ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - GESTIÓN DOCUMENTAL

Summary

Hola, compañeros. Soy el Gran Don, y formo parte de un equipo documental. Queremos explicar cómo organizar la documentación en varias áreas: contabilidad (facturas, cuentas de cobro, notas débitos), gestión humana (historias laborales, afiliaciones, seguridad social), calidad y salud ocupacional (actas de reunión, capacitaciones), y proyectos (contratos, planos, informes). Es importante ordenar los documentos por fecha, usar ganchos plásticos, pegar documentos pequeños en hojas, y numerar los folios. También se explica cómo archivar documentos en cajas para su conservación. Gracias por su atención.

Takeaways

• 📚 Organizar la documentación es crucial para la conservación en áreas como contabilidad, gestión humana, calidad y salud ocupacional, y proyectos.
• 💼 En contabilidad, es importante archivar facturas, cuentas de cobro y notas débitos.
• 👥 En gestión humana, deben conservarse historias laborales, afiliaciones y seguridad social, así como historias médicas.
• 🏭 En calidad y salud ocupacional, se deben archivar actas de reunión, capacitaciones y controles de asistencia.
• 🏗️ Para proyectos, es necesario archivar contratos, planos y actas de reunión, además de informes de avance y correspondencia.
• 📂 Se debe utilizar un gancho plástico para organizar los documentos en la primera etapa de la carpeta.
• 🔍 Los documentos se deben ordenar por tema y subtema, y los pequeños se pegan en hojas separadas para que la información sea visible.
• 📅 La carpeta debe comenzar con el documento de la fecha más antigua y terminar con el más reciente, o en orden consecutivo.
• 📝 Los documentos deben ser foliados y el número se debe escribir en la esquina superior derecha con lápiz de mina negra.
• 📁 Cada carpeta debe contener hasta 200 folios como máximo, y se debe utilizar un formato de efe 007 para registrar el número de documento y descripción.
• 📦 Para enviar documentos al archivo central, se deben utilizar cajas de referencia r300 y se deben identificar con etiquetas descriptivas.

Q & A

¿Qué es el objetivo principal del documental mencionado en el guion?

El objetivo principal del documental es explicar paso a paso cómo organizar la documentación y los documentos importantes para la conservación en diferentes áreas de una empresa.

¿Cuáles son las áreas mencionadas para la conservación de documentos en el guion?

Las áreas mencionadas son contabilidad, gestión humana, calidad y salud ocupacional, y proyectos.

¿Qué tipos de documentos se deben tener en cuenta para la contabilidad según el guion?

Para la contabilidad, se deben tener en cuenta facturas, cuentas de cobro, notas débitos, entre otros.

En gestión humana, ¿qué documentos son importantes según el guion?

En gestión humana, los documentos importantes son historias laborales, afiliaciones, seguridad social y historias médicas.

¿Qué documentos se sugiere archivar en el área de calidad y salud ocupacional?

En calidad y salud ocupacional, se sugiere archivar actas de reunión, capacitaciones, controles de asistencia, permisos de alturas, entre otros.

¿Cómo se debe instalar el gancho plástico en la primera etapa de la carpeta según el guion?

El gancho plástico debe instalarse en la primera etapa de la carpeta, colocándolo de afuera hacia adentro.

¿Cómo se deben ordenar los documentos dentro de una carpeta según lo indicado en el guion?

Los documentos se deben ordenar por tema y subtema, y los pequeños documentos se deben pegar en hojas separadas para que toda la información sea visible.

¿En qué orden se deben archivar los documentos dentro de una carpeta según el guion?

Los documentos deben archivarse de tal manera que el primer documento sea el de la fecha más antigua y el último el de la fecha más reciente o en su defecto, en orden consecutivo del más antiguo al más reciente.

¿Cómo se deben foliar los documentos en una carpeta según el guion?

Los documentos se deben foliar escribiendo el número en la esquina superior derecha del documento, utilizando lápiz de mina negra, iniciándose desde el número 1.

¿Cuántos folios máximo puede contener una carpeta según lo indicado en el guion?

Una carpeta debe contener hasta 200 folios como máximo, con un 5% más sin que se afecte la integridad de la unidad documental.

¿Cómo se debe registrar la información de los documentos en la hoja de control de documentos según el guion?

En la hoja de control de documentos, se debe registrar el número del documento, una breve descripción del contenido y los folios correspondientes. Esta hoja debe colocarse al inicio de la carpeta.

¿Cómo se deben proteger los documentos antes de enviarlos al archivo central según el guion?

Para proteger la documentación, los expedientes se deben entregar en cajas de referencia R300, identificadas y con los formatos de rótulo descriptor de caja y rótulo de caja diligenciados correctamente.