Fundamentos Excel: Formato especial y personalizado

ClaseDeInformática

8 May 201806:02

Summary

TLDREste video explica cómo aplicar formatos personalizados en Excel para datos numéricos y de texto, como códigos postales o cantidades con unidades. Se muestra cómo mantener los valores numéricos funcionales para cálculos, incluso cuando se les añade texto, como 'kilos'. Además, se describe cómo personalizar fechas utilizando comodines para representar días, meses y años de manera detallada. El tutorial incluye instrucciones paso a paso sobre cómo acceder a las opciones de formato personalizado en Excel y cómo aplicarlas correctamente para mejorar la presentación y utilidad de los datos.

Takeaways

📊 Aplicar un formato a los datos solo influye en su representación visual, no en el valor del dato.
🔢 Al ingresar números como códigos postales, los ceros a la izquierda pueden desaparecer, pero con el formato adecuado (formato especial), se mantendrán.
✅ Usar un formato especial para códigos postales asegura que siempre se muestren con la cantidad correcta de dígitos, completando automáticamente con ceros si es necesario.
💡 Es posible personalizar formatos para combinar texto con números, pero al hacerlo, los números se convierten en texto y no permiten cálculos.
📏 Para mantener la capacidad de hacer cálculos con números combinados con texto (como 'kilos'), se puede aplicar un formato personalizado que agrega texto pero conserva el valor numérico.
💻 En Excel, puedes crear un formato personalizado para agregar texto como 'kilos' a los números, permitiendo que sigan siendo reconocidos como cifras y permitiendo operaciones matemáticas.
📅 Al personalizar fechas, se pueden usar comodines como 'D' para días, 'M' para meses y 'A' para años, mostrando diferentes niveles de detalle.
📆 Con el formato de fecha en Excel, puedes mostrar días, meses y años de diferentes formas, como los nombres completos o abreviaturas, dependiendo de la cantidad de letras que utilices.
✍️ Para personalizar una fecha completa (por ejemplo, 'jueves, día 8 del mes de marzo del año 2018'), puedes combinar comodines de días, meses y años con texto entre comillas.
🔍 Si un dato en Excel muestra un error de desbordamiento, es porque el contenido es demasiado grande para la celda, pero al expandir la celda, se verá correctamente.

Q & A

¿Qué sucede cuando formateamos datos en Excel?
-El formato aplicado a los datos solo afecta su representación visual, no altera el valor del dato. Por ejemplo, un código postal como 08003 puede perder los ceros a la izquierda si se trata como un número.
¿Cuál es la solución común cuando los ceros a la izquierda desaparecen en un código postal?
-Una solución común es introducir un apóstrofe antes del número para convertirlo en texto, de manera que se conserve el formato. Por ejemplo, escribir '08003 preservará los ceros a la izquierda.
¿Qué método más elegante se sugiere para manejar códigos postales en Excel?
-Es preferible cambiar el formato general a un formato especial de código postal, lo que asegurará que siempre se muestren los ceros a la izquierda y que el formato sea adecuado.
¿Cómo se puede personalizar un formato para combinar números con texto en Excel, sin perder la capacidad de cálculo?
-Se puede crear un formato personalizado que permita añadir texto, como 'kilos', al número, sin convertirlo en texto. El formato incluiría almohadillas (#) para representar cualquier cantidad de números enteros, seguido de comillas con la palabra 'kilos'.
¿Por qué es importante que los números sigan siendo reconocidos como cifras en Excel al añadir texto?
-Si un número se convierte en texto, deja de poder ser utilizado para cálculos como sumas, promedios o cualquier operación matemática en Excel.
¿Cómo se formatea un número para que muestre decimales y texto, como 'kilos', en Excel?
-Se utiliza un formato personalizado como '#,##0.00 "kilos"', donde las almohadillas representan cualquier número entero, los ceros aseguran que se muestren dos decimales, y las comillas añaden el texto 'kilos' sin afectar el valor numérico.
¿Qué sucede con las fechas en Excel cuando se quieren personalizar?
-Las fechas se pueden personalizar usando comodines como 'D' para días, 'M' para meses, y 'A' para años. Dependiendo de la cantidad de letras, se muestran diferentes formatos como el día completo, el mes abreviado o el año completo.
¿Cómo se puede personalizar una fecha para que muestre el nombre del día, el mes y el año completo en Excel?
-Se puede personalizar una fecha con un formato como 'DDDD, día D de MMMM del año AAAA', donde se muestran el día completo, el número del día, el mes en letras completas y el año completo.
¿Qué significa si en Excel se muestra un error de ##### en lugar de la fecha o número formateado?
-Este error significa que el dato es demasiado grande para el tamaño de la celda. Al ampliar la celda, se mostrará correctamente el valor formateado.
¿Cómo se puede corregir un error de formato al trabajar con fechas o números en Excel?
-Para corregir el error, es necesario ajustar el tamaño de la celda y verificar que el formato aplicado sea el adecuado. A veces, solo se necesita ampliar la celda para que el dato se visualice correctamente.

Outlines

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📊 Formatos en Excel para datos numéricos como códigos postales

El formato en Excel solo afecta la representación visual de los datos, no su valor real. Un ejemplo es con los códigos postales, donde ceros a la izquierda de un número desaparecen. Muchos usuarios añaden un apóstrofe para conservar los ceros, pero una solución más elegante es aplicar el formato especial de código postal. Esto asegura que los códigos tengan el formato correcto, incluso si se ingresan menos dígitos, ya que el formato completará automáticamente los faltantes. Además, al personalizar formatos, se pueden combinar textos con números (por ejemplo, 'kilos'), lo que permite conservar el valor numérico para cálculos.

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📅 Personalización de fechas y resolución de errores en Excel

Al personalizar fechas en Excel, se pueden usar comodines para definir el formato deseado. Por ejemplo, se puede mostrar un día en formato abreviado o completo, al igual que los meses y años, utilizando diferentes combinaciones de letras como 'D' para días y 'M' para meses. Si se busca una personalización específica, como 'jueves, día 8 de marzo de 2018', se emplea un formato detallado que incluye comodines y texto entre comillas. Si aparece un error (celdas llenas de símbolos), indica que el contenido es demasiado grande para la celda, pero puede solucionarse ajustando el tamaño de la celda.

Mindmap

Keywords

💡Formato especial

El formato especial en Excel permite modificar la forma en que los datos se muestran sin alterar su valor. En el video, se menciona como una solución más elegante para representar datos como el código postal 08003, que de otra manera perdería los ceros iniciales si se tratara como un número. Esto es esencial para personalizar la visualización de la información según las necesidades del usuario.

💡Código postal

El código postal es un dato que, si se introduce como número, podría perder ceros a la izquierda en Excel. El video menciona cómo evitar esto aplicando un formato especial para códigos postales, lo que asegura que los ceros a la izquierda permanezcan visibles y el código mantenga su estructura correcta.

💡Texto y números combinados

Una combinación de texto y números en Excel puede causar que los números se conviertan en texto y, por lo tanto, pierdan su capacidad de ser usados en cálculos. El video sugiere una solución mediante la creación de un formato personalizado que permita agregar texto, como 'kilos', al número sin alterar su naturaleza numérica, lo que mantiene su funcionalidad en operaciones matemáticas.

💡Formato personalizado

El formato personalizado en Excel es una herramienta que permite modificar la representación visual de los datos de acuerdo con necesidades específicas. En el video, se enseña cómo aplicar un formato personalizado para añadir 'kilos' a una cifra numérica, sin que esta pierda sus propiedades matemáticas, lo que es útil para mantener la coherencia en cálculos y representaciones.

💡Cálculos

Los cálculos en Excel pueden verse afectados cuando los números se combinan con texto. En el video, se explica que si un número como '50' se convierte en '50 kilos' sin el formato adecuado, deja de ser un valor numérico, lo que impide realizar sumas o promedios. Usar formatos personalizados es la solución para evitar este problema.

💡Fechas personalizadas

Las fechas en Excel pueden ser modificadas mediante el uso de comodines para personalizar su formato. En el video, se muestra cómo adaptar una fecha como 'jueves, día 8 del mes de marzo del año 2018', utilizando caracteres específicos ('d', 'm', 'a') para mostrar los días, meses y años en diferentes formas, dependiendo del nivel de detalle requerido.

💡Celdas

Las celdas en Excel son el espacio donde se introducen datos, pero si los datos son demasiado grandes para el tamaño de la celda, pueden aparecer errores visuales. En el video, se explica que si el contenido de una celda es demasiado extenso, como una fecha personalizada, es necesario ajustar el tamaño de la celda para que el dato se muestre correctamente.

💡Comodines

Los comodines en Excel permiten personalizar cómo se muestran los datos. En el video, se usan comodines como 'd', 'm' y 'a' para definir el formato de las fechas. Dependiendo del número de caracteres utilizados, el formato cambia; por ejemplo, cuatro 'm' mostrarán el nombre completo del mes, mientras que dos 'm' mostrarán el número del mes.

💡Almohadilla (#)

La almohadilla en Excel se utiliza como un comodín para representar cualquier cantidad de números en un formato personalizado. En el video, se menciona cómo la almohadilla permite definir que cualquier número entero seguido de dos decimales se visualice con el texto 'kilos' sin afectar su valor numérico, lo que es clave para personalizar la presentación de cifras.

💡Errores de formato

Los errores de formato ocurren cuando los datos no caben en las celdas o cuando el formato aplicado no coincide con el tipo de dato. En el video, se muestra cómo solucionar estos errores, como el caso de una fecha que no cabe en una celda, ajustando el tamaño de la celda o corrigiendo el formato aplicado para que los datos se muestren correctamente.

Highlights

El formato aplicado a los datos influye en su representación visual, no en el valor del dato.

Los ceros a la izquierda de los números desaparecen, pero se pueden mantener convirtiendo el valor a texto con un apóstrofe o aplicando un formato especial, como el de código postal.

El formato de código postal puede forzar que un número siempre se muestre con cinco dígitos, incluso si el usuario introduce menos.

Combinar textos con números en Excel puede alterar el tipo de dato, convirtiéndolo en texto y haciendo imposible realizar cálculos con él.

Es posible crear un formato personalizado para que un número siga siendo numérico, pero con una etiqueta de texto como 'kilos', permitiendo cálculos posteriores.

Para crear el formato 'kilos', se usa la siguiente estructura: ###,##0.00 " kilos ". Esto permite mantener el número como una cifra y agregarle texto visualmente.

Los números formateados con etiquetas de texto, como 'kilos', se siguen alineando a la derecha, lo que confirma que Excel los reconoce como números.

Se pueden personalizar las fechas utilizando comodines en Excel, como 'd' para días y 'm' para meses, lo que permite mostrar la fecha en diferentes formatos.

El uso de diferentes cantidades de 'd' y 'm' permite mostrar días y meses con más o menos detalles, como días en formato abreviado (3 letras) o completo, y meses como números o nombres completos.

El formato para los años varía: dos 'a' muestran los últimos dos dígitos del año, mientras que cuatro 'a' muestran el año completo.

Para mostrar una fecha completa en formato personalizado, se puede usar un formato como: 'dddd, día d de mmmm del año aaaa'.

Los errores de desbordamiento en Excel ocurren cuando el contenido es más grande que la celda, pero se puede solucionar ajustando el tamaño de la celda.

Al ajustar el tamaño de la celda, la fecha personalizada se mostrará correctamente con el formato textual deseado.

El formato personalizado de fechas permite integrar tanto números como texto, manteniendo la estructura de la fecha pero añadiendo descripciones como 'día' o 'mes'.

Aplicar formatos personalizados en Excel mejora la presentación visual sin perder la capacidad de realizar cálculos con los datos.