7 Steps to Write Standard Operating Procedures that ACTUALLY Work

Summary

In diesem Video wird erklärt, wie man in sieben Schritten effektive Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellt. Der Prozess beginnt mit der Duplizierung einer Vorlage und der Auswahl des Themas, gefolgt von der Bestimmung des Verantwortlichen. Es werden zwei Ansätze zur Erstellung der SOP vorgestellt: das manuelle Schreiben oder die Nutzung von Aufzeichnungen. Wichtige Schritte umfassen die Definition von Start- und Endpunkten sowie von Eingaben und Ausgaben. Schließlich wird betont, wie wichtig es ist, die SOPs regelmäßig zu nutzen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen und effektiv bleiben.

Takeaways

• 😀 Schritt 1: Erstelle eine Kopie deiner Vorlage für Standardarbeitsanweisungen (SOP), um den Prozess zu erleichtern.
• 😀 Schritt 2: Bestimme, wofür du eine SOP erstellst, und nutze spezifische 'Wie'-Fragen als Titel.
• 😀 Fehler 1: Vermeide die Erstellung von SOPs für Prozesse, die keine Anleitung benötigen.
• 😀 Schritt 3: Lege fest, wer für die SOP verantwortlich ist – der Fachexperte und der Autor.
• 😀 Schritt 4: Wähle, ob du die SOP schreibst oder ein Video aufzeichnest, um die Schritte festzuhalten.
• 😀 Schritt 5: Dokumentiere die Anfangs-, End- und Schlüsselsteps des Prozesses klar und präzise.
• 😀 Tipp: Halte SOPs klein und modular, idealerweise unter acht Schritten, um die Effizienz zu steigern.
• 😀 Schritt 6: Fülle den Zweck, die Eingaben und Ausgaben der SOP aus, um den Erfolg zu definieren.
• 😀 Schritt 7: Verwende die SOP und verbessere sie im Laufe der Zeit, indem du Feedback von Teammitgliedern einholst.
• 😀 Ermutige dein Team, die SOPs zu aktualisieren und zu innovieren, um sie an die Realität anzupassen.

Q & A

Was sind die sieben Schritte zur Erstellung eines Standardarbeitsverfahrens (SOP)?

Die sieben Schritte umfassen: 1. Vorlage duplizieren, 2. Thema auswählen, 3. Verantwortliche Person bestimmen, 4. Schritte aufschreiben oder ein Video aufnehmen, 5. Zweck, Eingaben und Ausgaben festlegen, 6. Details und häufig gestellte Fragen ausfüllen und 7. Verwenden und verbessern.

Warum ist es wichtig, eine Vorlage für SOPs zu haben?

Eine gute Vorlage erleichtert den Prozess der SOP-Erstellung, da sie als strukturierte Grundlage dient, die schnell angepasst werden kann.

Wie wählt man das Thema für ein SOP aus?

Wählen Sie ein Thema, das in Ihrem Unternehmen sofort hilfreich ist, und formulieren Sie es als 'Wie man...' Beispiel: 'Wie man ein Video skriptiert' oder 'Wie man einem Kunden eine Rechnung stellt'.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Erstellung von SOPs?

Ein häufiger Fehler ist die Erstellung von SOPs für Dinge, die keine benötigen. SOPs sollten nur für wiederkehrende und wichtige Prozesse erstellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem Fachmann und einem SOP-Eigentümer?

Der Fachmann ist die Person mit Fachwissen über den Prozess, während der SOP-Eigentümer die Person ist, die die SOP tatsächlich schreibt und dafür verantwortlich ist, sie aktuell zu halten.

Wie lange sollte die Erstellung eines SOP dauern?

Die Erstellung eines SOP sollte nicht länger als 15 bis 25 Minuten in Anspruch nehmen, abhängig davon, ob Sie die Schritte tippen oder ein Video aufnehmen.

Warum sollten SOPs modular und kürzer gehalten werden?

Modulare und kürzere SOPs sind einfacher zu verwalten und ermöglichen Flexibilität, da sie leichter an unterschiedliche Situationen und Änderungen angepasst werden können.

Wie füllt man die Abschnitte 'Zweck', 'Eingaben' und 'Ausgaben' eines SOP aus?

Der Zweck beschreibt, warum das SOP existiert, die Eingaben sind die Ressourcen, die benötigt werden, um den Prozess zu starten, und die Ausgaben definieren den Erfolg des Prozesses.

Wie verbessert man ein bereits bestehendes SOP?

Verwenden Sie das SOP während des nächsten relevanten Prozesses, vergleichen Sie es mit den tatsächlichen Abläufen und ermutigen Sie die Benutzer, Anpassungen vorzunehmen, um es an die Realität anzupassen.

Was sollten Benutzer tun, wenn sie Änderungen an einem SOP vornehmen?

Benutzer sollten Änderungen vorschlagen und Feedback geben, um die SOPs kontinuierlich zu verbessern, wobei sie Zugang zu Kommentaren oder Bearbeitungen haben sollten, um innovative Ansätze zu fördern.