Como hacer una auditoria interna ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

Academia ISO

8 Aug 202209:27

Summary

TLDREn este video, se explica cómo llevar a cabo una auditoría interna de un sistema de gestión en una organización. Se destacan los pasos clave y actividades necesarias para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema. Se presenta un diagrama de flujo que ilustra las etapas de planificación, formación del equipo auditor, evaluación de documentación, difusión del plan de auditoría, realización de la auditoría, documentación de hallazgos y generación del informe de auditoría. Además, se sugiere seguir con acciones correctivas y preventivas, y el seguimiento de su efectividad para garantizar la mejora continua.

Takeaways

📅 Es importante programar las auditorías de gestión a lo largo del año, estableciendo fechas y períodos específicos para su realización.
🔍 La planificación de auditorías debe ser compartida con los responsables de los procesos y áreas involucradas para minimizar riesgos y asegurar la colaboración.
👥 Formar un equipo auditor capacitado es fundamental para llevar a cabo una auditoría interna efectiva.
📚 Evaluar la documentación y establecer criterios de auditoría es esencial para identificar oportunidades de mejora y cumplimiento de estándares.
📝 Las listas de verificación son herramientas valiosas para los auditores, guiándolos en la evaluación del cumplimiento de los criterios.
📢 La difusión del plan de auditoría entre todos los involucrados asegura que se desarrolle de manera exitosa.
🤝 La reunión de apertura es crucial para validar el programa y el plan de auditoría con el equipo auditor y los responsables de los procesos.
🔍 Durante la auditoría, es necesario realizar entrevistas, muestrear registros y revisar el cumplimiento de los criterios de auditoría.
📋 Documentar los hallazgos, observaciones y oportunidades de mejora es un paso clave para la generación del informe de auditoría.
👥 La reunión de cierre es necesaria para informar los resultados de la auditoría y discutir las acciones correctivas y preventivas.
🔄 El seguimiento de las acciones correctivas y preventivas es esencial para evaluar su efectividad y asegurar la mejora continua del sistema de gestión.

Q & A

¿Qué es una auditoría interna de un sistema de gestión?
-Una auditoría interna de un sistema de gestión es un proceso sistemático para evaluar y mejorar la eficacia, eficiencia y continuidad de mejora de los procesos dentro de una organización.
¿Cuáles son los objetivos principales de realizar una auditoría interna?
-Los objetivos principales de realizar una auditoría interna son encontrar oportunidades de mejora, identificar observaciones y hallazgos que aumenten el nivel de madurez del sistema de gestión y mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
¿Cuál es la primera etapa del proceso de auditoría interna mencionada en el guion?
-La primera etapa del proceso de auditoría interna es la planificación, donde se programa las auditorías que se van a realizar a lo largo del año y se definen las fechas y períodos para cada una.
¿Por qué es importante tener un programa de auditoría bien definido?
-Es importante tener un programa de auditoría bien definido para asegurar que se realicen auditorías regulares, lo que permite a la organización identificar y corregir problemas de manera oportuna y mantener un alto nivel de eficiencia y eficacia en sus procesos.
¿Qué se debe hacer antes de formar el equipo auditor?
-Antes de formar el equipo auditor, es necesario desarrollar la formación y las competencias necesarias para que los miembros del equipo puedan desempeñar sus roles de manera efectiva durante la auditoría.
¿Qué son las listas de verificación en el contexto de una auditoría interna?
-Las listas de verificación son guías que se aplican durante la auditoría para evaluar el cumplimiento de los criterios de auditoría, basándose en los procedimientos y estándares establecidos.
¿Qué es una reunión de apertura en una auditoría interna?
-Una reunión de apertura es una reunión inicial donde se reúnen al equipo auditor y a los responsables de los procesos o áreas a auditar, con el fin de validar el programa y el plan de auditoría y asegurar que todos entienden los objetivos y el proceso a seguir.
¿Qué se debe hacer después de la reunión de apertura para comenzar la auditoría?
-Después de la reunión de apertura, el equipo auditor comienza la ejecución de la auditoría, aplicando entrevistas, muestreando registros y revisando el cumplimiento de los criterios de auditoría.
¿Qué tipos de hallazgos se pueden encontrar durante una auditoría interna?
-Durante una auditoría interna, se pueden encontrar hallazgos como observaciones, oportunidades de mejora y no conformidades, que representan desviaciones del cumplimiento de requisitos procedimentales, normativos o legales.
¿Cómo se manejan las no conformidades identificadas en una auditoría interna?
-Las no conformidades identificadas en una auditoría interna deben ser manejadas mediante un procedimiento de acciones correctivas, el cual implica el seguimiento y evaluación de las acciones tomadas para eliminar las desviaciones y mejorar los procesos.
¿Qué sucede después de que se entrega el informe de auditoría a la organización?
-Después de entregar el informe de auditoría, se realiza una reunión de cierre donde se discuten los hallazgos y se evalúan las acciones correctivas y preventivas propuestas, asegurando que se implementen de manera efectiva y se eliminen las no conformidades.

Outlines

00:00

📚 Introducción a la auditoría interna de sistemas de gestión

El primer párrafo presenta una introducción a la auditoría interna de sistemas de gestión, enfocándose en los pasos y actividades necesarias para llevarla a cabo. Se menciona la importancia de realizar auditorías para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema. Se destaca la estructuración de un diagrama de flujo que ayuda a visualizar las actividades clave en el proceso de auditoría, y se enfatiza la necesidad de planificación, incluyendo la programación anual de auditorías y el acuerdo de fechas y horarios con los responsables de los procesos.

05:01

📝 Proceso de auditoría: Planificación y ejecución

El segundo párrafo detalla el proceso de auditoría, comenzando con la planificación que incluye la validación del programa y el plan de auditoría en una reunión de apertura. Seguidamente, se describe la ejecución de la auditoría por parte del equipo, que incluye la aplicación de entrevistas, la muestra de registros y la revisión del cumplimiento de los criterios de auditoría. Se menciona la documentación de riesgos y hallazgos, que pueden ser observaciones, oportunidades de mejora o no conformidades. Finalmente, se aborda la generación del informe de auditoría y la realización de una reunión de cierre para informar los resultados y evaluar las acciones correctivas y preventivas propuestas, así como el seguimiento de estas acciones para garantizar la mejora continua del sistema de gestión.

Mindmap

Keywords

💡Auditoría interna

La auditoría interna es un proceso sistemático de evaluación de un sistema de gestión dentro de una organización. Es fundamental para identificar oportunidades de mejora y asegurar la continuidad del proceso de mejora continua. En el video, se menciona como el principal tema de la explicación, enfocándose en los pasos y actividades necesarias para llevarla a cabo.

💡Sistema de gestión

Un sistema de gestión es un conjunto de procesos y procedimientos que una organización utiliza para alcanzar sus objetivos y metas. En el contexto del video, se trata de evaluar y mejorar estos sistemas para aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos.

💡Oportunidades de mejora

Las oportunidades de mejora son sugerencias o áreas identificadas durante una auditoría que podrían ser optimizadas para mejorar el rendimiento de un sistema de gestión. El video destaca la importancia de encontrar estas oportunidades como parte del proceso de auditoría interna.

💡Madurez del sistema

La madurez del sistema se refiere al nivel de desarrollo y sofisticación de un sistema de gestión en una organización. El video sugiere que la auditoría interna puede contribuir a aumentar esta madurez al identificar y abordar áreas de mejora.

💡Planificación

En el video, la planificación es la primera etapa mencionada en el proceso de auditoría interna, implicando la programación de auditorías a lo largo del año y la definición de fechas y horarios, lo cual es crucial para una organización saudita, como se indica en el guion.

💡Equipo auditor

El equipo auditor es un grupo de individuos capacitados y competentes que realizan la auditoría interna. El video enfatiza la importancia de la formación y la definición de roles dentro de este equipo para asegurar una auditoría efectiva.

💡Documentación

La documentación es un componente clave en la auditoría interna, ya que se utiliza como base para evaluar el cumplimiento de los estándares y procedimientos. El video menciona la evaluación de documentación y la creación de listas de verificación como parte del proceso.

💡Criterios de auditoría

Los criterios de auditoría son los estándares o requisitos que se utilizan para medir el desempeño del sistema de gestión. El video destaca la importancia de estos criterios para identificar si se están cumpliendo los procedimientos o estándar establecidos.

💡Hallazgos

Los hallazgos son los resultados de la auditoría, que pueden incluir observaciones, oportunidades de mejora o no conformidades. El video describe cómo se documentan y se utilizan estos hallazgos para informar a la organización y guiar el proceso de mejora.

💡Acciones correctivas

Las acciones correctivas son medidas tomadas en respuesta a las no conformidades identificadas durante una auditoría. El video describe el proceso de seguimiento y evaluación de estas acciones para asegurar que se aborden y se eliminen los problemas encontrados.

💡Reunión de cierre

La reunión de cierre es el evento final en el proceso de auditoría interna, donde se informan los resultados y se discuten las acciones correctivas y preventivas. El video menciona esta reunión como un paso importante para finalizar el proceso de auditoría y asegurar la implementación de mejoras.

Highlights

Explicación de cómo realizar una auditoría interna de un sistema de gestión.

Importancia de la auditoría interna para identificar oportunidades de mejora y aumentar la madurez del sistema de gestión.

Etapas clave para llevar a cabo una auditoría interna, incluyendo planificación, formación del equipo auditor y evaluación de documentación.

Necesidad de programar auditorías anuales para mantener una organización saudita.

Definición de horarios y fechas para auditorías y su aprobación con los responsables de los procesos.

Formación del equipo auditor y desarrollo de competencias necesarias para su función.

Creación de listas de verificación basadas en criterios de auditoría para evaluar el cumplimiento de estándares.

Difusión del plan de auditoría para que todos los involucrados estén informados y preparados.

Realización de una reunión de apertura para validar el programa y el plan de auditoría con los interesados.

Ejecución de la auditoría, incluyendo entrevistas, muestreo de registros y revisión del cumplimiento de criterios.

Documentación de riesgos y hallazgos durante la auditoría, clasificados por orden de importancia.

Generación del informe de auditoría por parte del equipo auditor y su validación por el líder de auditoría.

Reunión de cierre para informar el resultado de la auditoría y discutir las acciones correctivas.

Evaluación de las no conformidades y la implementación de acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento de las acciones tomadas para asegurar la eliminación de los hallazgos de auditoría.

Planeación de auditorías futuras para verificar la efectividad de las acciones y el progreso en la mejora continua.

Invitación a seguir en redes sociales y suscribirse al canal para más contenido sobre sistemas de gestión.