Cómo organizar un evento

Summary

Este vídeo ofrece una guía para organizar eventos empresariales de manera exitosa. Aborda desde la identificación del motivo del evento hasta la planificación detallada, incluyendo la definición de objetivos, elección de fecha y localización, gestión de presupuesto y contratación de servicios. También destaca la importancia de tener un plan B para imprevistos y la necesidad de involucrar al equipo en la organización para maximizar la satisfacción y el reconocimiento del trabajo realizado.

Takeaways

• 😀 La organización de eventos puede ser estresante pero con buena planificación es posible tener éxito.
• 🤔 Es importante definir el motivo del evento antes de comenzar la planificación para cumplir con las expectativas.
• 📅 Al elegir la fecha del evento, tener en cuenta eventos festivos y evitar lunes y viernes por razones laborales.
• 🏢 Considerar el tipo de evento y la cultura organizacional para determinar la ubicación adecuada.
• 📝 Crear un objetivo claro y específico para el evento, como lanzar un producto o generar visibilidad en los medios.
• 🗓️ Planificar con antelación, teniendo en cuenta los plazos para cada tarea y los posibles imprevistos.
• 🍽️ Incluir en la planificación el catering y los servicios técnicos necesarios, como sonido e iluminación.
• 🎤 Considerar la necesidad de contratar oradores o coaches para brindar contenido de valor al evento.
• 📢 Definir si el evento será difundido y planificar la estrategia de comunicación y marketing en consecuencia.
• 💰 Gestionar el presupuesto detalladamente, incluyendo costos, fechas de pago y control de gastos.
• ⏱️ Crear un cronograma detallado y asignar responsabilidades claras para asegurar que todo se realice a tiempo.

Q & A

¿Qué reacciones emocionales pueden desencadenar la palabra 'evento' en los empleados de una empresa?

La palabra 'evento' puede hacer que los empleados sientan frío por la espalda, dolor de cabeza repentino o la necesidad de salir corriendo de la sala de reunión.

¿Por qué es importante una buena planificación para organizar un evento exitosamente?

Una buena planificación permite llevar adelante la tarea de manera exitosa, garantizando que el equipo que está a cargo sienta satisfacción y reciba reconocimiento por su trabajo.

¿Cuáles son algunos de los motivos para organizar un evento en una empresa?

Algunos motivos para organizar un evento incluyen el lanzamiento de un producto, agasajar a proveedores, armar una jornada de voluntariado, o celebrar un fin de año.

¿Cómo se puede definir el objetivo de un evento antes de comenzar con su planificación?

El objetivo se define considerando el motivo del evento, como generar un buen clima en la compañía, ganar imagen de marca, promocionar un producto, etc.

¿Qué es un diseño de evento y cómo ayuda a comenzar con la organización?

Un diseño de evento es una especie de croquis que te permite comenzar con la organización, orientándote con preguntas que definen el origen y el propósito del evento.

¿Cuáles son algunos factores a considerar al elegir la fecha para un evento?

Al elegir la fecha, es importante tener en cuenta los feriados, evitar lunes por la carga de trabajo posterior al fin de semana y viernes por la posibilidad de que la gente corte su jornada laboral.

¿Qué variables deben tenerse en cuenta para definir la ubicación de un evento?

Las variables para definir la ubicación incluyen el horario, quiénes y cuántos son los implicados, el presupuesto disponible y la cultura organizacional.

¿Qué aspectos se deben considerar al organizar el catering y los servicios técnicos para un evento?

Al organizar el catering y servicios técnicos, se deben considerar aspectos como la disponibilidad, capacidad, características técnicas y costos, así como la necesidad de contratar oradores o coaches.

¿Cómo se debe abordar la difusión de un evento si se trata de un evento interno o uno de alta repercusión pública?

Para eventos internos, la difusión puede ser menor, pero para eventos de alta repercusión, es necesario planificar la estrategia de comunicación a través de los medios y considerar la contratación de celebridades, bloggers e influencers.

¿Qué estrategia se sugiere para el presupuesto y el cronograma de un evento?

Se sugiere incluir en el presupuesto el costo de cada ítem, fechas de pago y compartirlo con la administración. Para el cronograma, se recomienda comenzar desde la fecha del evento hacia atrás, teniendo en cuenta los días necesarios para cada tarea.

¿Cómo se puede manejar la incertidumbre y los imponderables durante la organización de un evento?

Es importante anticiparse y tener un plan B para situaciones imprevistas, como eventos climáticos o la falta de un orador.