5 - Visi dan Cakupan Proyek Perangkat Lunak

Summary

In this lecture, Supardianto discusses the importance of Vision and Scope in software requirement analysis. He emphasizes the need for a clear project mission and focus to avoid development disasters. The lecture covers the interaction between Vision and Scope, the role of a business analyst, and managing scope to align with product development goals. It also addresses how to handle scope changes and conflicts, ensuring the final product meets customer needs and expectations.

Takeaways

• 😀 Vision and Scope are crucial for guiding the development process of a software project.
• 🔍 Vision defines the direction and goals of a product, ensuring it aligns with the stakeholders' expectations.
• 📏 Scope specifies the boundaries of the project, detailing what is and isn't included in the current development phase.
• 🤝 Effective communication is necessary to avoid misunderstandings between stakeholders and development teams.
• 🚫 Projects without a clear Vision and Scope can lead to unfocused development and unclear direction.
• 🔄 Inconsistent feature additions and removals can be a sign of poor Vision and Scope management.
• 📈 The Vision should be consistent and not change drastically over time, while Scope can evolve with project versions.
• 🛠️ Scope management involves collecting requirements, defining, planning, verifying, and controlling the project's development.
• 🔄 When new features or requirements are proposed, they should be evaluated against the existing Vision and Scope.
• 💡 If a new feature is promising but outside the current Scope, it can be considered for future development versions.
• 📋 Regularly reviewing and adjusting the Vision and Scope can help prevent conflicts and ensure the project stays on track.

Q & A

What is the importance of defining the Vision and Scope in a project?

Defining the Vision and Scope is crucial for ensuring the project remains focused and aligned with the desired goals. Without a clear Vision and Scope, the project risks losing direction and becoming unfocused, which could lead to the development of an application or product that doesn't meet the initial objectives or requirements.

What happens when there is a lack of clarity in Vision and Scope during a project?

When there is a lack of clarity, the project might face issues like inconsistent feature additions or removals. The team may struggle with constantly re-evaluating features, causing delays and misalignment with the product’s goals. This can lead to the development of a product that doesn't meet its intended purpose.

How should the Vision for a product be defined?

The product Vision should be defined in alignment with the stakeholders' direction. It should reflect the overarching goal of the project and should remain consistent over time, clearly outlining what the product aims to achieve for the customer or client.

What is the role of Scope in project management?

The Scope defines the specific boundaries of the project, including which tasks and features should be developed within a given time frame. It helps ensure that the project stays on track by prioritizing essential features and setting clear deadlines for each phase of the project.

What are some challenges that can arise from scope creep?

Scope creep occurs when new features or changes are introduced after the project has started, often causing delays and cost overruns. This can lead to confusion, resource mismanagement, and a final product that does not align with the original Vision and Scope.

How can scope creep be controlled in a project?

Scope creep can be controlled by constantly referring back to the defined Vision and Scope. If a feature or change request falls outside the original scope, it should be evaluated for future versions, ensuring the current project remains focused and within the agreed-upon parameters.

What should a business analyst do when they receive a new feature request during a project?

The business analyst should assess whether the requested feature aligns with the project's Vision and Scope. If it’s an essential addition but was overlooked, it can be incorporated. However, if it’s outside the scope, it should be deferred to a future release, ensuring the current project remains focused.

What is the significance of versioning in managing Scope?

Versioning allows a project to release incremental updates. Features can be prioritized and developed in phases, ensuring that critical features are delivered first while less important ones are planned for future versions, thus managing expectations and maintaining momentum.

What is a business analyst's role when there is a conflict regarding requirements?

The business analyst’s role is to mediate and help resolve conflicts by validating requirements with stakeholders and project sponsors. They ensure that the proposed changes or features align with the product’s Vision and Scope, and help prioritize features based on the overall project goals.

Why is it necessary to define and maintain the product's Vision and Scope throughout the project?

Defining and maintaining the Vision and Scope is essential to ensure that the project remains aligned with the stakeholders' expectations and business goals. It provides a framework for decision-making, helps prioritize features, and ensures that the final product meets the intended objectives and customer needs.

Outlines

00:00

📚 Introduction to Vision and Scope in Software Requirement Analysis

The speaker, Supardianto, introduces the topic of Vision and Scope in software requirement analysis. He emphasizes the importance of understanding these concepts for the success of software development projects. The lecture aims to clarify what Vision and Scope are and how they interact. The analogy of a project without a clear mission and focus is used to illustrate the consequences of neglecting these aspects, which can lead to a lack of direction and an unclear path for the product. The session also reviews the role of a business analyst and the types of requirements discussed in previous meetings.

05:03

🛠 Defining Vision and Scope for Product Development

The paragraph discusses the necessity of defining Vision and Scope before development begins. Vision should align with stakeholders' directions, and the product should consistently meet customer or client needs over time. Scope, on the other hand, should define the project's current portion, specifying the steps and features to be developed immediately and those to follow. The concept of product versions is introduced, with the idea that each version may have additional features based on urgency and necessity. The paragraph also poses a question about what would constitute a change in Vision, using an example of a product shift from a mobile game to a project management app.

10:04

🔍 Conflict Resolution and Business Validation in Vision and Scope

This section delves into potential conflicts between business processes and product features, suggesting the need for validation with project sponsors. It recalls the importance of defining business requirements and how they form the basis for product development. The Vision and Scope document is described, detailing its components, including business background, objectives, market, vision statement, major features, assumptions, dependencies, and the breakdown of versions and features. The paragraph also outlines steps in Project Scope management, such as collecting requirements, defining scope, planning, verifying, and controlling development to align with the initial scope.

15:06

🚦 Maintaining Focus and Preventing Scope Creep

The final paragraph addresses how to keep the Scope focused and aligned with product development. It suggests evaluating new feature requests against the existing Scope and considering their impact. If a feature is promising but outside the current Scope, it can be considered for future versions. The importance of clear communication, setting expectations, and understanding the costs associated with Scope changes is highlighted. The paragraph concludes by emphasizing the role of Vision and Scope in guiding product development and ensuring it meets user satisfaction and desired outcomes.

Keywords

💡Vision

Vision in the context of the video refers to a clear and long-term goal for a product or project. It is the overarching idea that guides the development and direction of a software application. The video emphasizes the importance of a vision to ensure that the project remains focused and aligned with the intended outcomes. For instance, the script mentions that a project without a clear vision can lead to a product that does not meet its goals or satisfy its users.

💡Scope

Scope defines the boundaries and limitations of a project, outlining what is included and excluded in the development process. It is crucial for managing the project effectively and ensuring that the team works on the right features and functionalities. The video discusses how defining the scope helps in maintaining focus and delivering the product on time, as exemplified by the mention of prioritizing features for different versions of a software.

💡Stakeholder

A stakeholder is any individual or group who has an interest or concern in the project's outcome. In the video, stakeholders are mentioned as the ones who provide direction and whose needs must be considered when defining the product's vision and scope. For example, the script talks about aligning the product with the stakeholders' goals and ensuring that the features developed meet their expectations.

💡Requirement

Requirement refers to a specific need or feature that a product must have. The video discusses the process of collecting and managing requirements, which is essential for defining the scope and ensuring that the product meets the users' needs. The script mentions conflicts that can arise when requirements are not aligned with the business process or the vision.

💡Project Management

Project management is the process of planning, executing, and closing a project. The video touches on the importance of project management in ensuring that the vision and scope are adhered to throughout the development process. It is highlighted as a means to prevent the project from becoming unfocused and to manage the expectations of stakeholders.

💡Conflict

Conflict in the video refers to disagreements or inconsistencies between different requirements or expectations within a project. The script mentions that conflicts can arise due to misalignment between business processes and product features, necessitating resolution to ensure the project's success.

💡Feature

A feature is a specific function or capability of a software application. The video discusses features in the context of product scope, emphasizing the need to prioritize and plan which features to develop first based on their importance and urgency. The script gives an example of how features can be added or removed based on user feedback and the product's vision.

💡Consistency

Consistency in the video refers to the need for the product's vision and scope to remain stable and unchanging over time. It ensures that the development process is aligned with the initial goals and that the final product meets the intended objectives. The script stresses the importance of consistency to prevent the product from becoming a 'Project without mission and focus'.

💡Version

Version in the context of the video refers to different iterations or releases of a software product. The script discusses how versions can be used to manage the development of features, with each version potentially introducing new functionalities or improvements based on the defined scope and priorities.

💡Communication

Communication is the process of exchanging information and ideas. The video emphasizes the importance of communication in ensuring that all stakeholders understand the vision and scope of the project. It is highlighted as a key factor in preventing misunderstandings and conflicts that can derail the project's progress.

💡Business Analyst

A business analyst is a professional who analyzes the business processes and systems to improve them. In the video, the role of a business analyst is mentioned in the context of defining the vision and scope of a project. They are responsible for understanding the needs of stakeholders and translating them into requirements that align with the project's vision.

Highlights

Introduction to Vision and Scope in software requirement analysis

Importance of understanding Vision and Scope for project success

The analogy of a project without clear Vision and Scope

The impact of unclear Vision and Scope on product development

The role of the business analyst in defining Vision and Scope

The process of interviewing users to gather feature suggestions

The realization that user suggestions may not align with product goals

The need for analysts to define the true needs of a product

Defining Vision to align with stakeholder directions

The consistency required in Vision and Scope over time

Defining Scope to determine the specific parts of a project

The concept of versioning in product development

The method of calculating the size of a product or application

The question of what constitutes a change in Vision

The consequences of changing the Vision on product development

Addressing business conflicts in the requirement analysis phase

The creation of a Vision and Scope document

The steps in Project Scope management

Strategies for maintaining focus and alignment with the original Scope

The importance of clear communication and stakeholder involvement

How to handle new feature requests and changes to Scope

Preventing Scope-related errors and issues

The final conclusion on the importance of clear Vision and Scope

Transcripts

[Musik]

Halo semuanya

Jumpa lagi bersama saya supardianto pada

mata kuliah analisis dan spesifikasi

kebutuhan perangkat lunak di pertemuan

kita kali ini kita akan membahas

mengenai Vision and

seperti biasa capai pembelajaran bisa

teman-teman dapatkan pada pertemuan kita

kali ini adalah teman-teman diharapkan

dapat menjelaskan mengenai Apa itu

Vision Apa itu scope

lalu outline yang akan kita bahas pada

pertemuan kita kali ini adalah mengenai

interaksinya dulu lalu kemudian

mendefinite arti dari produk Vision and

Scope lalu konflik tim bisnis

requirement lalu kemudian

pada pertemuan kita sebelumnya kita

sudah membahas mengenai

membahas mengenai peran dari seorang

bisnis analis gitu ya lalu

tipe-tipe dari

farman gitu ya Nah sekarang kita coba

melihat dari sisi

tujuan visi serta Scope dari

suatu produk atau aplikasi tersebut gitu

ya Nah ini ada suatu hal nih ada analogi

atau

penggambaran dulu di slide awal kita

yang pertama adalah dia mengatakan bahwa

kami menginterview banyak dari pengguna

dan kemudian

menyusun ya menyusun segala hal fitur

berdasarkan saran dari mereka

nah lalu

saat kita menyadari saat kita mulai

membuat dalam bentuk analisis dan desain

kita menyadari bahwa user yang kami

telah wawancarai tadi banyak user tadi

itu ternyata tidak paham dengan masalah

yang terdapat pada

pada tujuan dari pengembangan aplikasi

ini

maka kemudian

dia hanya memberikan saran-saran yang

sebenarnya tidak cocok dengan

pengembangan aplikasi atau produk ini

Nah maka daripada itu ya

sehingga si analisnya lebih cenderung

untuk kemudian bicara dari sisi outside

ya untuk mencari tahu bener-bener apa

yang diambang dibutuhkan dari

produk ini kedepannya Nah makanya ada

istilah atau kiasan di bawahnya adalah

Project without mission and

focus and direction Project jadi suatu

Project yang benar-benar tampak ya tanpa

hal yang jelas mengenai visi dan

batasan-batasan yang harus terdapat

dalam project ini benar-benar akan

menyebabkan produk ini berjalan menjadi

tidak fokus dan tidak bisa ditentukan

arah ke gitu jadi maka benar-benar

kaitan antara Vision dan Scope ini

penting dalam menyukseskan

proses dari pengembangan aplikasi ini

suatu Project yang memiliki kekurangan

atau tidak jelas dalam hal

eee tidak mampu mendefinisikan ya

mengenai apa saja yang dia butuhkan gitu

ya mengenai apa saja kedepannya project

ini bagaimana produk ini bagaimana ini

tentu akan mengundang suatu bencana

seperti itu ya bencana yang paling besar

adalah aplikasinya menjadi tidak sesuai

dengan goal dan nice-nya yang sudah

dibawakan atau dilakukan di farmitnya

tadi kayak gitu ya

suatu tanda ya suatu tanda bisnis di

Farmers tidak mampu memenuhi tidak mampu

mencari tahu ya fitur-fitur Apa yang

dibutuhkan adalah

diawali dengan

penambahan fitur yang tidak

tidak konsisten artinya ketika jadi

tambahkan lalu kemudian dia dihilangkan

akhirnya ternyata disadari kalau dia

ternyata butuh lagi fitur itu artinya

bongkar pasang terus nah bongkar pasang

seperti inilah yang kemudian terjadi

akibat

kurangnya ya kurangnya komunikasi yang

akan menjadi arah pada saat aplikasi

atau produk itu dibuat begitu ya maka

kita perlu menyadari bahwa Vision and

Scope itu harus kemudian

dibuat ya harus ada sebelum pintu itu

kemudian didefinisikan satu persatu

Jadi sebelum si developer itu nanti buat

fitur dia harus bisa melihat kepada

fitur Xbox apa visider produk ini dan

apa batasan-batasan dari produk ini

kedepannya kayak gitu

lalu kita mendefinite produk Vision and

Scope Nah kita mendefinite suatu produk

Vision itu kita harus sesuaikan dengan

arahan atau arah yang diberikan oleh

stakeholder jika stakeholder ingin maju

maka kita harus membuat isi dari produk

ini adalah ingin memajukan si usaha atau

customer atau klient kita kayak gitu ya

Dan ini di aplikasikan HP di keseluruhan

dari produk yang kita buat kayak gitu

dan ini Tentu saja tidak boleh berubah

dalam waktu yang cukup lama jadi harus

konsisten

Lalu bagaimana dengan produk Scope kalau

produk Scope ini kita harus bisa

menentukan porsi dari Project yang saat

ini akan kita kerjakan gitu Ya kita

harus bisa menentukan secara spesifik

tahapan-tahapan apa saja yang dilakukan

pada tahapan atau

periode saat ini kayak gitu ya

fitur-fitur apa yang memang harus dan

sangat segera untuk kemudian dibuat

diluncurkan dan mana yang kemudian bisa

menyusul di belakang kayak gitu ya agar

kita kemudian tidak kehilangan momentum

tidak kehilangan waktu dalam mendeliver

produk yang dibutuhkan oleh si customer

tadi

makanya pada produk Vision kita juga

nanti akan merilis namanya produk Scope

versi 1 ada project project versi 1.1

Lalu ada project versi yang tergantung

rilisnya ke berapa mungkin di satu titik

nol baru tiga fitur satu titik satu

empat fitur tambah satu fitur lagi dan

seterusnya tetapi ini didasarkan pada

kebutuhan bahwa memang fitur itu memang

harus segera diusahakan atau segera

dibuat seperti itu ya

atau kita mengenai dalam bentuk version

ini makanya aplikasikan teman-teman

kalau teman-teman download ada update

versionnya pada versi sebelumnya belum

ada fitur C tapi di versi 1.2 sudah ada

fitur C nah tapi berarti ini mengartikan

bahwa 1 dan 2 dulu yang harus dinaikkan

pada saat pengembangan itu lalu kemudian

dilanjutkan dengan fitur c dan d dan

seterusnya

lalu ini adalah berkaitan dengan kita

harus menentukan

adanya

pengaturan dari segi sistem dari segi

cakupan area penjajah

kemudian harus kita pikirkan

seberapa seberapa besar produk atau

aplikasi yang harus kita buat

Bagaimana cara menghitungnya kita bisa

menghitung berdasarkan jumlah dari

aliran datanya dari port X modelnya kita

bisa menghitung dari biaya per alurnya

tadi kita bisa menghitung dari jumlah

stakeholders yang akan menggunakan

nantinya atau kita juga bisa menghitung

berdasarkan function pointnya setiap

fungsi Kita tentukan poinnya ada berapa

lalu poin mana yang besar mungkin bisa

kita buat dulu atau lakukan dulu poin

yang kecil kita bisa lakukan nanti nah

ini sama seperti yang saya ceritakan di

slide sebelumnya

Lalu ada sebuah pertanyaan nih wish of

the following wood constitute Indovision

Apakah a apakah b Apakah c atau KD

kira-kira apa nih jawabannya kalau kita

lihat dari pilihan-pilihan jawaban ini

mana yang masih tentu atau mulai tidak

konsisten dengan Vision adalah pasti

jawabannya yang D kenapa ya karena klien

memutuskan bahwa Produk ini tidak lagi

adalah mobile game gitu ya tapi malah

mengalihkan produk ini menjadi suatu

Project management tentu akan berbeda

antara game sama suatu aplikasi

Manajemen ya Nah ini tentu akan

mempengaruhi Visi dan skornya tadi Nah

kalau visinya sudah berubah seperti ini

tentu akan mempengaruhi

development aplikasi ke depan

lalu berkaitan dengan konflik bisnis di

quirman Ya tentu ada beberapa hal yang

menyebabkan konflik pada bisnis

di quarement oleh

konflik jadi karena kita di pertemuan

sebelumnya kita sudah tahu bahwa bisnis

tentu beberapa dokumen ini memiliki

beberapa hal yang Saling bertabrakan

ketidaksesuaian atau

hal-hal yang berhubungan dengan visi

dari sisi produk atau si customernya

gitu ya maka kita lalu bisa melakukan

validasi kepada Project sponsornya ya

bagaimana Pak dengan

fitur

bertabrakan dengan

bertabrakan dengan bisnis proses ini

atau bagaimana menyesuaikan antara

bisnis a proses a dengan fitur a kita

harus

komunikasikan dengan sponsor atau bahkan

juga dengan bisnis stakeholder dan

seterusnya

kemudian kita melihat adanya Fisher and

di pertemuan kita sebelumnya kita Recall

bahwa setelah kita menentukan

bisnis di quartment

kita mengoleksi menjadi suatu

dokumen-dokumen gitu ya yang kemudian

nanti akan menjadi landasan pada

pengembangan suatu produknya ya dan

kemudian biasanya

akan menjadi pegangan juga bagi sih

Project sponsornya ya untuk kemudian

bisa

memonitoring bahwa pengembangan aplikasi

ini harus sesuai dengan

sponsor tentu akan bekerja sama dengan

analis atau development tim dalam

menentukan atau membuat dokumen ini

adalah template dari Vision and

4 hal ada 4 bab ada yang pertama bisnis

di quitment kita menentukan background

ya bisnis opportunity-nya objektifnya

customer market nice yang Bahkan

bisnisnya bab berikutnya kita membahas

mengenai Vision dan of the solution

ada Vision statement Major fitur asumsi

and Dependency lalu kita melihat adanya

Scope and libration ya kita bisa

menentukan

kira-kira seberapa besar dibagi dalam

beberapa versi versi apa fiturnya apa

saja Versi berikutnya fiturnya apa saja

lalu kemudian bab berikutnya kita

membahas mengenai bisnis konteksnya

terkait dengan siapa saja

stakeholdersnya Kemudian priority-nya

environmentnya dan keseluruhan inilah

yang kemudian ketika dia disusu n jadi

satu maka dia disebut sebagai Vision and

Scope document

Oke di dalam Project Scope manajemen ada

beberapa hal yang harus kita lakukan

ada collect requirement ada melakukan

mendefinisikan scopenya membuat

perencanaan dalam melakukan WBS work

breakdown structure memverifikasi Scope

yang sudah dibuat tadi Lalu bagaimana

supaya kita bisa mengontrol agar

pengembangan aplikasinya bisa sesuai

dengan secukupnya tadi seperti itu Jadi

ini memang adalah langkah-langkah yang

kita bisa lakukan dalam melakukan

mengelola Scope pada sesuatu Project

Lalu bagaimana supaya kita bisa menjaga

Scope tetap fokus gitu ya tetap in line

dan tetap bisa sejalan dengan

pengembangan si produknya ini adalah

tips yang bisa kita lakukan ketika ada

seseorang percaya di user stakeholder

yang ingin meminta suatu fitur baru

suatu record terbaru maka kita ketika

berposisi sebagai analis kita harus

bertanya apakah fitur atau requirement

ini memang sudah sejalan dengan

[Musik]

kita harus melihat bahwa jika dia memang

adalah bagian dari

Jika dia memang menarik ya menarik

tetapi dengan jelas bahwa dia luar dari

skop maka kita harus menambahkan untuk

nantinya aja ditambahkan jadi

pengembangan berikutnya atau diversion

berikutnya

tapi jika recornment tersebut memang

seharusnya adalah bagian dari sekop kita

namun Terlupa maka kita bisa masukkan

dia ke dalam iklan kita bisa Tentukan

prioritasnya

nah tetapi jika dia ya Jika dia memang

benar-benar di luar dari Scope Tapi

namun sangat menjanjikan ketika dia

nanti implementasikan maka kita kemudian

bisa lakukan modifikasi dan coba

mengakomodasi Perubahan tersebut jadi

kita harus bisa melihat seberapa besar

pengaruhnya

requirement baru ini dengan sesuai

dengan Scope yang sudah disepakati di

awal

kalau ternyata sesuai Kenapa tidak untuk

Kemudian ditambahkan tapi kenapa kalau

kemudian tidak sesuai Namun ternyata

bisa menjanjikan ya Oke kita tambahkan

aja di Versi berikutnya kayak begitu ya

kemudian apa yang bisa kita lakukan

untuk mencegah

mencegah kesalahan atau mencegah problem

yang berhubungan dengan Scope maka kita

harus bisa memang memastikan bahwa

kebutuhan dari klient tadi sudah kita

tentukan prioritasnya kita bisa harus

menentukan ekspektasinya secara jelas

apa yang ingin dicapai dan apa yang

ingin dibuat dan apa ingin yang menjadi

output dari produk atau aplikasi ini

lalu Coba kita selalu menanyakan ketika

terjadinya perubahan apakah ini memang

sesuai Scope atau tidak ya dan kemudian

berkaitan dengan

penjadwalan dari projectnya kita bisa

Tentukan apakah bisa di extend atau

tidak ya Dan kita harus bisa

jika terjadinya penambahan maka kita

tentu harus juga menaikkan dari biaya

dari penerbangan si Project tersebut

agar bisa Inline lah ya

ini adalah contoh penggambarannya Gimana

jika berhubungan dengan goals goals itu

harus dibicarakan dengan stakeholder

stakeholder itu juga dengan goals

tersebut sekopnya seperti apa jika

memang dia Inline ya Jika dia memang

Inline dan dia tidak bisa worth it tentu

harus

dipahami bahwa harus ada biaya yang

cukup untuk melakukannya

kemudian kita juga bisa melihat terhadap

konsren konslet yang ada batasan-batasan

yang ada Apakah memang sudah sesuai atau

tidak sesuai maka mungkin

masih bisa dimasukkan

Oke sampai situ dulu pertemuan kita kali

ini maka kesimpulan yang bisa kita

dapatkan adalah membuat suatu Vision and

Scope ya menjadi sangat jelas maka ini

tentu bisa membuat kita mengambil

membuat kita menjadi lebih mudah dalam

mengambil keputusan kedepannya terhadap

adanya pertambahan requirement atau

perubahannya antara Vision and Scope

adalah Fisher itu sebagai

pemandu bahwa produk ini nantinya akan

menentukan kepuasan dari pengguna dan

Scope memastikan bahwa produk ini sesuai

dengan apa yang ingin memang akan

dicapai di akhirnya

jika terjadi konflik maka kita bisa

meminta Project sponsor ataupun juga

bisnis stakeholder untuk bersama-sama

dalam menyelesaikan konflik

future yang mungkin akan terjadi dan

selalu tanyakan apakah ini discope

ketika terjadinya penambahan prepareman

atau perubahan

agar kita bisa menjaga Scope dari

pengembangan aplikasi kita bisa Inline

dengan apa yang sudah disepakati di awal

oke itu saja kita bisa dapat saya

sampaikan pada pertemuan kita kali ini

kita jumpa lagi di pertemuan kita

berikutnya sampai jumpa

[Musik]