4.7 Cerrar el Proyecto a o Fase PMBOK 6

Summary

El cierre de un proyecto o fase es un proceso crucial que implica finalizar actividades, archivar información, completar el trabajo planificado y liberar recursos. El director del proyecto debe verificar el cumplimiento de objetivos y realizar actividades administrativas de cierre, como actualizar documentos, resolver incidentes, y asegurar la aceptación de entregables por parte del cliente. También implica recopilar registros, auditar el éxito del proyecto, gestionar el conocimiento y transferir productos o servicios a la siguiente fase. Este resumen destaca la importancia del juicio de expertos y la destreza del director de proyecto en garantizar el éxito y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Takeaways

• 📚 El cierre de un proyecto o fase es un proceso que implica finalizar todas las actividades y archivar la información del proyecto para liberar recursos.
• 🗓️ El director del proyecto debe verificar que se han cumplido todos los objetivos del proyecto antes de proceder con el cierre.
• 🔍 Se realiza una revisión del plan de dirección del proyecto para asegurarse de que todo el trabajo esté completo y se hayan alcanzado los objetivos.
• 📋 Las actividades de cierre administrativo incluyen actualizar documentos, resolver incidentes y formalizar la aceptación de entregables por parte del cliente.
• 💼 Se cierran las cuentas del proyecto, se reasignan recursos y se elaboran informes finales según sea necesario.
• 🗂️ Se realizan actividades para cumplir con los acuerdos aplicables, como confirmar la aceptación del trabajo y actualizar registros.
• 🔑 Se recopilan registros del proyecto y se audita el éxito o fracaso del mismo, gestionando el intercambio y transferencia de conocimiento.
• 🔍 Se identifican las lecciones aprendidas y se archiva la información del proyecto para su uso futuro por la organización.
• 🚀 Las acciones y actividades necesarias para transferir productos, servicios o resultados al siguiente fase también son parte del proceso de cierre.
• 📉 Se recolectan sugerencias para mejorar o actualizar políticas y procedimientos, y se mide la satisfacción de los interesados.
• 📝 El proceso de cierre también establece procedimientos para analizar y documentar acciones en caso de un término anticipado del proyecto.

Q & A

¿Qué es el proceso de cerrar un proyecto o fase?

El proceso de cerrar un proyecto o fase implica finalizar todas las actividades del proyecto, fase o contrato, archivar la información, completar el trabajo planificado y liberar los recursos para nuevas tareas.

¿Cuáles son las responsabilidades del director del proyecto en el proceso de cierre?

El director del proyecto debe verificar que el proyecto haya cumplido sus objetivos, revisar el plan para la dirección del proyecto, asegurarse de que todo el trabajo esté completo y que se hayan alcanzado los objetivos.

¿Qué actividades se incluyen en el cierre administrativo del proyecto?

El cierre administrativo incluye asegurar que todos los documentos y entregables estén actualizados, resolver todos los incidentes, confirmar la entrega y aceptación formal por parte del cliente, asignar costos, cerrar cuentas, reasignar personal y recursos, y elaborar informes finales.

¿Qué acciones se deben tomar para cumplir con los acuerdos aplicables al proyecto o fase?

Se deben confirmar la aceptación formal del trabajo, finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros, archivar información y recopilar registros del proyecto para su uso futuro.

¿Cómo se gestiona el intercambio y la transferencia de conocimiento en el cierre de un proyecto?

Se identifican las lecciones aprendidas, se archiva la información del proyecto para su uso futuro y se gestiona la transferencia de productos, servicios o resultados a la siguiente fase.

¿Qué tipos de documentos y registros son importantes para el cierre de un proyecto?

Son importantes documentos como la acta de constitución, el plan de dirección del proyecto, registros de supuestos, cambios, incidentes, lecciones aprendidas, hitos, comunicaciones, mediciones de control de calidad, informes de calidad, requisitos, riesgos y entregables aceptados.

¿Qué herramientas y técnicas se utilizan en el proceso de cerrar un proyecto o fase?

Se utilizan juicio de expertos, control de gestión especializado, auditoría, asuntos legales, adquisiciones, análisis de datos, como análisis de documentos, regresión, tendencias y variación, y reuniones.

¿Cuáles son las salidas del proceso de cerrar un proyecto o fase?

Las salidas incluyen actualizaciones a los documentos del proyecto, transferencia del producto, servicio o resultado final, y un informe final que detalla aspectos clave del proyecto y su éxito.

¿Qué información debe incluir el informe final del proyecto?

El informe final debe incluir una descripción resumida del proyecto, objetivos de alcance y calidad, objetivos de costos, resumen de validación del producto, servicio o resultado, cronograma, cómo el producto, servicio o resultado alcanzó los objetivos del negocio, y actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

¿Qué ocurre si un proyecto termina con anticipación?

El proceso establece procedimientos para analizar y documentar las acciones que se emprendieron, lo que incluye la gestión de cualquier exceso de materiales y la reasignación de recursos.

¿Cómo se miden la satisfacción de los interesados en el cierre de un proyecto?

Se recolectan sugerencias para mejorar o actualizar las políticas y procedimientos de la organización, y se evalúa la satisfacción de los interesados según los criterios definidos.