Redacción de documentos en la empresa: Carta Comercial

Summary

El guion de video enfatiza la importancia de la comunicación escrita en los negocios, destacando que más del 60% de las comunicaciones empresariales son escritas. Se sugiere que los documentos deben ser claros, sencillos y bien estructurados, siguiendo un esquema que facilite su lectura. Se recomienda revisar la precisión y claridad, y utilizar un tono cordial y respetuoso. La personalización y el uso de cortesía son claves para una comunicación efectiva, así como la revisión de borradores y la selección de un lector objetivo para mejorar los documentos. El guion también cubre los elementos de puntuación que ayudan a articular las ideas y establecer el ritmo de la lectura.

Takeaways

• 📝 La necesidad de comunicación escrita en los negocios es crucial, ya que las cartas y correos electrónicos pueden ser malinterpretados si no se siguen ciertas normas.
• 📈 Más del 60% de las comunicaciones empresariales se realizan por escrito, lo que subraya la importancia de una redacción clara y efectiva.
• 📑 Cada documento escrito debe tener un propósito claro, ser sencillo, ameno y bien estructurado para facilitar la comprensión.
• 🔍 Para redactar documentos empresariales, es necesario organizar las ideas, dar fluidez a la expresión y verificar la precisión y claridad del contenido.
• 📚 Los documentos comerciales se estructuran en párrafos, cada uno con ideas expresadas a través de frases entrelazadas y comenzando con letra mayúscula.
• 📖 La lectura se vuelve más fácil con la estructura de párrafos, lo cual es especialmente importante para mantener el interés y la comprensión del lector.
• 📝 En el caso de la comunicación empresarial, se recomienda ser claro y racional en lugar de utilizar artificios poéticos.
• 🔍 Es fundamental buscar un lector objetivo para mejorar los documentos, lo que puede ayudar a detectar y corregir cualquier ambigüedad o malentendido.
• 💌 La carta comercial es una herramienta eficaz de comunicación, cuyo éxito depende del esquema, formato, diseño y estilo utilizados.
• 📝 Antes de escribir, es esencial reflexionar sobre los objetivos y hechos a incluir, y utilizar un tono cordial y respetuoso.
• 📧 Es importante evitar el uso de jerga, argot personal y expresiones locales, y personalizar la comunicación según el destinatario y la situación.

Q & A

¿Por qué es importante la comunicación escrita en los negocios?

La comunicación escrita es crucial en los negocios porque permite a las personas comunicarse de manera efectiva, evitando malinterpretaciones y asegurando que las órdenes y cartas sean claras y precisas.

¿Cuál es el porcentaje de comunicaciones escritas en una empresa según el guión?

Según el guión, más del 60 por ciento de las comunicaciones de una empresa se realizan en forma escrita.

¿Qué etapas son necesarias para redactar un documento empresarial escrito?

Para redactar un documento empresarial escrito, es necesario organizar la presentación de ideas, dar fluidez a la expresión, verificar la precisión y claridad, y estructurar los párrafos adecuadamente.

¿Cuál es la estructura recomendada para los párrafos en los documentos comerciales escritos?

Los párrafos en los documentos comerciales escritos deben contener ideas expresadas mediante diferentes frases entrelazadas, comenzar con una letra mayúscula y terminar en punto.

¿Por qué es recomendable buscar un lector objetivo para mejorar los documentos comerciales?

Un lector objetivo puede proporcionar una perspectiva externa, lo que ayuda a mejorar la claridad y efectividad de los documentos comerciales al identificar áreas de mejora que el autor podría haber pasado por alto.

¿Qué tono se debe usar en la comunicación escrita con clientes, proveedores y el público en general?

Se debe usar un tono cordial y respetuoso, evitando el argot personal, la jerga familiar y las expresiones locales para comunicarse de manera efectiva con clientes, proveedores y el público en general.

¿Cómo se deben personalizar las cartas comerciales para responder a un escrito?

Las cartas comerciales deben personalizarse indicando si se está respondiendo a un escrito, utilizando frases de cortesía, saludo y despedida, y adaptando el tono según el tipo de relación con el destinatario.

¿Cuáles son los elementos de la comunicación escrita que marcan los límites entre diferentes ideas y pausas?

Los elementos de la comunicación escrita que marcan los límites entre diferentes ideas y pausas incluyen los párrafos, las puntuaciones como el punto y aparte, y la estructura de las frases y oraciones.

¿Qué se debe tener en cuenta al elegir el tono de una carta en respuesta a una situación conflictiva o negativa?

En respuesta a una situación conflictiva o negativa, se debe elegir un tono neutro o formal para mantener la profesionalidad y respeto en la comunicación.

¿Cómo se deben estructurar los párrafos para facilitar la lectura en los documentos escritos?

Para facilitar la lectura, los párrafos deben ser breves, claros, concretos y sin redundancias, organizando las ideas de manera lógica y coherente.

¿Cuáles son algunos ejemplos de frases de cortesía que se pueden usar en las cartas comerciales?

Algunos ejemplos de frases de cortesía en las cartas comerciales incluyen 'Fue un placer recibir su carta', 'Nos ponemos en contacto con usted con el fin de informarle', y 'Les ofrecemos nuestros servicios'.