Cómo construir una política

Summary

Este video explica cómo construir una política para un sistema de gestión o un sistema integrado de gestión, abordando tanto escenarios con políticas preexistentes como situaciones donde se debe crear una desde cero. El proceso incluye la preparación de requisitos normativos, identificación de beneficios y alineación con la visión estratégica de la empresa. La clave está en la colaboración con la alta dirección para formular una política clara y efectiva, enfocada en el compromiso con la mejora continua y la comunicación interna. Además, se destaca la importancia de revisar periódicamente la política para mantener su relevancia.

Takeaways

• 😀 La política es una herramienta clave que utiliza la alta dirección para expresar las intenciones y orientaciones de la organización, guiando tanto a los colaboradores como a los clientes.
• 😀 Es crucial realizar una preparación adecuada antes de formular una política, como revisar las normativas y requisitos legales relevantes, como la ISO 9001, ISO 14001 y otras específicas del sector.
• 😀 Una política debe alinearse con los objetivos estratégicos de la organización y reflejar los compromisos de la alta dirección en aspectos clave como la mejora continua, la satisfacción del cliente o la prevención de riesgos laborales.
• 😀 La reunión con la alta dirección es esencial para obtener una visión clara de lo que se espera lograr con la política, como la creación de un ambiente libre de alcohol, drogas y tabaco, o cualquier otro compromiso específico.
• 😀 Es importante que la política sea clara, sencilla y comprensible para todos los niveles de la organización, utilizando un lenguaje accesible acorde al nivel de educación de los colaboradores.
• 😀 La política debe ser documentada de forma independiente y tener un código y versión propios, sin depender de otros documentos del sistema de gestión, para facilitar su actualización y gestión.
• 😀 Es recomendable que la política sea comunicada de manera efectiva, a través de la página web de la empresa, en las instalaciones físicas, en inducciones y reinducciones, y en otros formatos visibles como carteles o folletos.
• 😀 La política debe ser revisada periódicamente para asegurar su adecuación y efectividad, y es una obligación legal realizar esta revisión, al menos una vez al año.
• 😀 La política debe ser acompañada de recursos suficientes para implementar los objetivos establecidos, y debe ser una prioridad para la alta dirección destinar esos recursos de manera coherente con los compromisos de la empresa.
• 😀 Finalmente, es fundamental que la política no sea solo un documento formal, sino que se viva y se integre en la cultura organizacional, orientando la toma de decisiones y la conducta de todos los miembros de la organización.

Q & A

¿Qué es una política en un sistema de gestión?

Una política en un sistema de gestión es una declaración formal de las intenciones y la dirección de la alta dirección de la organización. Esta política debe guiar las acciones de la organización y de sus empleados respecto a un área o sistema de gestión específico, como calidad, seguridad o medio ambiente.

¿Por qué es importante que la política sea adecuada a la naturaleza de la organización?

Es crucial que la política sea adecuada a la naturaleza de la organización para asegurar que los objetivos y compromisos establecidos en ella sean realistas y relevantes para la organización. De esta manera, la política podrá guiar correctamente a los empleados y alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.

¿Qué beneficios se deben considerar al formular una política de gestión?

Al formular una política de gestión, es importante definir los beneficios que la empresa busca obtener, como la satisfacción del cliente, la prevención de riesgos laborales, o la reducción de impactos ambientales, dependiendo del área del sistema de gestión que se esté desarrollando.

¿Qué documentos estratégicos deben considerarse al formular una política?

Es fundamental tener en cuenta los documentos estratégicos de la organización, como la misión, visión y valores corporativos, para asegurar que la política esté alineada con la dirección y los objetivos a largo plazo de la empresa.

¿Cuál es el papel de la alta dirección en la construcción de la política?

La alta dirección juega un papel clave en la construcción de la política, ya que debe proporcionar la dirección y los compromisos que deben reflejarse en la política. La colaboración entre los responsables del sistema de gestión y la gerencia es esencial para asegurar que la política sea coherente con los objetivos estratégicos y operativos de la organización.

¿Qué debe incluir la reunión con la alta dirección para la formulación de la política?

En la reunión con la alta dirección, se deben presentar los requisitos que debe cumplir la política, los beneficios que la empresa espera obtener del sistema de gestión, y los compromisos específicos que la gerencia desea establecer. Esto ayuda a definir los puntos clave que deben reflejarse en la política final.

¿Cómo se debe redactar la política después de la reunión con la alta dirección?

Después de la reunión con la alta dirección, se debe redactar la política utilizando las ideas y compromisos discutidos. Es importante asegurar que el lenguaje sea claro y sencillo, y que la política esté alineada con los objetivos y la naturaleza de la organización.

¿Qué tipo de política es recomendable cuando se implementan varios sistemas de gestión?

Es recomendable desarrollar una política integrada cuando se implementan varios sistemas de gestión, ya que facilita la sinergia entre los sistemas y permite a los colaboradores comprender fácilmente las expectativas de la alta dirección respecto a todos los aspectos del sistema de gestión.

¿Cómo debe comunicarse la política dentro de la organización?

La política debe ser comunicada de manera efectiva a todos los empleados, publicándola en lugares visibles dentro de la empresa, como en la página web corporativa, en las instalaciones de la empresa y en las inducciones. También se puede incluir en folletos, fondos de pantalla o cualquier otro medio accesible para los colaboradores.

¿Con qué frecuencia debe revisarse la política?

La política debe revisarse al menos una vez al año, tal como lo establece el Decreto 1443. Sin embargo, puede cambiar más frecuentemente si los objetivos del sistema de gestión cambian o si se alcanzan nuevas metas, demostrando así el compromiso con la mejora continua.