Mail Merge in Google Docs

Summary

In diesem Video wird gezeigt, wie man die Mail-Merge-Funktion in Google Docs verwendet, um personalisierte Dokumente wie Bewerbungsschreiben für mehrere Empfänger zu erstellen. Der Prozess umfasst die Installation des Mail-Merge-Add-ons, das Erstellen einer Google Sheets-Tabelle mit Empfängerdaten und das Einfügen von Platzhaltern in das Dokument. Nachdem alle Felder hinzugefügt wurden, kann der Mail-Merge-Prozess gestartet werden, um ein neues Google Docs-Dokument oder eine PDF-Datei zu erstellen. Eine einfache Anleitung für die Erstellung von personalisierten Massen-Dokumenten.

Takeaways

• 😀 Mail Merge ist eine Funktion, die es ermöglicht, ein einziges Dokument mit einer Datenquelle zu verbinden, um personalisierte Dokumente zu erstellen.
• 😀 Zum Durchführen von Mail Merge in Google Docs muss ein Add-on installiert werden, das über den Google Workspace Marketplace verfügbar ist.
• 😀 Um das Add-on zu installieren, muss man in Google Docs unter 'Erweiterungen' 'Add-ons' auswählen und 'Add-ons abrufen' klicken.
• 😀 Nach der Installation des Add-ons muss der Benutzer eine Google Sheets-Datei auswählen, die die Daten enthält, die in das Dokument eingefügt werden sollen.
• 😀 In der Google Sheets-Datei müssen die Datenfelder in der ersten Zeile als Feldnamen angegeben werden, z. B. Titel, Vorname, Nachname, Position und Adresse.
• 😀 Die zweite Zeile in der Google Sheets-Datei enthält die zu merge-enden Datensätze für jeden Empfänger.
• 😀 Im Mail Merge-Panel in Google Docs können dann Platzhalter für die Datenfelder in das Dokument eingefügt werden, wie z. B. Titel, Name und Adresse.
• 😀 Der Mail Merge-Prozess wird gestartet, indem der Benutzer auf 'Start Mail Merge' klickt, um die Dokumente zu generieren.
• 😀 Nachdem der Mail Merge abgeschlossen ist, kann der Benutzer die generierten Dokumente als neue Google Docs-Dateien öffnen, als PDF herunterladen oder als MS Word-Dateien speichern.
• 😀 Der Benutzer wird aufgefordert, den Kanal zu abonnieren und die Benachrichtigungsglocke zu aktivieren, um über neue Videos informiert zu werden.

Q & A

Was ist die Funktion von Mail Merge in Google Docs?

Mail Merge ist eine Funktion, mit der ein einzelnes Dokument (z. B. ein Brief oder eine Einladung) mit einer Datenquelle verbunden wird, die Informationen über den Empfänger wie Name, Adresse und andere vordefinierte Daten enthält. Dadurch können personalisierte Dokumente für jeden Empfänger erstellt werden.

Welche Schritte sind erforderlich, um Mail Merge in Google Docs zu verwenden?

Zuerst müssen Sie das Add-On 'Mail Merge for Google Docs' aus dem Google Workspace Marketplace installieren. Nach der Installation müssen Sie das Dokument vorbereiten und eine Tabelle mit den erforderlichen Feldern (z. B. Name, Adresse) in Google Sheets erstellen.

Wie installiere ich das Mail Merge-Add-On in Google Docs?

Gehen Sie zu 'Erweiterungen', wählen Sie 'Add-ons' und dann 'Add-ons holen'. Im Google Workspace Marketplace suchen Sie nach 'Mail Merge for Docs', klicken auf 'Installieren' und geben die erforderlichen Berechtigungen für das Add-On frei.

Was muss in der ersten Zeile der Google Sheets-Datei stehen?

In der ersten Zeile sollten die Feldnamen stehen, die später in das Dokument eingefügt werden, wie z. B. Titel, Vorname, Nachname, Position, Unternehmen und Adresse.

Wie füge ich die Felder aus der Tabelle in das Dokument ein?

Nachdem Sie das Datenblatt ausgewählt haben, klicken Sie an der gewünschten Stelle im Dokument und wählen dann das passende Merge-Feld aus, das Sie einfügen möchten.

Welche Arten von Feldern werden in das Dokument eingefügt?

Typische Felder, die in das Dokument eingefügt werden, umfassen Titel, Vorname, Nachname, Position, Unternehmen und Adresse.

Was passiert, nachdem alle Felder im Dokument eingefügt wurden?

Nachdem alle Felder eingefügt wurden, klicken Sie auf 'Start Mail Merge', um das Zusammenführen der Daten zu starten. Das Ergebnis ist ein neues Google Docs-Dokument mit personalisierten Briefen für jeden Empfänger.

Kann ich das fertige Dokument als PDF herunterladen?

Ja, Sie können das fertige Dokument als PDF herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche 'PDF' klicken.

Kann das fertige Dokument auch im MS Word-Format heruntergeladen werden?

Ja, es besteht auch die Möglichkeit, das fertige Dokument als MS Word-Datei herunterzuladen.

Wie kann ich das Mail Merge-Add-On öffnen, nachdem es installiert wurde?

Nach der Installation können Sie das Mail Merge-Add-On öffnen, indem Sie das Mail Merge-Symbol auf der rechten Seite des Google Docs-Dokuments anklicken, um das Seitenpanel zu öffnen.