Share Your Out-of-Office with Your Team Using Outlook - THE RIGHT WAY!

Paul O'Malley

8 Nov 202202:58

Summary

TLDRفي هذا الفيديو، يتم شرح كيفية مشاركة حالة "خارج المكتب" مع الفريق باستخدام Outlook. يبدأ الشرح بإنشاء دعوة للاجتماع مع تحديد تواريخ الإجازة بشكل صحيح، مع إزالة دعوة اجتماع Teams التلقائية. يتم التأكيد على أهمية تحديد الحالة على أنها "مجانًا" لتجنب حجز تقاويم الزملاء، وإلغاء تفعيل خيار "طلب الاستجابات" لتجنب الحاجة لقبول أو رفض الدعوة. بعد تحديد الخيارات المناسبة مثل تفعيل التذكيرات، يتم إرسال الدعوة للفريق مع شرح واضح للسبب وراء الإجازة. في النهاية، يتم دعوة المشاهدين للاشتراك في القناة لمزيد من المحتوى المفيد.

Takeaways

😀 تأكد من استخدام خيار 'إنشاء اجتماع' بدلاً من إرسال بريد إلكتروني جديد.
😀 استخدم الاختصار CTRL + SHIFT + Q لفتح نافذة إنشاء الاجتماع بسرعة.
😀 قم بإزالة دعوة اجتماع Teams التلقائية عن طريق تحديد خيار 'لا تستضيف اجتماعًا عبر الإنترنت'.
😀 حدد تواريخ إجازتك، مثلًا من 21 إلى 25 من الشهر، لتوضيح أيام الغياب.
😀 لا تنسَ تفعيل خيار 'اليوم بالكامل' لتجنب تضارب المواعيد مع الآخرين.
😀 قم بإلغاء تحديد خيار 'طلب الردود' لكي لا يضطر الآخرون لقبول أو رفض الدعوة.
😀 عند إزالة طلب الردود، سيتم أيضًا تعطيل خيار 'اقتراح أوقات جديدة'.
😀 اختر حالة التوفر كـ 'مجانًا' لتجنب حجز التقويم الخاص بزملائك.
😀 تأكد من إعداد التنبيه على 'لا شيء' لتجنب إرسال تذكيرات غير ضرورية.
😀 ضع عنوانًا واضحًا للاجتماع يتضمن اسمك وسبب غيابك لتسهيل الأمر على زملائك ومديرك.
😀 أضف الحاضرين الذين ترغب في إخطارهم بحالتك، مثل المدير أو زملائك في العمل.

Q & A

كيف يمكنني إخبار فريقي عن تواجدي خارج المكتب باستخدام Outlook؟
-يمكنك إخبار فريقك عن تواجدك خارج المكتب باستخدام Outlook عن طريق إنشاء دعوة اجتماع جديدة وإعدادها مع تحديد التواريخ التي ستكون فيها في إجازة.
كيف يمكنني إزالة دعوة اجتماع Teams عند إعداد دعوة اجتماع جديدة؟
-إذا تم إضافة دعوة اجتماع Teams تلقائيًا، يجب عليك إزالتها عن طريق اختيار الزر بجانب 'Teams Meeting' الذي يقول 'Don't Host Online'.
ما هو الخيار الذي يجب تحديده لتحديد التواريخ التي سأكون فيها في إجازة؟
-يجب عليك تحديد التواريخ المناسبة للإجازة ثم التأكد من تحديد خيار 'All Day' لتقليل التأثير على تقاويم الآخرين.
هل يجب طلب الردود من الفريق على دعوة الاجتماع الخاصة بي عند تحديد إجازتي؟
-لا، يجب إلغاء تحديد خيار 'Request Responses' لتجنب مطالبة الفريق بالرد على دعوة الاجتماع.
كيف أضمن أن التواريخ المحددة لن تؤثر على تقاويم زملائي؟
-يجب تحديد حالتك كـ 'Free' لضمان عدم حجز وقتك في تقاويم الزملاء.
هل من الضروري تحديد تذكير عندما أكون في إجازة؟
-لا، يجب تعيين التذكير إلى 'None' حتى لا يتلقى زملاؤك تذكيرًا في منتصف الليل بشأن إجازتك.
ماذا يجب أن أكتب في عنوان دعوة الاجتماع الخاصة بالإجازة؟
-يجب أن يتضمن العنوان اسمك وسبب الإجازة، مما يسهل على المدير معرفة من في إجازة ولماذا.
كيف أضيف زملائي إلى دعوة الاجتماع الخاصة بإجازتي؟
-يمكنك إضافة زملائك إلى الدعوة عن طريق تحديد خيار 'Required' ثم إضافة الأشخاص الذين يجب إعلامهم عن تواجدك خارج المكتب.
ما هي الاختصار الذي يمكنني استخدامه لإنشاء دعوة اجتماع في Outlook؟
-يمكنك استخدام اختصار لوحة المفاتيح CTRL+SHIFT+Q لإنشاء دعوة اجتماع جديدة في Outlook.
هل يمكنني إضافة ملاحظات إضافية لزملائي حول إجازتي؟
-نعم، يمكنك تضمين ملاحظات إضافية في نص الدعوة لشرح تفاصيل أكثر عن إجازتك أو معلومات أخرى ذات صلة.