Como demonstrar meu conhecimento/trabalho: o gestor de projetos tem um portfólio?

Summary

The transcript offers advice on showcasing project management skills during interviews. It emphasizes the importance of having a portfolio that highlights budget management, team leadership, and case studies. The speaker suggests creating a parallel spreadsheet in Google Drive to track project details and values. They also discuss the diversity of teams managed, including volunteers and remote teams, and the challenges faced, such as language barriers and team conflicts. The summary encourages storytelling to effectively communicate one's project management experience.

Takeaways

• 📊 Prepare a parallel spreadsheet in Google Drive or Excel to record project details such as contract, value, and management.
• 💼 Emphasize the importance of being able to quickly answer questions about the largest project managed in terms of budget during job interviews.
• 🗣️ Showcase your experience with different types of teams, including public servants, volunteers, and remote teams, to demonstrate adaptability.
• 🌐 Highlight the ability to manage teams across different countries and time zones, which is increasingly relevant in a post-pandemic remote work environment.
• 📈 Create a portfolio that is more than just a document; it could be a well-crafted narrative, video, or story that illustrates your project management experience.
• 👥 Discuss how you've handled team conflicts and不成熟的 team members, as this is a common issue that managers look for in a project manager.
• 🔗 Mention any challenges faced with language barriers and how they were overcome, as this can be a critical skill in global teams.
• 📚 Include examples of how you've dealt with unexpected changes in projects, such as software changes or shifts in project management methodologies.
• 💡 Stress the importance of storytelling when presenting your portfolio, as it helps to engage the listener and make your experience relatable.
• 📝 Practice your portfolio presentation with friends or mentors and ask for feedback to refine your storytelling and ensure it effectively conveys your skills.

Q & A

What is the recommended way to showcase your project management experience during interviews?

The speaker suggests dividing presentations into three parts: budget, team, and case studies. It's important to be prepared to discuss the largest project you've managed in terms of budget and to have this information readily available.

Why is it important to keep track of the projects you've managed?

Keeping a record of projects helps in quickly providing information during interviews about the scope and budget of the projects you've managed. It also helps in creating a parallel spreadsheet in Google Drive or Excel to have a methodical approach to presenting your work.

How can you demonstrate your ability to manage different types of teams?

By discussing your experience managing teams in various contexts such as during internships, volunteer work, or with remote teams across different time zones and countries. Highlighting how you've dealt with these diverse situations can showcase your adaptability.

What is the significance of the question about the largest project you've managed?

This question is often the first asked in interviews to gauge a candidate's experience and capability in handling significant budgets, which is a key responsibility of a project manager.

Why should project managers be prepared to discuss their team management experiences?

Interviewers often ask about team management to understand how a candidate has handled different team dynamics, including those in volunteer roles or fully remote settings, which can be challenging.

What does the speaker mean by creating a 'storytelling' for your portfolio?

The speaker suggests that a portfolio should not just be a physical document but a well-crafted narrative, possibly in video format or through storytelling, that illustrates how you've managed projects and overcome challenges.

How can you highlight your experience with remote teams in your portfolio?

By discussing specific challenges you've faced and how you've resolved them, such as managing teams across different time zones or cultures, which has become increasingly relevant post-pandemic.

What is the importance of being able to discuss how you've handled unexpected project changes?

Discussing how you've managed unexpected changes, such as a company being bought out or a shift in project management methodologies, shows your adaptability and problem-solving skills, which are highly valued.

Why is it beneficial to get feedback on your portfolio from others?

Feedback from others can provide insights into how effectively you're presenting your experience and skills. It helps refine your portfolio to better impress potential employers.

What does the speaker suggest doing to prepare for interviews?

The speaker suggests practicing your portfolio presentation, focusing on storytelling, and getting feedback to ensure you can concisely and effectively communicate your project management experience during interviews.

How should project managers handle questions about resolving team conflicts?

Project managers should be prepared to discuss specific instances where they've resolved conflicts, detailing the approach taken and the outcome, demonstrating their leadership and conflict resolution skills.

Outlines

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📊 Project Management Portfolio Insights

The speaker emphasizes the importance of a project manager having a portfolio to showcase their expertise. They suggest dividing presentations into three parts: budget, team, and case studies. The speaker advises being prepared to discuss the largest project managed in terms of budget and recommends creating a parallel spreadsheet in Google Drive or Excel to track contracts, values, and management of projects. They also share personal experiences, such as managing a project for the municipal guard involving GPS integration and training public servants to present projects. The speaker highlights the need to demonstrate the ability to manage different types of teams, including voluntary and remote teams, and to showcase this in one's portfolio.

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🗣️ Crafting a Project Manager's Portfolio

The paragraph discusses the process of creating a project manager's portfolio, which could be a well-structured narrative, video, or storytelling format. It highlights the importance of showcasing how one has resolved issues and conflicts within teams. The speaker provides examples such as managing a project through a company acquisition, software changes, or a shift from a waterfall to agile model. They also discuss handling unexpected situations like a change in project direction or management. The speaker advises focusing on storytelling and seeking feedback from others to refine the portfolio. They stress the need for a project manager to demonstrate maturity in handling various challenges and conflicts, which is crucial for potential employers looking for experienced candidates.

Keywords

💡Portfolio

A portfolio in the context of the video refers to a collection of an individual's work, experiences, and accomplishments, particularly in project management. It serves as a tool to showcase one's capabilities and qualifications to potential employers or clients. In the script, the speaker emphasizes the importance of having a well-prepared portfolio that includes budget, team, and case studies to demonstrate expertise in project management.

💡Budget

Budget, as mentioned in the video, is a crucial aspect of project management that refers to the financial plan for a project. It includes the estimated costs involved and the funds allocated to complete the project successfully. The speaker advises creating a parallel spreadsheet to track contracts, values, and management of projects, indicating the importance of budgeting in demonstrating one's project management skills.

💡Team

Team in this context refers to the group of individuals working together on a project. The speaker discusses the importance of showcasing the types of teams one has managed, such as volunteer teams or remote teams, to highlight leadership and management skills. This keyword is integral to the video's theme of presenting oneself effectively in a project management role.

💡Case

Case, as used in the script, refers to case studies or specific examples of projects that one has managed. These cases are used to illustrate one's experience and problem-solving abilities in project management. The speaker suggests including case examples in one's portfolio to provide concrete evidence of past work and achievements.

💡Remote Work

Remote work is a work model where employees work from locations other than a central office, often from home. The video script mentions the shift towards remote work due to the pandemic and how it has become a significant aspect of project management. The speaker advises discussing one's experience with remote teams in a portfolio to demonstrate adaptability and management skills in a changing work environment.

💡Conflict Resolution

Conflict resolution is the process of addressing and resolving disputes within a team. The video script highlights the importance of showcasing one's ability to handle conflicts, such as dealing with emotionally explosive team members, as part of a project manager's skill set. This keyword is relevant to the video's theme of demonstrating one's readiness to handle challenges in project management.

💡Agile

Agile is a project management methodology that emphasizes flexibility, collaboration, and iterative progress. The speaker mentions the need to switch from a waterfall model to an agile model as an example of adapting to changes in project management. This keyword is used to illustrate the importance of being able to adapt to different project management methodologies.

💡Certification

Certification in the script refers to the formal recognition of one's competence in a particular area, such as project management. The speaker talks about a company's decision to become certified in the MPS.BR model, which required a shift in project management practices. This keyword is relevant to the video's theme of demonstrating one's qualifications and adaptability in project management.

💡Waterfall Model

The Waterfall Model is a project management approach where each phase of the project must be completed before the next phase can begin. It is a linear and sequential model. The speaker contrasts this with the Agile model, indicating the importance of being able to work with different project management methodologies.

💡Project Management

Project management is the process of planning, executing, and closing projects. It involves defining the project objectives, managing resources, and ensuring the project is completed on time and within budget. The video script is centered around project management, with the speaker providing advice on how to demonstrate one's project management skills through a portfolio.

💡Storytelling

Storytelling in this context refers to the art of narrating one's experiences and projects in a compelling and structured manner. The speaker emphasizes the importance of storytelling in presenting one's portfolio, suggesting that it helps to engage the listener and make the presentation of one's work more memorable and impactful.

Highlights

Project managers should have a portfolio to demonstrate their knowledge and experience.

Presentations can be divided into three parts: budget, team, and case studies.

Interviews often start with questions about the largest project managed in terms of budget.

It's important to have information readily available and organized, such as in a parallel spreadsheet.

Creating a method to present your work is traditional but widely used in the industry.

Companies often ask about the type of teams you have managed during interviews or presentations.

The speaker's first job involved working with the city hall of Florianópolis, providing training for public servants.

Managing a team with different levels of expertise requires a tailored approach.

Volunteer work and managing volunteer projects are valuable experiences to showcase.

Remote teams present unique challenges, such as managing people in different countries and time zones.

The pandemic has increased the importance of remote work capabilities.

A well-structured portfolio can make a significant difference in job interviews or when selling services.

The portfolio should include examples of how you have managed teams, both near and far.

Experience with different team compositions, such as volunteer or remote teams, is valuable.

Interviews often focus on problem-solving and conflict resolution within teams.

The ability to handle unexpected changes, such as a company being bought or a shift in project management methodologies, is crucial.

Language challenges and team conflicts are common issues that project managers must address.

The speaker suggests creating a portfolio that includes budget/equipe/Case and provides an exercise for the listener to create their own.

Storytelling is a powerful way to present your experiences and should be practiced.

Feedback from others is essential to refine your portfolio and storytelling.

Preparation is key for interviews, and having a clear, concise way to present your experience is beneficial.

Transcripts

e como demonstrar o seu conhecimento não

é o gestor de projecto tem um portfólio

eu divido as minhas apresentações em

eventuais processos seletivos quando me

apresenta em três partes tá orçamento

equipe e Case né então

e eu não sei se você já passaram por

isso mas eu oitenta por cento das

entrevistas e dos processos seletivos

que eu já participei para as vagas né no

prazo empresas que eu já me candidatei a

primeira pergunta é Qual foi o maior

projeto que você já gerenciou em termos

de orçamento né então você tem que ter

essa informação na ponta da língua tente

criar uma planilha Paralela no teu

Google Drive ali na tua planilha de

excel e vai colocando ali por gente em

contrato no do fulano da empresa tal e

valor era tanto o gerencia o contrato x

né Eu já enviei o projeto y era um

projeto de melhoria mas eu eu vou

estimar aqui então um valor de recurso

mais ou menos aí pelo número de pessoas

mas cria uma método um método que você

possa

quer dizer é é uma maneira mais

tradicional de fazer uma pergunta de

parte de apresentar o teu trabalho né

mas mas é bem muito utilizado é muito

utilizada essa pergunta né qual é o

valor que você já controlou o que você

já gerenciou em um projeto tá outro

exemplo aqui é o seguinte equipes né

muitas muitas empresas perguntam nos

processos seletivos ou quando você vai

fazer uma apresentação sua é que tipo de

equipe que você já gerenciou então meu

primeiro trabalho o meu primeiro estágio

foi no no escritório de projetos onde a

gente ele dava com a Prefeitura

Municipal de Florianópolis e moro aqui

em Floripa

Oi e eu tava dentro da universidade e a

gente dava treinamentos para para

servidores públicos em fazer eles

entenderem o que quer um projeto e como

é que você como é que eles poderiam

apresentar projetos para os diretores

deles de melhorias na entrada lembro

bate um projeto da guarda municipal e se

criam e incluirá um GPS na Frota lá e

queria fazer um projeto sobre isso eu

queria o dinheiro para comprar o GPS

para colocar nos carros lidar com um

tipo de de equipe dessas é diferente de

você lidar com uma equipe que sabe o que

tá fazendo né é que foi contratada para

isso e que vive de projeto é lá era um

exercício de tutoria Você tinha que ter

um tipo de abordagem né e é uma maneira

de você apresentar o teu trabalho então

eu já fiz trabalho voluntário né Já fiz

já fiz já gerenciei projetos voluntários

E aí

e o a pessoa que tá para te contratar o

que tá interessado no teu serviço né que

tá olhando o teu portefólio ela é brilha

o olho dela porque ela sabe que precisa

de um perfil diferente né de tratamento

quando você tem uma equipe por exemplo

que você é voluntário né ou que você

trava uma equipe que tá como agora 100%

remota né então era é uma maneira que

você pode apresentar o teu trabalho em

seu portfólio é um queijo já então eu eu

já em si o pessoas que estão em quatro

países diferentes e que estão um fuso

horário alternativo Então eu tenho SS

desafio eu resolvi isso dessa dessa

dessa forma né isso isso gestores também

estão entendendo ainda mais agora aqui

que a pandemia trouxe a possibilidade de

estarmos em vários locais né Trabalhando

de maneira remota então falar sobre isso

ter condições de falar

e isso faz toda a diferença tá então

tente também né a vou criar um portfólio

porque eu vou falar traga ali dois ou

três exemplos né de como que você

gerencie sua equipe ela tá perto ela tá

longe é uma equipe voluntária que paga é

part-time a equipe mais Sênior mais

júnior isso o gestor ele ele gosta muito

de ouvir e a pessoa que tá contratando

vai querer saber se você já tem

experiência nesse assunto e por fim é

como é que você apresenta o teu trabalho

né é puro uma entrevista de gestão de

projetos né uma entrevista uma

contratação de um serviço geralmente

está dirigindo duas tapas né aquelas

perguntas que eu acabei de fazer né a de

orçamento mas que era como é que não era

idiomas que você fala e tal e aí parte

por uma segunda

O que é a como é que você resolveu o teu

problema né como é que você faz para

para resolver um conflito dentro de uma

equipe né então no momento de você

desenhar o teu portfólio né E talvez ele

não seja um documento físico né talvez

não seja um portfólio mais tradicional

que a gente vê de designers por exemplo

né o de profissionais de tecnologia que

tem as aplicações mas o teu portefólio

vai ser um discurso bem elaborado né

Talvez um vídeo gravando você ou até

mesmo uma um storytelling não é uma

estrutura ali de como é que você conta

né então por exemplo você participou de

uma que você sabe gerenciar um projeto e

outra empresa foi comprada por outro né

ou você comprou outra empresa e aí você

precisa mudar do software x software Y

o ou você precisa mudar de um modelo

cascata para o modelo ágil Ou você mudou

do diretor no meio do projeto e você

tinha que entender o teu cliente que

tava te cobrando ali né as entregas e o

teu diretor novo queria entender a

margem Queria entender por for Casting

queria entender várias coisas isso não

está previsto né então como é que você

lidou com essa situação né ou você de

fato né teve ali uma mudança de freio

porque na mesma empresa na porta gente

isso aconteceu comigo

Qual é a empresa que eu trabalhava

decidiu que eles iam se certificar no

modelo mps.br quer um paralelo ao riso e

a gente trabalhava de um jeito e no

final daquele ano a gente teve que mudar

completamente para outro modelo né E foi

um projeto que foi certificado mas a

empresa tinha outros dez projetos e aí é

partir o neto que a empresa é

certificada Ou aquele produto é

certificado vários outros colegas

passaram até que executar o processo de

uma maneira como era o metro né então

passaram por essa situação e saber

contar isso para um né numa entrevista

ou não ou numa hora de vender um para um

serviço que você tá querendo vender faz

toda a diferença para o gestor na ele

vai entender que você é maduro o

suficiente para passar por esse tipo de

situação e aí Aqui também a gente tem

eventualmente aqui desafios com idiomas

né e conflito da equipe também são

outros dois exemplos

Bom dia de itens que você pode escrever

lá né pode uma pessoa lá na equipe que

não tinha não tinha maturidade para

resolver determinado tipo de situação e

ele ele é o ela ligeiramente tinha né

era mais explosivo era mais

descontrolada emocionalmente E aí eu

precisei lidar da forma x né ou a gente

trocou a Anna ela de equipe ou a gente

fez um trabalho de acompanhamento mais

detalhado né então isso é comum

acontecer né conflitos em equipes e os

gestores querem contratar né o os

diretores né os coordenadores querem

contratar gerente de projetos que saibam

lidar com esse tipo de problema Então

essa é um resuminho aqui de como eu

resolvo não é o meu portifólio

orçamento/equipe e/Case tá e aqui fica

um exercício né você quer fazer hoje O

teu portfólio né como é que você começa

então primeiro você tem que

o nível você tá hoje né se você é um

pouco mais é Júnior no tá entrando no

mercado se você já é Mais maduro e ele

vai tentar trazer cases mais

estruturados né pensa nos teus últimos

três projetos ou eu fiz vencer aquele lá

aquele outro né naquela Outra

experiência eu nesse projeto eu tava

como integrante não era gerente Mas eu

tive essa percepção né Faz esse

exercício dos três últimos Foca no

storytelling é focam como é que você vai

contar essa história né E aí chama monte

de gente para falar sobre isso convida

para o almoço convida para um café né ou

grava aí e manda para os amigos né para

pessoas de confiança e pede feedback

você entendeu Ficou claro né como é que

eu tava me explicando porque a

entrevista muitas vezes é você precisa

ter ali a gente chama de sniper não é só

acertar tem pouco tempo e quanto mais

preparado se tiver para estou melhor né

então

É nesse discurso e sempre que possível

interno e lembrando né o gestor de

projetos ele dificilmente vai mandar um

portfólio também mande o currículo dele

do brinquedinho mas as pessoas querem

ouvir do gestor como é que ele resolveu

determinar os tipos de problema