Cómo hacer un inventario físico de almacenes

Summary

En este video, José Antonio Sandoval, jefe del departamento de inventarios de PK F. Vila Naranjos y Asociados, explica cómo realizar un inventario físico de almacenes. Destaca cinco objetivos clave: validar la existencia de productos, planificar la reposición de stock, evaluar el valor de las existencias, organizar la mercadería y ajustar registros contables. El proceso se divide en tres fases: planificación, ejecución del inventario físico y conciliación de diferencias. Aconseja mantener la objetividad durante el conteo y enfatiza la importancia de una gestión imparcial y ordenada para garantizar la precisión del inventario.

Takeaways

• 📦 Objetivo 1: Validar que los productos existan físicamente para evitar errores de venta.
• 🛒 Objetivo 2: Planificar la reposición de stock para evitar compras innecesarias.
• 💰 Objetivo 3: Conocer el valor exacto de las existencias y detectar artículos obsoletos.
• 📍 Objetivo 4: Organizar y actualizar las ubicaciones de la mercancía para optimizar despachos.
• 📊 Objetivo 5: Sincerar el valor contable del inventario mediante ajustes en libros.
• 📝 Fase de Planeamiento: Hacer preguntas clave sobre códigos de ubicación y productos a contar.
• 🔍 Fase de Inventario: Realizar un corte documentario para gestionar el flujo de información.
• 👀 Contar sin stock visible para asegurar objetividad y precisión en los resultados.
• 🔖 Rotular productos inventariados para evitar duplicados en el conteo.
• 📋 Fase de Conciliación: Comparar cantidades físicas con las teóricas y validar discrepancias.

Q & A

¿Cuál es el objetivo principal de realizar un inventario físico?

El objetivo principal es verificar la existencia física de los productos para evitar vender artículos que no están en stock.

¿Cuáles son algunos de los objetivos secundarios al realizar un inventario?

Los objetivos secundarios incluyen la planificación adecuada de la reposición de stock, conocer el valor exacto de las existencias, identificar y ordenar la mercancía y sincerar el valor contable del inventario.

¿Qué fase es la más importante en el proceso de inventario?

La fase más importante es la fase de planeamiento, ya que establece las bases para un inventario efectivo.

¿Qué preguntas deben hacerse durante la fase de planeamiento?

Se deben considerar preguntas como si las estanterías tienen código de ubicación, si los productos están identificados, cómo se ordena la mercancía y si es posible paralizar los despachos durante el inventario.

¿Qué es el corte documentario y por qué es importante?

El corte documentario es la interrupción del flujo de información sobre ingresos y salidas de productos. Es importante para sincronizar el inventario con la inmovilización de bienes y evitar confusiones.

¿Por qué se recomienda realizar el inventario sin stock a la vista?

Se recomienda para asegurar que los resultados sean objetivos y no se vean influenciados por las cantidades teóricas registradas.

¿Qué se debe hacer si se encuentran discrepancias entre el conteo físico y el sistema?

Si hay discrepancias, se debe realizar un segundo conteo para validar las cantidades y tomar las acciones necesarias.

¿Qué medidas se deben tomar durante la fase de conciliación?

Durante la fase de conciliación, se debe comparar el conteo físico con el teórico y validar el resultado con firmas de los presentes para asegurar la integridad del proceso.

¿Qué acciones deben tomarse con los artículos obsoletos o dañados?

Los artículos obsoletos o dañados deben ser retirados del inventario o dados de baja para mantener la precisión de los registros.

¿Cómo puede afectar la organización del almacén al proceso de inventario?

Una buena organización del almacén facilita el proceso de conteo, reduce tiempos de espera y evita confusiones al momento de despachar mercancía.