DAY IN THE LIFE of a bookkeeper 2021 (Bookkeeping for a preschool)

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15 Dec 202017:31

Summary

TLDR在本视频中，Morgan展示了作为一名簿记员的一天，分享了她如何管理客户的财务，特别是为一家幼儿园提供簿记服务。她讲解了如何通过QuickBooks分类、对账和处理收据，确保每项支出都得到妥善记录和核对。除了这些日常簿记任务，Morgan还介绍了如何处理报销支票、学费管理、以及如何利用技术工具简化工作流程。此外，她还展示了如何通过Asana管理自己的工作任务，并分享了她在业务拓展和市场营销方面的经验。整个视频帮助初学簿记的人了解基础流程，并且提供了实用的工作技巧和方法。

Takeaways

😀 作为一名簿记员，处理简单客户的日常工作能让你建立信心，不必感到压力。
😀 日常任务包括分类和调节账目、匹配收据、写支票以及与客户沟通学费问题。
😀 记账员需要确保账目与银行账户对账，并使用QuickBooks系统帮助管理账户。
😀 快速匹配收据系统：教师使用借记卡购买物品后，通过QuickBooks邮件系统将收据上传。
😀 如果收据无法自动匹配，簿记员需要通过报告找到缺失的收据并联系教师补充。
😀 书面支票的开具需要确保准确无误，并在QuickBooks中记录支票信息，跟踪未结清的支票。
😀 在为客户准备利润和损失报告时，可以通过分解各类收入和支出类别来更清楚地分析客户的财务状况。
😀 不同客户可能有不同的财务年设定，确保根据客户的实际情况调整QuickBooks的财务年度。
😀 使用Google表格可以有效地记录和管理学费和捐款等收入，并减少手动计算的工作量。
😀 营销和客户沟通是簿记员业务中的一部分，影片内容强调了网络视频和社交媒体的重要性。
😀 使用Asana等项目管理工具有助于高效地组织和管理任务，提高工作效率。

Q & A

作为一个簿记员，如何处理客户的银行交易？
-在脚本中，Morgan介绍了如何通过QuickBooks将客户的银行账户与QuickBooks连接，以便将所有交易导入到系统中。她的工作是对这些交易进行分类，并确保每笔交易都与银行账单对账，以确保无误。
如何理解和使用损益表？
-Morgan展示了如何为客户准备和解读损益表。通过分类收入和支出，Morgan帮助客户了解不同类别的盈利情况，例如托儿班的收入和薪资支出。损益表也有预算和实际支出对比的功能，帮助客户监控财务状况。
如何管理和归类收据？
-Morgan通过为老师提供借记卡并要求他们将购买收据通过电子邮件发送到QuickBooks来简化收据管理。这使得QuickBooks自动接收收据，并通过“匹配”功能确保每笔交易和收据相对应。如果有遗漏的收据，系统会生成报告，帮助Morgan及时追踪和补全。
簿记员如何管理客户的预算？
-对于非营利类客户，Morgan在脚本中展示了如何设定预算，并通过QuickBooks跟踪实际支出与预算的对比，确保预算管理和财务健康。她还提到，对于学校类客户，她会设定特定的财政年度，而非传统的1月到12月的年制。
簿记员如何确保客户账户的准确性？
-在脚本中，Morgan展示了如何进行对账，并确保QuickBooks中的银行交易与银行账户记录一致。如果差额为零，就说明账户对账成功。此外，她也提到，每次开支后需要及时在QuickBooks中记录支票，以便保持准确的账目。
如何处理报销支票？
-当有老师支付了自己的费用后，Morgan会为其开具报销支票。她在脚本中提到，作为客户账户的签字人，她可以直接在银行签署支票并录入QuickBooks。这样，每笔支票的支付都能准确记录，并在银行对账时与系统中的数据匹配。
簿记员如何与客户沟通学费问题？
-在托儿所的案例中，Morgan并没有直接开具发票，而是通过Google表格跟踪每个班级的学费收入。每次收到款项时，她会将相关信息录入QuickBooks，并确保学费收入能反映在损益表中，以便分析不同班级的盈利情况。
Morgan是如何组织自己的工作任务的？
-Morgan通过使用Asana这个任务管理工具来组织她的工作。她在脚本中展示了如何把任务分门别类，并优先处理重要事项。她还提到，她在手机上也使用Asana，以便随时随地更新任务进展。
作为簿记员，如何处理繁琐的电子邮件？
-Morgan表示，她每周都会清理自己的电子邮件，将所有未读邮件及时处理完。这种做法帮助她保持高效，避免电子邮件堆积成压力源。她也提到，通过定期清理，她能确保每天的工作不会因为邮件问题拖延。
如果客户使用不同的财务管理系统，簿记员该如何适应？
-在脚本中，Morgan提到她的一些客户使用的是较为过时的系统，她帮助他们逐步过渡到现代化的工具和流程。例如，她引导客户使用Google表格来更好地管理学费收入，并将其与QuickBooks相结合，以提高工作效率。