Cómo gestionar tu correo electrónico - Bandeja de entrada a 0

Summary

En este video, Jordi Capdevila Espitia, experto en productividad, comparte cinco pasos clave para gestionar eficientemente el correo electrónico sin que este consuma demasiado tiempo. Recomienda dedicar ventanas de tiempo específicas para revisar correos, marcar como leídos aquellos que no requieren acción y priorizar respuestas rápidas. También sugiere posponer correos relacionados con proyectos futuros y utilizar herramientas como Todoist para gestionar tareas. Como consejo adicional, enfatiza la importancia de educar a los equipos sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos.

Takeaways

• 📧 El correo electrónico no debe ser tratado como un mensaje instantáneo; el tiempo de respuesta aceptable es entre 24 y 72 horas laborables.
• ⏳ Es importante reservar ventanas de tiempo específicas para gestionar correos electrónicos, recomendadas entre 30 y 60 minutos, dos o tres veces al día.
• ✅ Los correos que no requieren acción deben marcarse como leídos y olvidarse.
• ⌛ Si un correo requiere menos de cinco minutos para responder, hacerlo de inmediato. Si no, marcarlo como favorito o 'estrellado'.
• 📅 Los correos que están relacionados con proyectos futuros o que no requieren acción inmediata pueden posponerse hasta un momento más adecuado.
• 📝 Si un correo requiere una tarea específica, crear una tarea en Todoist o cualquier otra herramienta de gestión de tareas.
• 📨 Mantener la bandeja de entrada a cero no significa eliminar todos los correos, sino que no haya correos pendientes de leer o de actuar.
• 📋 Educar a los colegas sobre el uso correcto de los campos 'Para', 'CC', y 'CCO' para optimizar la gestión de correos electrónicos.
• 🔄 Utilizar Todoist u otras herramientas de productividad para gestionar tareas vinculadas a correos electrónicos de forma automática.
• 📅 Limitar la atención dedicada al correo electrónico durante el día, para evitar que consuma todo el tiempo de trabajo.

Q & A

¿Cuánto tiempo se recomienda dedicar al correo electrónico diariamente?

Se recomienda dedicar entre dos y tres ventanas de tiempo al día, con una duración de entre 30 y 60 minutos cada una, exclusivamente para gestionar el correo electrónico.

¿Cuál es el tiempo adecuado para responder un correo electrónico según el video?

El tiempo de respuesta adecuado para un correo electrónico es de entre 24 y 72 horas laborables. No es necesario responder inmediatamente, salvo que sea algo urgente.

¿Qué hacer con los correos que no requieren ninguna acción?

Los correos que solo informan y no requieren ninguna acción se deben marcar como leídos y eliminarlos de la mente para evitar distracciones.

¿Cómo gestionar correos que requieren menos de cinco minutos de atención?

Si un correo requiere menos de cinco minutos de respuesta, se debe contestar de inmediato dentro de la ventana de tiempo dedicada al correo.

¿Qué se debe hacer si un correo requiere más tiempo para ser atendido?

Si el correo requiere más tiempo, se puede marcar como 'estrellado' o favorito, para atenderlo en otro momento cuando se disponga del tiempo necesario.

¿Cómo manejar correos electrónicos que están ligados a proyectos futuros?

Se recomienda posponer estos correos hasta el momento en que se les pueda prestar atención, programándolos para la fecha adecuada en el calendario o en la herramienta de gestión de proyectos.

¿Qué herramienta recomienda el video para gestionar tareas pendientes asociadas a correos?

Se recomienda utilizar Todoist para gestionar tareas pendientes derivadas de correos electrónicos, vinculando automáticamente los correos a la lista de tareas diarias, semanales o mensuales.

¿Qué significa tener la bandeja de entrada a cero?

Tener la bandeja de entrada a cero no significa tener cero correos, sino que no queden correos sin leer o sin actuar.

¿Cuál es la recomendación en cuanto al uso de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos?

Se recomienda utilizar el campo 'copia' solo para informar a alguien que no necesita actuar, y el campo 'copia oculta' para evitar que otros vean que esa persona está informada y para no saturar su bandeja de entrada.

¿Cuál es el 'bonus tip' mencionado al final del video?

El 'bonus tip' es educar a los empleados o colegas sobre el uso adecuado de los campos de copia y copia oculta en correos electrónicos para mejorar la gestión del flujo de información.