0️⃣1️⃣ Como CREAR una TABLA en access paso a paso 👣

Summary

El video muestra un tutorial rápido sobre cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access 2013. Se explica paso a paso desde la apertura del programa hasta la creación de una tabla con diferentes tipos de datos, como nombres, teléfonos y fechas. Se destaca la diferencia entre Excel y Access en cuanto al guardado de la base de datos antes de trabajar. Además, se explica la creación de una clave principal, la numeración automática, y cómo modificar la estructura de la tabla o agregar campos adicionales.

Takeaways

• 📊 El video muestra cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access.
• 🔍 El programa se abre desde la línea de Office, seleccionando Access 2013.
• 📂 Antes de empezar, es necesario guardar la base de datos en una ubicación específica.
• 📋 Se puede crear una tabla de contactos, definiendo campos como nombre, apellido, y número de celular.
• 📇 El número de teléfono es mejor guardarlo como texto, ya que permite agregar guiones sin errores.
• 📅 Campos de fechas, como cumpleaños, deben ser configurados con formato de fecha corta.
• 🔑 Se recomienda asignar una clave principal única para identificar registros, como el DNI o una autonumeración.
• 🔨 Las tablas pueden ser modificadas fácilmente desde la vista de diseño, permitiendo agregar nuevos campos.
• 💾 La tabla guarda los datos automáticamente después de cada entrada, sin necesidad de guardado manual.
• 📅 El campo de fecha incluye un calendario emergente para seleccionar la fecha de manera rápida y precisa.

Q & A

¿Cuál es el primer paso para crear una base de datos en Access 2013?

El primer paso es abrir Access 2013 como cualquier otro programa de la suite de Office y seleccionar una base de datos en blanco. Luego, se debe guardar la base de datos antes de comenzar a trabajar en ella.

¿En qué se diferencia Access de Excel en cuanto a la forma de trabajo?

A diferencia de Excel, en Access se debe guardar primero la base de datos antes de comenzar a trabajar en ella. En Excel, se puede trabajar y guardar al final.

¿Cómo se crea una tabla dentro de la base de datos en Access?

Se puede crear una tabla desde la pestaña 'Crear', eligiendo entre una tabla vacía o utilizando el modo de diseño de tabla, que es más intuitivo y fácil de usar.

¿Qué tipo de información se suele guardar en una libreta de contactos?

En una libreta de contactos, generalmente se guardan datos como el nombre, apellido, número de teléfono, ciudad, correo electrónico, y en algunos casos, fecha de cumpleaños.

¿Por qué no es recomendable guardar números de teléfono en formato numérico?

Si se guarda el número de teléfono en formato numérico, no se puede incluir símbolos como guiones. Por ello, es más conveniente guardarlo como texto, ya que no se realizarán cálculos con esos datos.

¿Qué es una máscara de entrada y para qué se utiliza?

Una máscara de entrada es una herramienta que permite formatear la entrada de datos, como añadir guiones en un número de teléfono, aunque estos no se almacenan, solo se muestran para facilitar la visualización.

¿Qué es una clave principal y por qué es importante?

Una clave principal es un campo único que identifica cada registro en una tabla. Es importante porque asegura que no haya duplicados y es fundamental para establecer relaciones entre tablas.

¿Qué tipo de campos suelen utilizarse como clave principal?

Un campo comúnmente utilizado como clave principal es un campo de autonumeración, que asigna un número único a cada registro. También puede utilizarse un documento de identidad (DNI), ya que es un valor único por persona.

¿Cómo se define un campo como clave principal en Access?

Para definir un campo como clave principal, se selecciona el campo deseado y se hace clic en el ícono de la llave en la barra de herramientas, lo que asigna la clave principal al campo seleccionado.

¿Cómo se guardan los cambios en una tabla en Access?

Los cambios en una tabla en Access se guardan automáticamente cada vez que se modifica un dato. No es necesario guardar manualmente después de cada cambio.

Outlines

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💻 Creación de una base de datos en Access

En este apartado se explica el objetivo del video: crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access. Se inicia mostrando cómo abrir Access y se menciona la importancia de guardar la base de datos antes de comenzar a trabajar, a diferencia de otros programas como Excel. El ejemplo utilizado es la creación de una agenda de contactos, detallando que los datos se guardan en 'Mis Documentos' por defecto y que Access 2013 crea automáticamente una tabla vacía llamada 'Tabla 1'. Además, se destacan las dos formas de crear una tabla: mediante la tabla vacía o el botón de diseño, siendo esta última la opción recomendada por su simplicidad e intuición.

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📋 Definición de los campos de la tabla de contactos

Aquí se explica cómo definir los campos que formarán parte de la tabla de contactos. Se detallan ejemplos como el nombre, apellido, número de celular, teléfono fijo y correo electrónico, especificando que los datos se definen en formato de texto o número, según corresponda. Se destaca un problema al ingresar números con guiones y se ofrecen dos soluciones: usar una máscara de entrada o tratar el número como texto. Finalmente, se incluye un ejemplo de cómo almacenar una fecha de cumpleaños, definiendo el campo como tipo 'fecha corta'.

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🔑 Guardar la tabla y definir una clave principal

En este párrafo se enseña cómo guardar la tabla de contactos y la importancia de definir una clave principal, un campo que identifique de manera única cada registro. Se ofrece el ejemplo del DNI como un posible campo único, aunque se aclara que es más común asignar un campo de auto numeración. También se detalla cómo activar la clave principal seleccionando el campo y usando el ícono de llave, lo que garantiza que no haya duplicados en ese campo. Se menciona brevemente que las claves principales son esenciales para relaciones entre tablas, pero que este es solo un tutorial básico.

📂 Cargar y modificar datos en la tabla de contactos

Este apartado muestra cómo acceder a la tabla de contactos para ingresar datos. Una vez abierta la tabla, se puede comenzar a rellenar los campos, y cualquier dato que se ingrese se guarda automáticamente. Se destaca que en el campo de cumpleaños aparece un pequeño calendario para facilitar la selección de fechas. También se explica cómo modificar la estructura de la tabla si es necesario, cambiando a la vista de diseño para agregar o editar campos adicionales.

🎥 Conclusión del tutorial

El video finaliza con un resumen rápido del proceso explicado: cómo crear una tabla en Microsoft Access y cómo cargar datos en ella. Se enfatiza la facilidad del proceso y se invita a continuar explorando más funciones del software.

Keywords

💡Base de datos

Una base de datos es una colección organizada de información o datos que pueden ser accedidos y gestionados fácilmente. En el video, se muestra cómo crear una base de datos en Microsoft Access, que luego se utiliza para crear tablas y almacenar información como contactos personales.

💡Tabla

Una tabla es un conjunto estructurado de datos dentro de una base de datos que organiza la información en filas y columnas. En el video, se enseña cómo crear una tabla dentro de Access para almacenar datos como nombres, apellidos, números de teléfono, etc.

💡Campo

Un campo es una unidad dentro de una tabla que almacena un tipo específico de información, como nombre, apellido, o número de teléfono. El video detalla cómo definir los campos de una tabla, especificando el tipo de datos que deben contener, como texto o número.

💡Clave principal

La clave principal es un campo dentro de una tabla que sirve para identificar de manera única cada registro. En el video, se explica cómo establecer una clave principal utilizando un campo de auto numeración, lo que permite que cada entrada tenga un identificador único.

💡Tipo de datos

El tipo de datos determina qué tipo de información se puede almacenar en un campo, como texto, números, o fechas. En el video, se habla de cómo seleccionar el tipo de datos adecuado para cada campo, como usar texto para nombres y apellidos o números para teléfonos.

💡Autonumeración

La autonumeración es un tipo de campo que genera automáticamente un valor único para cada registro. En el video, se menciona que este tipo de campo se utiliza como clave principal para asegurar que cada contacto tenga un identificador único.

💡Máscara de entrada

Una máscara de entrada es una configuración que determina cómo se debe mostrar o introducir un dato en un campo, como un número de teléfono con guiones. El video muestra cómo utilizar una máscara de entrada para que Access formatee automáticamente los números de teléfono sin generar errores.

💡Vista de diseño

La vista de diseño es una interfaz en Access que permite modificar la estructura de una tabla, como agregar o eliminar campos. En el video, se enseña cómo regresar a esta vista para ajustar los campos después de haber creado una tabla.

💡Registro

Un registro es una fila de datos dentro de una tabla que contiene información sobre una entidad específica, como un contacto. El video muestra cómo crear registros en la tabla de contactos ingresando datos como nombre, número de teléfono y fecha de nacimiento.

💡Guardar

Guardar en Access implica almacenar de forma permanente los cambios hechos a la base de datos o tabla. En el video, se menciona que en Access, los datos se guardan automáticamente cuando se introducen en la tabla, lo que difiere de programas como Excel.

Highlights

El objetivo del vídeo es mostrar cómo crear una base de datos y una tabla en Microsoft Access.

Se elige una base de datos en blanco y se guarda antes de comenzar a trabajar, a diferencia de Excel.

Se utiliza una agenda personal como ejemplo, similar a una libreta de contactos.

En Access 2013, aparece automáticamente una tabla con el nombre 'tabla 1' al crear una nueva base de datos.

Para insertar nuevos objetos dentro de la base de datos, se utiliza la pestaña 'Crear'.

Hay dos maneras de crear una tabla: utilizando la tabla vacía o el diseño de tabla.

Se recomienda utilizar el diseño de tabla porque es más fácil e intuitivo.

Al definir una libreta de contactos, se determina qué tipo de información se quiere guardar, como nombre, apellido y celular.

El nombre y el apellido se guardan como texto, y el celular puede guardarse como texto para incluir guiones.

Se pueden definir otros campos como ciudad, correo, sobrenombre y cumpleaños.

El campo de cumpleaños se guarda como fecha y se puede seleccionar desde un calendario.

Se debe definir una clave principal que identifique de manera única cada registro en la tabla.

La clave principal puede ser un campo de autonumeración para generar códigos únicos automáticamente.

Una vez definida la clave principal, se guarda la tabla y se almacena en la base de datos.

Para modificar la estructura de la tabla, se utiliza la 'vista diseño', donde se pueden agregar nuevos campos.

Transcripts

el objetivo de este vídeo es mostrar de manera  sencilla y rápida cómo creamos una base de  

datos y cómo creamos después una tabla dentro de  nuestra base de datos vamos a abrir access cómo se  

abre cualquier programa de la línea de ofimática  buscamos la línea de office buscamos accede 2013  

y acá como sucede con todos los problemas  de ojos y nos aparece una serie de bases  

de datos prediseñadas voy a elegir una que esté  en blanco y a diferencia de lo que es el excel  

y word acá hay que guardar primero la base de  datos y después comenzar a trabajar en excel  

podríamos trabajar y después guardar el final  voy a armar una agenda una agenda personal como  

si fuera una libreta de contactos pero en la  agenda de contactos y por defecto se guardan  

en mis documentos si quieren tocan la carpetita  mari se pueden especificar otra dirección y le  

crean al momento de crear la base de datos está  ya se guarda en la ubicación diseñada y van a ver  

que en este excel en este access y en el access  2013 directamente ya nos aparece una tabla con el  

nombre de tabla 1 como para empezar a escribir  yo esta pantalla la voy a cerrar desde acá  

para que me quede limpio el espacio de trabajo  todo lo que sean creaciones es decir insertar  

nuevos objetos dentro de la base de datos  lo hacemos desde la pestaña crear voy a  

tapar crear de que vamos a tener dos maneras de  crear una tabla una tabla utilizando lo que es  

la tabla vacía que es la misma pantalla que  acabo de cerrar la que aparece el principio  

y la otra es crear una tabla mediante el botón  de diseño estable yo recomiendo hacerlo de este  

botón porque es mucho más fácil y es mucho más  intuitivo bien si vamos a hacer una libreta de  

contactos por lo general nos tenemos que  preguntar qué tipo de información queremos  

guardar de nuestro contacto hoy en día conectar  es con los celulares es muy común que guardemos

acá estamos definiendo qué datos vamos a guardar  dentro de nuestra tabla y al lado en donde dice  

tipo de datos vamos a definir qué formato van  a llevar esos datos por ejemplo el nombre de  

la persona es un formato de texto sí porque voy a  guardar un texto abajo podemos especificar algunas  

otras cositas no me voy a desplazar ahora porque  esto es un vídeo rápido de cómo crear una tabla  

pero pueden a carver en son bastante intuitiva las  opciones de qué se trata el formato del apellido  

también va a ser de texto el formato de celular  acá podemos cambiar porque el número entonces  

podríamos ponerle que si va de almacén en un  número qué problema vamos a tener con esto el  

número voy a permitir escribir aquí abajo para  mostrarles un ejemplo es que no vamos a poder  

por ejemplo hacer estos 351 que puede ser una  característica poner un guión y después escribir  

el número porque este guión ya no forma parte de  lo que es un número y access nos devolvería un  

error nos dejaría cargar ese número de teléfono  para solucionar solucionar esto tenemos dos  

alternativas o utilizamos lo que es una máscara  de entrada que una máscara de entrada básicamente  

pone el guión por nosotros pero no se almacena es  solamente una visualización o lo normal lo que se  

suele hacer es en vez de poner el celular como  formato de número dejarlo como si fuera texto  

no hay ningún problema porque nosotros con ese  número no vamos a hacer cálculos matemáticos  

entonces no va a influir en lo que vamos a ver  en el pantano entonces en ese caso puede ser  

que le des como como texto pasaré lo mismo con  el teléfono fijo al ser números que yo le puedo  

colocar un guión y está bien en ningún problema  supongamos que el teléfono fijo es de este estilo  

donde son números que nos llevan características  bueno ahí sí le podemos poner el formato de número  

bueno que tenemos también pre ponerle  ciudad que lo voy a dejar el correo  

también va a ser texto el sobrenombre  que va a ser texto y le vamos a poner

cumpleaños entonces nadie guarda la fecha de  cumpleaños personas pero lo pongo para que  

tengamos un ejemplo de un campo diferente  por ejemplo en un campo que se espera que  

guardemos una fecha el formato el tipo de datos  tiene que ser fecha de ahora como especificamos  

si es fecha o si ahora vamos acá abajo y le  dijimos que vamos a guardar una fecha corta

y listo ya hemos establecido los campos que van  a formar parte de nuestra tabla de contactos  

vamos a guardar vamos a poner contactos y le  vamos a dar a aceptar cuando nosotros guardamos  

una tabla por primera vez si no hemos definido lo  que es una clave principal nos va a aparecer este  

cartel una clave principal es un campo de todos  estos que están acá es un campo que identifica a  

una de las personas a uno de los contactos de  un campo que tiene que ser único en esa lista  

que yo le expuse no se da el caso de un campo  único no puede ser el celular por ejemplo que es  

un único de una sola persona pero qué pasa si yo  haciendo a al hijo de algún contacto en particular  

yo le quiero poner el mismo celular no no me va  a permitir porque el seguro de buster repetido  

en dentro de los datos de la tabla entonces tiene  que ser sí o sí un campo que sea único que campo  

puede ser único y el documento por ejemplo el dni  si el dni es un campo que yo no lo voy a encontrar  

repetido en ninguna persona el documento nacional  de identidad es medio raro que se guarde el dni  

en una tabla de contactos pero el dni es un  ejemplo de un campo que no se puede repetir  

voy a hacer este planteamiento porque no voy a  hacer nada si no queremos poner dni como campo  

principal que tiene sentido en una agenda  lo que podemos hacer de asignar nosotros  

un campo que va a funcionar del campo único y  para los campos que son únicos se puede elegir  

porque son de auto numeración estos campos de auto  numeración se van a generar automáticamente cuando  

yo guardé la primera persona va a tener el código  uno cuando guarde la segunda va a tener el dos y  

así sucesivamente lo voy a subir en este truco  lo pongo ya arriba no basta con poner la auto  

numeración para que ese campo sea clave principal  sobre todo que indicar access como se lo indicó le  

hacemos clic o lo seleccionamos y tocamos esta  llave que está acá la izquierda que se sabe que  

se llama clave principal le pone una pequeña llave  al lado del campo y eso es lo que le indica access  

que ese campo es una clave principal que quiere  decir que no puede haber guardado dos personas con  

el mismo código es una cuestión de control nada  más después más adelante vamos a ver para qué se  

usan las claves principales en realidad se usan  para las relaciones pero todo es una guía rápida  

así que nos vamos a quedar solamente con esto  cuando son contaremos una sola tabla le generamos  

un un código de autonominación ahora si podemos  guardar el nombre de tablas contactos ya no nos  

aparece el mensaje porque definimos nosotros  la clave principal y procedo se arregla tabla  

donde nos queda almacenada la tabla guardada acá  la izquierda les recomiendo tocar esa flechita y  

elegir a qué tipo de objeto para que nos marque  bien este lector de contactos si le queremos  

abrir doble clic y fíjense en la diferencia  ahora se abrió la tabla para cargar los datos  

no para definir los campos como pasó recién  que yo podía definir si un campo era texto si  

el número acá estoy en la ventana para cargar  ella da la información que va a tener la tabla  

entonces yo acá puedo escribir los datos de mi  contacto en el campo cumpleaños como habíamos  

definido que era un campo de fecha fíjense en  que tienen la particularidad que nos parece un  

pequeño calendario al tocarlo me permite elegir  directamente la fecha desde el calendario y ahí  

se colocan y acabo de generar un registro para  la tabla contactos hay una persona que se llama  

diego garcía con todos estos datos acá no hace  falta que guardes porque apenas a ustedes cargan  

un dato en la tabla ya queda guardado si cierro  mi tablet contacto se quedó con una persona si la  

abro con un doble clic vuelvo a ver los datos si  necesito modificar algún algún campo si necesito  

modificar la estructura en sí de la tabla luego  con botón derecho sobre este panel botón derecho  

vista diseño y acá vuelvo a ver todos los campos  que vimos al principio incluso acá podría agregar  

uno nuevo si me ha olvidado de algo podría agregar  uno nuevo y después seguir cargando la información  

bueno esto fue un tutorial rápido de  cómo crear una tabla en microsoft fax