Técnicas de archivo y sistemas de clasificación

ILERNA
21 Aug 202002:36

Summary

TLDREn este vídeo se exploran los archivos y sus técnicas de clasificación, definiendo un archivo como un conjunto ordenado de documentos que facilita el acceso y la recuperación de información en una empresa. Se diferencian entre archivos manuales y digitales, y se presentan criterios de organización como el alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, temático y geográfico. La selección del método de clasificación debe adaptarse a las características de la empresa, subrayando la importancia de un modelo estandarizado para garantizar un registro sencillo y eficiente de la documentación.

Takeaways

  • 😀 Un archivo es un conjunto ordenado de documentos generados por una persona o institución.
  • 📁 Archivar es esencial para mantener la información organizada y accesible.
  • 🔍 Un archivo debe seguir normas estandarizadas para facilitar el acceso y la localización de la información.
  • 🏢 Los archivos pueden ser físicos (manuales) o digitales (sistemas operativos o en la nube).
  • 🌐 El archivo actúa como el núcleo informativo de la empresa, recopilando toda la documentación necesaria.
  • 📊 Existen diferentes criterios para organizar archivos: alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, temático y geográfico.
  • 🔤 En el archivo alfabético, los documentos se ordenan según el abecedario.
  • 🔢 El archivo numérico clasifica documentos basándose en números.
  • 📅 El archivo cronológico organiza información según fechas.
  • 📚 La elección del método de clasificación depende de las características de la empresa y es crucial para el registro y recuperación de información.

Q & A

  • ¿Qué es un archivo?

    -Un archivo es un conjunto ordenado de documentos generados por una persona, empresa o institución a raíz de su actividad.

  • ¿Por qué es necesario archivar?

    -Archivar es necesario para tener la información ordenada, clasificada y localizada, facilitando su acceso rápido y sencillo.

  • ¿Qué normas debe seguir un archivo?

    -Un archivo debe regirse por normas estandarizadas o un manual de uso que indique la forma de acceso y localización de la información.

  • ¿Qué tipos de archivos existen?

    -Existen archivos manuales (físicos) y archivos digitales (almacenados en un sistema operativo o en la nube).

  • ¿Qué función cumple un archivo en una empresa?

    -El archivo funciona como el núcleo informativo de la empresa, aglutinando toda la documentación necesaria y permitiendo su recuperación cuando se precisa.

  • ¿Cuáles son los criterios para organizar un archivo?

    -Los criterios incluyen: alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, por temas y geográfico.

  • ¿Cómo se organiza un archivo alfabético?

    -En un archivo alfabético, los documentos se ordenan siguiendo el orden de las letras del abecedario.

  • ¿Qué caracteriza un archivo cronológico?

    -El archivo cronológico clasifica la documentación según la fecha en que fue generada o recibida.

  • ¿Por qué es importante mantener un modelo estandarizado en el archivo?

    -Es importante para asegurar que el registro sea sencillo y que la información sea fácil de localizar y recuperar.

  • ¿Qué debe hacerse al registrar un nuevo documento?

    -Se debe dar a conocer la forma de registro de cualquier documento nuevo para asegurar la coherencia en la gestión del archivo.

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