10 tips para auditar tus procesos

Summary

El video ofrece 10 valiosos consejos para auditores internos y externos que buscan mejorar la eficiencia y efectividad en su trabajo. Empieza con la importancia de la planificación, destacando que no es solo una lista de tareas, sino que debe estar enlazada a objetivos y recursos. Se recomienda evitar una lista rígida de preguntas para permitir una exploración más profunda. Se enfatiza la necesidad de definir criterios de auditoría, documentar evidencias para respaldar hallazgos y compartir los mismos con los auditados para evitar sorpresas. La flexibilidad en la planificación, establecer expectativas claras en las respuestas, respetar los tiempos y seguir el progreso de las acciones correctivas son aspectos clave. Finalmente, se sugiere que los auditores soliciten retroalimentación al auditado para mejorar sus propias tácticas, y se menciona la herramienta en línea de coach para auditoría que sigue los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.

Takeaways

• 📈 Planifica tu auditoría meticulosamente, vinculando objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos.
• 📝 No crees una lista de preguntas rígida; permite la profundidad y flexibilidad en la auditoría.
• 🎯 Define un criterio de auditoría claro para enfocar tus esfuerzos y alcanzar los objetivos.
• 📚 Documenta las evidencias para respaldar tus hallazgos y ayudar en la mejora continua.
• 🗣️ Comparte los hallazgos con los auditados de manera clara y abierta para evitar sorpresas.
• 🔄 Mantén flexibilidad en la planificación ante eventos imprevistos para adaptarte a las circunstancias.
• 📋 Establece las respuestas esperadas de los auditados para una auditoría más eficiente.
• ⏰ Respeta los tiempos establecidos y asegura una auditoría eficiente y respetuosa.
• 🔄 Realiza un seguimiento de los hallazgos para asegurar la implementación de acciones correctivas.
• 💌 Envía una evaluación al auditado para recibir retroalimentación y mejorar la auditoría.
• 🚀 Convertirse en auditor con la ayuda de herramientas y entrenamientos especializados para perfeccionar las tácticas de auditoría.

Q & A

¿Qué es el primer tip para una auditoría eficiente y por qué es importante?

El primer tip es planificar la auditoría, lo cual implica definir objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos. Es importante porque garantiza una auditoría estructurada y enfocada en objetivos específicos, evitando la improvisación y mejorando la eficacia del proceso.

¿Por qué es recomendable no hacer una lista de preguntas preconcebidas para la auditoría?

No se debe hacer una lista de preguntas preconcebidas porque esto puede limitar la capacidad de profundizar en observaciones inesperadas y puede llevar a una auditoría que no es flexible. El objetivo principal es apoyar la mejora de los procesos y no simplemente cumplir con una tarea.

¿Qué se entiende por definir un criterio de auditoría y cómo ayuda a la eficacia del proceso?

Definir un criterio de auditoría significa establecer en qué se centrará la auditoría, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, retroalimentación de clientes, etc. Esto ayuda a enfocar los recursos y esfuerzos en áreas específicas, mejorando la eficacia y permitiendo un análisis más profundo de los procesos auditados.

¿Por qué es esencial documentar las evidencias durante una auditoría y cómo deben ser utilizadas?

Es esencial documentar las evidencias ya que respaldan los hallazgos del auditor y proporcionan confianza en la gestión de los procesos. Las evidencias deben ser utilizadas para apoyar los hallazgos y no para culpar a alguien, ayudándolo a establecer acciones correctivas y abordar no conformidades.

Explique la importancia de compartir los hallazgos con los auditados y cómo esto afecta la relación auditor-auditado.

Compartir los hallazgos con los auditados es importante para evitar sorpresas y para fomentar una comunicación abierta y honesta. Esto ayuda a crear un ambiente de confianza y respeto, reduciendo la tensión y permitiendo un mejor trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.

¿Qué se entiende por flexibilidad en la planificación de la auditoría y por qué es necesaria?

La flexibilidad en la planificación de la auditoría implica adaptarse a eventos imprevistos que pueden surgir durante el proceso. Es necesaria para mantener un buen clima laboral y un equipo de trabajo eficiente, mostrando empatía con el auditado y comunicando cualquier cambio al líder del equipo de auditoría.

¿Qué se espera que el auditor defina en términos de respuestas期待收到的审计回答？

El auditor debe definir las respuestas que espera recibir del auditado, como indicadores medidos y resultados de procesos, para asegurar una conducción efectiva de la auditoría y profundizar en los hallazgos de manera adecuada.

¿Por qué es importante respetar los tiempos establecidos durante una auditoría y cómo debe ser gestionado?

Respetar los tiempos establecidos es crucial para no interferir con las actividades diarias del auditado y asegurar una auditoría eficiente. Los auditores deben ser eficientes en la obtención de hallazgos y documentar cualquier tiempo adicional requerido en el informe de auditoría.

¿Qué implica dar seguimiento a los hallazgos una vez concluida la auditoría y cómo se debe hacer?

Dar seguimiento a los hallazgos implica asegurarse de que se hayan establecido y cumplido las acciones correctivas. Se debe hacer según el tiempo establecido con el auditado, con resoluciones listas para la nueva auditoría, asegurando el cierre de no conformidades.

¿Qué es la evaluación al auto y cómo puede mejorar el desempeño del auditor?

La evaluación al auto es un proceso en el que el auditor envía una hoja de evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre su gestión. Esto permite al auditor mejorar continuamente sus tácticas y desempeño, adaptándose a las mejores prácticas y mejorando la calidad de las auditorías.