Routine Business Correspondence

Summary

El guion del video ofrece una visión detallada de las diferentes formas de correspondencia empresarial rutinaria, como memos, correos electrónicos e instant messages, enfocándose en su eficacia y facilidad de uso. Se discuten características comunes, como su formato simplificado, estilo informal y profesional, y la importancia de la claridad y concisión en la escritura. Se ofrecen directrices para mejorar la redacción de memos y correos electrónicos, destacando la necesidad de proteger la imagen de la empresa y mantener un enfoque confidencial y ético en la comunicación interna y externa.

Takeaways

• 📝 Los tipos de escritura más comunes en el trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs, que son rápidos, fáciles y efectivos para la comunicación interna y externa de una organización.
• 🌐 Aunque existen diferentes tipos de correspondencia empresarial rutinaria, comparten características como ser eficientes, informar rápidamente a lectores ocupados y centrarse en actividades diarias y operativas.
• 📧 Los memorandos (memos) son una forma importante de comunicación empresarial interna, a menudo con un logotipo y menos formal que las cartas, pero que requieren tiempo y pensamiento para ser claros y concisos.
• 🏷 La estructura de un memo incluye un encabezado con información de identificación y el mensaje en sí, que debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto.
• 📑 El cuerpo del memo puede dividirse en introducción, discusión y conclusión, siguiendo el modelo de los tres P para el éxito: planificar, pulir y revisar.
• 🔑 Al escribir un correo electrónico, es importante tener en cuenta la privacidad, ética, claridad y legibilidad, así como el respeto por la cadena de mando y las normas de la empresa.
• 📲 En el uso del correo electrónico, se deben seguir reglas de netiqueta, como responder rápidamente, evitar el uso de palabras en rojo y mantenerse profesional.
• 🌐 Al escribir para lectores internacionales, es fundamental utilizar un inglés internacional, con oraciones cortas y vocabulario común para facilitar la comprensión.
• 🔒 La seguridad y protección de los correos electrónicos es crucial, utilizando servicios y software de protección y consultando con el departamento de tecnología de la información de la empresa.
• 📨 Las comunicaciones formales, como solicitudes de empleo, contactos comerciales, agradecimientos por regalos y notificaciones legales o financieras, deben realizarse mediante cartas y no correos electrónicos.
• 📈 La correspondencia rutinaria es conveniente para necesidades empresariales diarias, pero debe usarse con cautela para evitar errores de formalidad y presentación.

Q & A

¿Cuáles son los tipos de escritura más comunes en un trabajo?

Los tipos de escritura más comunes en un trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs.

¿Por qué son importantes los tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

Son importantes porque son formas rápidas, fáciles y efectivas de comunicarse tanto internamente como externamente en una organización.

¿Qué características comparten los diferentes tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

Comparten características como ser optimizados para el mundo laboral ocupado, proporcionar información rápida a lectores ocupados, ser menos formales que cartas, propuestas e informes, y demandar tiempo y pensamiento a pesar de ser rutinarios.

¿Qué es un memorando y cómo se diferencia de una carta formal?

Un memorando, a menudo abreviado como 'memo', es una forma de comunicación interna en una organización y suele ser menos formal que una carta, sin las formalidades de una dirección interna, saludo formal, despedida o firma.

¿Cuáles son las partes que componen el encabezado de un memorando?

El encabezado de un memorando incluye el 'from', 'to', 'date' y 'subject', que identifican a quién va dirigido, la fecha y el propósito del memorando.

¿Cómo debería ser el cuerpo de un memorando estructurado?

El cuerpo de un memorando puede dividirse en una introducción, una discusión y una conclusión, independientemente de su longitud, y debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto cuesta.

¿Qué se debe hacer para asegurar que un memorando sea fácil de leer?

Para hacerlo fácil de leer, se deben usar marcadores organizacionales como títulos, listas numeradas o con viñetas, y se debe planificar, pulir y corregir antes de enviarlo.

¿Cuáles son algunas pautas para el uso del correo electrónico en el trabajo?

Algunas pautas incluyen mantener la confidencialidad y ética, hacer que el correo electrónico sea fácil de leer, respetar las reglas de la netiqueta, usar un estilo profesional, respetar a los lectores internacionales y asegurarse de que el correo electrónico sea seguro.

¿Por qué es importante tener un asunto claro y preciso en un correo electrónico?

Un asunto claro y preciso indica el propósito del mensaje y determina si el destinatario incluso lo abrirá, ayudando a que el contenido sea atractivo y motivador para la lectura adicional.

¿Cómo se debe responder a un correo electrónico de negocios?

Se debe responder de manera rápida y oportuna, evitar acumular correos no leídos, usar la función de respuesta automática cuando se está fuera y evitar el uso de palabras en rojo como 'urgente' o 'crítico' innecesariamente.

¿En qué situaciones no se debe utilizar la correspondencia de negocios rutinaria?

No se debe utilizar para situaciones donde se necesite un rastro en papel, para solicitudes de empleo o comunicaciones formales, para dar la bienvenida a nuevos clientes, para agradecer un regalo de cortesía o para enviar notificaciones legales o estados financieros.