CURSO VIRTUAL: "GESTION POR PROCESOS" para PRINCIPIANTES
Summary
TLDREl curso de gestión por procesos imparte conocimientos esenciales sobre la gestión orientada al cliente y el mejoramiento continuo. Expone los beneficios de esta metodología, que incluye la satisfacción del cliente, reducción de costos y adaptabilidad a cambios. Detalla cómo pasar de una estructura organizacional funcional tradicional a una horizontal, enfocándose en la valoración del proceso y no solo de las áreas. Se discuten los elementos de un proceso y cómo identificarlos, así como los conceptos básicos para su implementación. El curso también ofrece una guía para mejorar procesos específicos y para llevar a cabo un proyecto de implementación exitoso.
Takeaways
- 😀 La gestión por procesos es un modelo de organización que se basa en dar valor al cliente y en el mejoramiento continuo de la empresa.
- 📈 Se puede pasar de una gestión por áreas tradicional a una gestión por procesos, lo que implica una reorganización para que los departamentos estén orientados a dar valor al cliente.
- 🔍 Un proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas que buscan alcanzar un objetivo, generalmente un producto o servicio.
- 🏗️ Los procesos tienen nueve elementos clave: entradas, salidas, propietario, objetivo,客户提供者, clientes, actividades, secuencia y alcance.
- 📊 Para mejorar un proceso, es necesario identificar y analizar las actividades, oportunidades de mejora y desarrollar propuestas de mejora.
- 🛠️ La implementación de la gestión por procesos se lleva a cabo a través de un proyecto que incluye planificación, relevamiento, documentación, desarrollo de indicadores y preparación del área de gestión por procesos.
- 📚 Conocer y aplicar conceptos básicos como relevamiento, mapeo, flujograma, procedimiento y actividad es fundamental para la gestión por procesos.
- 🌐 La gestión por procesos permite una adaptación rápida a los cambios, mejora la comunicación interna y promueve la integración de las mejores prácticas y la transformación digital.
- 📈 La gestión por procesos se caracteriza por ser horizontal en lugar de vertical y jerárquica, lo que mejora la colaboración entre áreas.
- 🔑 Los beneficios de la gestión por procesos incluyen la satisfacción del cliente, la reducción de costos, la mejora continua, la adaptabilidad a cambios y el control de costos y tiempos.
Q & A
¿Qué es la gestión por procesos y cómo se diferencia de una organización tradicional?
-La gestión por procesos es un modelo de organización que se basa en dos pilares fundamentales: dar valor al cliente y ir hacia un mejoramiento continuo de la empresa. Se diferencia de la organización tradicional, que es vertical y jerárquica, en que la gestión por procesos es horizontal y se enfoca en la optimización de los procesos para satisfacer las necesidades del cliente.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar la gestión por procesos en una empresa?
-Los beneficios incluyen una mayor satisfacción del cliente, enfoque en la reducción y eliminación de costos, mejora continua, adaptación rápida a los cambios, identificación y corrección de errores, control de costos y tiempos, y una comunicación interna más eficiente.
¿Cómo se puede pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos?
-Para pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos, es necesario identificar y optimizar los procesos existentes, asegurándose de que cada área esté orientada a dar valor al producto y al cliente. Esto implica reorganizar los organigramas y asegurarse de que los objetivos de cada área estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
¿Qué es un proceso y cuáles son sus elementos?
-Un proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas que se realizan para obtener un objetivo, generalmente un producto o un servicio. Sus elementos incluyen entradas, salidas, proveedores, clientes, dueños del proceso, objetivos, indicadores y la secuencia de actividades.
¿Cómo se puede identificar si un proceso da valor al cliente?
-Para identificar si un proceso da valor al cliente, es necesario analizar si las actividades realizadas en el proceso contribuyen a la satisfacción del cliente y si están alineadas con las necesidades y expectativas del mercado.
¿Qué es el relevamiento de proceso y por qué es importante?
-El relevamiento de proceso es el proceso de obtener información relacionada con un proceso para poder mapearlo y definir secuencialmente las actividades. Es importante porque permite entender el proceso actual, identificar oportunidades de mejora y definir los procesos de manera más clara y estructurada.
¿Cuál es la diferencia entre un mapa de proceso y un flujo de proceso?
-El mapa de proceso es un gráfico a nivel global que representa la interacción entre los procesos, mientras que el flujo de proceso es una representación detallada de las actividades dentro de un proceso, utilizando símbolos y flechas para analizar y mejorar el proceso.
¿Qué es documentar un proceso y por qué es útil?
-Documentar un proceso consiste en poner en escrito y en gráficos los procesos para obtener un documento que actúe como estándar. Es útil para eliminar ambigüedades, establecer un entendimiento común de los procesos y proporcionar una base para su mejora continua.
¿Cómo se puede mejorar un proceso específico dentro de una empresa?
-Para mejorar un proceso específico, se debe utilizar una metodología de mejora de procesos que incluya el relevamiento del proceso, la identificación de oportunidades de mejora, la análisis de impacto, la priorización y la implementación de las propuestas de mejora.
¿Qué fases son fundamentales para implementar la gestión por procesos en una empresa?
-Las fases fundamentales para implementar la gestión por procesos son la planificación, el relevamiento y mapeo del proceso, la documentación, el desarrollo de indicadores y la preparación del área de gestión por procesos.
¿Por qué es importante la conceptualización de un proceso en la implementación de la gestión por procesos?
-La conceptualización de un proceso es importante porque permite descubrir y definir el proceso actual desde cero, lo que es esencial cuando no hay información previa o documentación formal de procesos en la empresa.
Outlines
😀 Introducción a la Gestión por Procesos
El primer párrafo introduce el curso de gestión por procesos, explicando que no es solo un modelo de organización sino también la base para metodologías de mejora de procesos como Six Sigma. Destaca los dos pilares fundamentales: el valor para el cliente y el mejoramiento continuo. Se menciona la importancia de identificar los procesos que aportan valor y aquellos que no lo hacen, permitiendo así la optimización de la gestión empresarial y el enfoque en la satisfacción del cliente.
📈 Beneficios de la Gestión por Procesos
En este párrafo se enumeran los beneficios de la gestión por procesos en una empresa, como el enfoque en la satisfacción del cliente (customer-centric), la reducción de costos mediante la identificación de procesos que no aportan valor, la mejora continua para aumentar la rentabilidad y la adaptabilidad a cambios externos. También se menciona el control de costos y tiempos, y cómo la gestión por procesos ayuda a estandarizar la comunicación interna y a incorporar las mejores prácticas a nivel mundial.
🔄 Transición de la Gestión por Áreas a la Gestión por Procesos
Este párrafo describe cómo pasar de una gestión tradicional por áreas a una gestión por procesos. Expone las diferencias fundamentales entre ambas, con la gestión por áreas siendo una estructura organizacional vertical y la gestión por procesos una orientación horizontal que involucra a todas las áreas en el desarrollo de los procesos. Se resalta la importancia de la gestión funcional y cómo, al adoptar la gestión por procesos, se optimiza la gestión existente sin descartarla, sino reorganizando los objetivos y responsabilidades para alinearlos con los procesos que aportan valor al cliente.
🏗️ Elementos y Características de un Proceso
Aquí se define lo que es un proceso y se describen sus elementos, como entradas, salidas, proveedores, clientes, y los pasos o actividades que lo componen. Se enfatiza la importancia de entender quién es el responsable del proceso, cuál es su objetivo y cómo se mide su éxito a través de indicadores. Además, se explica la distinción entre clientes y proveedores internos y externos, y cómo estos interactúan dentro del proceso.
🤔 Identificación y Conceptos Básicos de los Procesos
El párrafo se enfoca en cómo identificar los elementos de un proceso y los conceptos básicos necesarios para su implementación, como el relevamiento, mapeo, diagramación y conceptualización de procesos. Se mencionan herramientas como flujogramas y fichas de procesos para documentar y analizar los procesos, y se destacan los términos técnicos utilizados en la gestión de procesos.
🛠️ Mejora de Procesos y su Metodología
Este párrafo detalla los pasos para mejorar un proceso específico dentro de una empresa, utilizando una metodología de mejora de procesos. Se describen las etapas del relevamiento de procesos, la identificación de oportunidades de mejora y la creación de un repositorio de propuestas de mejora. Se enfatiza la importancia de la observación, análisis y criterio para detectar y priorizar las oportunidades de mejora.
📘 Implementación de la Gestión por Procesos
El último párrafo explica cómo implementar la gestión por procesos en una empresa a través de un proyecto de implementación basado en cinco fases fundamentales. Se sugiere la importancia de la gestión por proyectos y se promueven cursos para entrenamiento en gestión por procesos. Además, se ofrece una reflexión sobre la importancia de la descripción, medición y control de los procesos para lograr objetivos empresariales.
Mindmap
Keywords
💡Gestión por procesos
💡Valor para el cliente
💡Mejoramiento continuo
💡Organización horizontal
💡Gestión por áreas
💡Mapa de proceso
💡Flujo de proceso
💡Proceso
💡Indicadores
💡Relevamiento de proceso
💡Procedimiento
💡Actividad
Highlights
El curso de gestión por procesos enseña lo fundamental de esta metodología de organización.
La gestión por procesos se basa en dos pilares fundamentales: dar valor al cliente y mejorar continuamente la empresa.
Se inicia la gestión por procesos identificando los procesos con herramientas y metodologías adecuadas.
Es crucial diferenciar los procesos que aportan valor al cliente de aquellos que no lo hacen para mejorar o eliminarlos.
La gestión por procesos se caracteriza por ser una organización horizontal, en contraste con la vertical y jerárquica tradicional.
Entre los beneficios de la gestión por procesos se incluye la satisfacción del cliente, reducción de costos y mejora continua.
La adaptabilidad a cambios es una ventaja de la gestión por procesos, permitiendo una rápida respuesta a factores internos y externos.
La identificación de errores y soluciones inmediatas es posible gracias al mapeado de procesos.
La gestión por procesos promueve la uniformidad del lenguaje y mejora la comunicación interna entre áreas de la empresa.
Permite la incorporación de las mejores prácticas y la preparación para la transformación digital de procesos.
La gestión por procesos ayuda a integrar la gestión empresarial con las tecnologías de información.
Se entiende mejor el funcionamiento de la empresa y el impacto de las actividades en los procesos y en el cliente final.
Se describe cómo pasar de una gestión por áreas a una gestión por procesos, manteniendo la gestión funcional optimizada.
El proceso es un conjunto de actividades repetitivas y sistemáticas con el objetivo de obtener un producto o servicio.
Se explican los nueve elementos de un proceso, incluyendo entradas, salidas, propietarios, objetivos y clientes.
El relevamiento de procesos es el primer paso para obtener información y mapearlos a nivel alto o detallado.
El mapeo del proceso, también llamado diagramación del flujo de proceso, es esencial para analizar y mejorar los procesos.
La conceptualización de un proceso implica descubrir y relevar un proceso desde cero en ausencia de información previa.
La documentación de procesos es fundamental para establecer estándares y eliminar ambigüedades.
Se diferencian los términos proceso, procedimiento y actividad, y se explica su importancia en la gestión por procesos.
Para mejorar un proceso específico, se debe utilizar una metodología de mejora de procesos que sigue etapas definidas.
El proyecto de implementación de gestión por procesos en una empresa se basa en cinco fases fundamentales.
El conocimiento de la gestión por proyectos es crucial para implementar efectivamente la gestión por procesos.
Transcripts
en este curso de gestión por procesos
vas a aprender Qué es la gestión por
procesos Cuáles son los beneficios de
usar la gestión por procesos en una
empresa
Cómo pasar de una gestión por áreas que
es la gestión tradicional funcional de
una empresa a una gestión por procesos
Qué es un proceso y cuáles son sus
elementos después veremos algunos
conceptos básicos elementales que debes
de saber al gestionar los procesos como
mejorar un proceso específico dentro de
tu empresa y finalmente los pasos para
implementar la gestión por procesos en
una empresa
comenzamos
la gestión por procesos es un modelo de
organización no es una metodología no es
una herramienta Es un modelo de
organización usado por las empresas y es
la base sí de muchas metodologías de
mejora de procesos Como por ejemplo link
six Sigma entre otros
la gestión por procesos se basa en dos
Pilares fundamentales que son
dar valor al cliente
e ir hacia un mejoramiento continuo de
la empresa
para realizar la gestión por procesos se
inicia por identificar los procesos de
acuerdo a herramientas y metodologías
adecuadas se podrá identificar los
procesos y luego en coordinación con la
parte estratégica de la empresa se podrá
implementar la gestión
un punto importante para implementar la
gestión por procesos es identificar Cuál
de estos procesos dan o no valor al
cliente teniendo identificado Cuáles son
los procesos que dan valor al cliente y
cuáles no se podrá tomar acciones en
donde se mejorarán aquellos procesos que
sí dan valor al cliente y se eliminará
aquellos procesos que no aportan valor
al cliente
la gestión por procesos se caracteriza
por orientarse a una organización
horizontal esto lo diferencia de la
clásica organización funcional que es
vertical y jerárquica la gestión por
procesos es un modelo de organización
usado actualmente por muchas empresas
que han obtenido mucho éxito
orientándose hacia el mejoramiento
continuo de la empresa y orientándose a
dar valor al cliente
Cuáles son los beneficios de usar la
gestión por procesos en una empresa son
varios los beneficios de contar gestión
por procesos en una empresa y los listo
a continuación
la gestión por procesos nos centra en
cumplir los requisitos para tener
clientes satisfechos es lo que le
llamamos el customer centric
nos permite centrar la gestión por
procesos hacia lograr los objetivos
estratégicos de la empresa
la gestión por procesos nos orienta a
reducir e iluminar costos con la
identificación de los procesos que
agregan valor o no agregan valor al
cliente podemos con metodologías
adecuadas reducir o eliminar costos es
una gestión orientada a mejorar
continuamente es decir la mejora
continua lo cual hace a una empresa cada
vez más rentable y mantenerse en el
mercado contar con gestión por procesos
nos permite tener una rápida y fácil
adaptación a los cambios necesarios que
se dan dentro de la empresa desde la
gestión interna estratégica de la
empresa o se generan por factores
externos a la empresa Como por ejemplo
políticas de gobierno o normativas que
se dan en el país
al tener los procesos mapeados podemos
identificar los errores que se dan estos
procesos y le podemos dar una solución
inmediata usando metodologías de mejora
continua la gestión por procesos nos
permite tener un control concreto a
nivel de costos tiempos indicadores que
nos miden el grado de la realización de
las metas u objetivos que vamos
cumpliendo dentro de la empresa con la
gestión por procesos logramos una
uniformidad del lenguaje entre las
distintas áreas de la empresa por qué
porque vamos a contar con formatos
estándares terminología estándar que va
a utilizarse entre las áreas y así vamos
a mejorar la comunicación interna
la gestión por procesos también nos
permite incorporar en Nuestra Empresa
las mejores prácticas a nivel mundial en
la gestión de empresas
y nos ayuda a poder orientarnos a lo que
llamamos ahora la transformación digital
de procesos contar con gestión por
procesos nos permite integrar la gestión
empresarial con las tecnologías de
información que contemos en la empresa
finalmente está orientado a ver la
empresa desde una manera más global y
sistemática entonces cada área cada
personal de la empresa Cada trabajador
podría entender de manera más concreta
el funcionamiento de su área el
funcionamiento de la empresa y como sus
actividades afectan en los procesos y
finalmente Consecuentemente en producir
productos o servicios que van al cliente
Cómo pasar de una gestión por áreas que
es la gestión tradicional funcional de
una empresa a una gestión por procesos
Cuáles son los vínculos y las
diferencias entre una gestión por
funciones y una gestión por procesos
ambas tanto la gestión por funciones
como la gestión por procesos son maneras
de cómo gestionar las empresas sin
embargo la gestión por funciones lo
conocemos como la gestión tradicional en
donde como vemos en el gráfico la
empresa está dividida por áreas o
departamentos que son los grupos de
personas que ocupan puestos y
determinadas funciones para poder
obtener el objetivo de cada área en este
organigrama que vemos aquí he puesto las
áreas básicas que puede haber en una
empresa que es el área de administración
producción y comercial la gestión por
procesos se caracteriza por estar basada
en una gestión horizontal Lo que implica
que cada área participa dentro el
desarrollo de los procesos de esta
manera podemos ver la relación que
existe entre la gestión funcional y la
gestión por procesos cuando se gestiona
por procesos no implica que va a
desaparecer la gestión funcional dado
que toda empresa es necesario tener bien
determinado que funciones que
responsabilidades y objetivo tiene cada
área lo que va a suceder si es que una
empresa decide gestionar por procesos es
que esta gestión se va a optimizar
reorganizando los organigramas a fin de
que cada uno de los departamentos estén
orientados a dar valor al producto en la
medida que ofrecen valor a cada uno de
los procesos cada área tendrá sus
propios objetivos específicos de área y
sus propias responsabilidades pero a la
vez estos objetivos de cada área estarán
relacionados a los objetivos principales
que se da dentro de la gestión por
procesos que son dar valor al
y a la vez estos objetivos específicos
que están orientados a dar valor al
cliente estarán relacionados a los
objetivos propios de la empresa de la
parte estratégica de la empresa que bajo
una gestión por procesos está orientada
a la satisfacción del cliente también en
conclusión de lo que vemos en esta
gráfica se puede mostrar de manera muy
práctica que el valor del cliente se da
a la salida de los procesos No desde las
funciones de la empresa un área puede
funcionar muy bien pero esto no
garantiza que el producto final que se
le da al cliente sea óptimo o lo que
satisface al cliente pero si se gestiona
desde un enfoque por procesos el valor
del cliente se considerará dentro de
estos objetivos internos de cada área y
de los objetivos estratégicos de la
empresa finalmente en esta última lámina
les dejo esta lista de diferencias de
Cómo es la gestión por funciones y la
gestión por procesos
Qué es un proceso y cuáles son sus
elementos
el concepto básico que debemos de tener
presente antes de poder hablar de
gestión por procesos es qué es un
proceso el concepto de que es un proceso
es en realidad muy simple es un conjunto
de actividades que se realizan para
obtener un objetivo y en el ámbito
empresarial Generalmente este objetivo
es obtener un producto o un servicio
otra característica importante para ser
un proceso es que Estas actividades son
repetitivas y sistemáticas e incluyen
toma de decisiones la figura que estamos
viendo Es la representación gráfica de
Qué es un proceso cada actividad que se
realiza para obtener un resultado se
representa por una caja en este caso una
caja negra que en conjunto serán un
proceso los procesos pueden ser muy
simples como los que en la vida
cotidiana y procesos más complejos como
los procesos empresariales que son los
que vamos a ver en este curso lo que
estoy indicando al final de cada proceso
es el producto o resultado que se desea
obtener por cada proceso que se realiza
tomando como ejemplo el punto 3 el
proceso de evaluación y entrega de un
préstamo bancario esto lo realiza una
entidad bancaria un banco y el objetivo
del banco es vender otorgar un préstamo
bancario a sus clientes Entonces si nos
damos cuenta en estos ejemplos hay
procesos industriales que son los dos
primeros pero también hay procesos de
servicio en donde no existe
un bien tangible necesariamente sino que
se vende un servicio que lo va a
experimentar el cliente en conclusión
los procesos sean simples o complejos se
ajustan a la definición de Qué es un
proceso
ahora vamos a explicar la definición de
los nueve elementos de un proceso y lo
vamos a hacer de una manera gráfica
todo proceso cuenta con una entrada y
con una salida los elementos de entrada
Generalmente son tangibles o intangibles
como por ejemplo insumos materia prima
como políticas normativas o información
técnica necesaria en el caso de ser una
empresa Industrial Generalmente Son
elementos tangibles la salida puede ser
un producto o un servicio Dependiendo el
tipo de empresa ponemos aquí un ejemplo
un auto es un producto tangible en el
caso de una empresa bancaria
el otorgamiento de un préstamo bancario
es un servicio y a la vez un producto
que vendría a ser el dinero que se le
entrega al cliente en el caso de un
restaurante sería el mix entre el
servicio y el producto que se le entrega
al cliente
la entrada lo entrega o lo provee un
proveedor Generalmente es un recurso
humano que entrega las entradas al
proceso para que se realice el proceso y
las salidas son recibidas por un cliente
si abrimos esta caja negra a más detalle
vamos a ver que en este caso este
proceso se compone por cuatro pasos ya
sabemos la definición de un proceso es
una lista de pasos para obtener un
resultado si nos enfocamos en los
gráficos que describen un proceso cada
uno de estos pasos van a ser actividades
dentro del proceso en este caso este
proceso tiene cuatro actividades este
proceso tiene un alcance es decir tiene
un inicio y un fin la actividad 1 por lo
tanto será la actividad de inicio y la
actividad 4 será la actividad de fin es
importante tener en cuenta este punto
porque de esta manera vamos a poder
medir el tiempo del proceso cuando
inicia la actividad 1 vendría a ser el
inicio del tiempo del proceso y cuando
termina la actividad 4 vendría a ser el
tiempo final donde termina el proceso
todo proceso cuenta con un dueño y
generalmente el dueño del proceso es la
persona en la empresa que es el
responsable de la gestión del proceso a
nivel global Generalmente un proceso en
una empresa atraviesa varias áreas pero
el dueño del proceso será el que tiene a
cargo la mayor parte de actividades del
proceso
todo proceso cuenta con un objetivo cuál
es el propósito o la razón de ser el
proceso y este objetivo está relacionado
o orientado a satisfacer la necesidad
del cliente luego veremos en una sesión
específica Cómo poder identificar el
objetivo de un proceso y a la vez
podremos medir mediante un indicador si
es que ese objetivo se está logrando Los
indicadores son fórmulas que nos
permiten validar el funcionamiento del
proceso y si el objetivo se está
alcanzando cuando hemos hablado de
entradas y salidas también hemos hablado
de proveedores y clientes dentro de cada
proceso existe un cliente interno que
recibe el producto o la salida de cada
actividad y este mismo se puede
convertir en un proveedor interno de la
siguiente actividad por lo tanto Existen
un cliente y un probador interno así
como un cliente y un proveedor externo
los clientes vienen a ser en realidad
los trabajadores que dentro del proceso
interactúan el proveedor externo viene a
ser la persona que
provee la información pero no está
dentro del proceso y a la vez el cliente
externo viene a ser el que recibe el
producto final del proceso Cómo
identificar los elementos de un proceso
a continuación listo una serie de
preguntas que son interesantes de
hacerse Al momento de identificar los
elementos de un proceso por ejemplo
Quién hace el proceso Con qué se hace el
proceso Cómo se hace el proceso y de
esta manera con estas preguntas vamos a
poder identificar estos nueve elementos
del proceso al final he puesto una
pregunta adicional Qué es Cuánto tiempo
dura el proceso Esto está orientado en
realidad Al momento de hablar de los
objetivos y los indicadores del proceso
otros conceptos básicos a conocer al
implementar gestión por procesos
antes de iniciar implementar gestión por
procesos es importante recordar o
conocer estos conceptos básicos que
muchas veces escuchamos en el mundo de
los procesos Pero al final muchos de
ellos son lo mismo como por ejemplo
flujograma o flujo de proceso vamos a
aclarar estos conceptos a continuación
el primer concepto es levantamiento o
relevamiento de proceso dependiendo del
país o dependiendo de la empresa
algunos dicen levantamiento del proceso
otros dicen relevamiento del proceso
entre otros términos Qué significa
relevamiento del proceso es obtener la
información relacionada al proceso a fin
de mapearlo a alto nivel o a detalle y
para definir la lista de procesos y
actividades de manera secuencial todo
esto lo hemos visto a detalle en el
curso número 1 en la metodología de
relevamiento de procesos
mapear un proceso significa identificar
las entradas salidas las relaciones
proveedor cliente entre los procesos la
secuencia de actividades y cómo se
relacionan los procesos entre sí el
mapeo del proceso es también llamado
modelado del proceso
diagramar el flujo de proceso a detalle
con la herramienta de flujo de proceso
podemos graficar y modelar el proceso a
nivel de detalle usando símbolos flechas
toda la simbología de flujos de proceso
con el objetivo de analizar el proceso
con el objetivo de analizar el proceso
comprenderlo y mejorarlo el flujo de
proceso es llamado también flujograma
diagrama de proceso
Cuál es la diferencia entre un mapa de
proceso y un flujo de proceso
el mapa de proceso es un gráfico a nivel
global no se identifican los detalles
como en el flujo de proceso el mapa de
proceso sirve para representar
gráficamente la interacción entre ellos
mismos las entradas las salidas de cada
proceso su proceso proveedor cliente
secuencia del proceso su proceso así
mismo determina el inicio el fin y el
alcance del proceso
por otro lado el flujo del proceso sirve
para representar gráficamente también
pero a nivel de detalle a nivel de
actividades mediante un flujo de proceso
y una ficha de proceso en donde se
escribe se redacta el proceso podremos
ver por ejemplo Quién es el responsable
el cómo cuándo y dónde se llevan a cabo
estos procesos Estas actividades el
flujo de proceso contiene símbolos
orientados al detalle para identificar
la cantidad de actividades la cantidad
de bucles o repeticiones que tiene ese
proceso Igualmente podemos analizar con
un flujo de proceso los retrocesos los
excesos de controles que pueda haber en
un proceso y muchas veces identificar
tomas de Decisiones imprecisas Con un
flujo de proceso podemos ir directo a
analizarlo a mejorar el proceso
4
conceptualizar un proceso
conceptualizar se refiere a relevar y
mapear un proceso desde cero no existe
ninguna información de procesos en la
empresa Como por ejemplo no existe
manuales de procesos o instructivos o
fichas de proceso que muchas veces las
empresas cuentan con esto de manera
informal en ese caso tendrás que
conceptualizar el proceso es un
descubrimiento del proceso actual
5 caracterizar procesos Es un término
usado al implementar sistemas de gestión
de calidad es identificar los elementos
del proceso como las entradas las
salidas los propietarios los elementos
del proceso
6 documentar procesos documentar es
poner en escrito y en gráficos los
procesos Y obtener un documento que
debería de convertirse en un estándar
Como por ejemplo un manual de procesos
una ficha de procesos un flujo de
procesos al convertir el escrito en un
estándar de esta manera vamos a eliminar
ambigüedades y se puede de esta manera
saber a precisión De qué trata el
proceso y sus actividades cada vez que
ese proceso va a modificarse se tendría
que cambiar el manual de procesos todo
esto lo vamos a ver ya en la sección 3
cuánto vamos a implementar la gestión
por procesos
ahora vamos a ver en los tres últimos
términos que vamos a clarificar la
diferencia entre proceso procedimiento y
actividad
el concepto de proceso ya lo conocemos
lo hemos visto en el curso 1 pero lo voy
a volver a repetir para poder compararlo
con el procedimiento y la actividad
ya sabemos que el proceso es un conjunto
de actividades interrelacionadas que se
realizan para obtener un objetivo
Generalmente un producto o un servicio
dentro del enfoque empresarial una
actividad es un conjunto de tareas que
describen de manera detallada la
actividad las actividades Generalmente
están relacionadas a un único
departamento o área de una empresa tomar
en cuenta Esta consideración y un
procedimiento puede describir o un
proceso o una actividad la actividad que
es el grupo de tareas este procedimiento
cuenta con un alcance con un objetivo
con responsables
y lo que dijimos el que el Cómo el
Cuándo Cuánto tiempo demora este proceso
y generalmente para gestión por procesos
lleva se define un indicador asociado
para mejorar ese proceso
En conclusión
hay dos tipos de Procedimientos si el
procedimiento describe una actividad se
llama procedimiento detalle y si un
procedimiento describe a un proceso se
le llama procedimiento de tipo general
como mejorar un proceso específico
dentro de tu empresa
para mejorar un proceso tenemos que usar
una metodología de mejora de procesos
existen diversas metodologías de mejora
de procesos pero los pasos básicos son
los siguientes que muestro a
continuación lo primero que debemos de
hacer es iniciar a conocer el proceso
con los conceptos que hemos ya visto en
este curso
este metodología de relevamiento consta
de cinco etapas 1 reuniones preliminares
dos entrevistas preliminares y los pasos
3 4 y 5 que son los pasos netamente de
trabajo de campo
en un inicio tenemos que hacer un
relevamiento de procesos para poder
identificar Cuáles son las actividades
la lista de pasos que componen ese
proceso para poder graficar ese proceso
y poder tener un flujo de procesos
para poder relevar el proceso también
existe diversas metodologías como puede
ser el seguimiento del proceso hacer
toma de tiempos tener reuniones de
trabajo con los trabajadores para
identificar cuál es la secuencia de
actividades etcétera y en el momento que
estás haciendo el relevamiento de este
proceso y en el momento que estás
haciendo el relevamiento de este proceso
debes de aplicar tu capacidad de
análisis observación y criterio para
poder detectar lo que vemos en el
siguiente paso que es las oportunidades
de mejora
dependiendo la complejidad del proceso
vamos a utilizar nuestro criterio para
poder dividirlo en su proceso
actividades y tareas
al final de esta etapa de relevamiento
deberías de tener como mínimo un
diagrama de flujo un cuadro de proceso a
detalle y a la vez la lista de
oportunidades de mejora que has
identificado durante tu etapa de
relevamiento y de análisis
cada vez que estamos detallando
actividades podemos en paralelo
identificar por cada actividad o en
alguna actividad oportunidades de mejora
del proceso de esta manera obtenemos una
lista de oportunidades de mejora que le
llamo repositorio de oportunidades de
mejora potenciales propuestas de mejora
así lo vemos de una manera gráfica de
esta manera podemos identificar que
oportunidades de mejora tenemos por cada
parte del proceso y así analizar cada
oportunidad de mejora ver el impacto de
desarrollo priorizar Cuál de ellas vamos
a desarrollar a fin de hacer la
propuesta de mejoras de pasos para
implementar la gestión por procesos en
una empresa
para poder implementar la gestión por
procesos en una empresa lo debemos hacer
mediante la ejecución de un proyecto lo
que llamamos el proyecto de
implementación de gestión por procesos
en la empresa y esto se basa en cinco
fases fundamentales que son las
siguientes la planificación el
relevamiento y Mateo documentar el
proceso el desarrollo de indicadores y
la propia preparación del área de
gestión por procesos Y definitivamente
para implementar procesos se debe de
saber gestión por proyecto eso es muy
importante de saber para poder
implementar bien la gestión por procesos
Y si estás interesado en entrenarte en
gestión por procesos a profundidad para
poder aplicarlo en la empresa en que
trabajas o en la empresa que tienes y
poder hacer propuestas de mejora
concretos te sugiero llevar el curso
para principiantes que es el curso
gestión por procesos uno y si ya estás
en un nivel intermedio te recomiendo
llevar el curso gestión por procesos dos
donde te explico paso a paso con
ejemplos prácticos como implementar la
gestión por procesos en una empresa dejo
los detalles del curso en la caja de
comentarios
si quieres entender algo descríbelo
descríbelo a través de mapas una vez que
lo describas mírelo una vez que lo midas
lo podrás controlar una vez que los
controles lo podrás corregir mejorar O
bien integrar a algo innovador o
creativo para el logro de tus objetivos
Gary
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