Como usar KANBAN en un Proyecto - Gestión de Proyectos

Summary

Este vídeo explica el uso de Kanban en la gestión de proyectos ágiles. Se explora su origen en el Toyota Production System y cómo su implementación mejora la visualización del flujo de trabajo y la identificación de cuellos de botella. Se detalla cómo establecer un tablero Kanban, crear tarjetas para requisitos, definir límites de trabajo en progreso y establecer acuerdos para una gestión eficaz del proyecto, destacando su versatilidad en diferentes metodologías y proyectos.

Takeaways

• 📈 Kanban es una herramienta de gestión de proyectos ágil muy utilizada y versátil en el mundo de la gestión de proyectos.
• 📚 Se origina en el Toyota Production System (TPS), buscando mejorar procesos y eliminar desperdicios.
• 🔍 Kanban utiliza tarjetas para representar gráficamente el flujo de trabajo dentro de una línea de producción.
• 🛠️ Se adapta al mundo de la gestión de proyectos representando el flujo de actividades y requisitos a través de procesos de proyecto.
• 📈 Kanban ayuda a identificar cuellos de botella y obstáculos en el flujo de trabajo del proyecto.
• 🌐 Se ha adoptado ampliamente en metodologías ágiles, especialmente en Scrum.
• 🔑 Para implementar Kanban, es fundamental entender su historia y los elementos clave como los límites de trabajo en progreso (WIP).
• 📋 Se crea un tablero con columnas que representan los diferentes procesos por los cuales pasarán las tarjetas de requisitos.
• 👥 Es importante establecer límites de WIP para mantener un flujo de trabajo constante y evitar acumulación de tareas.
• 🔄 Kanban fomenta la responsabilidad individual y el trabajo colaborativo al permitir que cada miembro del equipo gestione sus tareas en el tablero.
• 🔖 Al final, Kanban es una herramienta visual que ayuda a gestionar y dirigir la creación de productos, enfocándose en el flujo continuo del trabajo.

Q & A

¿Qué herramienta de gestión de proyectos ágil se discute en el guion?

Se discute la herramienta Kanban, que es una de las herramientas de gestión de proyectos ágiles más ocupadas y versátiles.

¿De dónde nace el origen del término 'Kanban'?

El término 'Kanban' nace del Toyota Production System (TPS), que es el sistema de producción establecido por Toyota.

¿Quién desarrolló el Toyota Production System y cuál fue su objetivo principal?

El Toyota Production System fue elaborado por Taiichi Ohno. Su objetivo principal era mejorar los procesos de producción.

¿Cuáles son algunos de los elementos clave que surgieron del TPS y que se utilizan en la agilidad?

Algunos elementos clave que surgieron del TPS y que se utilizan en la agilidad incluyen la identificación de los siete desperdicios, el cinco why (cinco por qués) y Kanban.

¿Cómo se traduce el concepto de Kanban en el contexto de la producción y cómo se aplica en la gestión de proyectos?

Kanban se traduce a un sistema de tarjetas que representan gráficamente el flujo de trabajo dentro de una línea de producción. En la gestión de proyectos, se utiliza para representar el flujo de actividades a través de los procesos del proyecto, donde las tarjetas ahora son requisitos.

¿Qué es un 'cuello de botella' en el contexto de la gestión de proyectos y cómo puede Kanban ayudar a identificarlos?

Un 'cuello de botella' es una acumulación de trabajo en una etapa del proyecto que ralentiza el progreso general. Kanban ayuda a identificar estos cuellos de botella al visualizar el flujo de trabajo y mostrar dónde se acumula el trabajo.

¿Cómo se relaciona Kanban con la metodología Scrum en la gestión de proyectos?

Kanban se ha adoptado en el mundo de la gestión de proyectos y se ha integrado con diferentes metodologías ágiles, incluyendo Scrum, para mejorar la visualización y el flujo de trabajo del proyecto.

¿Qué significa WIIP y cómo es clave para la funcionalidad de Kanban?

WIP significa 'Work In Progress' (trabajo en progreso). Limitar el WIIP es clave para Kanban porque ayuda a controlar el flujo de trabajo y evitar la acumulación de tareas en una sola etapa, lo que puede causar cuellos de botella.

¿Cómo se establece el límite del WIIP en un equipo de trabajo y qué se considera al hacerlo?

El límite del WIIP se establece considerando la capacidad del equipo de trabajo, es decir, la cantidad de tarjetas o tareas que el equipo puede manejar a la vez sin causar acumulaciones que ralentizen el flujo de trabajo.

¿Qué pasos se siguen para crear un tablero Kanban según el guion?

Para crear un tablero Kanban se siguen estos pasos: definir y establecer el área de trabajo (setup del tablero), crear una tarjeta para cada actividad o requisito, determinar el límite del WIIP y permitir que el trabajo sea realizado por el equipo.

¿Qué información clave deben contener las tarjetas en un tablero Kanban y por qué es importante?

Las tarjetas deben contener el tiempo estimado para realizar la tarea, quiénes serán responsables de desarrollarla y una descripción del requisito. Esta información es importante para la planificación y la asignación de responsabilidades dentro del equipo.

Outlines

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📈 Introducción al Kanban y su origen

El primer párrafo explica que Kanban es una herramienta de gestión de proyectos ágil muy utilizada y versátil. Se menciona que nace del Toyota Production System (TPS), con el objetivo de mejorar procesos mediante la eliminación de desperdicios y la mejora continua. Se describe cómo Kanban utiliza tarjetas para representar gráficamente el flujo de trabajo en una línea de producción. Además, se destaca cómo se puede aplicar a la gestión de proyectos, utilizando tarjetas para representar los requisitos y su flujo a través de los procesos del proyecto. Se enfatiza la importancia de identificar cuellos de botella y cómo Kanban ayuda a gestionar y dirigir la creación de productos.

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🛠️ Configuración y funcionamiento del tablero Kanban

Este párrafo detalla cómo se crea y se desarrolla un tablero Kanban. Se menciona la necesidad de establecer un área de trabajo, definir columnas y crear tarjetas para cada requisito. Se destacan los elementos clave que deben contener las tarjetas, como tiempo estimado, responsables y descripción del requisito. Además, se explica el concepto de 'límite de trabajo en progreso' (WIP) y cómo limitar el WIP ayuda a mantener un flujo de trabajo constante y evitar cuellos de botella. Se da un ejemplo de cómo se pueden establecer los límites de WIP en diferentes fases de un proyecto.

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🔄 Flujo de trabajo y responsabilidades con Kanban

El tercer párrafo se centra en cómo se gestiona el flujo de trabajo en Kanban y cómo se comparten las responsabilidades dentro del equipo. Se habla sobre la importancia de establecer acuerdos claros sobre quién es responsable de cada tarea y los pasos a seguir cuando una tarjeta se completa y pasa a la siguiente fase. Se enfatiza la necesidad de evitar la acumulación de trabajo y la importancia de que cada miembro del equipo sea responsable de su tarea. Finalmente, se menciona que Kanban es una herramienta gráfica para monitorear y gestionar proyectos y procesos, y se sugiere su uso en diferentes tipos de proyectos y equipos.

Keywords

💡Gestión de proyectos ágiles

Es un enfoque para la gestión de proyectos que promueve la adaptabilidad y la capacidad de responder a cambios rápidamente. En el guion, se menciona que Kanban es una herramienta utilizada en este marco, destacando su importancia en el mundo de la gestión de proyectos actual.

💡Kanban

Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que se originó en el Toyota Production System (TPS). Se utiliza para visualizar el flujo de trabajo a través de tarjetas que representan tareas o requerimientos, permitiendo un control gáfico del proceso y la identificación de cuellos de botella.

💡Toyota Production System (TPS)

Es un sistema de producción desarrollado por Toyota que busca mejorar la eficiencia y la calidad. En el guion, se destaca que Kanban nace de los principios del TPS, enfocándose en la mejora continua y la eliminación de desperdicios.

💡Cuello de botella

Es un punto en el proceso de producción donde ocurre una acumulación de trabajo, ralentizando el flujo general. En el guion, se menciona que Kanban permite identificar estos puntos para su posterior solución.

💡Tarjetas de Kanban

Son elementos visuales que representan tareas o requerimientos en el tablero Kanban. Se utilizan para rastrear el progreso y el estado de cada elemento a lo largo del proceso de producción o desarrollo de proyectos.

💡Scrum

Es una metodología ágil de desarrollo de software que se menciona en el guion como una de las metodologías con las que Kanban se puede integrar. Scrum se caracteriza por iteraciones cortas y reuniones frecuentes para la planificación y la revisión.

💡Backlog

Es una lista de trabajo pendiente que se organiza por prioridad. En el contexto del guion, el backlog se refiere a los requisitos que están listos para ser desarrollados y se colocan en el tablero Kanban para su gestión.

💡WIP (Work In Progress)

Se refiere al trabajo que está actualmente en desarrollo. El guion destaca la importancia de limitar el WIP para evitar la acumulación de tareas y mantener un flujo de trabajo constante y eficiente.

💡Tablero Kanban

Es una representación visual de los procesos de trabajo, divididos en columnas que representan etapas del flujo de trabajo. En el guion, se describe cómo se establece y se utilizan los tableros Kanban para gestionar proyectos.

💡Responsabilidad

En el guion, se enfatiza la importancia de que cada miembro del equipo sea responsable de sus tareas y se establezcan acuerdos claros sobre quién asume la responsabilidad cuando una tarjeta pasa de una etapa a otra.

💡Flujo de trabajo

Es el proceso por el cual se transforman los requerimientos en entregables finales. El guion describe cómo Kanban ayuda a visualizar y controlar el flujo de trabajo, permitiendo una mejor comprensión y gestión del proyecto.

Highlights

Kanban es una herramienta de gestión de proyectos ágiles muy utilizada y versátil.

Se explora cómo ocupar Kanban en la gestión de proyectos y se analizan sus elementos fundamentales.

Kanban nace del Toyota Production System (TPS), buscando mejorar procesos y eliminar desperdicios.

Kanban utiliza tarjetas gráficas para representar el flujo de trabajo en una línea de producción.

Se describe cómo Kanban ayuda a conocer en qué etapa del proceso se encuentran los diferentes elementos.

Kanban se adapta al mundo de proyectos representando el flujo de actividades a través de los procesos del proyecto.

Kanban ha sido ampliamente aceptado en la gestión de proyectos y se integra con metodologías ágiles como Scrum.

Se explica el funcionamiento de Kanban con tarjetas que representan requisitos fluyendo a través de los pasos del proyecto.

Kanban permite conocer el flujo de trabajo de un proyecto y detectar cuellos de botella.

Se define Kanban como un método visual para gestionar y dirigir la creación de productos.

Se describe el proceso de creación de un tablero Kanban, incluyendo la definición del área de trabajo y los procesos.

Se mencionan los elementos clave que deben contener las tarjetas en Kanban, como tiempo estimado, responsables y descripción.

Se explica el concepto de WII (Work In Process) y su importancia para limitar el flujo de trabajo.

Se da un ejemplo práctico de cómo establecer límites de WII en diferentes etapas del proyecto.

Se enfatiza la necesidad de establecer acuerdos claros para la transferencia de responsabilidad de una fase a otra.

Kanban es una herramienta gráfica para monitorear y gestionar proyectos con la participación de todo el equipo.

Kanban puede ser incorporado en diferentes tipos de proyectos, incluyendo aquellos que no son ágiles.

Se sugiere que el conocimiento de Kanban es importante para la certificación PMP.

Transcripts

también es una de las herramientas de

gestión de proyectos ágiles más ocupadas

y de mayor versatilidad dentro del mundo

de la gestión de proyectos en este vídeo

vamos a analizar y vamos a conocer que

escarban en primer lugar como podemos

ocupar canvas dentro de nuestra gestión

de proyectos y finalmente analizaremos y

conoceremos los elementos fundamentales

que nosotros tenemos que considerar al

momento de implementar cambian en primer

lugar vamos a analizar de dónde nace

cambia es importante que nosotros

conozcamos la historia que tiene camba y

sus orígenes en balance de tps que es el

toyota production system básicamente el

sistema de producción que toyota

estableció este sistema fue elaborado

por tu visión y lo que buscaba

básicamente era mejorar sus procesos a

través del tps existieron aparecieron

diferentes elementos que son ocupados

actualmente en el mundo de la agilidad

para ese caso como lint como son caising

siete desperdicios 5 ese es poco lo que

se exima y camba

y ha sido una herramienta que como vemos

nació básicamente de una línea de

producción y una mejora continua de esta

manera vemos que camba nace de tps y

básicamente lo que busca es utilizar

tarjetas que representen de manera

gráfica el flujo del trabajo que se

tiene dentro de una línea de producción

esto traducido viene a ser lo siguiente

nosotros tenemos una tarjeta o

básicamente camba enlace de una serie de

tarjetas que me permiten conocer cada

uno de los procesos y cada uno de los

elementos de esos procesos de esta

manera nosotros podemos conocer en qué

etapa o en qué parte del proceso se

encuentran los diferentes artículos o

elementos que estamos yendo a

desarrollar o estamos realizando de esta

manera vemos que dentro de una línea de

producción como la que está aquí

ganvam va a ir atravesando por las

diferentes etapas y de esa manera se

puede conocer en qué parte del proceso

están los diferentes elementos a través

de canvas esto nos permite tener un

control de manera gráfica del flujo de

procesos del flujo de trabajo que se

está realizando dentro de esta línea de

producción y definir elementos como por

ejemplo cuellos de botella

como podemos ocupar esto dentro del

mundo de proyectos y en primer lugar

tenemos que considerar que kaman se

mantiene en su estructura general los

directores de proyectos utilizan capas

justamente para representar el flujo de

las actividades a través de los procesos

de proyecto sin embargo estas

actividades ahora son requisitos y lo

que nosotros vamos a ir viendo a través

de este flujo de procesos o este flujo

de trabajo son básicamente estos

requisitos que van a irse cambiando

desde un requisito hasta tener un

entregable de anbar ha tenido una gran

aceptación en el mundo de la gestión de

proyectos tanto es así que actualmente

tiene un crecimiento masivo y

principalmente está siendo utilizado con

diferentes metodologías ágiles entre

ellas una de las más ocupadas es la de

scrum ahora que hemos visto que canvas

funciona dentro de la gestión de

proyectos y que tiene una gran

aceptación veamos su funcionamiento de

la misma forma como con tps nosotros

tenemos tarjetas que son ahora los

requisitos que tendrán nuestro proyecto

también nos permite ir viendo cómo van

fluyendo estos requisitos a través de

los diferentes pasos que tiene el

proyecto de esta manera nosotros

conocemos y vemos el flujo de trabajo de

nuestro proyecto y nos permite conocer

cómo está el proyecto de manera general

en un solo vistazo podemos ver en qué

etapa tenemos una mayor cantidad de

trabajo una menor cantidad de trabajo y

sobre todo nos permite conocer y ver

cuáles son los diferentes cuellos de

botella que puede tener nuestro proyecto

como vemos que tenemos cuellos de

botella y obstáculos y el director del

proyecto a través de que ambas puede ir

viendo en donde aparecen estos cuellos

de botella para poder solventarlos y

analizarlos de manera adecuada un cuello

de botella básicamente significa una

acumulación de trabajo en uno de estos

elementos o en una de estas columnas que

básicamente son los pasos por los cuales

atraviesa el proyecto los diferentes

procesos de nuestro proyecto y nosotros

como directores de proyectos encontramos

este cuello de botella podremos

analizarlo de una manera mucho más fácil

y sobre todo puede realizar medidas para

estos elementos o estos problemas que

van ocurriendo ahora que hemos visto

cambian y su funcionamiento dentro de

tepes y también dentro de la gestión de

proyectos es el momento de definir qué

es camba y para eso vamos a ocupar el

concepto que establece o queda mike

leigh o el concepto que se establece acá

es que campan es un método visual lo

cual es cierto tenemos un tablero con

tarjetas es un método visual que nos

permite gestionar y dirigir la creación

de productos a través de un conjunto de

pasos como hemos visto tenemos

diferentes columnas por los cuales las

tarjetas venir atravesando y de esta

forma podemos dirigir y también podemos

gestionar justamente la creación de

estos productos desde el requisito hasta

tener el entregable final

y esto nos ayuda o nos permite conocer y

tener un énfasis especial en el flujo

continua que van teniendo este trabajo y

que va desde el inicio hasta la entrega

como hemos dicho

esta manera vemos que canvas es una

herramienta muy útil que nos permite

observar y controlar todo el flujo de

nuestro proyecto de una manera visual

mucho más rápida y fácil

ahora que nosotros hemos visto en la

historia de canvas conocemos que es

canvas veamos cómo vamos a crear o cómo

se desarrolla un campo en primer lugar

necesitamos hacer el setup del tablero

que básicamente es definir y establecer

nuestro área de trabajo en este lugar

tenemos en primer lugar el título en

este caso scan bank pero en cada una de

estas columnas iremos colocando las

diferentes o los diferentes procesos por

los cuales atravesará nuestras historias

de usuario o nuestras tarjetas con

requisitos básicamente los elementos o

las columnas comúnmente más ocupadas son

las siguientes en primer lugar acá

tenemos el back group que básicamente es

un conjunto de requisitos que están

priorizados en segundo lugar tenemos un

área de análisis en tercer lugar tenemos

un área de desarrollo un área de pruebas

y finalmente los elementos que han sido

completados por objetivo básicamente es

ir viendo cómo va fluyendo el trabajo

desde el backlog es decir de estos

requisitos hasta tener un entregable

completo una vez que hemos establecido

este estado hemos establecido nuestro

tablero con nuestros procesos el

siguiente paso será crear una tarjeta

para cada actividad o cada uno de estos

requisitos

las tarjetas que nosotros creamos deben

tener algunos elementos claves pero

principalmente deben contener en primer

lugar el tiempo el tiempo estimado para

realizar esta tarea o este requisito

quienes serán las personas que van a

desarrollar estos elementos quien será

responsable de desarrollar este

requisito y finalmente una descripción

del requisito que tenemos para cada

tarjeta

una vez que tenemos estos elementos se

puede inclusive colocar colores según su

importancia o para poder establecer un

conjunto de requisitos que sean del

mismo orden en este momento nosotros ya

podemos ir al tercer paso el cual es

determinar el límite del wii el wii es

la clave por la cual kanban tiene una

gran funcionalidad y es altamente

utilizado uip significa work in process

o trabajo que está en progreso

básicamente lo que nosotros tenemos acá

es que nosotros al limitar el whip o el

trabajo que está en proceso podemos

limitar el flujo de trabajo podemos

tener o mantener un flujo de trabajo

continuo imaginemos lo siguiente

nosotros tenemos diferentes equipos que

están en nuestro proyecto o diferentes

personas que están realizando los

diferentes o que están en diferentes

procesos de nuestro proyecto

tomamos en cuenta lo siguiente para

entender cómo funciona y cómo limitar el

whip consideremos que estas personas que

están acá tienen una capacidad limitada

al igual que todo equipo de trabajo todo

equipo de trabajo va a poder trabajar en

x cantidad de tarjetas a la vez eso es

algo fundamental que nosotros debemos

entender y conocer cada uno de nuestros

equipos conocer cuál es su capacidad y

en función de la capacidad del equipo

limitar el trabajo que puede realizar de

esta forma nosotros podemos ir

definiendo y estableciendo los límites

para que de esa manera tengamos un flujo

de trabajo constante veamos un ejemplo

para entender mucho mejor esto

consideremos lo siguiente ya tenemos

tres etapas del proyecto que pueden ser

el análisis el desarrollo y las pruebas

del equipo de trabajo en round we potter

el límite del grupo de trabajo en

proceso de tres tarjetas a la vez

trabajar en más tarjetas limitaría su

trabajo o podría generar un cuello de

botella ya que el trabajo se iría

acumulando unos recursos actuales este

equipo no puede aumentar su capacidad de

trabajo

de la misma forma en el desarrollo el

equipo puede trabajar máximo en dos

funcionalidades a la vez o en este caso

dos requisitos y finalmente el equipo de

pruebas por los recursos que posee

únicamente puede trabajar en una tarjeta

a la vez ninguna funcionalidad puede

realizar las pruebas de una sola

funcionalidad ya sea por la limitación

del equipo ya sea por la limitación de

recursos como pueden ser los diferentes

software que ocupe de esta manera

nosotros vemos cuáles ser war in

progress' o el trabajo en progreso el

nosotros conocer el límite del trabajo

del progreso que puede realizar nuestro

equipo

nosotros podemos establecer y determinar

justamente las necesidades que nuestro

equipo tenga por ejemplo si tenemos un

grupo de análisis que puede trabajar en

tres tarjetas o en tres requisitos a la

vez y tenemos un equipo de pruebas que

únicamente puede trabajar en uno por sus

limitaciones ya sea de equipo o ya sean

de recursos pues vemos que aquí tenemos

un cuello de botella y es aquí necesario

que nosotros limitemos justamente este

web

podemos hacer acá es muy posiblemente

aumentar los recursos para que esta

cantidad de web pueda elevarse y de esa

manera iremos limitando iremos

definiendo cuáles son las cantidades o

cuál es la cantidad de trabajo en

progreso que el equipo es capaz de

desarrollar

es necesario que nosotros consideremos

mucho este tema porque en función de

esto estableceremos de manera adecuada

el flujo de trabajo que tendrá nuestro

proyecto establecer un whip que no sea

adecuado un límite que no sea adecuado

provocaría que nosotros tengamos cuellos

de botella o acumulación de trabajo y

esto es algo que nosotros no necesitamos

o no buscamos dentro del cámara una vez

que nosotros conocemos y determinamos el

web el último paso es justamente el de

permitir que el trabajo sea realizado

por el equipo lo que nosotros buscamos a

través de canvas es que cada miembro del

equipo trabaje y coloquen las tarjetas

en el tablero y trabaje en su actividad

es decir que sea propia y cada uno de

los miembros del equipo en estas tareas

que está realizando para que esta manera

cada una de las tareas

responsabilidad de una persona o de un

grupo de personas y que estas personas

que estén realizando esa tarea sean

responsables de su ejecución

para poder conseguir eso necesitamos

establecer acuerdos acuerdos que nos

permitan conocer por ejemplo quién será

responsable cuando una tarea pase de una

del análisis al desarrollo por ejemplo

cuáles son los pasos que se deben seguir

incera y responsable acá que se hará

cargo de esa tarea todos estos elementos

se basan justamente en los acuerdos

tomemos el siguiente acuerdo

consideremos que esta tarjeta de

requisitos ha sido ya completada por el

equipo y el equipo busca pasar esa

tarjeta desde el análisis hacia el

desarrollo

y nosotros establecemos dentro de un

acuerdo que existirá una persona que

será la responsable de recibir esa

tarjeta esto debe estar claro para todos

los miembros del equipo de esta manera

existe una transferencia de

responsabilidad del equipo hasta esta

otra persona para que pase el desarrollo

y con esto se evitan situaciones como

por ejemplo que nadie se haga cargo de

una tarjeta de un requisito

personalmente puede darse el caso que no

existe una persona que se haga cargo acá

puede estar establecido que dentro de

los acuerdos del equipo que cuando una

tarea se complete pase directamente a la

siguiente fase estos elementos deben

estar claros y definidos por todo el

equipo para que de esa manera el flujo

de trabajo sea constante y no existan

cuellos de botella y tampoco

impedimentos que eviten que el trabajo

vaya pasando de fase a fase

y finalmente nosotros tenemos que

considerar algunos elementos en la

conclusión en primer lugar lambán es una

forma gráfica justamente de monitorear y

gestionar los proyectos y los procesos

de un proyecto en donde todo el equipo

participa y esto es algo fundamental y

clave

adicionalmente nos permite controlar y

compartir las responsabilidades con el

proyecto y con el equipo en sí

recordemos que campan es parte de un set

de herramientas de gestión ágil de

proyectos pero puede ser incorporado en

cualquier tipo de proyecto personalmente

yo ocupado campan en diferentes

proyectos que no necesariamente han sido

ágiles sino que han sido dame este /

ágiles y predictivos o directamente

predictivos y en procesos también es una

herramienta muy útil que puede ser

ocupado en diferentes proyectos y en

diferentes equipos que nosotros tengamos

a nuestro cargo recuerda que campan al

igual que las diferentes técnicas de

gestión de proyectos ágiles forman parte

del examen de certificación pmp estás

estudiando por el examen de

certificación pp y quieres desarrollar

un plan de estudios semana a semana con

todo los temas que necesitas conocer

para el examen de certificación puedes

revisar el vídeo que lo encontrarás en

la parte de acá de esta manera

concluimos este vídeo saludos y nos

vemos en la siguiente sesión