Create Google Sheets Automatically using AI

Howfinity

18 Sept 202304:25

Summary

TLDRDans cette vidéo, l'hôte présente les nouvelles fonctionnalités d'IA de Google Sheets qui permettent de créer des tableaux pré-remplis en utilisant simplement des requêtes textuelles. Il explique comment accéder à ces outils en rejoignant une liste d'attente pour les utilisateurs et montre comment utiliser des requêtes pour générer des modèles de budget mensuel, de rapports de dépenses, de suivi de présence et d'agendas pour des événements. L'objectif est de gagner du temps et de faciliter la personnalisation des documents.

Takeaways

📊 Google Sheets peut créer un tableau de bord entier à partir d'une simple invitation de texte.
🔍 Pour créer un modèle de budget mensuel détaillé, il suffit de saisir l'invitation de texte et d'appuyer sur 'créer'.
💡 Les modèles générés sont entièrement personnalisables, permettant d'insérer des éléments et de modifier le contenu.
🔑 Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut rejoindre la liste d'attente via le Google Labs.
🌐 Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans tous les pays, il faut vérifier la disponibilité sur le site web indiqué.
📝 Il existe également une option 'Duet AI' avec des fonctionnalités similaires, mais destinée aux organisations plus grandes et nécessitant un processus d'application.
🛠 Une fois inscrit, l'utilisateur a accès à de multiples capacités IA intégrées dans Google Sheets, Google Slides et même Gmail.
📝 L'invitation de texte peut être utilisée pour créer différents types de rapports, comme un rapport de dépenses professionnelles ou de suivi de la fréquentation.
📆 Des modèles de calendrier, comme les agendas pour un événement professionnel, peuvent être créés rapidement à l'aide d'invitations de texte spécifiques.
🔄 Les modèles générés sont en version bêta et pourraient devenir plus utiles une fois sortis de cette phase.
👨‍🏫 Les utilisateurs peuvent adapter les modèles aux besoins spécifiques, comme ajouter des rangées pour un nombre spécifique d'étudiants dans un rapport de fréquentation.
🔗 Il est possible de rester informé des mises à jour liées à l'IA en suivant des cours complets sur une plateforme d'apprentissage dédiée.

Q & A

Comment Google Sheets peut-elle créer un tableau entier à partir d'un simple prompt de texte?
-Google Sheets peut créer un tableau entier en utilisant une fonctionnalité d'IA qui répond à un prompt de texte comme 'Créer un budget mensuel'. Après avoir saisi le prompt, vous pouvez appuyer sur 'Créer' et le modèle de tableau sera généré automatiquement.
Quels sont les étapes pour obtenir cette fonctionnalité d'IA sur votre compte Google Sheets?
-Pour obtenir cette fonctionnalité, vous devez aller dans 'Google Labs', rejoindre la liste d'attente pour accéder aux expériences AI comme celle de Google Sheets, et une fois que vous avez accès, vous pouvez utiliser les différentes capacités d'IA incluses dans Google Sheets, Google Slides et même Gmail.
Quel est le lien entre Google Sheets et les autres produits de Google Workspace en termes d'IA?
-L'IA est intégrée dans plusieurs produits de Google Workspace, y compris Google Sheets et Google Slides, et même Gmail. Cela permet aux utilisateurs de bénéficier de capacités d'IA pour améliorer leur productivité et leur expérience de travail.
Pourquoi l'option 'Duet AI' nécessite-t-elle un processus d'application?
-Duet AI est destiné aux organisations plus grandes et nécessite un processus d'application car il s'agit d'une licence par siège. Il offre des fonctionnalités similaires à celles de Google Sheets, mais adaptées aux besoins des entreprises.
Quels sont les avantages de l'utilisation de prompts pour créer des modèles de tableaux dans Google Sheets?
-Les prompts permettent de créer rapidement des modèles de tableaux personnalisables sans avoir à partir de zéro. Cela peut considérablement gagner du temps et faciliter la mise en place de rapports, de budgets et d'autres documents structurés.
Quels types de modèles de tableau peuvent être créés en utilisant des prompts dans Google Sheets?
-On peut créer des modèles de tableaux variés, tels que des budgets mensuels, des rapports de dépenses de travail, des tableaux de suivi de la fréquentation, des agendas pour des événements d'affaires, etc.
Comment personnaliser un modèle de tableau créé par un prompt dans Google Sheets?
-Après avoir créé un modèle de tableau avec un prompt, vous pouvez personnaliser les cellules en ajoutant des données spécifiques, en modifiant les en-têtes ou en ajustant la structure du tableau selon vos besoins.
Quelle est la différence entre appuyer sur 'Insert' et de simplement sur 'Créer' lors de la création d'un tableau avec un prompt dans Google Sheets?
-En appuyant sur 'Créer', vous pouvez prévisualiser et ajuster le modèle avant de l'insérer dans votre document. Si vous appuyez sur 'Insert', le modèle sera ajouté directement à votre feuille de calcul, prêt à être personnalisé.
Comment les fonctionnalités d'IA dans Google Sheets peuvent-elles aider dans la gestion de projet ou la gestion des ressources?
-Les fonctionnalités d'IA dans Google Sheets peuvent aider à créer des modèles de suivi de projet, à planifier des ressources et à prévoir des budgets, ce qui facilite la gestion et l'organisation des projets.
Quels sont les autres avantages de rejoindre la liste d'attente pour les expériences AI de Google Workspace?
-En rejoignant la liste d'attente, vous aurez accès à des fonctionnalités d'IA expérimentales et en avant-première, vous permettant de rester à l'avant-garde des technologies et des méthodes de travail les plus modernes.
Quels sont les autres produits de Google Workspace qui pourraient bénéficier des capacités d'IA?
-Outre Google Sheets, d'autres produits comme Google Slides et Gmail pourraient bénéficier des capacités d'IA pour améliorer la création de présentations, la gestion de courrier électronique et d'autres tâches.

Outlines

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😲 Découverte de la création de tableurs automatique avec Google Sheets

Le script introduit la capacité de Google Sheets de générer automatiquement des tableurs en se basant sur des invites de texte. L'exemple donné montre comment créer un budget mensuel en détail en utilisant une invite spécifique, et comment personnaliser le modèle obtenu en ajoutant des lignes et des colonnes. L'auteur explique ensuite comment activer cette fonctionnalité via les Labs de Google, en rejoignant une liste d'attente pour accéder à cette expérience AI, qui n'est pas encore disponible dans tous les pays.

🔧 Configuration de l'expérience AI pour Google Workspace

L'auteur guide les utilisateurs à configurer l'expérience AI dans Google Workspace en se rendant sur le site des Labs de Google et en rejoignant la liste d'attente pour accéder aux différentes fonctionnalités d'IA incluses dans Google Sheets, Google Slides et Gmail. Il mentionne également l'option Duet AI, qui nécessite un processus de demande et est destinée aux organisations plus grandes, avec une licence par siège.

📊 Utilisation des invites pour créer des modèles de tableurs

Le script présente différentes invites qui peuvent être utilisées pour créer des modèles de tableurs, comme un rapport de dépenses de travail ou un suivi de la fréquentation, en personnalisant les lignes et les colonnes selon les besoins. L'auteur montre comment optimiser les invites avant de les insérer dans le tableur et comment modifier les modèles après insertion, en utilisant des cases à cocher et des titres pour structurer les données.

📅 Création d'un ordre du jour pour un événement professionnel

L'auteur démontre comment créer un ordre du jour pour un événement professionnel en une journée en utilisant une invite spécifique, qui inclut des descriptions de sessions et des statuts. Il explique comment insérer et modifier les modèles de tableurs pour inclure des horaires, des descriptions et d'autres détails, tout en soulignant la flexibilité de Google Sheets pour adapter rapidement les modèles aux besoins spécifiques de l'utilisateur.

🎓 Ressources pour se tenir à jour sur les dernières mises à jour en IA

En fin de script, l'auteur mentionne une plateforme d'apprentissage avec des cours entiers pour maîtriser les outils d'IA, allant au-delà des tutoriels simples. Il propose de suivre les mises à jour sur les outils d'IA et de se tenir informé sur les dernières avancées dans ce domaine en fournissant un lien vers cette plateforme d'apprentissage.

Mindmap

Keywords

💡Google Sheets

Google Sheets est un tableur en ligne développé par Google, permettant de créer et de modifier des feuilles de calcul à plusieurs, de façon collaborative. Dans la vidéo, il est utilisé pour montrer comment créer automatiquement des modèles de feuilles de calcul à partir de simples invites de texte, illustrant ainsi l'intégration de l'IA dans les outils de productivité.

💡Text Prompt

Un 'text prompt' est une phrase ou un texte donné en entrée à un système pour obtenir une réponse ou une action spécifique. Dans le contexte de la vidéo, il s'agit des invites que l'utilisateur entre pour que Google Sheets crée un modèle de feuille de calcul personnalisé.

💡Spreadsheet

Un 'spreadsheet' est un type de document contenant des tableaux organisés de données, souvent utilisé pour du calcul, de l'analyse et de la gestion des données. La vidéo montre comment Google Sheets facilite la création de ces documents à l'aide de l'IA.

💡AI Experiments

Les 'AI Experiments' font référence à des projets ou des tests mis en place par Google pour intégrer l'intelligence artificielle dans leurs produits. Dans la vidéo, cela concerne l'expérience d'IA dans Google Sheets qui permet de créer des modèles de feuilles de calcul.

💡Google Labs

Google Labs est un espace où Google teste et présente des fonctionnalités expérimentales. Dans le script, il est mentionné comme le lieu où l'utilisateur peut accéder à la fonctionnalité d'IA pour Google Sheets.

💡Beta

Le terme 'beta' fait référence à un stade de développement d'un produit où il est presque finalisé mais encore en test. Dans la vidéo, l'IA de Google Sheets est en version bêta, ce qui signifie qu'elle est en train d'être améliorée avant sa sortie officielle.

💡Duet AI

Duet AI est mentionné comme une autre fonctionnalité d'IA proposée par Google, destinée aux organisations plus grandes et nécessitant un processus d'application. Elle offre des fonctionnalités similaires à celles de Google Sheets mais avec un modèle de licence différent.

💡Templates

Les 'templates' sont des modèles prédéfinis qui peuvent être utilisés comme point de départ pour créer de nouveaux documents. Dans le script, Google Sheets utilise l'IA pour générer des modèles de feuilles de calcul à partir des invites de texte.

💡Customizable

Le terme 'customizable' fait référence à la capacité de personnaliser ou d'adapter quelque chose en fonction des besoins individuels. La vidéo met en évidence la facilité avec laquelle les modèles générés par Google Sheets peuvent être personnalisés.

💡Work Expense Report

Un 'work expense report' est un document qui détaille les dépenses professionnelles, souvent utilisé pour la facturation ou la vérification des comptes. L'exemple dans la vidéo montre comment Google Sheets peut créer un tel modèle automatiquement.

💡Agenda

Un 'agenda' est un document qui répertorie les points à discuter ou les événements à venir, souvent utilisé pour la planification et l'organisation d'événements. La vidéo présente comment Google Sheets peut aider à créer des agendas pour des événements professionnels.

Highlights

Google Sheets can generate a complete spreadsheet from a text prompt.

Example given of creating a monthly budget with a detailed prompt.

Generated templates in Google Sheets are fully customizable.

Instructions on how to access Google Labs for AI experiments.

Google Workspace includes AI capabilities in Sheets, Slides, and Gmail.

Joining the waitlist for AI features in Google Sheets is country-specific.

Duet AI offers similar functionality but requires an application process.

Once in Google Labs, users gain access to various AI capabilities.

AI can help organize data in Google Sheets with the 'help organize' feature.

Different prompts can be used to create specific templates like a work expense report.

AI-generated templates may require manual editing for specific data entry.

The beta version of AI in Google Sheets is expected to improve upon release.

AI can save time by creating templates that don't need to be built from scratch.

Demonstration of creating a table for tracking attendance with 20 rows.

AI can generate an agenda for a one-day business event with session details.

Templates created by AI can be quickly altered and customized.

Learning platform mentioned for mastering AI tools and technologies.