INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA - IFE (Resol. 080 del 28 de julio de 2020) - DIAN
Summary
TLDREl video describe el proceso de implementación y cambio de la firma digital a la firma electrónica, explicando la diferencia entre ellas y la importancia de la escucha activa para entender las necesidades de los usuarios. Se detalla la evolución de la firma electrónica desde 2016 hasta la resolución 80 de 2020, destacando su simplicidad y modernidad. Los usuarios deben generar una nueva firma electrónica si han realizado trámites antes del 28 de julio de 2020, y esta tiene una vigencia de tres años. La firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos en la DIAN, independientemente de su ubicación, facilitando el cumplimiento de obligaciones fiscales de manera virtual.
Takeaways
- 📜 La firma electrónica se implementó a través de la Resolución 80 del 28 de julio de 2020, modificando la Resolución 070 de 2016.
- 🔄 Se distingue la firma digital de la firma electrónica, la primera para facturas electrónica y la segunda para otros fines.
- 💡 La firma electrónica es más moderna y reemplaza al autógrafo, facilitando y simplificando el proceso de generación.
- 🚫 Se eliminan conceptos como emisión, renovación y revocación del sistema anterior de firmas digitales.
- 📅 Las personas que realizaron trámites antes del 28 de julio de 2020 deben generar una nueva firma electrónica.
- 🔄 La generación de la firma electrónica es un proceso autogestionable y no requiere la intervención de un funcionario.
- 🔐 La nueva firma electrónica tiene una vigencia de tres años a partir de su fecha de generación.
- 👤 Todos los agentes de retención y personas jurídicas, con excepciones especiales, deben cumplir con sus declaraciones virtualmente.
- 🏢Representantes legales, contadores, revisores fiscales y apoderados están obligados a presentar declaraciones virtuales, independientemente de su situación actual.
- 🌐 La firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos en el sistema, sin importar su ubicación geográfica.
- 🔄 Si se presentan problemas con la firma electrónica, se puede generar una nueva en cualquier momento sin inconvenientes.
Q & A
¿Cuál fue la resolución que implementó la firma electrónica y cuándo se publicó?
-La resolución 80 del 28 de julio de 2020 implementó la firma electrónica.
¿Qué se modificó en la resolución 070 de 2016?
-La resolución 070 de 2016 modificó el concepto de firma digital a firma electrónica.
¿Por qué es importante la diferencia entre firma digital y firma electrónica?
-La firma digital se utiliza para temas de factura electrónica, mientras que la firma electrónica es para otros propósitos完全不同的, y es importante distinguirlas para evitar confusiones.
¿Qué se eliminó en el nuevo sistema de firma electrónica?
-Se eliminaron los conceptos de emisión, renovación y revocación del sistema anterior.
¿Cómo se genera la nueva firma electrónica?
-La nueva firma electrónica se genera de manera totalmente en línea y es autogenerada, lo que simplifica el proceso.
¿Qué pasos se requieren para generar la firma electrónica?
-Se requiere ingresar a la página de la DIAN, a nombre propio con cédula y contraseña, gestionar la firma electrónica, ingresar la contraseña y confirmarla, aceptar el acuerdo de firma y generar la firma.
¿Qué sucede si se olvida la contraseña?
-Si se olvida la contraseña, se puede generar una nueva firma electrónica sin inconvenientes.
¿Cuál es la vigencia de la firma electrónica?
-La firma electrónica tiene una vigencia de tres años contados a partir de su fecha de generación.
¿Quiénes están obligados a cumplir con sus declaraciones virtualmente?
-Todos los agentes de retención, las personas jurídicas y las personas vinculadas a estas empresas tienen la obligación de presentar sus declaraciones virtuales.
¿Cómo se puede verificar la información del RUC y la actualización del mismo?
-Se puede verificar la información del RUC y realizar su actualización ingresando a la página de la DIAN con la cédula y contraseña, en la sección de atención inmediata.
¿Qué ocurre si se cambia la contraseña después de generar la firma electrónica?
-Si se cambia la contraseña después de generar la firma electrónica, no se permitirá ingresar nuevamente hasta el día siguiente, por lo que se recomienda cambiarla por seguridad después de terminar todos los procedimientos.
Outlines
📝 Introducción a la Firma Electrónica
Este párrafo introduce el tema de la firma electrónica, explicando su implementación a través de la Resolución 80 del 28 de julio de 2020 y su modificación a la Resolución 070 de 2016. Se menciona el cambio de concepto de firma digital a firma electrónica y la confusión que esto puede generar. Además, se destaca la importancia de la escucha y la comunicación efectiva con el usuario para entender sus necesidades y proporcionar soluciones adecuadas. Finalmente, se menciona el cambio de los procedimientos de emisión, renovación y revocación asociados con la firma electrónica.
📋 Obligaciones y Procedimientos de Declaraciones Virtuales
Este párrafo aborda la obligación de las personas jurídicas y agentes de retención de realizar declaraciones virtuales, así como las excepciones a esta regla. Se describe la obligación de presentar declaraciones por parte de las personas vinculadas a estas entidades, incluyendo representantes legales y revisores fiscales. Además, se menciona la importancia de cumplir con las obligaciones virtuales incluso después de dejar una posición en una empresa, y cómo la firma electrónica está disponible para todos los usuarios inscritos, independientemente de su ubicación geográfica.
🔑 Proceso de Generación y Gestión de la Firma Electrónica
Este párrafo detalla el proceso de generación y gestión de la firma electrónica, incluyendo la verificación de información en el registro único tributario, el envío de un código de verificación al correo electrónico registrado, y la aceptación del acuerdo de firma. Se destaca la importancia de la contraseña y la clave de verificación, así como el proceso para generar la firma electrónica y recibir un comprobante de éxito. Además, se menciona la vigencia de tres años para la firma electrónica y la posibilidad de generarla de nuevo en caso de perder la contraseña o tener problemas con la anterior.
Mindmap
Keywords
💡Firma Electrónica
💡Resolución 80 de 2020
💡Proceso de Generación
💡Contraseña
💡Correo Electrónico
💡Resolución 12 de 2011
💡Obligaciones Tributarias
💡Representante Legal
💡Actualización de RUC
💡Validación de Firma
💡Vigencia de la Firma
💡Comunicados y Notificaciones
Highlights
La implementación de la firma electrónica a través de la resolución 80 del 28 de julio de 2020 modificada por la resolución 070 de 2016.
El cambio del concepto de firma digital a firma electrónica desde el 2016, distinguiendo su uso de la factura electrónica.
La simplificación del proceso de generación de la firma electrónica, eliminando conceptos de emisión, renovación y revocación.
La necesidad de actualizar la firma electrónica para aquellos que realizaron el trámite antes del 28 de julio de 2020.
El soporte total en línea para generar la firma electrónica, disponible para personas que requieren cumplir obligaciones formales.
La vigencia de tres años de la firma electrónica a partir de su fecha de generación.
La obligación de las personas jurídicas y sus representantes de presentar declaraciones virtuales.
El proceso de generación de la firma electrónica, desde la entrada al sistema hasta su validación y uso.
La actualización del RUC y la presentación de declaraciones de renta y otros tramites fiscales de manera virtual.
La importancia de la atención al cliente y la escucha activa para entender las necesidades de los usuarios en el proceso de generación de la firma electrónica.
La eliminación de los pasos de renovación y revocación del sistema anterior, facilitando el proceso de generación de la firma electrónica.
La capacidad de generar la firma electrónica en cualquier momento, independientemente de los problemas o errores del sistema.
El requisito de cambiar la firma electrónica para cumplir con las obligaciones fiscales, incluso después de haberse generado una anteriormente.
La obligación de las personas naturales de cumplir con obligaciones formales, ya sea en nombre propio o de un tercero, a través de la firma electrónica.
El proceso de verificación de la firma electrónica mediante el envío de un código a la dirección de correo electrónico registrada.
La disponibilidad de la firma electrónica para todos los usuarios inscritos en la entidad, independientemente de su ubicación geográfica.
Transcripts
[Música]
otro nuevo servicio es el de la firma
electrónica este se implementó a través
de la resolución 80 del 28 de julio del
2020 y modificado a la resolución 070 de
2016 desde el 2016 habíamos cambiado el
concepto de firma digital a firma
electrónica o sea que alguien en ese
momento que le dio de ustedes a decirle
firma digital mucho cuidado porque la
firma digital se usa para los temas de
factura electrónica pero estamos
hablando de otra cosa totalmente
diferente entonces que me gabelas que
tengo inconvenientes con la firma
digital y usted va a comenzar a
explicarle todo este proceso de firma
electrónica y resulta que lo que
necesitaba era solucionar algo de
factura electrónica entonces miren que
son cosas muy diferentes por eso la
importancia del escucha el módulo que
vimos ayer que era toda la parte de
protocolos de atención la parte de
servicio al cliente escuchar muy bien al
usuario confirmarle lo que él me está
diciendo para que los dos estemos
hablando en el mismo idioma y si es
vamos a darle solución a lo que
realmente el usuario necesita
teníamos un cambio de los nervios
portaron un cambio de firma digital a
firma electrónica en el año 2016 y el
año pasado desde julio cierto 2020 con
la resolución 80 cambiaron nuevamente el
concepto de firma electrónica que tiene
diferente esta nueva firma electrónica
es más moderno reemplaza siempre la
firma autógrafo para las diferentes
obligaciones de la dian se reduce la
cantidad de pasos para generarla es
muchísimo más simple muchísimo más fácil
ya se están eliminando los conceptos de
emisión de renovación de revocación
cierto por esto todas las personas que
realizaron el trámite antes del 28 de
julio del año pasado tienen que generar
esta nueva firma van a llegar donde
ustedes a decirles que tengo
inconvenientes con la firma no me
permite firmar la declaración no me
permite firmar esta actualización del
ruf usted le va a preguntar en qué
momento desde en cuanto a quienes están
firmadas desde el 2019 es usted ya sabe
que si la realizó antes del 28 de julio
del 2020 tiene que generar esta nueva
firma electrónica con el proceso les voy
a mostrar a continuación aparte de que a
partir desde el primero de junio del
2021 ya no hay soporte en tal y como
parece afirma anterior si se le presentó
algún error nada que hacer lo único es
sí o sí cambiar de firma electrónica
este nuevo sistema como les decía se
basa en auto generación se eliminan los
pasos de renovación revocación del
sistema anterior siempre la firma
digital la emisión tenía que ser por
funcionario las renovaciones también por
funcionario o si yo lo iba a hacer por
auto visión tenía que recordar unas
preguntas que cuando se volviera la
contraseña tenía el lugar favorito el
nombre del padre el color favorito por
ejemplo en este momento ya eso no se
necesita se puede utilizar el
procedimiento todas las veces que yo lo
requiera así los ángel genere esta firma
electrónica hoy y mañana voy a firmar el
resulta que la contraseña no me funciona
o la noté en alguna libretica y no supe
que hice la libreta entonces pueden
generar la nueva mente y sin ningún
inconveniente
es totalmente en línea y está disponible
no sólo para las personas que están
obligadas a tener firma electrónica sino
como les decía al principio todas estas
funcionalidades y los nuevos servicios
virtuales que tiene la diana es para
facilitar ese cumplimiento de
obligaciones y a raíz de la pandemia que
el año pasado las personas no podíamos
desplazar los cierre en la calle cuando
quisiéramos hacerlo entonces se generó
esa firma electrónica y se dio
disponibilidad para que cualquier
persona la pudiera generar de manera
virtual que se tiene que tener presente
lo que les decía que si yo cumplí con
mis obligaciones en el año 2020
virtualmente este año 2021 también lo
tengo que ser virtualmente no voy a
empezar voy a actualizar el root virtual
y mi declaración virtual este año
litográfico el otro año virtual no voy a
empezar en ese juego ya la genere una
vez entonces la voy a generar nuevamente
en caso de que lo recuerde la contraseña
no sé dónde la no te tengo x2 y el
problema pero voy a continuar con esa
obligación virtual
esta nueva firma electrónica como su
versión anterior tiene una vigencia de
tres años contados a partir de su fecha
de generación pero como les decía si se
presenta algún inconveniente con la otra
seña algún problema algún error que nos
presenta el sistema se puede generar en
cualquier momento sin ningún
inconveniente la puedo generarse soy
persona natural obligada a cumplir
deberes formales tanto a nombre propio o
de un tercero vamos a ver que para la
firma electrónica está la resolución 12
7 61 el 2011 esta resolución a pesar de
7 en 2011 que ya lleva 10 años está
vigente y ahí establece quiénes son las
personas que tienen que cumplir con sus
declaraciones virtualmente entonces
establece que todos los agentes de
retención o sea que en ese orden de
ideas todas las personas jurídicas
excepción de 12 que traen a norma esas
excepciones son los que es donde
bienestar familiar estas asociaciones de
usuarios que madres de niños de pensar
familiar ellos tienen unas condiciones
especiales tributariamente pero de resto
todas las personas jurídicas tienen que
tener la obligación de retención en la
fuente así las cosas no hay ninguna
empresa en la actualidad presente sus
declaraciones por bancos no hay ninguna
empresa que pueda presentar una
declaración lito gráficamente todas
tienen que ser virtualmente y asimismo
todas las personas que estén vinculadas
a esa empresa tienen la obligación de
presentar también sus declaraciones a
título personal
virtualmente me explico si yo soy el
representante legal de una sas ya sé que
la sas tiene la obligación de presentar
sus declaraciones virtuales entonces yo
como representante tengo que presentar
mi declaración de renta ahora en agosto
también tiene que ser de manera virtual
soy el conca devolver el revisor fiscal
de una empresa por el suelo entra el
empiezo a presentar declaraciones
virtuales y yo estar vinculado en el
club de esa empresa mis declaraciones
también tienen que ser virtualmente eso
se lo tiene que ver la claridad del
usuario independientemente que con
posterioridad yo pierda esa calidad
continuo en la obligación virtual yo fui
representante legal del año 2012 hasta
el año 2018 miren que el 2012 ya había
sido expedida un año antes o sea que ya
me cobijado y terminé ese representante
en el 2018 ya continuó por esa
obligación virtual para mis
declaraciones
virtual es cierto que muchos creen que
porque ya no tienen vinculación con esa
empresa ahí murió su obligación virtual
y no ya la persona continua derecha
cuando realice operaciones aduaneras
cuando deba solicitar autorización de
iluminación de facturación cuando se el
declarante de renta y cuando se requiere
hacer el inem o solicitud de devolución
o compensación del salón en estos casos
vuelvo y repito se puede generar la
firma en suma la firma está disponible
para todos los usuarios inscritos en
entró sin importar si vive en colombia o
en el exterior pues ahora pueden generar
la cuando desee realizar algún trámite u
obligación con la 10
está vigente ya les dije que estaba
vigente inicial hasta septiembre el año
pasado la firma anterior entonces ya no
se puede utilizar hasta el vencimiento
sino que sí o sí ya la tenemos que
cambiar entonces vamos a abrir el paso a
paso entonces que también está
disponible en la página de la entidad
entonces ingresamos ya en el en el
portal perdón simplificado que tenemos
por usuario registrado a nombre propio
nuestra cédula y nuestra contraseña
tanto la habilitación de la cuenta como
la firma electrónica son a título
personal qué quiere decir que si yo soy
representante de cinco empresas no tengo
una contraseña de ingreso y una firma
electrónica para cada una de las
empresas tengo mi contraseña y mi firma
electrónica que voy a poder utilizar al
momento que vaya a ingresar a cualquiera
de esas entidades donde yo soy
representante lo mismo para el contador
lo mismo para el revisor fiscal lo mismo
para el apoderado general o para el
apoderado especial que estén
relacionados en el grupo entonces todas
estas actuaciones que vamos a hacer en
ese momento son a nombre propio porque
vamos a generar mi firma electrónica
entonces ingreso mi cédula mi contraseña
inmediatamente dio ingreso siempre a
nombre propio a la página de la dian
siempre siempre me va a mostrar este
menú de mis actividades siempre me va a
salir esta misma presentación sea la
persona que ingrese a nivel nacional a
nivel mundial siempre voy a tener
comunicados destacados del mes atención
inmediata en comunicados que voy a
encontrar los mismos mensajes que la
dian me envía el correo electrónico me
los va a cargar aquí en comunicados yo
voy a consultar un código para firmarlo
puedo mirar aquí en comunicados en
destacados del mes consultar la
información exógena que ya vimos cómo se
hace la descarga a no perdonar hemos
visto lo hemos visto en el micro ciento
de recta cómo se va a hacer la descarga
de la información para la declaración
presentación de información consultar
obligaciones y recibos de pago
diligenciar y presentar el formulario de
los diez en favoritos voy a tener
obtener copia del ruc actualización del
root diligenciar y presentar termine que
tan sólo los pasitos ingresar a la
página de la diana a nombre del blog la
cédula y mi contraseña
yo voy a obtener una copia del ruc o yo
puedo hacer una actualización del grupo
y vamos a tener en atención inmediata
gestionar mi firma electrónico entonces
vamos a entrar por este recuadro rosa
este mensaje de que su clave ha buscado
siempre nos la va a presentar el sistema
por cuestiones de seguridad cualquier
entidad que maneja en clave y siempre
nos antes el mensaje de alerta para que
yo les tengan jugado para uso para
efectos pues de la seguridad de la
información pero tenemos que tener
presente que si alguien hace el cambio
de la clave hasta el día siguiente no le
va a permitir ingresar nuevamente
entonces ya mí se me vence la
declaración de renta hoy y no le voy a
dar la opción al usuario de que cambie
la contraseña porque si no ya no me va a
permitir ni hacer actualización del run
y generar firma ni nada entonces le voy
a sugerir que después de que terminemos
todos los procedimientos si quiere por
seguridad la cambie pero no es
obligatorio
entonces be the way ingresamos a nombre
propio cedula contraseña y le decimos
gestionar mi firma electrónico cuando yo
le doy click aquí él me trae información
que está en el registro único tributario
no voy a diligenciar este campo que está
en blanco ni voy a escribir a de
información adicional esa información es
actualizada en caso tal de que yo haya
hecho una actualización previa en el
root cambie el correo electrónico
entonces no me lo está trayendo yo le
doy aquí en éste recuadrito azul y él me
va a traer la información que está
actualizada la fecha le digo continuar y
me dice que un código de verificación
fue enviado al correo electrónico que yo
tengo registrado en el resto es mire
otra importancia del correo electrónico
le digo continuar voy consultó al correo
electrónico o en mis comunicados esta
comunicación de servicio está a nombre
de la persona que está adelantando el
trámite me saca el código yo lo copio y
lo pego acá donde me lo está pidiendo
que lo ingrese y le digo continuar si
ese código está correcto me va a llevar
ya la generación de la firma acá voy a
colocar la contraseña y la voy a
confirmar cumpliendo con esos requisitos
pero previamente tengo que aceptar el
acuerdo de firma o sea que le doy clic
en este cuadrito me saqué el acuerdo de
firma lo leo hasta el final y le digo
acercar una vez lo acepten ya si me va a
permitir colocarle una firma una clave
perdón a esa firma la cola verificó y le
digo generar si estas dos firmas
coinciden él empieza a hacer el proceso
de validación y me dice que la firma ha
sido generada con éxito ya yo la puedo
comenzar a utilizar entonces que la
firma es un código que me va a generar
es con revocada que yo vaya a hacer la
firma de una declaración de una
actualización de oruro y la presentación
de información consultando ese código
por comunicados al correo electrónico y
poniendo la clave que le acaba de
asignar al correo electrónico me va a
llegar también un comprobante de firma
electrónico diciendo que la generación
de la firma ha sido exitosa y me dice
que él afirma saber que genera desde el
15 de marzo del 2021 si yo no tengo
inconvenientes trabajo con mi contraseña
la tengo súper presente ya sé que hasta
el 15 de marzo del 2024 no vuelvo a
generar nuestra firma si de pronto de
eso tuve algún inconveniente y perdí la
memoria y se me está traspapelado la
firma equis o ye la puedo generar sin
problema
[Música]
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