Sistema de Gestión Documental Orfeo - como hacer un Radicado de entrada

Emmanuel Perea

15 Oct 201829:24

Summary

TLDRManuel Perea, un archivista con más de 10 años de experiencia, comparte un tutorial sobre cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó, ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia. Perea destaca la importancia de la regulación en políticas de gestión documental y guía a los espectadores a través de los pasos para ingresar un documento, desde la recepción hasta la asociación de una imagen escaneada, enfatizando la eficiencia y estandarización que Orfeó ofrece para mejorar la productividad en el manejo de documentos en organizaciones.

Takeaways

😀 Manuel Perea es un archivista con más de 10 años de experiencia y ha trabajado en multinacionales como Johnson & Johnson.
🏢 Actualmente, Manuel trabaja para una empresa importante en Mallorca Boca y desea explicar cómo realizar una radicación en el sistema de gestión documental Orfeó.
📚 El sistema Orfeó es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia y es robusto y eficiente para gestionar procesos documentales.
📝 Existen ocho procesos en la gestión documental que incluyen planeación, producción, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.
🌐 Se puede acceder a la página del archivo general de la nación para obtener información detallada sobre los procesos de gestión documental.
🤖 Orfeó automatiza los procesos de gestión documental facilitando y agilizando la gestión de documentos dentro de las organizaciones.
📋 Para realizar una radicación en Orfeó, se inicia ingresando con credenciales de usuario y contraseña, y se sigue el proceso de ingreso de documentos.
🔍 Es posible buscar y verificar documentos previamente radicados por medio del sistema, utilizando información del remitente como el número de identificación.
📝 Se puede registrar y actualizar información del remitente y del destinatario, y asociar documentos físicos y digitales a un radicado en particular.
📑 El proceso de radicación incluye la descripción de los anexos, el número de folios, y la tipificación del documento para cumplir con las normativas legales.
📧 Una vez radicado el documento, se pueden enviar notificaciones y respuestas rápidas a través del sistema, mejorando la eficiencia y reduciendo el papeleo.

Q & A

¿Quién es el hablante del guion y qué profesión ejerce?
-El hablante es Manuel Perea, quien es archivista y tiene más de 10 años de experiencia.
¿En qué empresas ha trabajado Manuel Perea?
-Manuel Perea ha trabajado en empresas multinacionales como Johnson y Johnson y en Mallorca Boca.
¿Qué sistema de gestión documental se menciona en el guion?
-El sistema de gestión documental mencionado es Orfeó, que es ampliamente utilizado por entidades públicas en Colombia.
¿Cuántos procesos componen la gestión documental según el guion?
-Según el guion, hay ocho procesos en la gestión documental: planeación documental, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración documental.
¿Cómo se puede acceder a la información sobre los procesos de gestión documental detallados?
-Se puede acceder a la información detallada sobre los procesos de gestión documental visitando la página del archivo general de la nación.
¿Qué permite hacer el sistema de gestión documental Orfeó?
-Orfeó permite automatizar los procesos de la gestión documental, facilitando y agilizando su realización dentro de las organizaciones y estandarizando los procesos, lo que puede aumentar la productividad.
¿Cómo se realiza una radicación de entrada en el sistema Orfeó según el guion?
-Para realizar una radicación de entrada en Orfeó, se inicia sesión con credenciales de usuario y contraseña, se ingresa a la sección de radicación en el menú lateral y se llena el formulario de información con los datos del remitente y del documento.
¿Qué es una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' según el contexto del guion?
-Una 'unidad de correspondencia' o 'ventanilla única' es el lugar donde se reciben y despachan los documentos, y su nombre varía según el tipo de organización: en entidades del estado se llama ventanilla única y en empresas privadas, unidad de correspondencia o recepción.
¿Qué es una 'tabla de retención documental' y por qué es importante?
-Una 'tabla de retención documental' es un instrumento que estructura y organiza los archivos institucionales, permitiendo una gestión adecuada de la información. Es importante porque cumple con la normativa exigida por la superintendencia de industria y comercio para las empresas reguladas.
¿Cómo se puede notificar a otras dependencias sobre un radicado en el sistema Orfeó?
-Para notificar a otras dependencias sobre un radicado en Orfeó, se utiliza la opción 'informar' en el proceso de radicación, seleccionando las dependencias a las que se les enviará una alerta por correo electrónico.
¿Cómo se puede dar una 'respuesta rápida' a un radicado en el sistema Orfeó?
-Para dar una 'respuesta rápida' a un radicado en Orfeó, la persona destinataria puede ingresar al sistema, ir a consultas, pegar el número del radicado y utilizar la opción 'respuesta rápida' para revisar y tramitar el documento digitalizado sin necesidad de su versión física.