【仕組化・自動化の必須ツール!】業務フロー図の作り方【§3-1】
Summary
TLDRこのビデオスクリプトは、業務フロー図の作成の重要性とそのプロセスについて説明しています。業務フロー図は、システム開発やビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)において、効率化と自動化の鍵となります。スクリプトでは、業務フロー図の作成方法や、それがどのようにして業務の自動化と効率化につながるかが詳しく解説されています。また、時代の変化に合わせて業務フロー図をアップデートし、デジタルトランスフォーメーションを進める必要性も強調されています。
Takeaways
- 📈 業務フロー図は、システム開発やビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)の理解を深めるのに役立ちます。
- 🔍 業務フロー図は、システムやプロセスの効率化や自動化を目指すための基盤となります。
- 📚 三木谷浩史の「成功のコンセプト」は、業務フロー図を作成する理由の理解に役立つとされています。
- 🛠 業務フロー図の作成は、仮説の実行、検証、そして仕組み化の過程を通じて行われます。
- 🔄 業務フロー図は、ルールや論点を定義し、それに基づく業務マニュアルを作成するのに使われます。
- 🚀 業務フロー図は、手作業からシステム化への移行を促進するツールです。
- 🌐 BPOは、特定の業務プロセスを外部の専門会社に外注することでコスト効率を高める方法です。
- 💡 業務フロー図の作成は、時代の変化に合わせて継続的にバージョンアップされる必要があります。
- 📱 技術の進化(デジタルトランスフォーメーション)により、業務フロー図はデジタル化や自動化の方向へ発展します。
- 🔗 業務フロー図は、最終的にビジネスの効率化と顧客満足度の向上につながる重要なツールです。
Q & A
ビデオのトレーニング効果は何ですか?
-ビデオは業務フロー図の作成方法やその重要性を学ぶトレーニング効果があります。
業務フロー図とは何ですか?
-業務フロー図は組織内の業務プロセスの流れを視覚的に表現したもので、各ステップや担当者を明確に示します。
BPOとは何を意味しますか?
-BPOはビジネスプロセスアウトソーシングの略で、企業が非コアビジネスプロセスを外部の専門家に外注することを指します。
システム開発が不可欠になった背景は何ですか?
-現代のビジネスでは、システム開発が不可欠となっており、システムがわからないと仕事ができないほどの依存度が高まっています。
業務フロー図を作る理由は何ですか?
-業務フロー図を作ることで、業務の効率化や自動化、システム化を図り、コストパフォーマンスを高めることができます。
三木谷さんの成功のコンセプトの本は何ですか?
-三木谷さんの成功のコンセプトの本は「仮説実行検証仕組み」について述べた本で、生産性の向上につながるとされています。
業務フロー図の作成のコツは何ですか?
-業務フロー図を作成するコツは、最終的なゴールから逆推算し、右から左に向かって徐々に詳細を加えることです。
BPOを活用することで何が得られる可能性がありますか?
-BPOを活用することで、コスト効率の向上や専門家の知識を利用した業務の質の向上、自社のリソースの最適な配分が得られる可能性があります。
システム化のステップとは何ですか?
-システム化のステップとは、業務フロー図に定義されたプロセスをデジタルシステムに移行し、自動化することで人の手を減らして効率化を図るプロセスです。
業務フロー図のバージョンアップとは何を意味しますか?
-業務フロー図のバージョンアップとは、時代の変化や技術の進歩に合わせて業務フロー図を更新し、より効率的なビジネスプロセスを目指す活動を意味します。
ビデオの最後に紹介されたFacebookグループはどのようなものですか?
-ビデオの最後に紹介されたFacebookグループは、本日のビデオで使用された資料や参考になる情報の配信が行われる「ヴィタリーオープンカレッジ」というグループです。
Outlines
📈 業務フロー図の重要性と作り方
この段落では、業務フロー図の作成方法とその重要性が説明されています。業務フロー図は、組織のプロセスを視覚化し、効率化の余地を特定するのに役立ちます。ビデオでは、業務フロー図を作成することで、システム開発やビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)の理解が深まり、その必要性が理解できると説明しています。また、三木谷浩史の成功のコンセプトを参考に、業務の仕組み化と効率化の重要性についても触れています。
🔍 業務フロー図の具体例と詳細
第2段落では、会員証の発行プロセスを通じて業務フロー図の具体例が説明されています。プロセスは申請受付から審査、カードの発行、セット、封入、配送までを網羅し、それぞれのステップにおける課題やルール設定が議論されています。また、顧客とのコミュニケーションやシステム化の可能性についても考察されています。このセクションでは、業務フロー図が具体的なビジネスプロセスを改善する手助けになる方法が明確にされています。
🌐 BPOの活用とシステム化の進化
このセクションでは、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の活用とシステム化の進化が語られています。BPOはプロセスを外部の専門家に外注することでコスト効率を高めることが可能とし、システム化は業務の自動化を促進します。具体的な例として、会員証の発行プロセスが挙げられており、その各ステップがどのように自動化やデジタル化の進歩と共に変貌するのかが説明されています。
🔄 業務フロー図のバージョンアップとデジタルトランスフォーメーション
最後の段落では、業務フロー図をバージョンアップすることでビジネスプロセスをデジタルトランスフォーメーションに導く方法が語られています。技術の進歩に合わせて業務フロー図を更新し、より効率的なビジネスプロセスを実現することが重要です。また、三木谷浩史の成功のコンセプトが再び提起され、仮説の実行、検証、仕組み化のサイクルがビジネスの成長にどれほど不可欠かが強調されています。
Mindmap
Keywords
💡業務フロー図
💡BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)
💡システム開発
💡仮説実行検証
💡仕組み化
💡デジタルトランスフォーメーション(DX)
💡マニュアル
💡論点
💡ルール
💡効率化
Highlights
ビデオは業務フロー図の作成をテーマにしています。
業務フロー図は、システム開発やBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の理解に役立ちます。
三木谷浩史の「成功のコンセプト」が業務フロー図の重要性を説く本として紹介されています。
業務フロー図は、誰でも業務を処理できるようにするための仕組み化が鍵です。
業務フロー図は、業務手引きのようなマニュアルを作成するための基礎となります。
業務フロー図の作成は、手作業からシステム化へのステップを考える契機にもなります。
具体的な業務フロー図の作成例として、ポイント機能付き会員証の発行プロセスが説明されています。
業務フロー図は縦軸に登場人物、横軸に時間の流れを基準に作成されます。
業務フロー図の作成は、最終的なゴールから逆順に考えることがコツです。
業務フロー図の論点やルールを明確にすることで、効率的な業務手引きが作成できます。
BPOは特定のプロセスを外部の会社に外注することでコスト効率を高める方法です。
業務フロー図の作成とBPOの活用が、自社のスタッフの余力を生かす鍵となります。
業務フロー図のシステム化は、Web申請や自動審査ロジックの導入など、自動化の進展を意味します。
AIやデジタル技術の進歩が、業務フロー図のバージョンアップに寄与しています。
業務フロー図の作成は、仮説の実行、検証、仕組み化のサイクルを繰り返すプロセスです。
業務フロー図のチューニングやバージョンアップは、デジタルトランスフォーメーションの一環です。
業務フロー図の最終的な目標は、自動化やデジタル化によってコストパフォーマンスを高めることです。
ビデオは、業務フロー図の作成方法やその重要性について詳しく解説しています。
Transcripts
はいそれでは section 3基本的な業務フロー図の作成のボリューム位置業務
フロー図を描く力ということを始めていきたいとおもいます
この動画のトレーニング効果なんですけれどもまあ業務フロー図
えっとこれまでずっと動画見て来てくれた人は見たことあるかもしれないんですけれど
も
業務フロー図っていうのが各3
おトクになりますよというお話あと bpo ですねビジネスプロセス
アウトソーシングっていうものなんですけどちょっと詳しくは後ほど解説いたしますが
bpo って便利だよって話なんですけれどもその必要性を理解できるようになると
いうことですね最近の世の中でいうともうシステム開発っていうのは切っても切れねえ
半径性もシステムわからないっていうので仕事てもほぼできないのでそのシステム開発
ってどういう手順でやっていくのかということについてもイメージがつくかなという
ふうに思っています
基礎的な業務フローの頭の位置づけなんですけれども
まずはこう目的地に向かってですね歩みを進めていくときにも必ずといっていいほど出
てくる
青果物の一つになるということですねでなんで業務フロー図作るんだっけっていう問な
んですけれどもその行フロー図を作る理由に関しましては
私結構この本大好きなんですけど3きたりさんま楽天の創業者の三木谷さんの成功の
コンセプトっていう本なんですけれどもまあほど彼のこの本に書いてあるとおりにやれ
ば生産性めちゃくちゃ上がっていくんであの読んだことない人是非読んでほしいなって
いうふうに思うんですけれどもまた国ですね
この丸3番
で三木谷さんの左側に5か条を乗ってるんですけれども
楽天の5か条ですかねノーマル3番ですね仮説実行
検証仕組みかっていう風に書いてるんですがココスここ
心丸3版の
一番最後の仕組みかこの部分が
え
特に業務フロー図っていうかこの仕組化の部分で切っても切れないということですね
でそのなんで仕組み化しなきゃなんないかっていうとまあ仕組みに変えると人手を介さ
ずにあるいは人手を返しているんだけれども
もう誰でもできるような業務設計になっていてそこに放り込めば買って
処理が進むという状態になっている状態をつくっていくのがは仕組みかかなっていう
ふうに私は思ってるんですがそこにはですね業務フロー図ってものが絶対必要になって
くるということですねはいじゃあこの業務の仕組みがのステップって一体どういうふう
にやっていくのかっていうことについてお話をしていくとまずはこう業務フロー図
各そしてその業務ローズの中に存在している論点ですねっていうのを潰し込んでいくと
ルールを決めたりしていくということですねでそうすると
を業務フロー図があってルールや論点を決めればまあマニュアル業務マニュアルみたい
なものができるわけですよ
その業務マニュアルを読めば人が全然その業務のことを知らない人もそのマニュアル
さえ読めばその業務を処理できるようになっていく人1
が人間が手作業でできるようになるとかまず第一段階です
で人間が手作業でできるような形になったらもっとその手作業を効率化できないかって
いうふうにまず考えるわけですよ
手作業の範囲内で
で手作業の範囲内でこれ以上もう無理っていう話になった時につき
じゃあ人じゃなくてシステムでやるにはどうしたらいいんだっていう風に考えるんです
よ
そうすると人よりもシステムのはコストって安くなる部分が結構あるので人よりも
システムが行ったほうが安い部分に関してどんどんシステムに切り替えていく
というのがこの業務の仕組み化になりますということですねじゃあ実際に業務フローを
見ながら話をしていきたいんですけれども
ちょっと私の方で例をつくってみました
なんてことない話なんですけれどもなんかポイント発行ポイント機能付き会員証みたい
だの皆さん持ってませんから
まあそういったものを申請ユーザーから申請を受けて受け付けてそれを処理をして
ポイント発行したポイント機能付きの会員証皆様の家に届ける
消費者の捕獲の家に届けるというところまでの一連の屏風を設計していきたいと思うと
いうことですね
で一番最初のステップ業務フロー図を書くうってことですのでこの業務フロー図書いて
いくんですけれども
まあ縦軸に登場人物ですね横軸は時間の流れですので右に行けば行くほど処理に
時間がかかっているということになっているということですね
そんな中でどうやってつくるのがまずコツかっていうと
右から書くんですよ業務フロー図って最後から
っていうことですね何かというとこれ会員証を届けたら業務終了じゃないですか
業務会員証発行ビョーブンっていうのは
ですので一番最初にこっからつけちゃいます顧客が会員証を受け取って自社がその顧客
に対して会員証を郵送する業
も発送する量部っていうのが一番最後に来るはず
そしたらこの発想の前に何をやながらないかっていうと
封入しなきゃならないしカードを台紙にセットしなきゃならないしそのカードそもそも
発行しなきゃなんですよねっていう右から順番に後ろから順番に行打って設計していく
のがコツです
さらに前にも
乗っていくとどうなるかっていうとそもそも回発行簡易書発行ができるかっていう審査
が前にあって審査するためには審査情報があるじゃないですか
その審査情報には不備があっちゃいけないわけですよ
fb チェックをして不備も年なのかをして
で受け付け申請という風な形で戻っていきますのでこれ
を全部後ろからつなぎ合わせるとこういった業務フロー図かマジ出来上がるということ
ですね
申請受付不備チェックで不備があったら
顧客に戻して顧客は再申請で受け付け審査で審査 ng の場合は6時でしたよって
いう通知をユーザに送ると
で ok の場合に関しては怪異書発行して
第4セットして封入して配送して顧客にがファイン証を受け取ると
ここが一連の流れですねまずは業務フローのたたき台というのを1個目作ります
そうすると過ぎに
論点
ここをどうやってやるんだっけとかルールですねっていうのを今中にはめ込んですいく
んですけれどももういっぱいありますこの資格だけでも突っ込みどころ満載
例えば1個目申請に関して言うと申請は新生手法は何ですかっていう話ですね
神 web みたいな話があるもっと言うならばこれ神だったら神どうやって渡すのっ
て話するあると
でウェブに話して言うと web ってどうやってユーザに告知すんのって話もあると
じゃあそのホームページどこにも
スローみたいな話も出てくれば虎子者でつくるのた者に任せるのか話をもらってくるの
でいっぱい論点って言いますということですね
で仮にその申請の話が終わったとしても受け付けですね受け付けて言ったって
そんなカード発行業務になっている業務センター内から受け付けどこでやるのっていう
話が車内で調整していかなきゃならないですし
不備チェックって書いてあるけれどもじゃあ審査に必要な情報公務で何なんだっけと
いうその項目って何ですか
ってます飛んだところ間違えちゃいけないところ
ユーザーニーズ
絶対確認しなきゃならない情報あるいはこっちで補正しちゃっていい情報って形と
f 日チェックして不備おろしするときに顧客に対して書類料クールのある祝う電話
すんドっていう話ですね
電話するんだったらどういうルールで電話すんのってのが二尾チェックの話になって
くると言う審査は審査基準なんだもって話になっ
できますし ok 度 mg の境目ってラリーとじゃあ ng 通知っていうのを
発行したら ng 通知っていうのはどういうふうにユーザーに火口するの書類なの
書類だったらどういう文面で送るのとか
web なんだったら web でというふうにアナウンスするのって話になってくる
あるいは
ng 通知を受けた後に顧客が再度申請
することってできるんだけっていう話も出てきますね
いっぱい突っ込みどころがあると会員書発行って関して話で言うとじゃあ会員証って
どのレベルの母 in 書発行するのペラペラの奴にすぐもそれとも結構ガッチリした
クレジットカードリーダーなどにするのって言う
話もあるしじゃあそういったものをどうやって印刷するんですかっていう話ですね
でその間印象に関しては単純に封筒に入れて送っちゃ壊れちゃうんで台紙にセットし
なきゃならないったときにじゃあ最もコスパのいいいい対しってどういう大使になって
ますかって話になりますし
封入って何付ニュースんど一緒に
せっかく顧客に対して dm というかその
郵送物としてカードを送るのであればそこに対して広告他の部分の広告とか入れなくて
いいのっていう話が出てくるのが封入です
その封入する時の封筒って透明のやつにする白いやつにするそれとも者いる封筒を送る
のって話もあれば
茶色い封筒だったら捨てられちゃうんじゃない
以下透明のほうがいいんじゃないかとかそういう議論があるわけですよ
封入をして配送するって言った時にんじゃその配送の仕方って何って話ですね
普通郵便に贈るのかあるいはそういう住所特定の通知書で送らなきゃならないのか
あるいは和さんでお願いするのか
日本郵政さんにお願いするのかとかいろいろ配送ってどういう風な仕組みを使う持って
話が全部詰まってやっと会員背負って受け取れるわけですよ
宝鋼
普通にですねー
なんていうんでしょ会員証発行業務とかよくやってるじゃんって思うわけですよ
で自社がいざ会員証を発行することによって顧客6ロイヤルティーを高めることが
できるんじゃないかという仮説に対してなにやら会員証発行は効果を持つらしいという
ことがわかったとじゃあ
自社も会員証発行を始めましょうって言った時に
術
はこういうビョーブフローっていうのを作らないと実現できないと
でこの仕組みに反しては今私がもう5分間くらい話してましたけれどももうツッコミ
どころ満載なわけですよ
でここの一個一個の論点をきれいに綺麗にまあこれ課題管理表にまとめて
で1個いく術仕込んで言って結果
あこの業務フローっていうものがこういうルールでこういうマニュアルで運用すること
ができるとってここはひとが必要ここは人が人が必要じゃないですとか
ここはいうあのある程度ない度が高いので正社員がなきゃならないとかあるいは惚れ
アルバイトか行っても全然大丈夫だとかそういう役割分担とかまでしてかなきゃなら
ないですねっていうわけでこの業務を
構築するっていうのは相当タフな作用ということです
ここまでで一旦会員証を発行していくっていう基本的なフローっていうのが出来上がる
んですけれども次が bpo の話ですね
bpo って便利だよって話をいちばん最初の今日のまとめのあの
今日のあれですね学べるところで話したと思うんですが
bpo て何かというと一部のプロセスを外部の会社に外注するということになります
ので縦に bpo っていう軸を追加しますで例えばなんですけど
会員証
を発行して台紙にセットして印刷封入して飲茶の封入して配送するっていう業務に関し
ては自社が自社に頼むよりも専用の印刷会社に頼んだほうがコスト効率が高いんじゃ
ないかと
自社の中で会議所もらってそれを封筒に封入するっていうリソースを持ってない子だっ
たらそこを丸めて
全部やってくれる bpo ベンダーにお願いした方がいいんじゃないかという形で
データの会員証 ok でですね共有するところから簡易書の発行第4セット封入配送
までを特化の会社にお願いしてしまうっていうのがよくやることですそうすることに
よって自社のスタッフ
っていうものが余力ができますしで自社のスタッフがやるよりもそういうことに慣れた
ベンダーさんにお願いした方がコスト効率も高くなるということは往々にしてあると
いう事ですので
bpo というのはこの綺麗な業務をまずしっかり作った上でそれを外出しするって
いう形でやると非常に効率がよくなるというところ
は1点目ですねカー員証発行
郵送業務を外に出してしまうということですね
で次にシステム化の話なんですけれども
ここをですね今度ガラッとシステムに変えちゃうってこともできるわけですよ
例えばですね web 申請オンリーにしてしまって
web システムで受け付けて不備チェックに関してはその web にいう
仕込んだ瞬間にここ不足してますとが血相してますという不備のパターンがもう出て
いる状態であれば
バリデーションって言うんですけどそこであのチェックをかけて駄目ですっていうふう
に申請しなおしてください
てよくありますね項目がケースをしてますみたいな話ですね
次に審査に関して言うと審査ロジック固定的
なものなのであれば審査のロジックを組んじゃって何かしらの
この項目の情報に基づいて ok ng っていう判定を出していくということですね
これが非常に複雑なルールで審査をしている場合何か良い国が ai かっていうよう
な話が出てきたりすると
例えば信用スコアを用いて ok とか mg
するとか話になってくるものを ai で診断して即即地で
即別で返すというようなサービスは海外にあったりするということですね
ng 通知をメールで送ってしまって ok になったものに関しては bpo
ベンダーのサーバに直接繋ぎこんじゃってデータベースを買っとくつけちゃう
その結果 bpo 会社はデータ連携が自動でなされてかー
員証発行に自動でカー印象が作られて
で第4セット配送形になると自社は何もやらなくていいだという状況になるとまぁ
システムの管理ぐらいですかね
牛メンテナンスと顧客の込み顧客の対応の電話とか来るかもしれないですけれどもまあ
そういったものの対応だけ残しておけば基本的にほぼ自動でこのカーイン書発行
腰部っていうのが行われるということですね仮説犬種仮説実行検証仕組みかって話で
言うと簡易書発行を行うことによって国境のロイヤルティーが高めるんじゃないだろう
かって話に対してどうやらいろんなリサーチをした結果
あるいは実験的にそういうことをて運用でやってみた
結果確かに顧客の満足度は高まった
だったらそれを検証した結果として仕組みに変えようとした時にこういう自動で流れる
業務フロー図をつくってその業務フロー図をどんどんバージョンアップをしていくって
ことですねこれでも完全に自社にとっては完全の自動化が進んでさらになんで
ですけれどももっとやれることないのということですね
テクノロジーでもっと効率化できないかっていう話で
この即時審査を例えば今審査2週間かかっちゃってるっていうのを
わずか1秒である方法はないのかとっていうことがその即時審査できる仕組みにでき
ないかですとか
会員書発行ってこのカードでやっているけれども皆スマートフォン持ってるから
スマートフォンアプリいいんじゃないのと例えばこの航海者の顧客基盤がさん40代
中心だったと
そうするとほとんどのスマートフォンを持ってますのでそのスマートフォンにカー員証
発行にしてしまった方が
配送コストも印刷コストもいらないしユーザーもなくす心配も
場所取る手間もないし財布も邪魔にならないから双方ハッピーなんじゃないかっていう
形で会員証をデジタル化
印象に切り替えてしまいますというようなことですとかそういった業務のバージョン
アップっていうのはそのテクノロジーの進化によってどんどん実現できるということ
ですねこれが
業務フロー図を作る理由です何かお子組み換えしようと思えばその業務が自動で流れる
ようにしなきゃならないと仕事ですので
その業務が自動的に流れるようにするっていうのは一つで自動であってもいいと
まあ人が人にお願いすることによって自動化することもできるけれどもほんの一から
システムへっていう形でき
り買えてホント人が何も介在しないシステムだけで成り立っている世界っていうのを
作っていくと非常にコストパフォーマンスが良くなっていくっていうことですねはい
本講座のまとめになります仕事の流れはあの楽天の三木谷社長が映えている
成功のコンセプトですかねあの本にならっている通りなんですが仮説実行検証仕組み
カーっていうのは私も本当に意識した方がいいと思うということですね
最後仕組み化しないとビジネスにならないので
仕組化をするためには業務フロー図っていうのが必要不可欠ですよとその業務フロー図
っていうのは突っ込みどころも満載
一旦突っ込んで出来上がったとしても論点全部潰し金であいーナップもが出来上がった
としても時代が変化することに応じてどんどんやれることってのは増えていきますので
それがテクノロジーを使う
た方法が非常に主流であったりすると
この業務フロー図をチューニングして言ってバージョンアップしていくことを言い pr
ビジネスプロセスフリーエンジニアリングっていうふうに行ったりあるいは最近だと
デジタルトランスフォーメーションっていう特にその
デジタル技術を用いたビジネスプロセスの
なんでしょうね
バージョンアップみたいな概念は dx という風に呼ばれたりもするとデジタル
transformation の略なんですけれども dx と呼ばれたりもすると
いうことですね
ですので業務フロー
後ろから書いていくっていうのがコツですので是非作ってみてください今日はここまで
になりますされました
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