Administración de las Compras 3 - Proceso de compras primera parte

Summary

En este vídeo, se explica el proceso de compras en empresas, con énfasis en las pequeñas. Se discuten los primeros cuatro pasos: el recibo de requisición de compra, el análisis de fuentes de abastecimiento, el análisis de cotizaciones y la colocación de órdenes de compra. Se enfatiza la importancia de la formalidad en las cotizaciones y órdenes de compra, y se sugiere incluir información detallada y condiciones específicas para garantizar transparencia y responsabilidad en cada paso.

Takeaways

• 😀 El proceso de compras comienza con el recibo de requisición de compra, que es una solicitud interna de compra específica.
• 🔍 Se debe incluir información básica como la cantidad, disponibilidad y detalles del producto o servicio solicitado en la requisición.
• 🏢 Los videos están enfocados en pequeñas empresas, pero los conceptos son aplicables a cualquier organización, independientemente de su tamaño.
• 📋 Es importante incluir detalles adicionales como el inventario actual y características especiales del artículo en la orden de compra.
• 🛒 Sugerir posibles proveedores en la requisición puede ser útil, especialmente cuando los compradores no son expertos en el artículo solicitado.
• 🔎 El análisis de fuentes de abastecimiento es crucial y requiere una base de datos de proveedores aprobados.
• 📊 Se deben solicitar múltiples cotizaciones para garantizar transparencia y comparabilidad en el proceso de selección de proveedores.
• ✅ Las cotizaciones deben ser formales y detalladas, incluyendo precios, términos de crédito, fechas de embarque y detalles de entrega.
• 🔄 La reciprocidad es importante; se debe considerar la historia de entrega y confiabilidad de los proveedores en el pasado.
• 📑 La colocación de órdenes de compra externas es un paso crítico y debe ser tratada con la misma seriedad que un contrato.
• 📝 La orden de compra debe contener información precisa y detallada, y el departamento de compras es responsable de su contenido y cumplimiento.

Q & A

¿Qué es un recibo de requisición de compra y qué información se debe incluir en él?

Un recibo de requisición de compra es una solicitud interna de compra que se hace al departamento de compras. Debe incluir la información específica del producto o servicio, la cantidad de unidades, la fecha en que deben estar disponibles y el nombre del solicitante o departamento.

¿Por qué es importante tener una estructura detallada en las empresas pequeñas para el proceso de compras?

Aunque los videos están enfocados en empresas pequeñas, cualquier organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de una estructura detallada para el proceso de compras, ya que ayuda a mantener la transparencia y la eficiencia en las operaciones de compra.

¿Qué información adicional se puede incluir en una orden de compra para justificar la necesidad de un producto?

Se puede incluir el inventario actual del producto, características detalladas o especiales del artículo solicitado, posibles proveedores y datos de la última compra para justificar la necesidad de adquirir más unidades.

¿Qué es una base de datos de proveedores aprobados y por qué es esencial para el departamento de compras?

Una base de datos de proveedores aprobados es una lista de proveedores que han sido calificados y aprobados por la empresa. Es esencial para el departamento de compras porque permite seleccionar proveedores confiables y garantizar la calidad y la entrega de los productos o servicios.

¿Cuál es la importancia de solicitar múltiples cotizaciones en el proceso de compras?

Solicitar múltiples cotizaciones ayuda a mantener una competencia justa entre proveedores, lo que puede resultar en mejores precios y condiciones de compra. También promueve la transparencia y evita la dependencia excesiva de un solo proveedor.

¿Por qué es crucial que las cotizaciones de proveedores sean formales y no informales a través de redes sociales?

Las cotizaciones formales proporcionan un registro escrito de los términos y condiciones acordados, lo que es fundamental para evitar malentendidos y para tener una base documental sólida en caso de conflictos o discrepancias en el futuro.

¿Qué se debe revisar en una cotización formal de un proveedor antes de proceder con la orden de compra?

Se debe revisar el precio, el tiempo de crédito, los tipos de descuentos aplicables, las fechas de embarque, el proceso de entrega, la solvencia del proveedor y cualquier otro factor que pueda ser relevante para la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra interna y una orden de compra externa?

Una orden de compra interna es el documento que inicia el proceso de compras dentro de la empresa, mientras que una orden de compra externa es el documento que se envía a los proveedores para confirmar la compra de productos o servicios.

¿Qué elementos mínimos debe contener una orden de compra formal para ser considerada como un contrato obligatorio?

Una orden de compra formal debe contener un número de orden consecutivo, la descripción del artículo o servicio solicitado, el precio acordado, la cantidad, las condiciones de pago, y las instrucciones de entrega, incluyendo la fecha esperada de entrega.

¿Por qué es importante que el departamento de compras asuma la responsabilidad de la información en la orden de compra?

El departamento de compras es responsable de toda la información en la orden de compra porque esta información es crucial para la ejecución correcta de la compra y para garantizar que se cumplan los términos y condiciones acordados con el proveedor.