CURSO VIRTUAL: "GESTION POR PROCESOS" para PRINCIPIANTES
Summary
TLDREl curso de gestión por procesos imparte conocimientos esenciales sobre la gestión orientada al cliente y el mejoramiento continuo. Expone los beneficios de esta metodología, que incluye la satisfacción del cliente, reducción de costos y adaptabilidad a cambios. Detalla cómo pasar de una estructura organizacional funcional tradicional a una horizontal, enfocándose en la valoración del proceso y no solo de las áreas. Se discuten los elementos de un proceso y cómo identificarlos, así como los conceptos básicos para su implementación. El curso también ofrece una guía para mejorar procesos específicos y para llevar a cabo un proyecto de implementación exitoso.
Takeaways
- 😀 La gestión por procesos es un modelo de organización que se basa en dar valor al cliente y en el mejoramiento continuo de la empresa.
- 📈 Se puede pasar de una gestión por áreas tradicional a una gestión por procesos, lo que implica una reorganización para que los departamentos estén orientados a dar valor al cliente.
- 🔍 Un proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas que buscan alcanzar un objetivo, generalmente un producto o servicio.
- 🏗️ Los procesos tienen nueve elementos clave: entradas, salidas, propietario, objetivo,客户提供者, clientes, actividades, secuencia y alcance.
- 📊 Para mejorar un proceso, es necesario identificar y analizar las actividades, oportunidades de mejora y desarrollar propuestas de mejora.
- 🛠️ La implementación de la gestión por procesos se lleva a cabo a través de un proyecto que incluye planificación, relevamiento, documentación, desarrollo de indicadores y preparación del área de gestión por procesos.
- 📚 Conocer y aplicar conceptos básicos como relevamiento, mapeo, flujograma, procedimiento y actividad es fundamental para la gestión por procesos.
- 🌐 La gestión por procesos permite una adaptación rápida a los cambios, mejora la comunicación interna y promueve la integración de las mejores prácticas y la transformación digital.
- 📈 La gestión por procesos se caracteriza por ser horizontal en lugar de vertical y jerárquica, lo que mejora la colaboración entre áreas.
- 🔑 Los beneficios de la gestión por procesos incluyen la satisfacción del cliente, la reducción de costos, la mejora continua, la adaptabilidad a cambios y el control de costos y tiempos.
Q & A
¿Qué es la gestión por procesos y cómo se diferencia de una organización tradicional?
-La gestión por procesos es un modelo de organización que se basa en dos pilares fundamentales: dar valor al cliente y ir hacia un mejoramiento continuo de la empresa. Se diferencia de la organización tradicional, que es vertical y jerárquica, en que la gestión por procesos es horizontal y se enfoca en la optimización de los procesos para satisfacer las necesidades del cliente.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar la gestión por procesos en una empresa?
-Los beneficios incluyen una mayor satisfacción del cliente, enfoque en la reducción y eliminación de costos, mejora continua, adaptación rápida a los cambios, identificación y corrección de errores, control de costos y tiempos, y una comunicación interna más eficiente.
¿Cómo se puede pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos?
-Para pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos, es necesario identificar y optimizar los procesos existentes, asegurándose de que cada área esté orientada a dar valor al producto y al cliente. Esto implica reorganizar los organigramas y asegurarse de que los objetivos de cada área estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
¿Qué es un proceso y cuáles son sus elementos?
-Un proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas que se realizan para obtener un objetivo, generalmente un producto o un servicio. Sus elementos incluyen entradas, salidas, proveedores, clientes, dueños del proceso, objetivos, indicadores y la secuencia de actividades.
¿Cómo se puede identificar si un proceso da valor al cliente?
-Para identificar si un proceso da valor al cliente, es necesario analizar si las actividades realizadas en el proceso contribuyen a la satisfacción del cliente y si están alineadas con las necesidades y expectativas del mercado.
¿Qué es el relevamiento de proceso y por qué es importante?
-El relevamiento de proceso es el proceso de obtener información relacionada con un proceso para poder mapearlo y definir secuencialmente las actividades. Es importante porque permite entender el proceso actual, identificar oportunidades de mejora y definir los procesos de manera más clara y estructurada.
¿Cuál es la diferencia entre un mapa de proceso y un flujo de proceso?
-El mapa de proceso es un gráfico a nivel global que representa la interacción entre los procesos, mientras que el flujo de proceso es una representación detallada de las actividades dentro de un proceso, utilizando símbolos y flechas para analizar y mejorar el proceso.
¿Qué es documentar un proceso y por qué es útil?
-Documentar un proceso consiste en poner en escrito y en gráficos los procesos para obtener un documento que actúe como estándar. Es útil para eliminar ambigüedades, establecer un entendimiento común de los procesos y proporcionar una base para su mejora continua.
¿Cómo se puede mejorar un proceso específico dentro de una empresa?
-Para mejorar un proceso específico, se debe utilizar una metodología de mejora de procesos que incluya el relevamiento del proceso, la identificación de oportunidades de mejora, la análisis de impacto, la priorización y la implementación de las propuestas de mejora.
¿Qué fases son fundamentales para implementar la gestión por procesos en una empresa?
-Las fases fundamentales para implementar la gestión por procesos son la planificación, el relevamiento y mapeo del proceso, la documentación, el desarrollo de indicadores y la preparación del área de gestión por procesos.
¿Por qué es importante la conceptualización de un proceso en la implementación de la gestión por procesos?
-La conceptualización de un proceso es importante porque permite descubrir y definir el proceso actual desde cero, lo que es esencial cuando no hay información previa o documentación formal de procesos en la empresa.
Outlines
😀 Introducción a la Gestión por Procesos
El primer párrafo introduce el curso de gestión por procesos, explicando que no es solo un modelo de organización sino también la base para metodologías de mejora de procesos como Six Sigma. Destaca los dos pilares fundamentales: el valor para el cliente y el mejoramiento continuo. Se menciona la importancia de identificar los procesos que aportan valor y aquellos que no lo hacen, permitiendo así la optimización de la gestión empresarial y el enfoque en la satisfacción del cliente.
📈 Beneficios de la Gestión por Procesos
En este párrafo se enumeran los beneficios de la gestión por procesos en una empresa, como el enfoque en la satisfacción del cliente (customer-centric), la reducción de costos mediante la identificación de procesos que no aportan valor, la mejora continua para aumentar la rentabilidad y la adaptabilidad a cambios externos. También se menciona el control de costos y tiempos, y cómo la gestión por procesos ayuda a estandarizar la comunicación interna y a incorporar las mejores prácticas a nivel mundial.
🔄 Transición de la Gestión por Áreas a la Gestión por Procesos
Este párrafo describe cómo pasar de una gestión tradicional por áreas a una gestión por procesos. Expone las diferencias fundamentales entre ambas, con la gestión por áreas siendo una estructura organizacional vertical y la gestión por procesos una orientación horizontal que involucra a todas las áreas en el desarrollo de los procesos. Se resalta la importancia de la gestión funcional y cómo, al adoptar la gestión por procesos, se optimiza la gestión existente sin descartarla, sino reorganizando los objetivos y responsabilidades para alinearlos con los procesos que aportan valor al cliente.
🏗️ Elementos y Características de un Proceso
Aquí se define lo que es un proceso y se describen sus elementos, como entradas, salidas, proveedores, clientes, y los pasos o actividades que lo componen. Se enfatiza la importancia de entender quién es el responsable del proceso, cuál es su objetivo y cómo se mide su éxito a través de indicadores. Además, se explica la distinción entre clientes y proveedores internos y externos, y cómo estos interactúan dentro del proceso.
🤔 Identificación y Conceptos Básicos de los Procesos
El párrafo se enfoca en cómo identificar los elementos de un proceso y los conceptos básicos necesarios para su implementación, como el relevamiento, mapeo, diagramación y conceptualización de procesos. Se mencionan herramientas como flujogramas y fichas de procesos para documentar y analizar los procesos, y se destacan los términos técnicos utilizados en la gestión de procesos.
🛠️ Mejora de Procesos y su Metodología
Este párrafo detalla los pasos para mejorar un proceso específico dentro de una empresa, utilizando una metodología de mejora de procesos. Se describen las etapas del relevamiento de procesos, la identificación de oportunidades de mejora y la creación de un repositorio de propuestas de mejora. Se enfatiza la importancia de la observación, análisis y criterio para detectar y priorizar las oportunidades de mejora.
📘 Implementación de la Gestión por Procesos
El último párrafo explica cómo implementar la gestión por procesos en una empresa a través de un proyecto de implementación basado en cinco fases fundamentales. Se sugiere la importancia de la gestión por proyectos y se promueven cursos para entrenamiento en gestión por procesos. Además, se ofrece una reflexión sobre la importancia de la descripción, medición y control de los procesos para lograr objetivos empresariales.
Mindmap
Keywords
💡Gestión por procesos
💡Valor para el cliente
💡Mejoramiento continuo
💡Organización horizontal
💡Gestión por áreas
💡Mapa de proceso
💡Flujo de proceso
💡Proceso
💡Indicadores
💡Relevamiento de proceso
💡Procedimiento
💡Actividad
Highlights
El curso de gestión por procesos enseña lo fundamental de esta metodología de organización.
La gestión por procesos se basa en dos pilares fundamentales: dar valor al cliente y mejorar continuamente la empresa.
Se inicia la gestión por procesos identificando los procesos con herramientas y metodologías adecuadas.
Es crucial diferenciar los procesos que aportan valor al cliente de aquellos que no lo hacen para mejorar o eliminarlos.
La gestión por procesos se caracteriza por ser una organización horizontal, en contraste con la vertical y jerárquica tradicional.
Entre los beneficios de la gestión por procesos se incluye la satisfacción del cliente, reducción de costos y mejora continua.
La adaptabilidad a cambios es una ventaja de la gestión por procesos, permitiendo una rápida respuesta a factores internos y externos.
La identificación de errores y soluciones inmediatas es posible gracias al mapeado de procesos.
La gestión por procesos promueve la uniformidad del lenguaje y mejora la comunicación interna entre áreas de la empresa.
Permite la incorporación de las mejores prácticas y la preparación para la transformación digital de procesos.
La gestión por procesos ayuda a integrar la gestión empresarial con las tecnologías de información.
Se entiende mejor el funcionamiento de la empresa y el impacto de las actividades en los procesos y en el cliente final.
Se describe cómo pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos, manteniendo la gestión funcional optimizada.
El proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas con el objetivo de obtener un producto o servicio.
Se explican los nueve elementos de un proceso, incluyendo entradas, salidas, propietarios, objetivos y clientes.
El relevamiento de procesos es el primer paso para obtener información y mapearlos a nivel alto o detallado.
El mapeo del proceso, también llamado diagramación del flujo de proceso, es esencial para analizar y mejorar los procesos.
La conceptualización de un proceso implica descubrir y relevar un proceso desde cero en ausencia de información previa.
La documentación de procesos es fundamental para establecer estándares y eliminar ambigüedades.
Se diferencian los términos proceso, procedimiento y actividad, y se explica su importancia en la gestión por procesos.
Para mejorar un proceso específico, se debe utilizar una metodología de mejora de procesos que sigue etapas definidas.
El proyecto de implementación de gestión por procesos en una empresa se basa en cinco fases fundamentales.
El conocimiento de la gestión por proyectos es crucial para implementar efectivamente la gestión por procesos.
Transcripts
00:00en este curso de gestión por procesos
00:02vas a aprender Qué es la gestión por
00:05procesos Cuáles son los beneficios de
00:08usar la gestión por procesos en una
00:10empresa
00:12Cómo pasar de una gestión por áreas que
00:15es la gestión tradicional funcional de
00:17una empresa a una gestión por procesos
00:20Qué es un proceso y cuáles son sus
00:23elementos después veremos algunos
00:26conceptos básicos elementales que debes
00:29de saber al gestionar los procesos como
00:32mejorar un proceso específico dentro de
00:35tu empresa y finalmente los pasos para
00:39implementar la gestión por procesos en
00:41una empresa
00:43comenzamos
00:45la gestión por procesos es un modelo de
00:48organización no es una metodología no es
00:52una herramienta Es un modelo de
00:55organización usado por las empresas y es
00:58la base sí de muchas metodologías de
01:00mejora de procesos Como por ejemplo link
01:04six Sigma entre otros
01:07la gestión por procesos se basa en dos
01:10Pilares fundamentales que son
01:12dar valor al cliente
01:15e ir hacia un mejoramiento continuo de
01:19la empresa
01:21para realizar la gestión por procesos se
01:24inicia por identificar los procesos de
01:27acuerdo a herramientas y metodologías
01:29adecuadas se podrá identificar los
01:32procesos y luego en coordinación con la
01:35parte estratégica de la empresa se podrá
01:38implementar la gestión
01:41un punto importante para implementar la
01:44gestión por procesos es identificar Cuál
01:47de estos procesos dan o no valor al
01:50cliente teniendo identificado Cuáles son
01:53los procesos que dan valor al cliente y
01:56cuáles no se podrá tomar acciones en
01:59donde se mejorarán aquellos procesos que
02:01sí dan valor al cliente y se eliminará
02:05aquellos procesos que no aportan valor
02:08al cliente
02:11la gestión por procesos se caracteriza
02:13por orientarse a una organización
02:16horizontal esto lo diferencia de la
02:20clásica organización funcional que es
02:22vertical y jerárquica la gestión por
02:26procesos es un modelo de organización
02:28usado actualmente por muchas empresas
02:31que han obtenido mucho éxito
02:33orientándose hacia el mejoramiento
02:35continuo de la empresa y orientándose a
02:38dar valor al cliente
02:40Cuáles son los beneficios de usar la
02:43gestión por procesos en una empresa son
02:46varios los beneficios de contar gestión
02:48por procesos en una empresa y los listo
02:51a continuación
02:52la gestión por procesos nos centra en
02:55cumplir los requisitos para tener
02:58clientes satisfechos es lo que le
03:01llamamos el customer centric
03:03nos permite centrar la gestión por
03:05procesos hacia lograr los objetivos
03:08estratégicos de la empresa
03:10la gestión por procesos nos orienta a
03:13reducir e iluminar costos con la
03:16identificación de los procesos que
03:18agregan valor o no agregan valor al
03:21cliente podemos con metodologías
03:23adecuadas reducir o eliminar costos es
03:27una gestión orientada a mejorar
03:30continuamente es decir la mejora
03:32continua lo cual hace a una empresa cada
03:35vez más rentable y mantenerse en el
03:38mercado contar con gestión por procesos
03:41nos permite tener una rápida y fácil
03:45adaptación a los cambios necesarios que
03:47se dan dentro de la empresa desde la
03:50gestión interna estratégica de la
03:52empresa o se generan por factores
03:54externos a la empresa Como por ejemplo
03:57políticas de gobierno o normativas que
04:00se dan en el país
04:01al tener los procesos mapeados podemos
04:04identificar los errores que se dan estos
04:07procesos y le podemos dar una solución
04:10inmediata usando metodologías de mejora
04:13continua la gestión por procesos nos
04:16permite tener un control concreto a
04:20nivel de costos tiempos indicadores que
04:23nos miden el grado de la realización de
04:27las metas u objetivos que vamos
04:29cumpliendo dentro de la empresa con la
04:32gestión por procesos logramos una
04:34uniformidad del lenguaje entre las
04:37distintas áreas de la empresa por qué
04:40porque vamos a contar con formatos
04:42estándares terminología estándar que va
04:46a utilizarse entre las áreas y así vamos
04:49a mejorar la comunicación interna
04:52la gestión por procesos también nos
04:54permite incorporar en Nuestra Empresa
04:57las mejores prácticas a nivel mundial en
05:00la gestión de empresas
05:02y nos ayuda a poder orientarnos a lo que
05:06llamamos ahora la transformación digital
05:09de procesos contar con gestión por
05:11procesos nos permite integrar la gestión
05:15empresarial con las tecnologías de
05:18información que contemos en la empresa
05:19finalmente está orientado a ver la
05:23empresa desde una manera más global y
05:26sistemática entonces cada área cada
05:29personal de la empresa Cada trabajador
05:32podría entender de manera más concreta
05:35el funcionamiento de su área el
05:37funcionamiento de la empresa y como sus
05:41actividades afectan en los procesos y
05:44finalmente Consecuentemente en producir
05:47productos o servicios que van al cliente
05:52Cómo pasar de una gestión por áreas que
05:55es la gestión tradicional funcional de
05:58una empresa a una gestión por procesos
06:00Cuáles son los vínculos y las
06:03diferencias entre una gestión por
06:05funciones y una gestión por procesos
06:07ambas tanto la gestión por funciones
06:10como la gestión por procesos son maneras
06:13de cómo gestionar las empresas sin
06:15embargo la gestión por funciones lo
06:17conocemos como la gestión tradicional en
06:19donde como vemos en el gráfico la
06:21empresa está dividida por áreas o
06:24departamentos que son los grupos de
06:26personas que ocupan puestos y
06:28determinadas funciones para poder
06:29obtener el objetivo de cada área en este
06:33organigrama que vemos aquí he puesto las
06:36áreas básicas que puede haber en una
06:38empresa que es el área de administración
06:40producción y comercial la gestión por
06:43procesos se caracteriza por estar basada
06:45en una gestión horizontal Lo que implica
06:49que cada área participa dentro el
06:52desarrollo de los procesos de esta
06:54manera podemos ver la relación que
06:57existe entre la gestión funcional y la
07:00gestión por procesos cuando se gestiona
07:02por procesos no implica que va a
07:05desaparecer la gestión funcional dado
07:07que toda empresa es necesario tener bien
07:10determinado que funciones que
07:12responsabilidades y objetivo tiene cada
07:14área lo que va a suceder si es que una
07:17empresa decide gestionar por procesos es
07:19que esta gestión se va a optimizar
07:23reorganizando los organigramas a fin de
07:25que cada uno de los departamentos estén
07:28orientados a dar valor al producto en la
07:30medida que ofrecen valor a cada uno de
07:33los procesos cada área tendrá sus
07:36propios objetivos específicos de área y
07:39sus propias responsabilidades pero a la
07:41vez estos objetivos de cada área estarán
07:44relacionados a los objetivos principales
07:46que se da dentro de la gestión por
07:49procesos que son dar valor al
07:52y a la vez estos objetivos específicos
07:55que están orientados a dar valor al
07:58cliente estarán relacionados a los
08:00objetivos propios de la empresa de la
08:03parte estratégica de la empresa que bajo
08:05una gestión por procesos está orientada
08:08a la satisfacción del cliente también en
08:11conclusión de lo que vemos en esta
08:13gráfica se puede mostrar de manera muy
08:16práctica que el valor del cliente se da
08:18a la salida de los procesos No desde las
08:22funciones de la empresa un área puede
08:24funcionar muy bien pero esto no
08:27garantiza que el producto final que se
08:28le da al cliente sea óptimo o lo que
08:31satisface al cliente pero si se gestiona
08:34desde un enfoque por procesos el valor
08:36del cliente se considerará dentro de
08:39estos objetivos internos de cada área y
08:42de los objetivos estratégicos de la
08:44empresa finalmente en esta última lámina
08:47les dejo esta lista de diferencias de
08:52Cómo es la gestión por funciones y la
08:54gestión por procesos
09:03Qué es un proceso y cuáles son sus
09:05elementos
09:08el concepto básico que debemos de tener
09:11presente antes de poder hablar de
09:13gestión por procesos es qué es un
09:16proceso el concepto de que es un proceso
09:19es en realidad muy simple es un conjunto
09:22de actividades que se realizan para
09:24obtener un objetivo y en el ámbito
09:27empresarial Generalmente este objetivo
09:30es obtener un producto o un servicio
09:34otra característica importante para ser
09:38un proceso es que Estas actividades son
09:41repetitivas y sistemáticas e incluyen
09:45toma de decisiones la figura que estamos
09:48viendo Es la representación gráfica de
09:51Qué es un proceso cada actividad que se
09:55realiza para obtener un resultado se
09:58representa por una caja en este caso una
10:01caja negra que en conjunto serán un
10:03proceso los procesos pueden ser muy
10:06simples como los que en la vida
10:09cotidiana y procesos más complejos como
10:11los procesos empresariales que son los
10:13que vamos a ver en este curso lo que
10:16estoy indicando al final de cada proceso
10:18es el producto o resultado que se desea
10:22obtener por cada proceso que se realiza
10:24tomando como ejemplo el punto 3 el
10:27proceso de evaluación y entrega de un
10:29préstamo bancario esto lo realiza una
10:31entidad bancaria un banco y el objetivo
10:34del banco es vender otorgar un préstamo
10:37bancario a sus clientes Entonces si nos
10:41damos cuenta en estos ejemplos hay
10:45procesos industriales que son los dos
10:47primeros pero también hay procesos de
10:49servicio en donde no existe
10:52un bien tangible necesariamente sino que
10:56se vende un servicio que lo va a
10:58experimentar el cliente en conclusión
11:00los procesos sean simples o complejos se
11:04ajustan a la definición de Qué es un
11:06proceso
11:08ahora vamos a explicar la definición de
11:11los nueve elementos de un proceso y lo
11:14vamos a hacer de una manera gráfica
11:17todo proceso cuenta con una entrada y
11:20con una salida los elementos de entrada
11:23Generalmente son tangibles o intangibles
11:27como por ejemplo insumos materia prima
11:30como políticas normativas o información
11:33técnica necesaria en el caso de ser una
11:36empresa Industrial Generalmente Son
11:39elementos tangibles la salida puede ser
11:42un producto o un servicio Dependiendo el
11:45tipo de empresa ponemos aquí un ejemplo
11:47un auto es un producto tangible en el
11:51caso de una empresa bancaria
11:53el otorgamiento de un préstamo bancario
11:55es un servicio y a la vez un producto
11:58que vendría a ser el dinero que se le
12:01entrega al cliente en el caso de un
12:03restaurante sería el mix entre el
12:05servicio y el producto que se le entrega
12:07al cliente
12:09la entrada lo entrega o lo provee un
12:12proveedor Generalmente es un recurso
12:14humano que entrega las entradas al
12:17proceso para que se realice el proceso y
12:19las salidas son recibidas por un cliente
12:23si abrimos esta caja negra a más detalle
12:26vamos a ver que en este caso este
12:29proceso se compone por cuatro pasos ya
12:32sabemos la definición de un proceso es
12:34una lista de pasos para obtener un
12:36resultado si nos enfocamos en los
12:40gráficos que describen un proceso cada
12:43uno de estos pasos van a ser actividades
12:45dentro del proceso en este caso este
12:48proceso tiene cuatro actividades este
12:51proceso tiene un alcance es decir tiene
12:54un inicio y un fin la actividad 1 por lo
12:58tanto será la actividad de inicio y la
13:01actividad 4 será la actividad de fin es
13:04importante tener en cuenta este punto
13:06porque de esta manera vamos a poder
13:08medir el tiempo del proceso cuando
13:11inicia la actividad 1 vendría a ser el
13:14inicio del tiempo del proceso y cuando
13:16termina la actividad 4 vendría a ser el
13:18tiempo final donde termina el proceso
13:22todo proceso cuenta con un dueño y
13:25generalmente el dueño del proceso es la
13:27persona en la empresa que es el
13:29responsable de la gestión del proceso a
13:32nivel global Generalmente un proceso en
13:35una empresa atraviesa varias áreas pero
13:38el dueño del proceso será el que tiene a
13:41cargo la mayor parte de actividades del
13:43proceso
13:44todo proceso cuenta con un objetivo cuál
13:48es el propósito o la razón de ser el
13:50proceso y este objetivo está relacionado
13:53o orientado a satisfacer la necesidad
13:56del cliente luego veremos en una sesión
13:58específica Cómo poder identificar el
14:01objetivo de un proceso y a la vez
14:03podremos medir mediante un indicador si
14:06es que ese objetivo se está logrando Los
14:09indicadores son fórmulas que nos
14:11permiten validar el funcionamiento del
14:12proceso y si el objetivo se está
14:15alcanzando cuando hemos hablado de
14:18entradas y salidas también hemos hablado
14:20de proveedores y clientes dentro de cada
14:22proceso existe un cliente interno que
14:25recibe el producto o la salida de cada
14:29actividad y este mismo se puede
14:31convertir en un proveedor interno de la
14:35siguiente actividad por lo tanto Existen
14:37un cliente y un probador interno así
14:40como un cliente y un proveedor externo
14:43los clientes vienen a ser en realidad
14:46los trabajadores que dentro del proceso
14:49interactúan el proveedor externo viene a
14:52ser la persona que
14:55provee la información pero no está
14:57dentro del proceso y a la vez el cliente
15:00externo viene a ser el que recibe el
15:03producto final del proceso Cómo
15:06identificar los elementos de un proceso
15:08a continuación listo una serie de
15:12preguntas que son interesantes de
15:16hacerse Al momento de identificar los
15:18elementos de un proceso por ejemplo
15:21Quién hace el proceso Con qué se hace el
15:25proceso Cómo se hace el proceso y de
15:28esta manera con estas preguntas vamos a
15:30poder identificar estos nueve elementos
15:33del proceso al final he puesto una
15:35pregunta adicional Qué es Cuánto tiempo
15:37dura el proceso Esto está orientado en
15:40realidad Al momento de hablar de los
15:42objetivos y los indicadores del proceso
15:49otros conceptos básicos a conocer al
15:52implementar gestión por procesos
15:56antes de iniciar implementar gestión por
15:59procesos es importante recordar o
16:02conocer estos conceptos básicos que
16:05muchas veces escuchamos en el mundo de
16:07los procesos Pero al final muchos de
16:10ellos son lo mismo como por ejemplo
16:13flujograma o flujo de proceso vamos a
16:17aclarar estos conceptos a continuación
16:21el primer concepto es levantamiento o
16:23relevamiento de proceso dependiendo del
16:26país o dependiendo de la empresa
16:28algunos dicen levantamiento del proceso
16:31otros dicen relevamiento del proceso
16:33entre otros términos Qué significa
16:36relevamiento del proceso es obtener la
16:39información relacionada al proceso a fin
16:42de mapearlo a alto nivel o a detalle y
16:44para definir la lista de procesos y
16:47actividades de manera secuencial todo
16:49esto lo hemos visto a detalle en el
16:51curso número 1 en la metodología de
16:53relevamiento de procesos
16:56mapear un proceso significa identificar
16:59las entradas salidas las relaciones
17:02proveedor cliente entre los procesos la
17:05secuencia de actividades y cómo se
17:07relacionan los procesos entre sí el
17:09mapeo del proceso es también llamado
17:11modelado del proceso
17:14diagramar el flujo de proceso a detalle
17:17con la herramienta de flujo de proceso
17:21podemos graficar y modelar el proceso a
17:25nivel de detalle usando símbolos flechas
17:28toda la simbología de flujos de proceso
17:31con el objetivo de analizar el proceso
17:33con el objetivo de analizar el proceso
17:36comprenderlo y mejorarlo el flujo de
17:39proceso es llamado también flujograma
17:42diagrama de proceso
17:45Cuál es la diferencia entre un mapa de
17:47proceso y un flujo de proceso
17:50el mapa de proceso es un gráfico a nivel
17:53global no se identifican los detalles
17:56como en el flujo de proceso el mapa de
17:59proceso sirve para representar
18:00gráficamente la interacción entre ellos
18:03mismos las entradas las salidas de cada
18:06proceso su proceso proveedor cliente
18:09secuencia del proceso su proceso así
18:12mismo determina el inicio el fin y el
18:15alcance del proceso
18:17por otro lado el flujo del proceso sirve
18:20para representar gráficamente también
18:22pero a nivel de detalle a nivel de
18:25actividades mediante un flujo de proceso
18:27y una ficha de proceso en donde se
18:31escribe se redacta el proceso podremos
18:34ver por ejemplo Quién es el responsable
18:36el cómo cuándo y dónde se llevan a cabo
18:40estos procesos Estas actividades el
18:43flujo de proceso contiene símbolos
18:45orientados al detalle para identificar
18:47la cantidad de actividades la cantidad
18:49de bucles o repeticiones que tiene ese
18:53proceso Igualmente podemos analizar con
18:56un flujo de proceso los retrocesos los
18:58excesos de controles que pueda haber en
19:01un proceso y muchas veces identificar
19:03tomas de Decisiones imprecisas Con un
19:07flujo de proceso podemos ir directo a
19:09analizarlo a mejorar el proceso
19:134
19:14conceptualizar un proceso
19:17conceptualizar se refiere a relevar y
19:21mapear un proceso desde cero no existe
19:23ninguna información de procesos en la
19:26empresa Como por ejemplo no existe
19:28manuales de procesos o instructivos o
19:31fichas de proceso que muchas veces las
19:33empresas cuentan con esto de manera
19:35informal en ese caso tendrás que
19:39conceptualizar el proceso es un
19:41descubrimiento del proceso actual
19:445 caracterizar procesos Es un término
19:48usado al implementar sistemas de gestión
19:51de calidad es identificar los elementos
19:55del proceso como las entradas las
19:57salidas los propietarios los elementos
19:59del proceso
20:026 documentar procesos documentar es
20:05poner en escrito y en gráficos los
20:07procesos Y obtener un documento que
20:10debería de convertirse en un estándar
20:12Como por ejemplo un manual de procesos
20:15una ficha de procesos un flujo de
20:17procesos al convertir el escrito en un
20:21estándar de esta manera vamos a eliminar
20:23ambigüedades y se puede de esta manera
20:26saber a precisión De qué trata el
20:28proceso y sus actividades cada vez que
20:31ese proceso va a modificarse se tendría
20:34que cambiar el manual de procesos todo
20:38esto lo vamos a ver ya en la sección 3
20:40cuánto vamos a implementar la gestión
20:42por procesos
20:44ahora vamos a ver en los tres últimos
20:47términos que vamos a clarificar la
20:49diferencia entre proceso procedimiento y
20:53actividad
20:54el concepto de proceso ya lo conocemos
20:57lo hemos visto en el curso 1 pero lo voy
20:59a volver a repetir para poder compararlo
21:01con el procedimiento y la actividad
21:04ya sabemos que el proceso es un conjunto
21:07de actividades interrelacionadas que se
21:10realizan para obtener un objetivo
21:11Generalmente un producto o un servicio
21:14dentro del enfoque empresarial una
21:17actividad es un conjunto de tareas que
21:20describen de manera detallada la
21:22actividad las actividades Generalmente
21:24están relacionadas a un único
21:27departamento o área de una empresa tomar
21:30en cuenta Esta consideración y un
21:33procedimiento puede describir o un
21:36proceso o una actividad la actividad que
21:39es el grupo de tareas este procedimiento
21:42cuenta con un alcance con un objetivo
21:45con responsables
21:48y lo que dijimos el que el Cómo el
21:51Cuándo Cuánto tiempo demora este proceso
21:54y generalmente para gestión por procesos
21:57lleva se define un indicador asociado
22:00para mejorar ese proceso
22:03En conclusión
22:05hay dos tipos de Procedimientos si el
22:08procedimiento describe una actividad se
22:11llama procedimiento detalle y si un
22:13procedimiento describe a un proceso se
22:16le llama procedimiento de tipo general
22:19como mejorar un proceso específico
22:22dentro de tu empresa
22:26para mejorar un proceso tenemos que usar
22:30una metodología de mejora de procesos
22:33existen diversas metodologías de mejora
22:36de procesos pero los pasos básicos son
22:38los siguientes que muestro a
22:41continuación lo primero que debemos de
22:43hacer es iniciar a conocer el proceso
22:45con los conceptos que hemos ya visto en
22:49este curso
22:50este metodología de relevamiento consta
22:53de cinco etapas 1 reuniones preliminares
22:57dos entrevistas preliminares y los pasos
23:003 4 y 5 que son los pasos netamente de
23:04trabajo de campo
23:06en un inicio tenemos que hacer un
23:09relevamiento de procesos para poder
23:11identificar Cuáles son las actividades
23:13la lista de pasos que componen ese
23:17proceso para poder graficar ese proceso
23:21y poder tener un flujo de procesos
23:25para poder relevar el proceso también
23:27existe diversas metodologías como puede
23:30ser el seguimiento del proceso hacer
23:33toma de tiempos tener reuniones de
23:36trabajo con los trabajadores para
23:37identificar cuál es la secuencia de
23:40actividades etcétera y en el momento que
23:43estás haciendo el relevamiento de este
23:45proceso y en el momento que estás
23:48haciendo el relevamiento de este proceso
23:50debes de aplicar tu capacidad de
23:52análisis observación y criterio para
23:55poder detectar lo que vemos en el
23:58siguiente paso que es las oportunidades
24:00de mejora
24:02dependiendo la complejidad del proceso
24:05vamos a utilizar nuestro criterio para
24:08poder dividirlo en su proceso
24:12actividades y tareas
24:15al final de esta etapa de relevamiento
24:17deberías de tener como mínimo un
24:20diagrama de flujo un cuadro de proceso a
24:23detalle y a la vez la lista de
24:25oportunidades de mejora que has
24:27identificado durante tu etapa de
24:29relevamiento y de análisis
24:35cada vez que estamos detallando
24:37actividades podemos en paralelo
24:40identificar por cada actividad o en
24:43alguna actividad oportunidades de mejora
24:45del proceso de esta manera obtenemos una
24:50lista de oportunidades de mejora que le
24:53llamo repositorio de oportunidades de
24:55mejora potenciales propuestas de mejora
24:59así lo vemos de una manera gráfica de
25:01esta manera podemos identificar que
25:03oportunidades de mejora tenemos por cada
25:06parte del proceso y así analizar cada
25:09oportunidad de mejora ver el impacto de
25:13desarrollo priorizar Cuál de ellas vamos
25:15a desarrollar a fin de hacer la
25:17propuesta de mejoras de pasos para
25:19implementar la gestión por procesos en
25:21una empresa
25:23para poder implementar la gestión por
25:26procesos en una empresa lo debemos hacer
25:29mediante la ejecución de un proyecto lo
25:33que llamamos el proyecto de
25:34implementación de gestión por procesos
25:37en la empresa y esto se basa en cinco
25:40fases fundamentales que son las
25:43siguientes la planificación el
25:46relevamiento y Mateo documentar el
25:49proceso el desarrollo de indicadores y
25:52la propia preparación del área de
25:55gestión por procesos Y definitivamente
25:57para implementar procesos se debe de
26:00saber gestión por proyecto eso es muy
26:03importante de saber para poder
26:05implementar bien la gestión por procesos
26:10Y si estás interesado en entrenarte en
26:13gestión por procesos a profundidad para
26:15poder aplicarlo en la empresa en que
26:18trabajas o en la empresa que tienes y
26:21poder hacer propuestas de mejora
26:23concretos te sugiero llevar el curso
26:25para principiantes que es el curso
26:28gestión por procesos uno y si ya estás
26:31en un nivel intermedio te recomiendo
26:34llevar el curso gestión por procesos dos
26:36donde te explico paso a paso con
26:39ejemplos prácticos como implementar la
26:42gestión por procesos en una empresa dejo
26:45los detalles del curso en la caja de
26:48comentarios
26:53si quieres entender algo descríbelo
26:56descríbelo a través de mapas una vez que
26:59lo describas mírelo una vez que lo midas
27:03lo podrás controlar una vez que los
27:07controles lo podrás corregir mejorar O
27:11bien integrar a algo innovador o
27:14creativo para el logro de tus objetivos
27:17Gary
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