Redacción de documentos en la empresa: Carta Comercial

Doctora Sonia Gómez
12 Feb 201906:17

Summary

TLDREl guion de video enfatiza la importancia de la comunicación escrita en los negocios, destacando que más del 60% de las comunicaciones empresariales son escritas. Se sugiere que los documentos deben ser claros, sencillos y bien estructurados, siguiendo un esquema que facilite su lectura. Se recomienda revisar la precisión y claridad, y utilizar un tono cordial y respetuoso. La personalización y el uso de cortesía son claves para una comunicación efectiva, así como la revisión de borradores y la selección de un lector objetivo para mejorar los documentos. El guion también cubre los elementos de puntuación que ayudan a articular las ideas y establecer el ritmo de la lectura.

Takeaways

  • 📝 La necesidad de comunicación escrita en los negocios es crucial, ya que las cartas y correos electrónicos pueden ser malinterpretados si no se siguen ciertas normas.
  • 📈 Más del 60% de las comunicaciones empresariales se realizan por escrito, lo que subraya la importancia de una redacción clara y efectiva.
  • 📑 Cada documento escrito debe tener un propósito claro, ser sencillo, ameno y bien estructurado para facilitar la comprensión.
  • 🔍 Para redactar documentos empresariales, es necesario organizar las ideas, dar fluidez a la expresión y verificar la precisión y claridad del contenido.
  • 📚 Los documentos comerciales se estructuran en párrafos, cada uno con ideas expresadas a través de frases entrelazadas y comenzando con letra mayúscula.
  • 📖 La lectura se vuelve más fácil con la estructura de párrafos, lo cual es especialmente importante para mantener el interés y la comprensión del lector.
  • 📝 En el caso de la comunicación empresarial, se recomienda ser claro y racional en lugar de utilizar artificios poéticos.
  • 🔍 Es fundamental buscar un lector objetivo para mejorar los documentos, lo que puede ayudar a detectar y corregir cualquier ambigüedad o malentendido.
  • 💌 La carta comercial es una herramienta eficaz de comunicación, cuyo éxito depende del esquema, formato, diseño y estilo utilizados.
  • 📝 Antes de escribir, es esencial reflexionar sobre los objetivos y hechos a incluir, y utilizar un tono cordial y respetuoso.
  • 📧 Es importante evitar el uso de jerga, argot personal y expresiones locales, y personalizar la comunicación según el destinatario y la situación.

Q & A

  • ¿Por qué es importante la comunicación escrita en los negocios?

    -La comunicación escrita es crucial en los negocios porque permite a las personas comunicarse de manera efectiva, evitando malinterpretaciones y asegurando que las órdenes y cartas sean claras y precisas.

  • ¿Cuál es el porcentaje de comunicaciones escritas en una empresa según el guión?

    -Según el guión, más del 60 por ciento de las comunicaciones de una empresa se realizan en forma escrita.

  • ¿Qué etapas son necesarias para redactar un documento empresarial escrito?

    -Para redactar un documento empresarial escrito, es necesario organizar la presentación de ideas, dar fluidez a la expresión, verificar la precisión y claridad, y estructurar los párrafos adecuadamente.

  • ¿Cuál es la estructura recomendada para los párrafos en los documentos comerciales escritos?

    -Los párrafos en los documentos comerciales escritos deben contener ideas expresadas mediante diferentes frases entrelazadas, comenzar con una letra mayúscula y terminar en punto.

  • ¿Por qué es recomendable buscar un lector objetivo para mejorar los documentos comerciales?

    -Un lector objetivo puede proporcionar una perspectiva externa, lo que ayuda a mejorar la claridad y efectividad de los documentos comerciales al identificar áreas de mejora que el autor podría haber pasado por alto.

  • ¿Qué tono se debe usar en la comunicación escrita con clientes, proveedores y el público en general?

    -Se debe usar un tono cordial y respetuoso, evitando el argot personal, la jerga familiar y las expresiones locales para comunicarse de manera efectiva con clientes, proveedores y el público en general.

  • ¿Cómo se deben personalizar las cartas comerciales para responder a un escrito?

    -Las cartas comerciales deben personalizarse indicando si se está respondiendo a un escrito, utilizando frases de cortesía, saludo y despedida, y adaptando el tono según el tipo de relación con el destinatario.

  • ¿Cuáles son los elementos de la comunicación escrita que marcan los límites entre diferentes ideas y pausas?

    -Los elementos de la comunicación escrita que marcan los límites entre diferentes ideas y pausas incluyen los párrafos, las puntuaciones como el punto y aparte, y la estructura de las frases y oraciones.

  • ¿Qué se debe tener en cuenta al elegir el tono de una carta en respuesta a una situación conflictiva o negativa?

    -En respuesta a una situación conflictiva o negativa, se debe elegir un tono neutro o formal para mantener la profesionalidad y respeto en la comunicación.

  • ¿Cómo se deben estructurar los párrafos para facilitar la lectura en los documentos escritos?

    -Para facilitar la lectura, los párrafos deben ser breves, claros, concretos y sin redundancias, organizando las ideas de manera lógica y coherente.

  • ¿Cuáles son algunos ejemplos de frases de cortesía que se pueden usar en las cartas comerciales?

    -Algunos ejemplos de frases de cortesía en las cartas comerciales incluyen 'Fue un placer recibir su carta', 'Nos ponemos en contacto con usted con el fin de informarle', y 'Les ofrecemos nuestros servicios'.

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