Trabajar sin estrés - Kanban

Summary

El guion habla sobre la importancia de mejorar el flujo de trabajo en diferentes tipos de organizaciones. Propone el uso de un tablero de tareas, basado en el concepto de 'kanban', para visualizar y gestionar tareas. Este sistema ayuda a evitar la acumulación de trabajo y el estrés, permitiendo un enfoque claro y organizado en el avance de las tareas. Cada tarea se representa en un post-it, moviéndose de 'pendientes' a 'en proceso' y finalmente a 'terminadas'. También se aborda la gestión de impedimentos y la visualización de tareas para mantener el flujo de trabajo y la satisfacción del equipo.

Takeaways

• 👥 Las organizaciones pueden ser distintas en apariencia pero todas funcionan con gente que tiene distintas tareas.
• 📈 El acumulo de tareas puede convertirse en un peso y dificultar el avance del equipo.
• 🔍 Se propone una solución para desentrañar los problemas y ver las cosas de otra manera.
• 📋 Se sugiere aplicar el concepto de 'kanban', una palabra japonesa que se refiere a tablero visual o sistemas de tarjetas.
• 📝 El tablero de tareas ayuda a mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible sin estrés.
• 📑 El tablero se compone de columnas que representan los estados del flujo de tareas: pendientes, en proceso y terminadas.
• 📌 Cada tarea se escribe en un post-it y se coloca en la columna correspondiente según su estado.
• 🚫 Si hay un impedimento para concluir una tarea, se marca con una cruz roja o se coloca en una sección aparte.
• 🔄 Mantener la columna de 'en proceso' lo más despejada posible para mejorar la planificación y evitar la acumulación de tareas.
• 👀 El tablero permite a todo el equipo ver las tareas de cada uno, evitando duplicidades y mejorando la asignación de tareas.
• 🏆 Al final del día, el equipo puede ver las tareas terminadas y sentir satisfacción por su desempeño.

Q & A

¿Qué problema se presenta en las organizaciones según el guion?

En las organizaciones, el problema presentado es que las tareas a menudo se acumulan hasta convertirse en un peso para el equipo, lo que lleva a un enredo que dificulta el progreso.

¿Cuál es la solución propuesta para el problema de acumulación de tareas?

La solución propuesta es aplicar el concepto de 'kanban', que es un sistema de tablero visual que ayuda a mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible libre de estrés.

¿Qué significa la palabra 'kanban' y de qué cultura proviene?

La palabra 'kanban' es japonesa y se puede traducir como 'tablero visual' o 'sistemas de tarjetas'.

¿Cómo se organiza el tablero de tareas en el sistema Kanban?

El tablero de tareas se organiza en columnas que corresponden a los estados del flujo de tareas, que pueden ser específicas para un proceso puntual o de una forma genérica de tres columnas: pendientes, en proceso y terminadas.

¿Cómo se representa una tarea en el tablero Kanban?

Cada tarea se escribe en un post-it y se coloca en la columna correspondiente al estado de la tarea, empezando por 'pendientes'.

¿Qué significa mover una tarea de la columna 'pendientes' a la columna 'en proceso'?

Mover una tarea de 'pendientes' a 'en proceso' indica que la persona se ha comprometido a trabajar efectivamente en esa tarea y debe dedicarse exclusivamente a ella hasta terminarla.

¿Qué se debe hacer si una persona encuentra un impedimento al realizar una tarea?

Si se encuentra un impedimento, se debe marcar el post-it con una cruz roja o colocarlo en una sección aparte para tareas 'impedidas'.

¿Cuál es la recomendación para el número de tareas en la columna 'en proceso'?

Se recomienda mantener la columna 'en proceso' lo más despejada posible, lo que significa replantear la planificación si esta columna está muy cargada.

¿Cómo funciona el sistema Kanban como control de flujo de trabajo?

El sistema Kanban permite observar claramente los problemas en la planificación y trabajar en soluciones concretas, ya que todo el equipo puede ver las tareas de cada uno y evitar duplicidades.

¿Qué se puede lograr al final del día con el uso del tablero de tareas Kanban?

Al final del día, las personas pueden visualizar las tareas terminadas, sentirse satisfechas con su desempeño y regresar a sus casas con la sensación de haber resuelto temas concretos.

¿Cuál es el propósito final del tablero de tareas Kanban para los equipos de trabajo?

El propósito final del tablero de tareas Kanban es mantener a los equipos de trabajo enfocados en su dirección y evitar que pierdan de vista sus objetivos.