Gestión por Procesos, parte 3 de 3
Summary
TLDREl video aborda la gestión por procesos en organizaciones, destacando que no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para cumplir con la misión y visión. Se proponen cuatro pasos: definir el mapa de procesos existentes, seleccionar un proceso piloto, identificar su misión, objetivos y procedimientos, y poner en práctica la sistemática para mejorar eficacia y eficiencia. Se subraya la importancia del compromiso de la dirección, asignar recursos adecuados y evitar errores como la falta de sensibilización o implementación precipitada, para garantizar el éxito del proyecto.
Takeaways
- 🔄 La gestión por procesos es un medio para alcanzar la misión y visión de la organización, no un fin en sí mismo.
- 🗺️ Es importante definir un mapa de los procesos existentes, identificando los tipos y relaciones, pero sin obsesionarse con los detalles.
- 👥 El liderazgo del proceso debe estar a cargo de la dirección general, con el apoyo del equipo directivo.
- 🎯 Seleccionar un proceso piloto relevante y estable para aplicar la gestión por procesos, preferiblemente uno operativo.
- 🔍 En el proceso piloto, identificar misión, objetivos, entradas, proveedores, salidas, clientes, procedimientos y sistemática de gestión.
- 📊 Implementar el seguimiento y la mejora de la eficacia y eficiencia, con objetivos, indicadores y análisis de no conformidades.
- 🚀 Una vez validado el piloto, planificar y desplegar la gestión por procesos al resto de los procesos de la organización.
- ⚙️ El nuevo modelo debe pasar de una gestión departamental a una gestión por procesos con un organigrama más horizontal.
- ⚠️ Evitar errores como la falta de compromiso de la dirección, la falta de recursos o la implementación demasiado detallada o apresurada.
- 💡 La sensibilización, información y formación de las personas involucradas es crucial para el éxito del proyecto.
Q & A
¿Qué es la gestión por procesos y cómo se relaciona con la misión y la visión de una organización?
-La gestión por procesos es un modelo de gestión que ayuda a lograr la misión y la visión de una organización, no es un fin en sí mismo sino un medio para mejorar la eficacia y eficiencia.
¿Cuál es el primer paso que se sugiere seguir para implementar la gestión por procesos en una organización?
-El primer paso es definir el mapa de los procesos existentes, identificando los diferentes tipos de procesos y las relaciones entre ellos, sin obsesionarse con el detalle.
¿Quién debe liderar el primer paso de la implementación de la gestión por procesos?
-El primer paso debe ser liderado por la dirección general y apoyado por todo el equipo directivo.
¿Qué se recomienda para el segundo paso en la implementación de la gestión por procesos?
-Seleccionar un proceso piloto estable y de cierta relevancia, centrándose en uno operativo y asignando como líder del proceso al responsable del área funcional más relacionada.
¿Cuáles son las actividades clave que se deben identificar en el proceso piloto?
-Es necesario identificar la misión y objetivos del proceso, así como las entradas y salidas, proveedores, clientes, procedimientos e instrucciones y definir la sistemática de gestión, seguimiento y mejora.
¿Cómo se debe llevar a cabo el cuarto paso en la implementación de la gestión por procesos?
-Poner en práctica de forma rigurosa la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia, estableciendo y siguiendo objetivos, relaciones con clientes y proveedores, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora.
¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar para que el proyecto de gestión por procesos tenga éxito?
-Evitar la falta de compromiso y la implicación de la dirección general, no dedicar el tiempo y recursos necesarios, montar un sistema de gestión paralelo sin utilidad, retrasar la puesta en marcha por excesivo detalle o implementar el modelo de manera brusca, y no sensibilizar, informar y formar adecuadamente a las personas involucradas.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para asegurar el éxito de la gestión por procesos?
-Es importante asegurar el compromiso y la implicación de la dirección, asignar tiempo y recursos adecuados, evitar la creación de sistemas paralelos innecesarios, y realizar la implementación de manera progresiva y sensibilizando y formando a los participantes.
¿Cómo se puede asegurar que la gestión por procesos no se convierta en un fin en sí mismo sino en un medio para lograr objetivos más amplios?
-Garantizar que la gestión por procesos esté siempre alineada con la misión y la visión de la organización y que se centre en mejorar la eficacia y eficiencia para lograr esos objetivos.
¿Qué política de la empresa merece destacar en relación con la gestión por procesos?
-La política de mejora continua es destacada, lo que indica un enfoque en la mejora constante y sistemática de los procesos.
Outlines
📝 Recapitulación y planificación de la gestión por procesos
Este párrafo introduce la idea de recapitular sobre lo aprendido y cómo planificar la implantación de los conceptos de gestión por procesos en la organización. Se menciona que la gestión por procesos no es un fin, sino un medio para alcanzar la misión y visión de la organización. Se subraya la importancia de seguir un modelo claro que guíe a la organización hacia sus objetivos, comenzando con la definición del mapa de procesos existentes y avanzando desde allí.
📌 Definir el mapa de procesos como primer paso
El primer paso para implementar la gestión por procesos es definir el mapa de procesos existentes, identificando los diferentes tipos y relaciones entre ellos. Aunque es esencial definir los procesos de manera precisa, no debe obsesionarse con los detalles en las primeras fases. El proceso de definición debe ser liderado por la dirección general y respaldado por el equipo directivo, destacando la importancia de no dejar fuera variables críticas.
🎯 Seleccionar un proceso piloto para la implementación
El segundo paso se centra en la selección de un proceso piloto en el que se aplicará la gestión por procesos. Se recomienda elegir un proceso estable y relevante, preferiblemente uno operativo. Además, para evitar problemas de liderazgo, el responsable del proceso piloto debería estar estrechamente vinculado con el área funcional relacionada.
🔍 Identificar misión, objetivos y proveedores del proceso piloto
El tercer paso consiste en identificar los elementos clave del proceso piloto: misión, objetivos, entradas, proveedores, salidas, clientes, procedimientos e instrucciones. También se debe definir la sistemática de gestión, seguimiento y mejora, incluyendo indicadores, reuniones y personas involucradas. Es importante mantener el rigor necesario sin caer en un exceso de documentación o detalles.
🚀 Implementar la sistemática y extenderla a toda la organización
El cuarto paso implica la puesta en práctica de la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia, a través del establecimiento de objetivos, relaciones cliente-proveedor, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora. Una vez probado el piloto, se puede planificar su despliegue progresivo al resto de procesos de la organización, manteniendo un enfoque continuo pero sin pausa.
📉 Errores comunes a evitar en la gestión por procesos
Finalmente, se destacan los errores comunes que deben evitarse para asegurar el éxito del proyecto de gestión por procesos, tales como la falta de compromiso de la dirección, no asignar suficientes recursos, crear un sistema de gestión paralelo sin utilidad, o implementar el modelo de manera demasiado brusca o lenta. La formación y sensibilización de los involucrados es fundamental para el éxito del proyecto.
Mindmap
Keywords
💡Gestión por procesos
💡Mapa de procesos
💡Proceso piloto
💡Objetivos y misión del proceso
💡Indicadores
💡Mejora continua
💡Liderazgo
💡Errores comunes
💡Sistema de gestión
💡Implicación del equipo
Highlights
La gestión por procesos no es un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar la misión y visión de la organización.
Definir el mapa de los procesos existentes, identificando tipos de procesos y sus relaciones, es el primer paso clave.
Es importante no obsesionarse con los detalles en las fases iniciales; trabajar con lo más significativo es suficiente.
El proceso piloto debe ser estable, relevante y preferiblemente operativo, con liderazgo claro del responsable del área funcional.
En el proceso piloto, identificar misión, objetivos, entradas, salidas, clientes, proveedores y procedimientos es fundamental.
Definir una sistemática de gestión, seguimiento y mejora, incluyendo reuniones, indicadores y análisis de no conformidades.
Poner en práctica de manera rigurosa la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso.
Tras el piloto, planificar y desplegar la sistemática de gestión en los demás procesos de manera progresiva.
Es clave evitar la gestión paralela sin utilidad práctica, dedicando tiempo y recursos adecuados al nuevo sistema.
No se debe retrasar la puesta en marcha por precisar demasiado o intentar implementar el nuevo modelo bruscamente.
La falta de compromiso de la dirección general es uno de los principales errores a evitar para el éxito del proyecto.
Es fundamental formar, informar y sensibilizar adecuadamente a las personas involucradas y afectadas por los cambios.
La mejora continua es una política central para el éxito a largo plazo de la gestión por procesos.
Aunque hubo dificultades en el camino, ahora las actividades se realizan de forma sistemática, no por favores.
La implantación exitosa de la gestión por procesos requiere una transición gradual, evitando una gestión departamental aislada.
Transcripts
es momento de recapitular sobre lo
aprendido y planificar Cómo podemos
implantar estos conceptos en nuestra
organización considerando qué pasos
sería recomendable seguir Y qué aspectos
deben tenerse en cuenta para asegurar el
éxito antes de nada es importante tener
claro que la gestión por procesos no es
un fin en sí mismo es solo un medio un
modelo de gestión que debe ayudar en la
consecución de la misión y la visión de
nuestra organización
nuestra propuesta se basa en cuatro
pasos primero definir el mapa de los
procesos existentes identificando los
diferentes tipos de procesos y las
relaciones entre ellos será necesario
acotarlos con cierta precisión pero en
estas fases iniciales es importante
trabajar con lo más significativo y no
obsesionarse con el detalle ya que
resulta imposible tener en cuenta todas
las
variables como lo que estamos haciendo
es definir un modelo de organización
Este primer paso debe ser liderado por
la general y apoyado por todo el equipo
directivo segundo seleccionar el proceso
piloto sobre el que vamos a desarrollar
y aplicar la gestión de procesos es muy
recomendable centrarse en un proceso
estable Y de cierta relevancia
preferiblemente uno operativo además y
para evitar problemas de Liderazgo
durante el proyecto el líder de este
proceso y quien fraccione este piloto
Debería ser el responsable del área
funcional más relacionada
[Música]
tercero en el proceso piloto identificar
sobre todo su misión y objetivos así
como las entradas y proveedores salidas
y clientes y procedimientos e
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de gestión seguimiento y mejora personas
reuniones indicadores etcétera
insistimos todo ello con el rigor
necesario pero evitando el exceso de
detalle y de
documentación y cuarto poner en práctica
de forma rigurosa la sistemática
definida para la mejora de la eficacia y
eficiencia establecimiento y seguimiento
de objetivos relaciones cliente
proveedor análisis de no conformidades
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planificar y desplegar esta sistemática
de gestión al resto de los procesos
repitiendo los cuatro pasos
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que no ha pasar de una gestión
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y de liderazgo con un organigrama prác
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necesarios montar un sistema de gestión
paralelo y sin utilidad para el día a
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marcha por querer detallar o precisar
demasiado el desarrollo O al contrario
querer implantar el nuevo modelo
demasiado bruscamente no sensibilizar
informar y formar debidamente a las
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