Administración de las Compras 4 - Proceso de compras segunda parte
Summary
TLDREn este vídeo, se explora la segunda parte del proceso de compras, enfocándose en la recepción de requisiciones internas, análisis de proveedores y cotizaciones, y la emisión de órdenes de compra. Se destaca la importancia de la rastreabilidad y la priorización de pedidos críticos para la empresa. Además, se discuten dos enfoques para la recepción de artículos: todo a través del almacén o directamente al solicitante para control y rastreabilidad. Finalmente, se resalta la necesidad de registros adecuados y la relación con el proceso contable para asegurar el correcto seguimiento y cierre del proceso de compras.
Takeaways
- 🛒 El proceso de compras comienza con la recepción de requisiciones internas de compra o órdenes internas.
- 🔍 Se realiza un análisis de los proveedores y de las cotizaciones recibidas para seleccionar a quién comprar.
- 📝 Una vez seleccionado al proveedor, se emite una orden de compra formal.
- 🚚 Se hace seguimiento al pedido, lo que incluye rastrear el envío y registrar datos para la rastreabilidad.
- 📊 La priorización de pedidos se basa en la importancia y el impacto en la inversión y el valor entregado por la empresa.
- 🤝 Es crucial establecer una relación sólida con los proveedores para facilitar el seguimiento y el acceso a información.
- 📦 La recepción de artículos es parte del proceso que generalmente se maneja por el departamento de almacenamiento.
- 🏢 Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por el almacén o solo los artículos para producción llegan al almacén.
- 📋 Al finalizar la recepción, es fundamental mantener registros adecuados y actualizar el inventario y las cuentas por pagar.
- ⏱ La forma de iniciar el proceso de compra varía según el tipo de empresa, ya sea por decisión individual o por un sistema automatizado.
Q & A
¿Qué es el proceso de compras y cuáles son sus pasos generales?
-El proceso de compras generalmente incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, realizar una orden de compra formal, dar seguimiento al pedido y asegurar la rastreabilidad del mismo.
¿Qué es la rastreabilidad en el contexto del proceso de compras?
-La rastreabilidad es la capacidad de rastrear el camino de un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para realizar dicho seguimiento.
¿Por qué es importante dar prioridad a ciertos pedidos en el proceso de compras?
-Es importante dar prioridad a los pedidos que sean más importantes para la empresa, ya que pueden implicar una mayor inversión o afectar severamente al resultado o valor entregado por la empresa.
¿Cómo se debe gestionar el seguimiento de pedidos con proveedores?
-Se debe establecer una comunicación sólida con el proveedor, posiblemente accediendo a información de sus sistemas o obteniendo números de contacto para preguntar sobre el estado del pedido.
¿Qué implica la recepción de artículos en el proceso de compras?
-La recepción de artículos se refiere a la llegada de los pedidos a la empresa, y aunque este paso es parte del proceso de almacenamiento, es crucial para la integridad del proceso de compras.
¿Cuáles son las dos maneras específicas de recibir material en una empresa?
-Una manera es que todo lo que llega a la empresa pase por el almacén, y la otra es que solo los artículos para pisos de producción o operaciones entren al almacén, mientras que otros, como papelería, sean recibidos directamente por la persona que los solicitó.
¿Qué es importante considerar al decidir cómo recibir material en la empresa?
-Al decidir cómo recibir material, es importante considerar el control, la ecuación financiera y la rastreabilidad, ya que si todo entra al almacén, es más fácil saber cuándo y quién lo retira.
¿Qué se debe hacer una vez que se reciben los artículos?
-Una vez recibidos los artículos, se deben mantener registros adecuados, como la entrada del producto en el inventario y la formalización del proceso mediante un sello de orden de compra.
¿Cómo se puede verificar que el proceso de compras ha finalizado correctamente?
-Para verificar que el proceso de compras ha finalizado, se debe asegurar que todos los papeles estén sellados y que se haya registrado una nueva deuda en cuentas por pagar.
¿Cómo varía el inicio del proceso de compras dependiendo del tipo de empresa?
-El inicio del proceso de compras puede ser disparado por una persona que toma una decisión basada en la necesidad inmediata, o puede ser automatizado por un sistema que indica cuándo realizar la compra, dependiendo de la naturaleza y operaciones de la empresa.
¿Qué tipo de empresas suelen utilizar un sistema más automatizado para el proceso de compras?
-Empresas con producción en masa y planes de producción a largo plazo suelen utilizar sistemas más automatizados para el proceso de compras.
¿Qué implica tener más formalidad en el proceso de compras para una empresa?
-Tener más formalidad en el proceso de compras implica un mejor seguimiento, facilidad para la auditoría y la corrección de errores, lo que a su vez puede mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de compras.
Outlines
🛒 Proceso de Compras y Seguimiento de Pedidos
En este segmento se detalla la segunda parte del proceso de compras, iniciando con un resumen rápido de los pasos anteriores. Se menciona que es necesario recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, y luego realizar una orden de compra formal. Se enfatiza la importancia del seguimiento de pedidos, que incluye la capacidad de rastrear un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para la trazabilidad. Además, se discute la priorización de pedidos basados en la importancia y el impacto en la inversión y resultados de la empresa. Se sugiere la colaboración estrecha con proveedores para obtener información y asegurar el éxito de las operaciones de compras.
📦 Recepción de Artículos y Consideraciones para el Proceso de Compras
Este párrafo se centra en la recepción de artículos y las opciones disponibles para manejar este proceso. Se describen dos métodos: uno en el que todos los artículos llegan al almacén y otro en el que solo ciertos artículos, como los destinados a producción, llegan al almacén, mientras que otros, como papelería, son recibidos directamente por quien los solicitó. Se destaca la importancia de la toma de decisiones sobre qué método emplear, basándose en control, financieras y trazabilidad. Finalmente, se menciona la importancia de mantener registros adecuados y de incrementar la deuda en cuentas por pagar como parte del proceso de finalización de la compra. También se introduce la idea de que el inicio del proceso de compra puede ser disparado por un evento específico o por un sistema automático, dependiendo del tipo de operación de la empresa.
Mindmap
Keywords
💡Proceso de compras
💡Requisiciones internas
💡Análisis de proveedores
💡Cotizaciones
💡Orden de compra
💡Seguimiento de pedidos
💡Rastreabilidad
💡Priorización de pedidos
💡Colaboración con proveedores
💡Recepción de artículos
💡Control de inventario
Highlights
El proceso de compras general incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, y realizar ordenes de compra.
La rastreabilidad es crucial, permitiendo seguir un producto desde su origen hasta su destino final.
Es importante priorizar pedidos basados en la inversión y el impacto en el resultado de la empresa.
Se debe mantener una comunicación estrecha con los proveedores para rastrear y asegurar el envío de pedidos.
La recepción de artículos es parte del proceso de compras, aunque se trata con más detalle en otros videos.
Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por almacén o directamente a áreas específicas.
El control y la rastreabilidad son factores clave en la decisión de cómo recibir los artículos.
La recepción debe ser registrada en el inventario y debe haber un incremento en cuentas por pagar.
El proceso de compras varía según el tipo de empresa, como en reparación de vehículos donde se toma decisiones individuales.
Las PYMES suelen depender más de las personas que de sistemas automáticos para iniciar el proceso de compra.
El control en el proceso de compra es fundamental para facilitar el seguimiento y la auditoría.
Se aborda la importancia de la formalidad en el proceso de compras para facilitar la corrección de errores.
Se invita a los espectadores a dar 'me gusta' y compartir el video si les resultó interesante.
Transcripts
en esta ocasión vamos a ver la parte 2
del proceso de compras y sin más
preámbulo nos vamos a ir al siguiente
paso haciendo un resumen rápido ya vimos
que el proceso general
contempla que tienes que recibir las
requisiciones internas de compra u
órdenes internas tienes que hacer un
análisis de los proveedores un análisis
de las cotizaciones que te envían esos
proveedores y después una vez que tú
decides a quién le vas a comprar vas a
hacer una colocación de orden de compra
formal hacia ese proveedor una vez que
el proveedor lo acepta pues tienes que
darle seguimiento al pedido porque se
supone que el proveedor te lo va a
enviar y este concepto implica la
posibilidad de rastrear el camino
seguido por un producto desde su origen
hasta su destino final así como el
registro de todos los datos que permiten
realizar dicho seguimiento la
rastreabilidad implica que tú puedas
saber en todo momento dónde está lo que
compraste lo importante aquí es que si
tú eres un departamento de compras que
realiza decenas de pedidos diarios pues
obviamente tienes que darle prioridad a
aquellos que sean más importantes
aquellos que impliquen una mayor
inversión para la empresa aunque no sea
una inversión muy alta que se impliquen
una afectación severa al resultado al
valor entregado que entrega tu negocio
en el caso de que algo falle con el
proveedor a eso es a lo que le debemos
de dar seguimiento y debes de tener una
estabilidad muy precisa tienes que
apoyarte con tu proveedor tienes que
hacer equipo con ellos para que
inclusive ellos te puedan dar acceso a
información de sus sistemas o que te den
los teléfonos que necesitas tener para
poder estar preguntando dónde están o
dónde va el pedido
el siguiente paso asumiendo que todo
salió bien y que el pedido llegó a la
empresa como debería de ser pues es la
recepción de artículos y aquí no nos
vamos a meter muy detalladamente en este
proceso porque eso es parte de almacén y
ya tenemos muchos vídeos que hablan de
almacenamiento y el proceso de recepción
pero aquí lo que te puedo recomendar por
lo que te puedo decir es que hay dos
maneras específicas de recibir el
material una es que todo lo que llega a
tu empresa absolutamente todo siempre
tiene que llegar al almacén no importa
que sea aunque sea un borrador todas las
compras tienen que pasar por algo hacer
eso es lo ideal
aquí estamos asumiendo que tu empresa
tiene un almacén formal a veces esto no
sucede pero en el caso de que lo tengas
esa es una manera de cómo puedes manejar
tu proceso de compras la otra es que
solamente lleguen al almacén artículos
que son para pisos de producción o de
operaciones y en el caso de cualquier
otro artículo por ejemplo cuestiones de
papelería cuestiones de algún servicio
pues la persona que hizo el
requerimiento la requisición de compra
interna sea quien reciba directamente
ese material
lo importante aquí es que la decisión de
cuál de los dos esquemas vas a tomar no
tiene que ser tomando en cuenta
exclusivamente la idea si la flojera de
que no que flojera que vaya al almacén
mejor que lo reciba directamente la
persona que lo pidió cuando sean cosas
de oficina aquí tiene que ver con el
control tiene que ver con una ecuación
financiera de cuidar el dinero y tiene
que ver también con una cuestión de
rastreabilidad si todo entra al almacén
mucho más fácil saber en qué momento
salió y quién lo sacó del almacén si lo
recibe cualquier persona a lo mejor tú
como comprador nunca te enteras que ese
producto llegó
el último paso una vez que se recibieron
los artículos pues es tener los
registros adecuados y conejitos
adecuados nos referimos a qué mínimo se
debe de registrar en el inventario tiene
que mostrarse la entrada de ese producto
en el inventario tiene que darse una
combinación formal del proceso mediante
un sello de orden de compra por lo
general tiene que ser por el almacén o
por la persona que recibió el producto
que lo solicitó se tiene que sellar de
recibido y obviamente tiene que haber un
incremento de deuda en cuentas por pagar
no vamos a meter mucho la parte contable
pero una forma de verificar que el
proceso de compras realmente finalizó no
nada más es que todos los papeles se
sellaron sino que realmente en cuentas
por cobrar se haya registrado esa nueva
deuda esa nueva factura que se tiene que
pagar cualquier documento que aplique
este es el proceso en sí como puedes ver
no es tan complicado pero hay una
consideración importante que me gustaría
que vieras de acuerdo al tipo de proceso
es la forma que se dispara el inicio de
la compra y nos referimos al proceso de
trabajo que tú tienes en tu empresa te
voy a poner un ejemplo imagínate que tu
empresa se dedica a la reparación o
reconstrucción de automóviles o de
camiones cada vez que se llega o que te
traen un camión o un auto a reparar es
totalmente diferente lo que le puedes
comprar a un auto con respecto al otro
es totalmente diferente aquí por lo
general aunque tengas un sistema que te
ayude la decisión de en qué momento se
va a realizar la compra va a depender
mucho de una persona una persona va a
disparar el proceso y va a decir para
este auto necesita una defensa pero para
este otro necesito llantas y tiene que
haber una persona que tome la decisión
es como cuando estás también en un
restaurante y tal vez en ese día a mucha
gente se le antojó cierto tipo de pan
ves que está a punto de terminarse y
antes de que tu sistema de forma
automática te dispare que necesita más
pan
tú ya lo estás pidiendo porque ves que
ese día por alguna razón se está
consumiendo de más y no quieres o
quieres evitar que tengas algún problema
aquí el caso de que una persona disparó
el proceso
la otra es cuando por ejemplo tienes el
sistema es donde hay producción en masa
que ya tienes producción planeada con
mucha anticipación y tienes un sistema
aunque sea en excel mediante macros o
mediante fórmulas básicas o algo ya
mucho más sofisticado el sistema te va a
decir en qué momento se tiene que
realizar la compra de forma automática
inclusive el sistema realiza la orden de
compra de forma automática y la envía al
proveedor de tal manera que el comprador
lo único que tiene que hacer es
verificar el proceso fluya de manera
adecuada y por lo general lo que son las
pymes siempre van a utilizar el primer
esquema va a depender por más allá de
que tengan algún sistema va a depender
de las personas
esto implica que tienes que tener mucho
control en tu proceso y vuelvo a lo que
te recomendó en el primer vídeo entre
más formalidad manejes en tu proceso de
compra va a ser más fácil que le pueda
dar seguimiento mucho más fácil que
puedas auditar y puedas corregir
cualquier error que se te pueda
presentar
pues bien hasta aquí es el proceso de
compras lo estamos viendo una manera
general en más adelante vamos a ver cada
uno de los pasos ya de forma muy
detallada inclusive con algunos ejemplos
de formatos pero si te gustó este vídeo
por favor dale me gusta y compártelo con
aquellas personas que crees que les
puede interesar muchas gracias por tu
tiempo que le dedicaste para verlo y nos
vemos en el siguiente vídeo de la serie
hasta luego
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