How I Build Systems (so my business runs without me)

Summary

In diesem Video erklärt Dia, wie man ein Business von einem jobähnlichen Modell in ein skalierbares Unternehmen verwandelt, das ohne ständige Anwesenheit des Inhabers funktioniert. Sie zeigt, wie wichtig es ist, Systeme, Subsysteme und Prozesse zu entwickeln, um Aufgaben effizient zu delegieren und die Kontrolle abzugeben. Sie geht auf die Bedeutung der Dokumentation und Automatisierung ein, um wiederholbare Aufgaben zu vereinfachen, und betont, wie durch effektive Delegation und das Erstellen von Prozessen das Business wachsen kann, ohne dass der Gründer ständig eingreifen muss. Am Ende wird die Möglichkeit vorgestellt, durch einen Digital Business Manager den Betrieb weiter zu optimieren.

Takeaways

• 😀 Wenn dein Unternehmen nicht ohne dich läuft, hast du keinen Betrieb, sondern einen Job.
• 😀 Ein System in einem Unternehmen ist eine Sammlung wiederholbarer Prozesse, die konsistente Ergebnisse liefern, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
• 😀 Ohne Systeme im Unternehmen bleibt alles im Kopf des Geschäftsinhabers, was zu Chaos und ineffizientem Arbeiten führt.
• 😀 Um ein Unternehmen zu skalieren, ist es wichtig, Prozesse zu dokumentieren, zu delegieren und sicherzustellen, dass die Arbeit ohne die ständige Präsenz des Eigentümers erledigt wird.
• 😀 Der Prozess des Delegierens beginnt mit der Identifizierung von Aufgaben, die häufig und einfach auszuführen sind, und die den größten Einfluss auf das Geschäft haben.
• 😀 Alle Aufgaben sollten nach ihrer Häufigkeit, ihrem Aufwand, ihrer Auswirkung und ihrer Einfachheit bewertet werden, um eine klare Priorisierung zu ermöglichen.
• 😀 Ein systematischer Ansatz hilft dabei, das Team richtig zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede Person weiß, was zu tun ist.
• 😀 Templates und Checklisten sind unerlässlich, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
• 😀 Wenn man Prozesse dokumentiert, sollte man sich immer fragen, ob die aktuelle Methode wirklich notwendig ist oder nur eine Gewohnheit darstellt.
• 😀 Ein digitaler Geschäftsmanager (DBM) kann eine wertvolle Rolle übernehmen, um das Unternehmen effizienter zu führen und den Geschäftsinhaber zu entlasten, insbesondere bei der Implementierung und Überwachung von Systemen.

Q & A

Was ist der Hauptpunkt des Videos?

Das Video erklärt, wie man ein Unternehmen so aufbaut, dass es ohne die ständige Anwesenheit des Geschäftsinhabers funktionieren kann. Der Fokus liegt darauf, Systeme und Prozesse zu implementieren, die das Unternehmen auch ohne die direkte Kontrolle des Eigentümers effizient betreiben lassen.

Warum ist es problematisch, wenn ein Unternehmen ohne den Inhaber nicht funktioniert?

Wenn das Unternehmen ohne den Inhaber nicht funktionieren kann, hat der Inhaber eher einen Job als ein echtes Unternehmen. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht autonom läuft und der Geschäftsinhaber ständig eingreifen muss, was die Skalierung und das Wachstum des Unternehmens einschränkt.

Was sind die häufigsten Probleme von Geschäftsinhabern, die keine Systeme haben?

Ohne Systeme gibt es häufige Probleme wie: das Unternehmen existiert nur im Kopf des Inhabers, es gibt keine klare Struktur, die Delegation von Aufgaben ist schwer, und es kommt zu inkonsistenter Qualität und Fehlern, die die Kundenbindung gefährden können.

Wie kann man sein Unternehmen systematisieren?

Man muss zunächst alle wiederkehrenden Aufgaben aufschreiben, sie in Systeme und Subsysteme unterteilen und dann Prozesse erstellen, die klare, wiederholbare Schritte beinhalten. Dies ermöglicht es, Aufgaben zu delegieren und das Unternehmen auch ohne den Inhaber zu betreiben.

Was sind die vier Hauptkategorien, um eine Aufgabe zu bewerten?

Die vier Kategorien, um eine Aufgabe zu bewerten, sind: Häufigkeit (wie oft wird die Aufgabe durchgeführt), Ärgernis (wie unangenehm ist die Aufgabe), Auswirkung (wie wichtig ist die Aufgabe für das Erreichen der Geschäftsziele) und Einfachheit (wie einfach ist es, die Aufgabe zu delegieren).

Was ist ein 'Delegation Priority Score' und wie hilft er?

Der Delegation Priority Score (DPS) hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren, die zuerst delegiert werden sollten. Der DPS berechnet sich aus der Häufigkeit, dem Ärgernis, der Auswirkung und der Einfachheit der Aufgabe und gibt eine klare Reihenfolge an, welche Aufgaben zuerst bearbeitet oder abgegeben werden müssen.

Warum ist das Dokumentieren von Prozessen wichtig?

Das Dokumentieren von Prozessen ist entscheidend, um eine klare, wiederholbare Methode für jede Aufgabe zu schaffen. Dadurch können neue Teammitglieder die Aufgaben ohne ständige Anleitung erledigen und das Unternehmen funktioniert auch ohne die direkte Aufsicht des Inhabers.

Welche Methoden gibt es zur Dokumentation von Prozessen?

Zu den Methoden zur Dokumentation von Prozessen gehören Video-Walkthroughs (z.B. mit Loom), schriftliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Entscheidungshilfen. Videos sind besonders effektiv, da sie jederzeit von den Mitarbeitern wiederholt werden können, während schriftliche Dokumente eher für komplexe Aufgaben geeignet sind.

Wie kann ein digitaler Business Manager helfen?

Ein digitaler Business Manager (DBM) kann als Bindeglied zwischen dem CEO und dem System fungieren. Sie helfen bei der Verwaltung von Prozessen, Teamführung und der Aktualisierung von Dokumentationen. Ein DBM übernimmt die Verantwortung für viele administrative Aufgaben und sorgt dafür, dass das Unternehmen reibungslos läuft, auch wenn der CEO nicht direkt involviert ist.

Was bedeutet es, ein Unternehmen mit Systemen zu betreiben?

Ein Unternehmen mit Systemen zu betreiben bedeutet, dass alle Aufgaben in klaren, wiederholbaren Prozessen organisiert sind, die delegiert werden können. Dadurch wird das Unternehmen weniger abhängig von der ständigen Präsenz des Inhabers und kann auch ohne dessen tägliche Beteiligung wachsen und skalieren.