budget.
- 🛠️ The company implemented an internal process to ensure immediate response to leads, improving customer engagement and satisfaction.
- 📝 The speaker advises against relying on email or messaging as the primary method of contact, emphasizing the importance of phone calls for immediate customer interaction.
Q & A
What is the main focus of the video script?
-The main focus of the video script is the importance of responding quickly to customer inquiries to boost sales and save money.
Why is quick response time crucial for customer inquiries according to the script?
-Quick response time is crucial because customers expect immediate assistance, and studies show that the first company to respond quickly and clearly has a 90% chance of closing the sale.
What is the term used in the script to describe potential customers who express interest in a product or service?
-The term used in the script for potential customers is 'leads' or 'Opportunity' in technical jargon.
What is the average time it takes for businesses to respond to leads according to the script?
-The script mentions that the average time businesses take to respond to leads is one week, which is considered very slow and detrimental to sales.
What is the recommended response time for customer inquiries as suggested in the script?
-The script suggests that customer inquiries should be responded to within 4 minutes to maximize the chances of sales conversion.
How did the speaker reduce the marketing budget while maintaining the same sales rate in the script?
-The speaker reduced the marketing budget from €200,000 to €50,000 by improving the internal process of responding to customers within 4 minutes, thus maintaining the same sales rate with a quarter of the budget.
What is the role of a CRM system in improving response time to customer inquiries as per the script?
-A CRM system is crucial for organizing and alerting the team in real-time when a new lead or opportunity comes in, ensuring a quick response and better customer engagement.
What is the speaker's advice on the first step to take when a customer contact is received?
-The speaker advises that the first step should be to make a quick phone call to the customer to establish immediate contact and show that their request has been acknowledged.
What is the speaker's opinion on using emails as a primary method of responding to customer inquiries?
-The speaker believes that emails should not be the primary method of response. Instead, they advocate for immediate phone calls to engage with the customer directly.
How does the script suggest organizing a sales team to ensure quick responses to leads?
-The script suggests having a system in place where when a lead comes in, it triggers alarms and someone is immediately available to make a phone call, ensuring a real-time response.
What is the potential outcome of implementing the speaker's advice on response time, according to the script?
-The potential outcome is a significant reduction in marketing budget while maintaining the same level of sales, demonstrating the effectiveness of quick response times in customer engagement.
Outlines
📞 Importance of Prompt Customer Response
The speaker, Frank, emphasizes the critical nature of responding quickly to customer inquiries as a key to boosting sales and saving money. He illustrates this with an analogy of a physical store where customers expect immediate service. Frank presents data showing that businesses often fail to contact potential customers promptly, leading to missed opportunities. He stresses the importance of responding within 4 minutes of a customer's initial contact, which is supported by studies showing a 90% chance of closing a sale when the first response is quick and complete. The speaker shares his company's efforts to improve response times, aiming for real-time interaction with customers, and the benefits they've seen from this approach.
📈 Reducing Marketing Budget with Rapid Response
Frank discusses the impact of improving response times on marketing efficiency. He shares an experiment where his company reduced its marketing budget from €200,000 to €50,000 per month while maintaining the same sales volume and conversion rates. This was achieved by ensuring that all leads were contacted within 4 minutes of their inquiry. The speaker explains that this rapid response strategy not only saved money but also improved customer engagement. He advises businesses to organize their operations to facilitate immediate customer contact, suggesting the use of a CRM system to alert staff to new leads in real-time. Frank concludes by highlighting the importance of direct, prompt communication with customers as the first step in any response strategy.
Mindmap
Keywords
💡Customer Service
💡Leads
💡Response Time
💡Sales Conversion
💡Marketing Campaigns
💡CRM (Customer Relationship Management)
💡Budget
💡Real-Time Response
💡Sales Funnel
💡Customer Engagement
💡Follow-Up
Highlights
The importance of quick customer response in sales and saving money is emphasized.
Customers need immediate responses, which is a crucial aspect of customer service.
An analogy is made comparing delayed responses to a customer leaving a store without assistance.
The average time it takes for businesses to respond to potential customers is highlighted as a problem.
The concept of 'Opportunity' in marketing is introduced, referring to potential customers expressing interest.
Statistics show that businesses that respond quickly have a 90% chance of closing a sale.
The speaker shares their experience of improving response times within their company.
A strategy of responding to customer inquiries within 4 minutes is advocated for better sales outcomes.
The impact of reducing the marketing budget while maintaining sales by improving response times is discussed.
The speaker details a case study where response time improvement led to a significant budget reduction.
The importance of having a CRM system for real-time alerting of customer inquiries is mentioned.
The necessity of immediate follow-up on customer leads to secure sales is underlined.
The speaker explains the process of internal organization to ensure rapid customer response.
The benefits of real-time customer engagement over email or messaging are discussed.
A call to action for businesses to organize themselves for quick customer response is made.
The speaker promises to share updates on the ongoing experiment of budget reduction and sales impact.
Contact information for further inquiries or feedback is provided.
Transcripts
devi rispondere a quel telefono devi
rispondere subito a quella mail devi
rispondere subito a quel messaggio Ci
vediamo dopo la sigla
[Musica]
B Ciao Bentornati altrimenti mi rendiamo
io sono Frank e oggi parliamo della cosa
più importante che vi farà schizzare le
vendite e risparmiare un sacco di soldi
e ve lo spiego direttamente dalla nostra
cantina Ok dal nostro entourage dal
nostro Bat Cave dalla nostra Bat Caverna
segreta spiegandovi cosa abbiamo fatto
nell'ultimo periodo Allora uno dei
passaggi più importanti ragazzi che
bisogna accettare come vero È che i
clienti hanno bisogno di qualcuno che
gli risponde il più velocemente
possibile questo è indiscutibile Non c'è
bisogno e non c'è necessità di parlare
di questa cosa anche perché è
estremamente vero Adesso vi presento
qualche dato ma giusto per capirsi razzi
è come se al di là dell' attività che
avete uno venisse nel vostro negozio e
voi aspettate Non lo so due giorni prima
di uscire dal retrobottega dirgli Salve
desidera posso aiutarla cosa farebbe il
cliente Ovviamente mi manderebbe dopo 14
secondi e se ne andrebbe via oppure c'è
qualcuno che vi Chiama al telefono e non
risponde mai nessuno per esempio Ok
quindi nessuno tira sul telefono quindi
questa ragazzi è la norma per qualunque
attività Cioè è buon senso In realtà no
io entro in un bar e nessuno mi riceve
entro in un ristorante e nessuno mi fa
sedere sarebbe una cosa assurta Bene
ragazzi mi dovete spiegare perché in
realtà quando arrivano dei lead cioè dei
potenziali clienti che si presentano
alla nostra porta per esempio dalle
campagne quindi aprono quelle che in
gergo tecnico si chiamano Opportunity Ma
insomma in maniera estremamente semplice
c'è qualcuno che arriva e dice Alza la
mano e vorrei saperne di più quindi si
scrive a una nostra campagna lascia i
dati per essere ricontattato E questa
persona Ragazzi io vi giuro per aver
monitorato centinaia e centinaia di
aziende che sono nostri clienti non
viene chiamata viene chiamata dopo una
settimana non viene chiamata proprio
addirittura perché questa è la cosa più
grave Questa è la media non viene
chiamata viene chiamata dopo una
settimana viene richiamata dopo due
giorni ok questa cosa ragazzi è come
prendere i soldi e tirarli incesso Ok le
persone ragazzi vanno chiamate entro 4
minuti da quando hanno lasciato la loro
richiesta quindi che sia ci hanno
contattato via chat che hanno scritto
l'assistenza che hanno scritto un'email
a qualunque delle nostre email che hanno
telefonato o che hanno si sono iscritti
a una nostra forma online eccetera
eccetera qualunque contatto che entri da
una nostra campagna o una nostra porta
aperta deve essere ricevuto esattamente
come se noi avessimo un'attività aperta
con il pubblico su strada entra uno e
quando gli devi rispondere subito Ok
ragazzi Questa cosa bisogna che ce la
mettiamo in testa Mh oltre a 4 minuti
immediatamente il tasso di risposta e di
chiusura delle trattative crolla per due
motivi molto semplici uno è perché la
persona Eh si perde torna a fare altro
eccetera eccetera due perché è provato
statisticamente agli studi sul marketing
e sulla vendita che la prima azienda che
risponde velocemente e in maniera
completa chiaramente ai clienti ha il
90% delle possibilità di chiudere la
vendita quindi la velocità nella
risposta ragazzi delle Campagne è la
cosa più importante che voi possiate
Sviluppare e ve lo dico perché noi negli
ultimi periodi ci abbiamo lavorato
veramente veramente tanto ma qualunque
richiesta che che entri all'interno
della nostra azienda cerchiamo di
rispondere il più velocemente possibile
cerchiamo di risp quindi sia un
Opportunity che sia una richiesta di
assistenza su chat metod merenda.com che
sia un email che entra o che se apre un
ticket e non è spedita qualche email
Mannara se non è gente razzi come capita
che mi scrive in privato sui social e
quindi se non siamo connessi finisce in
spam eccetera e chiunque scriva o
telefoni o contatti su un canale
ufficiale a meno che non sia successo un
terremoto noi normalmente Abbiamo
cominciato da tempo chiaramente a
rispondere in quello che si chiama tempo
reale ragazzi Questa è la lezione
gratuita che voi potete avere più facile
più produttiva più in realtà che vi
porta più risultati tutti e soprattutto
che vi fa risparmiare più denaro vi
spiego come funziona Allora noi
nell'ultimo periodo su un cluster di
clienti avevamo delle Campagne accese vi
dico esattamente i dati su queste
Cluster di campagne accese al mese
spendevamo €2.00 di marketing Ok di
spese vive solo per le campagne tra
Google Facebook tiktok No tiktok no non
non facciamo sponsorizzare Instagram
LinkedIn eccetera eccetera eccetera Ok
due €100.000 e solo che il tempo di
risposta medio non erano ragazzi
settimane ma era tra un giorno
richiamiamo il giorno dopo ho dei
clienti oggi non ho spazio in agenda
c'eravamo non eravamo ancora così
perfettamente organizzati ok Quindi da
un giorno a 2 giorni 3 giorni poteva
capitare bene Io ho cominciato a fare
questa prova quindi abbiamo lavorato
internamente per arriva l'opportunit Fai
in modo che arrivi direttamente
all'Ufficio telemarketing che un
Opportunity che entra passa in corsia
vip quindi viene chiamata immediatamente
quindi si accende l'allarme rosso viene
chiamata in tempo reale bla bla tutte
queste cose Diciamo che se non crolla
qualcosa entro 4-5 minuti massimo noi
richiamiamo le persone che cosa ha
comportato questo In realtà come
risultato che io ho dato questo
passaggio Anzi State bene a sentire i
numeri ok Quindi non vi racconto di
diventare milionario o trilionario in
questo caso sì ma vi racconto solo come
risparmiare soldi OK da €200 1000 io ho
portato il budget come test per fare una
prova perché sapevo i dati ok Quindi io
conoscevo i dati di conversione in
termini di velocità e ho provato a
scommetterci sopra quel portafoglio
Quindi noi siamo passati da du €100.000
spesi in un mese a €50.000 quindi ho
segato il budget a un quarto Solo che
siamo passati da 1 2 3 giorni media di
di risposta di richiamare il lead a 4
minuti il tasso di appuntamenti di
vendite e di chiusure è rimasto
invariato quindi noi con €50.000 di
budget invece che €2.00 richiamando
tutti i clienti entro 4 minuti quindi
facendo la chiamata l'appuntamento
eccetera eccetera Non è che entro 4
minuti ragazzi io chiamo una persona
capiamoci e con tutti faccio
l'appuntamento lì per che la persona non
è preparata ma richiamo immediatamente
Per ascoltare il cliente fargli capire
che ho ricevuto incarico tra virgolette
la sua richiesta e se vuole fissiamo
immediatamente un appuntamento per il
giorno stesso se è possibile per il
giorno successivo al più tardi ok ci
mettiamo d'accordo e fissiamo un
appuntamento ma il cliente è stato preso
in custodia sa che qualcuno ha visto la
sua richiesta l'ha presa in carico
l'abbiamo chiamato Ci stiamo prendendo
cura di lui eccetera eccetera eccetera
quindi ragazzi Questo è il dato che
dovete tenere in considerazione questo è
quello che vi posso regalare D dalla
nostra cantina Ok dal nostro laboratorio
di scienziati pazzi da €2.00 a €50.000
di budget stesso fatturato stesso tasso
di vendita stesso tasso di chiusura
semplicemente perché siamo passati dalla
media tradizionale di 1 o du giorni a
rispondere al cliente a passare a
rispondere in 4 minuti ragazzi Quindi il
resto come al solito ragazzi Spero di
avervi dato un'informazione da dietro le
quinte piuttosto preziosa ragazzi Dovete
organizzarvi ok dovete avere un CRM
dovete fare in modo che all'interno
dell'azienda le cose Vi vengano
segnalate in tempo reale arrivano
opportunit c' essere qualcuno uno che
richiama ok Quindi non potete essere
organizzati con un venditore a metà o la
segretaria che risponde a Guarda se
arrivano le email ogni tanto una o due
volte al giorno dovete avere un CRM che
quando entra un Opportunity Quindi
quando entra un lead fa scattare tutti
gli allarmi e qualcuno deve tirare su
una Ca di cornetta e richiamarlo in
tempo reale deve richiamarlo non
messaggini non rispondere alle email
dovete smetterla di mettere dei livelli
di filtro con la tecnologia tra voi e
clienti la prima cosa che fate è Provate
a richiamarlo velocemente il più
velocemente possibile Poi in caso di
estrema necessità posso provare a
mandare un'email un messaggino di
conferma Ho chiamato ti posso richiamare
ma non è mai la prima scelta la prima
scelta è sempre in realtà avvicinare il
cliente con un contatto contatto
possibilmente telefonico quindi Ragazzi
questo quello che dovete fare
organizzatevi per rispondere ai clienti
entro 4 minuti e se i nostri standard
continueranno a funzionare come Io penso
quindi adesso riproveremo che stiamo
riprovando ad a riall le maglie del
budget per vedere se in realtà riusciamo
qui quindi a incrementare di punti
percentuale le vendite rispetto a prima
e già stiamo avendo i primi risultati
positivi sui quali comunque Vi
aggiornerò ma non è Ragazzi questo il
punto Il punto è da 200.000 a €50.000 un
quarto di budget stesse vendite Ok
semplicemente perché abbiamo migliorato
il processo interno di velocità nel
rispondere nell'accogliere i clienti nel
richiamare i lead e nel richiamare le
opportunità il resto ragazzi come al
solito lo lascio a voi se avete delle
domande scrivete a chat metodom
merenda.com Scrivetemi le vostre
considerazioni nei commenti e noi ci
vediamo al prossimo video Ciao Oh
[Musica]
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