Funciones Secretariales - Parte 1
Summary
TLDREl programa 'Valores Integrados' se enfoca en la capacitación empresarial para incrementar ventas y mejorar el servicio al cliente y la colaboración en equipo. En este episodio, la conferenciante y asesora Blanca Arroll comparte técnicas efectivas para el personal administrativo, destacando la importancia de la imagen y la presentación personal en la oficina. Se discuten las responsabilidades de una secretaria moderna, incluyendo la gestión de información confidencial, la atención al cliente y la asistencia al jefe. Además, se exploran las tendencias actuales en la redacción de correspondencia, enfatizando la claridad, precisión y respeto en la comunicación escrita, y se mencionan las habilidades en ortografía y redacción que requieren las secretarias para mantener la calidad de la correspondencia empresarial.
Takeaways
- 😀 El programa 'Valores Integrados' es una capacitación empresarial dirigida a mejorar ventas, servicio al cliente y trabajo en equipo.
- 👩🏫 Blanca Arroll, conferenciante y asesora, comparte su conocimiento en técnicas de oficina y responsabilidades administrativas.
- 🔑 La responsabilidad principal de una secretaria es proyectar una buena imagen y atender todas las inquietudes y solicitudes que lleguen a ella.
- 🤝 La secretaria debe mantener la discreción y lealtad, representando así el secreto y la confianza de la empresa.
- 📚 La secretaria moderna debe innovar, crear, sugerir y detectar errores, asumiendo el papel de su jefe en su ausencia.
- 📈 Las empresas buscan secretarias con conocimientos en contabilidad, archivado, técnicas de oficina y relaciones interpersonales.
- 📞 Al manejar el teléfono, una secretaria debe responder oportunamente con una voz cálida y proyectar una imagen positiva de la empresa.
- 📝 En la redacción de correspondencia, se busca ser práctico, preciso, claro y respetuoso, evitando rodeos y utilizando un lenguaje conciso.
- 📐 La normativa y contec dictan las pautas para una correcta redacción, incluyendo márgenes, espacios interlineales, ortografía y diseño del papel.
- 🖋 La ortografía es fundamental en la redacción, y la tecnología puede ser un apoyo, pero no una sustituta del conocimiento propio de la secretaria.
- 🌐 En un mundo globalizado, es importante conocer el protocolo internacional para tratar a los demás de manera correcta y respetuosa.
Q & A
¿Qué es el programa 'Valores Integrados' y para quién está dirigido?
-El programa 'Valores Integrados' es un programa de capacitación empresarial destinado a todo tipo de empresas, empresarios directivos, todo el personal de una organización y personas que desean aprender a incrementar las ventas, mejorar el servicio al cliente y el trabajo en equipo.
¿Qué temas se discuten en el programa sobre técnicas de oficina?
-El programa discute temas como la importancia de tener una oficina, las responsabilidades de un administrativo, las personas que trabajan dentro de la empresa, y las tareas y responsabilidades de una secretaria o asistente.
¿Quién es Blanca Arroll y qué papel desempeña en el programa?
-Blanca Arroll es una conferenciante y asesora para muchas empresas. Participa en el programa para compartir su conocimiento sobre técnicas de oficina y mejorar la gestión empresarial.
¿Cuáles son las responsabilidades principales de una secretaria en una oficina según el programa?
-Las responsabilidades principales de una secretaria incluyen proyectar una buena imagen de la empresa, ser el gerente o administrador, atender todas las inquietudes y solicitudes, y mantener la discreción y lealtad con la información confidencial de la empresa.
¿Cómo maneja una secretaria un jefe difícil según lo discutido en el programa?
-Una secretaria debe trabajar bajo presión, atender múltiples funciones a la vez, y mantener una actitud positiva, respetuosa y con tacto para manejar un jefe difícil.
¿Qué cambios han ocurrido en el papel de la secretaria desde hace unos años hasta la secretaria moderna?
-La secretaria moderna no solo realiza tareas secretarias tradicionales, sino que también innova, crea, sugiere, orienta, detecta errores y asume el papel de su jefe cuando es necesario.
¿Qué habilidades adicionales se requieren para las secretarias en la actualidad según el programa?
-Además de las habilidades secretarias tradicionales, se requieren conocimientos en contabilidad, archivado, técnicas de oficina y, sobre todo, habilidades en relaciones interpersonales.
¿Cómo debe manejar una secretaria las llamadas telefónicas según las técnicas discutidas en el programa?
-Una secretaria debe responder oportunamente, tener una voz cálida, no mostrar que está muy ocupada y proyectar una buena imagen telefónica hacia el interlocutor.
¿Qué tendencias se siguen en la redacción de correspondencia según el programa?
-La redacción de correspondencia debe ser práctica, precisa, clara, concreta y respetuosa, evitando rodeos y siguiendo normas de buena ortografía y diseño del papel.
¿Qué aspectos son taxativos de la Norma y Contec en cuanto a la redacción de correspondencia?
-La Norma y Contec son taxativas en aspectos como márgenes, espacios interlineales, buena ortografía, uso de sinonimia y antonimia, y diseño del papel.
¿Cómo debe una secretaria manejar la ortografía y la redacción de una carta según el programa?
-Una secretaria debe conocer perfectamente la ortografía y manejar la redacción de una carta de manera coherente, teniendo en cuenta el contexto, el tipo de relación entre las partes y el objetivo de la carta.
¿Qué tipo de capacitación se ofrece en el programa para mejorar habilidades empresariales?
-El programa ofrece capacitación en ortografía, técnicas de oficina, redacción, y relaciones interpersonales para mejorar las habilidades empresariales.
Outlines
😀 Técnicas de Oficina y Responsabilidades de la Secretaria
El primer párrafo introduce un programa de capacitación empresarial llamado 'Valores Integrados', dirigido a empresarios y directivos para mejorar ventas, servicio al cliente y trabajo en equipo. Se discute el tema de las técnicas de oficina y las responsabilidades de un administrativo, destacando la importancia de la imagen y presentación personal en la empresa. Blanca Arroll, conferenciante y asesora, se presenta como la experta que compartirá técnicas efectivas para el manejo diario de una oficina, enfocándose en el servicio al cliente, responsabilidad, puntualidad y honestidad. Se menciona que la secretaria tiene la tarea principal de representar la empresa y atender todas las inquietudes y solicitudes que lleguen a ella, destacando la importancia de la discreción y lealtad en su rol.
😉 Tendencias Modernas de la Secretaria y Redacción de Correspondencia
El segundo párrafo se enfoca en las tendencias y cambios en el papel de la secretaria moderna, pasando de una función más tradicional a una que involucra innovar, crear y sugerir. Se resalta la necesidad de que las secretarias conozcan áreas como contabilidad, archivos y técnicas de oficina, además de tener habilidades en relaciones interpersonales. También se menciona la importancia de manejar el teléfono de manera efectiva, proyectando una imagen positiva y atendiendo adecuadamente a las llamadas. Se discute la redacción de correspondencia, enfatizando la claridad, precisión y respeto en la comunicación escrita, y se menciona la Norma y Contec como guía para una redacción adecuada, incluyendo aspectos como márgenes, interlineado, ortografía y diseño del papel. Se sugiere que la secretaria debe tener un conocimiento profundo de la ortografía y la coherencia en la redacción, y se invita a la capacitación para mejorar habilidades en estas áreas.
Mindmap
Keywords
💡programa de capacitación empresarial
💡técnicas de oficina
💡secretaria
💡discreción
💡trabajo bajo presión
💡secretaria moderna
💡relaciones interpersonales
💡manejo del teléfono
💡redacción de correspondencia
💡normativa y contec
Highlights
Programa de capacitación empresarial dirigido a empresas y directivos para mejorar ventas y servicio al cliente.
Importancia de las técnicas de oficina y responsabilidades de los administrativos en una organización.
Blanca Arroll, conferenciante y asesora, comparte su conocimiento en gestión de oficina.
El servicio al cliente y la atención desde los valores como la responsabilidad y la puntualidad.
La imagen de la empresa y la presentación personal como reflejo de su administración.
Responsabilidades de una secretaria: mantener una buena imagen y atender inquietudes de manera efectiva.
Origen del término 'secretaria' y su relación con la discreción y lealtad.
El manejo de información confidencial y la representación de la empresa por parte de la secretaria.
Técnicas para manejar un jefe difícil y trabajar bajo presión con alegría y tacto.
Cambios en el papel de la secretaria moderna: desde la secretaria tradicional a una创新型的角色.
Requisitos actuales para ser secretaria: conocimientos en contabilidad, archivo y técnicas de oficina.
Importancia de las habilidades de redacción y comunicación en la gestión telefónica.
Tendencias en la redacción de correspondencia: claridad, precisión y respeto.
Normativas de redacción según CONTEC: márgenes, espacios interlineales y buena ortografía.
La ortografía y su rol fundamental en la redacción, más allá de la tecnología.
La coherencia en el texto y la importancia de la relación entre las partes en la correspondencia.
Necesidad de capacitación en ortografía, técnicas de oficina y relaciones interpersonales.
Transcripts
[Música]
Go
Bienvenidos a valores integrados un
programa de capacitación empresarial
dirigido para todo tipo de empresas
empresarios directivos Todo el personal
de una organización personas que quieren
aprender a Cómo incrementar las ventas
mejorar el servicio al cliente mejorar
el trabajo en equipo hoy vamos a hablar
de un tema muy interesante técnicas de
oficina có debe Man tenerse una oficina
Cuáles son las responsabilidades de un
administrativo las personas que trabajan
en dentro de la empresa en su escritorio
o las secretarias las asistentes Qué
deben de hacer qué responsabilidades
tienen hoy nos acompaña una persona que
tiene muchísimo conocimiento en este
tema el nombre de ella es blanca arroll
ella es conferenciante asesora para
muchas empresas y nos acompaña en el día
de hoy bienvenida Blanca Gracias muy
amable Don José cuéntanos un poco Cuáles
son las técnicas más efectivas en la
oficina las técnicas que se deben tener
en cuenta en el diario vivir al manejar
una oficina Es sobre todo el servicio al
cliente la atención
eh manejado todo desde los valores la
responsabilidad la puntualidad la
honestidad eh tenemos la presentación
personal mejor dicho la imagen de la
empresa
eh Cuáles son normalmente las
responsabilidades que debe tener una
secretaria en una oficina eh la primera
responsabilidad y yo diría que la
principal de todas es dejar muy buena
imagen ser ella en ese momento la
empresa tomarse como ese papel hacer del
gerente del administrador del
coordinador y atender perfectamente
todas las inquietudes las informaciones
y las solicitudes que a ella
llegue sabemos que una secretaria viene
del término secreto Ajá sí por qué viene
ese término qué tiene que hacer una
secretaria y por qué viene de la palabra
secretaria la palabra secreto por la
discreción por la lealtad que ella debe
guardar y precisamente por el secreto
que ella representa para la empresa al
manejar todo tipo de
información normalmente una secretaria
tiene muchísimas labores demasiado
trabajo y aparte un jefe bien difícil
cómo maneja una secretaria un jefe
difícil eso en el mundo de hoy se conoce
trabajar bajo presión trabajar estresada
atender miles funciones a la vez con
mucha alegría con mucho tacto Con mucho
respeto hacia todos mm ahora cuáles son
las tendencias de la secretaria moderna
qué ha cambiado la secretaria de hace
unos años a la secretaria de hoy Qué
debe saber una secretaria ahora en día
hoy en día la secretaria no está solo
para hacer la secretaria está para
innovar está para crear para sugerir
Para orientar para detectar errores o
fallas que afecten a la organización m o
sea que una secretaria debe cumplir No
solamente la función secretarial sino
realmente quee asumir el papel de su
jefe perfectamente eh Por eso es que las
empresas las están requiriendo con
conocimiento en contabilidad
conocimientos en archivo en técnicas de
oficina y sobre todo con muy buenas
relaciones
interpersonales Cuáles son las técnicas
que debe manejar una secretaria al
manejar el teléfono al manejar el
teléfono responder oportunamente eh
tener una voz muy cálida eh No dar la
muestra de que está muy ocupada o de que
esa llamada no es tan importante para lo
que está haciendo En ese momento sino al
contrario siempre ver que es la imagen
es la proyección telefónica hacia el
otro que no se sabe en dónde está mm muy
interesante esto también ahora Blanca
cuéntanos eh Cuáles son las últimas
tendencias en lo que es la redacción de
correspondencia muy bien en cuanto a la
redacción se maneja eh actualmente lo
más práctico lo más preciso lo más claro
lo más concreto sin mucho rodeo términos
muy respetuosos muy cálidos pero pero
muy claros hay algunas normativas en las
cuales podamos fijarnos para que
realmente las personas que reciban la
correspondencia nuestra se den cuenta
que realmente estamos capacitados que
hemos sido previamente entrenados y que
realmente la carta llegue con un fin o
un objetivo adecuado sí perfectamente la
Norma y contec es muy taxativa en ese
caso en cuanto a márgenes en cuanto a
espacios interlineales en en cuanto a la
buena ortografía en cuanto al uso de
sinonimia
antonimia en cuanto al diseño del papel
perfectamente tiene todo muy bien
trazado Ahora una secretaria debe tener
no solamente o saber redactar me imagino
que la ortografía juega un papel
fundamental en la redacción por supuesto
la ortografía y hay quienes difieren a
veces de que la tecnología los sistemas
de información los programas de software
ya vienen adaptados
simplemente Este programa de tecnología
eh hace una lista y usted debe adecuar
ese término a todo el contexto al
párrafo o a la línea que se está
escribiendo entonces debe conocer
perfectamente la ortografía O sea que no
solamente debemos confiar en los medios
tecnológico sino también de la
secretaria de tener conocimientos de
Cómo manejar bien la redacción de una
carta sin necesidad también o o con el
complemento de la tecnología correcto sí
tiene que manejarse la coherencia en el
texto en el párrafo eh Para quién va la
carta Qué tipo de nexo relaciones
existen entre una y otra parte pues
Blanca eh Ahora nos tú nos estás
abriendo muchísimo los ojos respecto a
Cuáles son las verdaderas funciones y
responsabilidades de una secretaria me
gustaría que después del corte nos
comentes un poco Cuáles son esas
normativas sin contec Cómo es la forma
correcta de redactar una carta de
acuerdo a estas normativas
internacionales porque ahora vivimos en
un mundo muy pequeño y todo el mundo
pues quiere saber cómo se debe tratar a
los demás correctamente Cuál es ese
protocolo que debemos de saber correcto
si ustedes necesitan una capacitación en
todo lo que tiene que ver con eh
ortografía técnicas de oficina redacción
todo lo que tiene que ver con relaciones
interpersonales o si usted quiere crear
tener una capacitación
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