Medidas de cuidado y control documental

CanalAGNColombia
24 Jun 202013:21

Summary

TLDREl Archivo General de la Nación de Colombia presenta recomendaciones para preservar documentos durante la pandemia de COVID-19. Se destacan medidas de sensibilización del personal y usuarios, control de acceso a personas vulnerables, higiene de manos, uso de equipos de protección personal y desinfección de superficies. Los documentos manipulados deben pasar por cuarentena, y se recomienda el uso de tecnologías para reducir la interacción física. Además, se detalla la correcta manipulación de soportes documentales y la inspección de instalaciones para garantizar la preservación de los archivos sin dañar los materiales con desinfectantes.

Takeaways

  • 🧼 La importancia de la sensibilización del personal sobre las medidas de prevención y conservación documental durante la pandemia.
  • 🚪 Restricción de ingreso a personas vulnerables como mayores de 60 años, mujeres embarazadas y personas con condiciones preexistentes.
  • 💻 Recomendación de uso de tecnologías de la información para reducir la asistencia física a los archivos y bibliotecas.
  • 🩺 Implementación de un filtro sanitario en la entrada de las entidades para verificar el uso de protección personal y medir la temperatura corporal.
  • 🖐️ Lavado de manos constante, especialmente después de manipular documentos, ir al baño o tocar superficies de contacto frecuente.
  • 🧤 Uso de guantes de nitrilo para la manipulación de documentos, desinfectándolos con alcohol al 70% entre actividades.
  • 📦 Aislamiento de documentos en áreas especiales durante el tiempo de permanencia del virus en diferentes superficies antes de manipularlos.
  • 🧹 Incremento de la frecuencia de limpieza y desinfección en las áreas de trabajo, estanterías y superficies de uso común.
  • 📄 Manipulación de documentos asumiendo que están contaminados, manteniendo una cuarentena de 15 días si no han sido manipulados recientemente.
  • 🎥 Soportes audiovisuales y digitales deben ponerse en aislamiento por 9 días antes de su almacenamiento definitivo.

Q & A

  • ¿Qué medidas de cuidado y control documental se recomiendan durante la pandemia de COVID-19?

    -Se recomienda sensibilizar al personal y a los usuarios sobre las medidas de control institucionales para preservar y acceder a los documentos, y proteger la salud de los usuarios y trabajadores.

  • ¿Cuáles son las consideraciones de gestión para interactuar con el público durante la pandemia?

    -Se sugiere desarrollar actividades para interactuar con el público a través de tecnologías de la información y establecer un plan para difundir información de los repositorios documentales.

  • ¿Qué precauciones se deben tomar al ingresar a un lugar que alberga documentos?

    -Establecer un filtro sanitario a la entrada con personal capacitado para verificar elementos de protección personal, temperatura corporal y distanciamiento entre las personas.

  • ¿Qué elementos de protección personal se deben usar al manipular documentos?

    -Se deben usar tapabocas, guantes y bata. También se puede considerar el uso de gafas de seguridad o careta en caso de manipular documentos de alta circulación.

  • ¿Cuál es la importancia del lavado de manos y qué insumos se deben proporcionar al personal?

    -El lavado de manos es crucial para evitar el contagio. Se debe garantizar el suministro de agua, jabón, toallas de papel y alcohol en gel con una concentración mínima del 60%.

  • ¿Cuál es la persistencia del coronavirus en diferentes superficies y qué se debe hacer con los documentos?

    -El coronavirus puede permanecer en distintas superficies por diferentes periodos. Se recomienda aislar los documentos teniendo en cuenta los tiempos de permanencia del virus.

  • ¿Cómo se debe realizar la limpieza y desinfección de áreas donde se guardan los documentos?

    -Primero se debe realizar un barrido y una limpieza, y luego aplicar un desinfectante. Es importante no salpicar las unidades de conservación y tener precaución con el agua.

  • ¿Qué precauciones deben tomarse al manipular documentos dentro de una entidad?

    -Lavarse las manos, usar gel antibacterial, tapabocas, guantes desechables y no tocar la cara. Además, mantener una distancia de al menos dos metros de otras personas.

  • ¿Qué se entiende por 'cuarentena' de los soportes documentales y cómo se debe gestionar?

    -Los soportes documentales manipulados por varias personas deben pasar por un área de cuarentena o aislamiento, donde permanecen por un tiempo específico antes de regresar a sus estantes.

  • ¿Cómo se deben manipular los soportes audiovisuales y digitales durante la pandemia?

    -Los soportes audiovisuales y digitales como discos compactos, casetes y USB deben ser aislados por nueve días y desinfectados antes de almacenarlos definitivamente.

  • ¿Qué es la inspección de instalaciones y qué aspectos deben cubrir durante la pandemia?

    -Se debe asignar un equipo para inspeccionar las instalaciones donde reposan los archivos, revisando el funcionamiento de sistemas hidráulicos, eléctricos y de control de condiciones ambientales, así como la presencia de plagas y humedad.

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