Mengelola Dokumen Transaksi#Akuntansi#Part1#SMKTarakanita
Summary
TLDRIn this educational video, the speaker from SMK Tarakanita introduces basic accounting concepts, focusing on managing transaction documents. The video explains the importance of transaction proofs in accounting and discusses various types, such as internal and external transaction evidence. Examples like receipts, cash notes, invoices, credit and debit notes, memos, checks, and giro slips are introduced, along with their specific use cases. The video also provides guidance on how to properly create and identify these documents, emphasizing their significance in maintaining accurate financial records.
Takeaways
- 📄 Every transaction must be supported by transaction documents, known as business papers, to ensure proper accounting records.
- 🏢 Transaction documents are classified into two types: internal documents created by the company and external documents provided by external parties.
- 🧾 Receipts serve as payment proof and must be stamped based on applicable regulations (IDR 3,000 for payments between IDR 200,000 - 1,000,000, and IDR 6,000 for payments above IDR 1,000,000).
- 🛒 Cash notes (Nota Kontan) are used as proof of cash purchases, and the original is given to the buyer, while the copy is kept by the seller.
- 📜 Invoices (Faktur) are used for credit transactions, and they serve as proof for both the buyer and seller for sales and purchase of goods or services.
- 📉 Credit notes (Nota Kredit) are used by the seller to reduce accounts receivable when goods are returned or adjustments are made.
- 📊 Debit notes (Nota Debet) are issued by the buyer to adjust or return goods that do not meet the order specifications.
- 📝 Memorial vouchers are internal transaction records, typically used for internal adjustments or memos from management to accounting departments.
- 💸 Checks are payment orders given to a bank, instructing them to pay a specified amount to a person or bearer.
- 🏦 Bilyet Giro is a transfer order issued by a customer to their bank to transfer funds to another account holder.
Q & A
What is the importance of transaction evidence in accounting?
-Transaction evidence is crucial in accounting because it supports each financial transaction. Without it, transactions cannot be recorded, ensuring that all financial records are based on actual, factual events.
What are the two main sources of transaction evidence?
-Transaction evidence comes from two main sources: internal and external. Internal evidence is created within the company, while external evidence comes from outside parties involved in the transaction.
What are some examples of internal transaction evidence?
-Internal transaction evidence includes documents such as memos or internal records generated by the company to track financial activities.
What are some examples of external transaction evidence?
-Examples of external transaction evidence include receipts, invoices, checks, and bilyet giro, which are provided by third parties or customers outside the company.
How is a receipt (kwitansi) structured, and when is it used?
-A receipt is used as proof of payment. It includes details like the date, recipient, amount, purpose of payment, and the issuer's signature. If the amount exceeds a certain threshold, a stamp is required, such as a 3000 IDR stamp for amounts up to 1 million IDR and a 6000 IDR stamp for amounts above 1 million IDR.
What is a cash note (nota kontan), and how does it differ from a receipt?
-A cash note is a proof of purchase issued by the seller for cash transactions. Unlike a receipt, which shows payment, a cash note details the goods sold, their quantity, and price. The original is given to the buyer, while a copy is kept by the seller.
What is the purpose of an invoice or faktur?
-An invoice serves as proof of a credit sale. It is issued by the seller to the buyer, detailing the goods or services provided, the total cost, and the payment terms, which typically allow the buyer to pay within a specified period, such as 30 days.
How does a credit note (nota kredit) function?
-A credit note is issued by the seller to reduce the buyer's outstanding debt, often due to returned goods or a pricing error. It indicates that the buyer’s account has been credited.
What is a debit note (nota debet), and when is it issued?
-A debit note is issued by the buyer to reduce the amount owed to a seller, usually due to returned goods or overcharged amounts. It decreases the buyer's payable amount.
What is the difference between a check (cek) and a bilyet giro?
-A check is a written order to a bank to pay a specific amount to the bearer or the person named on the check, while a bilyet giro is an instruction for the bank to transfer funds from one account to another without physically handing over cash.
Outlines
📚 Introduction to Basic Accounting and Transaction Documents
This section introduces the lesson, which covers basic accounting, specifically how to manage transaction documents. The video is part one of a three-part series. It explains why transaction evidence is crucial in accounting, noting that every transaction must have a supporting document or business paper to be recorded properly. Without this, accountants cannot document transactions, which affects financial records like assets, liabilities, and equity. The main focus here is on internal and external transaction evidence and their importance.
🧾 Identifying and Creating Receipts
This section discusses the creation and purpose of receipts, which are proof of payment signed by the recipient of funds. The steps include filling out the receipt with the date, amount, payer's name, and payment purpose, with stamps required for specific transaction values. It also covers the difference between receipt copies kept by the payer and the recipient. The role of tax stamps for payments between 200,000 and above one million rupiah is explained, along with an example of creating a receipt.
🛍️ Understanding and Writing Cash Notes
This section focuses on cash notes, which are proof of immediate payment, usually given by sellers in stores. It explains that the original copy is given to the buyer, while the seller keeps a duplicate. An example is provided, where a company buys sewing supplies, and the note is filled with the transaction date, item descriptions, quantities, and amounts. The seller must sign the note as a record of the sale.
🧾 The Role of Invoices in Credit Transactions
This section explains invoices, which are transaction records for goods or services sold on credit. The seller issues a sales invoice, while the buyer holds it as a purchase invoice. The process of creating an invoice is outlined, including date, buyer details, and payment terms (typically 30 days for credit). An example shows a furniture sale, illustrating how the seller fills out the invoice with product details, prices, and terms.
🔄 Issuing Credit Notes for Returned Goods
Credit notes are introduced in this section, explaining their role in reducing a buyer's balance due to returned goods. It explains that the original credit note is sent to the buyer, and the seller keeps a copy. An example of a returned sewing machine is provided to demonstrate how to fill out a credit note with details of the return, the value, and the reduction in accounts receivable.
🔄 Debiting Accounts with Debit Notes
This section covers debit notes, which are issued when a buyer returns goods that do not meet the order specifications. The buyer sends the original to the seller and retains a copy. An example of returning unsatisfactory fabric is given, showing how to document the return by filling in the product, price, and quantity details on the debit note.
📝 Internal Memo for Transaction Records
This section discusses memorial vouchers or internal memos, which are internal transaction records used within a company. The memo is a note from management to the accounting department to record a specific event, such as adjustments. An example is provided where the head of accounting sends a memo to staff, requesting a journal adjustment for a financial event.
💳 Writing Checks for Payments
This section introduces checks as a means of ordering a bank to pay a specified amount to a named person or the bearer. It describes the basic components of a check and how to issue one. An example check format is discussed, and the process of making payments with a check is outlined.
🏦 Understanding Bilyet Giro for Bank Transfers
The final section introduces the 'Bilyet Giro,' a bank transfer order where one bank account holder instructs the bank to transfer funds to another account, either at the same or a different bank. An example format is provided, showing how to fill out the necessary details for a bank-to-bank transfer.
Mindmap
Keywords
💡Transaction document
💡Internal transaction document
💡External transaction document
💡Receipt
💡Invoice
💡Cash note
💡Credit note
💡Debit note
💡Memo
💡Cheque
Highlights
Introduction to basic accounting and managing transaction documents.
Video is divided into three parts, with the first focusing on identifying transaction documents and types of evidence.
Every transaction must be supported by transaction evidence, or business paper, for accurate accounting records.
The importance of using real and factual transaction documents in accounting is emphasized.
Transaction evidence is divided into two categories: internal (created by the company) and external (from third parties).
Introduction to different types of transaction evidence used by companies: receipts, cash notes, invoices, credit and debit notes, memorials, checks, and giro slips.
Receipts are proof of payment signed by the recipient, with specific rules regarding the use of stamps.
Cash notes serve as proof of purchase, often used in retail, with original copies given to the buyer and duplicates kept by the seller.
Invoices (or 'faktur') represent proof of a transaction, typically for credit sales, with detailed examples of how to create one.
Credit notes reduce a debtor’s balance due to specific reasons like goods return, while debit notes reduce a company’s liability in case of issues like incorrect orders.
Memorials are internal memos used for recording certain financial events within a company.
Checks are orders to a bank to pay a specific sum, explained with examples.
Giro slips are documents used to transfer funds between bank accounts, rather than direct payment.
Explanation of how to fill out and create various types of transaction evidence with detailed steps for each.
Emphasis on how important it is for an accountant to distinguish between different types of transaction documents and ensure their proper use.
Transcripts
Halo Halo bertemu lagi dengan Seo
victoriana Tatik dari SMK Tarakanita
hari ini kita akan belajar tentang
akuntansi dasar yaitu Bagaimana
mengelola dokumen transaksi pada video
kali ini akan dibagi menjadi 3 part hari
ini untuk video yang pertama yaitu kita
akan membahas tentang mengidentifikasi
dokumen transaksi dan jenis-jenis bukti
transaksi
hai hai
hai oke Mengapa harus ada bukti
transaksi dalam suatu
Hai pencatatan akuntansi pasti ada
namanya bukti transaksi nah mengapa
harus ada bukti transaksi
Hai setiap transaksi harus didukung
dengan bukti transaksi atau bisnis paper
tanpa adanya bukti transaksi tidak boleh
dilakukan pencatatan ini adalah catatan
penting bagi seorang akuntan disini kita
belajar sebagai akuntan yaitu bagaimana
kita belajar membuat dokumen transaksi
pada pembuatan dokumen transaksi itu
harus real dan sesuai fakta dan
kenyataan transaksi keuangan adalah
kejadian-kejadian dalam perusahaan yang
bersifat finansial yang harus diproses
mulai dari pencatatan transaksi hingga
pelaporan yang mengakibatkan perubahan
harta utang dan modal yang berhubungan
dengan pihak luar
Hai nah jenis-jenis bukti transaksi itu
apa saja Menurut sumbernya bukti
transaksi dibagi menjadi dua yaitu yang
pertama bukti transaksi intern yaitu
bukti transaksi yang dibuat oleh
perusahaan sendiri selanjutnya yang
kedua bukti transaksi ekstern yaitu
bukti transaksi yang berasal dari pihak
luar perusahaan ini harus bisa dibedakan
oleh seorang akuntan mana yang termasuk
bukti transaksi intern dan mana yang
termasuk bukti transaksi intern
Hai pada video pembelajaran hari ini
kita akan belajar bagaimana
mengidentifikasi jenis-jenis bukti
transaksi
Hai baik jenis-jenis bukti transaksi
yang digunakan oleh perusahaan
Hai ada beberapa bukti transaksi ada
kwitansi nota kontan faktur atau invoice
nota kredit nota debet bukti Memorial
cek dan bilyet Giro seorang akuntan
harus dapat membedakan
Hai bukti transaksi ini dan harus dapat
membuat dokumen transaksi pada hari ini
kita akan belajar bagaimana cara membuat
dokumen transaksi baik yang pertama
kwitansi atau subscribe Tansi kwitansi
adalah bukti pembayaran yang dibuat dan
ditandatangani oleh pihak penerima uang
pada jumlah tertentu kwitansi harus
dibubuhi materai sesuai dengan peraturan
yang berlaku
kwitansi yang asli diserahkan kepada
pihak yang membayar tembusan atau
suspensi bonggolnya disimpan Oleh kita
sebagai penerima
Hai untuk materai dibedakan menjadi dua
ada materai 3000 dan materai 6000
Ayo kapan kita menggunakan materai
tersebut materai tersebut pada materai
3000 yaitu untuk pencatatan transaksi
yang nilai nominalnya 200 hingga 1juta
maka kita menggunakan materai 3000 nah
Sedangkan untuk materai 6000 yaitu
digunakan untuk nominal atau pencatatan
yang jumlah pembayarannya lebih dari
satu juta ini adalah gambar dari
Hai contoh Bagaimana cara kita membuat
kwitansi contohnya pada tanggal dua
Agustus 2016 tapi penerbit menonjol
secara tunai seharga 300.000 Buatlah
bukti transaksinya Oke teman-teman sudah
mempunyai kuitansi kemudian ini adalah
nomor bukti transaksi jika baru pertama
kali menggunakan maka kita menggunakan
kode 001 selanjutnya telah diterima kita
menerima dari siapa dari Raffi Tailor
kita masukkan berapa uang yang kita
terima adalah 300 ribu rupiah
Hai Kicks
Hai untuk pembayaran apa untuk
pembayaran pembelian benang jahit tulis
dengan menggunakan huruf cetak kemudian
jangan lupa nilai nominal di bawah
300.000 kemudian tanda tangan tanggal
dan nama jika ada materai atau cap
perusahaan silakan dibubuhkan apabila
tidak ada tanda tangan materai atau cap
rusa and berarti itu adalah kwitansi
kosong atau bodong next
Hai selanjutnya untuk yang kedua nota
kontan nota kontan adalah bukti
pembelian secara tunai yang dibuat oleh
penjual nota kontan asli diserahkan
kepada pembeli dan tembusannya disimpan
pihak penjual untuk bukti transaksi Oke
nota kontan ini sering digunakan oleh
beberapa toko ya jika teman-teman
belanja ke supermarket atau belanja
Membeli peralatan atau dan lainnya pasti
akan diberikan nota kontan oleh penjual
nah nota kontan itu yang asli berwarna
putih yang tembusannya biasanya berwarna
Hai merah atau kuning kayak bagaimana
caranya membuat contohnya pada tanggal 4
Oktober 2002 puluh PT Sejahtera membeli
perlengkapan jahit dari Toko Bahagia
secara tunai berupa dua dus jarum jahit
rp150000 300.000 nominalnya empat dus
120.000 totalnya 480.000 dan satu lusin
retsleting 125.000 asas 25.000 Buatlah
nota kontan ya Oke kita sebagai penjual
kita buat tanggalnya transaksi pada saat
kejadian untuk siapa kita buat ini nota
kontan Ia 0-15 adalah nomor transaksinya
NK adalah nota kontan eksitu adalah
bulannya ini tahunnya kita masukkan
banyaknya nama barang harga dan jumlah
jumlahnya kita tulis ini jangan lupa
dikasih seperti apa
Hai agar segitu jangan lupa tanda tangan
Tanda tangan kita si penjual kiri baik
selanjutnya
Hai yang ketiga faktur atau invoice Apa
sih yang dimaksud dengan faktur atau
invoice adalah bukti transaksi pembelian
atau penjualan barang biasanya secara
kredit bagi pihak yang membuat faktur
disebut faktur penjualan nah bukti
penjualan barang dan jasa jadi kita
sebagai penjual itu sebagai bukti kita
menjual barang dan jasa selanjutnya bagi
pihak yang menerima faktur maka
Hai disebut faktur pembelian yaitu bukti
pembelian barang dan jasa nah bagaimana
cara membuatnya
Hai cara membuatnya
Hai pada tanggal 5 Oktober 2020 udah
Sentosa Semarang menjual Kepada Toko
Abadi dengan rincian sebagai berikut 2
lemari duco harga 2 juta maka nominalnya
total empat juta dua meja belajar
1750000 otaknya 3531023 fakturnya dijual
kepada tokonya Kita akan menjual dijual
Kepada Toko Abadi maka kita masukkan
dijual Kepada Toko Abadi tanggalnya
tanggal transaksi kejadian nomor faktur
ketika baru pertama kali kita bisa
menulis 01 F ini adalah tulisan faktur X
Ini adalah bulan dan ini adalah tahun
karena tidak diketahui syarat pengiriman
maka kita strip syarat pembayaran kalau
Fakta adalah bukti penjualan secara
kredit Nah maka np30 maksudnya pada saat
pembayaran itu di
dan waktu 30 hari untuk pembayaran nah
ini adalah
Hai keterangannya kita masukkan yang
kita jual tadi terbilang kita masukkan
jangan lupa untuk mencantumkan nama
tokonya kemudian tanda tangan dibubuhkan
Tanda tangan dan nama terang ini adalah
contoh faktur selanjutnya yang keempat
adalah nota kredit atau kredit
memorandum nota kredit adalah bukti
pembayaran bahwa akun debitur dikredit
sejumlah tertentu karena hal tertentu
nota kredit mengurangi saldo piutang
yang dibuat oleh penjual
j&t
Hai misalnya membeli kembali retur
barang dari pembeli lembar asli
diberikan kepada pembeli dan salinannya
disimpan untuk penjual ini adalah contoh
gambar nota kredit Bagaimana caranya
membuat nota kredit kita lihat
perhatikan teman-teman untuk di atas
sini ini adalah toko kita jadi ini
adalah si tokonya kepalanya jadi untuk
kop surat ini adalah toko-toko yang kita
miliki nota kredit nomor berapa NK
adalah nota kredit ini adalah bulannya
dan ini adalah tahun ini tanggal
transaksi dijual kepada siapa kita
menjual kepada siapa silakan kita tulis
nah kalimatnya dengan ini kami telah
mengkredit piutang saudara sebagai
berikut nah ini contohnya satu mesin
jahit Singer karena rusak jadi karena
rusak dia kembali
dan nah banyaknya satu harganya 700.000
jumlahnya 700.000 terbilang Rp7.000 Nah
ini adalah PD Widya karena dia yang
mengkredit piutang maka dia membuat ini
untuk diserahkan kepada Luis Tyler
seperti itu ya
Hai ini nota kredit
Hai nota kredit itu yang membuat penjual
Hai nota debet bukti pernyataan bahwa
akun kreditur didebat karena hal-hal
tertentu not letak debet mengurangi
utang usaha karena adanya pengembalian
barang dagangan oleh pihak pembeli
misalnya pembebanan biaya atau dikirim
kembali retur barang kepada penjual
lembar asli diserahkan kepada penjual
dan salinannya disimpan kepada pembeli
Contohnya seperti ini ini adalah pembeli
yang tadi membelinya jadi ke tokonya
kemudian dijual kepada siapa Nah dengan
ini kami telah mendebut utang saudara
kain famatex tidak sesuai dengan pesanan
jadi kita kembalikan barang tersebut
karena Jadi pada intinya nota debet ini
kita membeli barang tetapi ketika kita
beli barangnya nggak sesuai dengan
pesanan kita maka harus kita kembalikan
nah seperti ini jadi kita kembalikan
kita kembalikan namanya retur
karena banyaknya satu buah harganya
800.000 jumlah harga 800 ribu rupiah per
bidang 800 ribu rupiah jadi lupa nota
kredit nota debet ini ya teman-teman ini
nota debet nomor diralat MLT debet nomor
02 3nd nota debet tanggalnya Oke nama
dan tuh selanjutnya bukti Memorial bukti
memori Al adalah bukti transaksi interen
berupa memo atau catatan dari pimpinan
perusahaan kepada bagian akuntansi untuk
melakukan pencatatan suatu kejadian jadi
Memo ini adalah untuk intern perusahaan
tidak digunakan untuk luar perusahaan
atau ekstern ini adalah ko perusahaan
koper usahaan kita nomornya m itu adalah
memo-x itu adalah bulan-bulan ini
Desember Arca 1219 tanggal 18 Des 2009
belas dari dari siapa kepala bagian
akuntansi untuk staf bagian penjualan
subject
pembuatan jurnal penyesuaian terhadap
dibuat jurnal penyesuaian jadi nih
Monyet sudah tertera Jadi kalian nanti
tinggal mencatat seperti itu
Hai dan yang ketujuh adalah Cek adalah
Surat Perintah kepada bank dari orang
yang menandatangani untuk membayar
sejumlah uang yang tertulis dalam cek
kepada pembawa atau orang yang namanya
disebut dalam cek Nah untuk cek seperti
ini contohnya nanti kita akan belajar
bagaimana cara membuat cek selanjutnya
yang terakhir adalah bilyet giro bilyet
giro adalah surat perintah
pemindahbukuan dari nasabah suatu bank
kepada bank yang bersangkutan Untuk
memindahkan sejumlah uang dari rekening
ke rekening penerima yang namanya
disebut dalam bilyet giro pada bank yang
sama atau pada bank lain ini contoh
bilyet giro pengertiannya ini pemindah
Bukuan dari rekening nasabah suatu bank
kepada bank yang bersangkutan Untuk
memindahkan uangnya seperti itu
Halo maaf saya berharap teman-teman
dapat membuat jenis-jenis
5.0 / 5 (0 votes)