Conservación de documentos Edificios de archivo

Summary

Este video aborda la conservación de documentos de archivo, un tema crucial en la gestión documental en Colombia. Se exploran los requisitos de infraestructura y condiciones ambientales necesarias para preservar los archivos, como la ubicación de los edificios, las características de las estanterías, la manipulación adecuada y el control de factores como la temperatura, la humedad y la iluminación. Además, se detallan las normativas y estándares del Archivo General de la Nación, esenciales para garantizar que los documentos se conserven de manera segura y puedan ser consultados a lo largo del tiempo.

Takeaways

• 😀 La conservación de documentos de archivo es crucial para la gestión documental en Colombia, y se rige por normas del Archivo General de la Nación.
• 😀 Los edificios destinados para archivos deben cumplir con condiciones específicas de edificación, almacenamiento, seguridad y mantenimiento.
• 😀 La ubicación de los edificios debe ser libre de riesgos de humedad, inundaciones y contaminantes, además de ofrecer estabilidad estructural.
• 😀 Los materiales de construcción de los archivos deben ser resistentes al fuego, mecánicamente sólidos y de desgaste mínimo.
• 😀 Los depósitos de archivos deben tener suficiente espacio para el crecimiento documental y cumplir con los estándares de retención y valoración documental.
• 😀 Las estanterías deben tener diseños específicos para soportar la carga de la documentación, con sistemas de identificación y protección contra daños.
• 😀 Los mobiliarios como planotecas y archivadores deben estar diseñados para facilitar la manipulación de obras grandes o documentos de diferentes formatos.
• 😀 Los contenedores para los documentos deben ser de materiales neutros, como cartón, para prevenir la acidificación y garantizar su conservación a largo plazo.
• 😀 Las condiciones ambientales deben mantenerse dentro de rangos específicos de temperatura y humedad según el tipo de material (papel, fotografía, grabaciones, etc.).
• 😀 La ventilación, filtrado de aire y control de la iluminación son esenciales para proteger los documentos, y los sistemas de alarma son necesarios para desastres y robos.

Q & A

¿Por qué es importante la conservación de documentos de archivo en la gestión documental?

La conservación de documentos de archivo es fundamental para garantizar que la documentación esté disponible y sea accesible como fuente de consulta cuando sea necesario, asegurando su integridad y preservación a largo plazo.

¿Qué normativa regula la conservación de documentos de archivo en Colombia?

La conservación de documentos de archivo en Colombia está regulada principalmente por el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, que establece los lineamientos técnicos y operativos para su manejo y conservación.

¿Cuáles son los requisitos para los edificios destinados a la conservación de archivos?

Los edificios deben cumplir con requisitos de ubicación, estructura, almacenamiento, seguridad, y mantenimiento que garanticen una adecuada conservación de los documentos, considerando factores como la estabilidad del terreno, la resistencia estructural y la protección contra incendios.

¿Qué aspectos se deben considerar en la estructura de los edificios de archivo?

La edificación debe garantizar resistencia a la carga, materiales protectores contra el fuego y la abrasión, y dimensiones adecuadas para soportar el almacenamiento y el crecimiento de la documentación. Además, debe evitar la humedad y el riesgo de inundaciones.

¿Qué condiciones ambientales son necesarias para la conservación de documentos en soportes de papel?

Para la conservación de documentos en papel, la temperatura debe mantenerse entre 15 y 20 grados centígrados con una fluctuación máxima de 4 grados, y la humedad relativa debe estar entre 45% y 60%, con una fluctuación del 5%.

¿Qué factores se deben tener en cuenta al seleccionar estanterías para almacenamiento de documentos?

Las estanterías deben ser robustas, resistentes y estables, con materiales anticorrosivos y recubrimientos que no liberen sustancias nocivas. Además, deben permitir una correcta distribución de los documentos, con alturas ajustables para diferentes tamaños y formatos.

¿Cuál es el material recomendado para los contenedores de almacenamiento de documentos?

Se recomienda el uso de cartón neutro, con recubrimiento que impida la acidificación por contacto. Los contenedores deben estar diseñados según el tamaño y peso de los documentos a conservar y no deben contener adhesivos ni materiales metálicos.

¿Qué tipo de mobiliario es adecuado para la conservación de documentos en formatos especiales como microfilm o cintas magnéticas?

Para documentos en formatos especiales, se deben utilizar sistemas de almacenamiento específicos como gabinetes, armarios o estantes diseñados para cada tipo de soporte, con recubrimientos antioxidantes y antiestáticos según sea necesario.

¿Qué medidas se deben tomar en cuanto a la ventilación en los edificios destinados a la conservación de archivos?

La ventilación debe garantizar la renovación continua del aire al menos una o dos veces por hora, y se debe asegurar que las unidades de conservación en los estantes permitan una adecuada circulación de aire para evitar el deterioro de los documentos.

¿Cómo se debe manejar la iluminación en los depósitos de archivos?

La iluminación debe ser de baja intensidad, con luz fluorescente y filtros ultravioleta para proteger los documentos. Además, se debe evitar la luz directa sobre los documentos y los contenedores para prevenir daños a largo plazo.