Cómo crear y registrar una COMPRA o gasto y el PAGO al proveedor en PEACHTREE

Summary

Este video muestra cómo crear y gestionar una factura de compra de proveedores en un sistema de contabilidad. Se explica el proceso de seleccionar un proveedor, registrar productos de inventario o gastos de oficina, y aplicar el pago correspondiente utilizando cheques. Además, se abordan los detalles de la creación de ítems de inventario, la aplicación de impuestos, y la gestión de pagos. El proceso también incluye la eliminación de facturas relacionadas con pagos si es necesario, resaltando la importancia de mantener un registro adecuado y auditable de todas las transacciones financieras.

Takeaways

• 😀 Para crear una factura de compra, primero se debe seleccionar el proveedor en el sistema, o crear uno nuevo si no está registrado.
• 😀 Al crear un proveedor nuevo, es necesario ingresar el ID, nombre comercial, razón social, dirección de correo y el RIF.
• 😀 Si la empresa solo ofrece servicios, no es necesario ingresar cantidad ni artículos; solo se debe colocar una descripción del gasto.
• 😀 Para registrar productos en inventario, se debe seleccionar el artículo previamente registrado o crear uno nuevo si no está en el sistema.
• 😀 Cuando se compra un producto de inventario, se debe seleccionar la cuenta contable correspondiente para la compra, como la cuenta de inventario y costo.
• 😀 Para facturas de productos que no son parte del inventario (como artículos de limpieza), se debe seleccionar una cuenta de gasto específica.
• 😀 Al registrar una factura con ITBMS (impuesto), se debe calcular el monto correspondiente y agregarlo como un gasto adicional.
• 😀 Una vez registrada una factura, es importante guardar la información para mantener un historial adecuado de las compras.
• 😀 Para pagar una factura, se debe seleccionar el método de pago, como el pago con cheque o transferencia bancaria, y registrar los detalles del pago.
• 😀 Después de realizar un pago, si se desea eliminar una factura, primero se debe eliminar el pago relacionado con la transacción antes de eliminar la factura.

Q & A

¿Cómo crear una factura de proveedor en el sistema?

Para crear una factura de proveedor, debes seleccionar la opción de 'purch re inventory', luego elegir o crear un proveedor si no está registrado. Después, debes especificar la fecha de compra, el número de la factura, la cantidad de productos o servicios, y seleccionar las cuentas contables correspondientes para registrar los gastos o inventarios.

¿Qué hacer si no tengo un proveedor registrado en el sistema?

Si no tienes un proveedor registrado, puedes crear uno nuevo desde la misma pantalla donde se ingresa la factura. Solo necesitas colocar el ID del proveedor, que generalmente es el nombre comercial, la razón social, y la cuenta de gasto relacionada.

¿Cómo agregar un nuevo artículo de inventario si no está registrado?

Si el artículo de inventario no está registrado, puedes crear uno nuevo seleccionando la opción 'New' y luego proporcionando el ID del producto, la descripción, y las cuentas contables relacionadas, como la cuenta de ventas, inventario y costo.

¿Es necesario ingresar la cantidad y el ítem cuando se registra una factura de gasto sin inventario?

No, si la compra es un gasto y no un inventario, como en el caso de productos de limpieza, no es necesario ingresar la cantidad ni el ítem. Solo debes registrar la descripción del artículo y asignar la cuenta de gasto correspondiente.

¿Cómo registrar el ITBMS (impuesto sobre la venta) en una factura de compra?

El ITBMS se registra como parte del pasivo en la cuenta correspondiente. En el ejemplo proporcionado, el ITBMS se registró en la cuenta de 'anticipo de ITBMS del Tesoro Nacional' con un porcentaje del 7% aplicado al total de la factura.

¿Cómo se paga una factura de proveedor en el sistema?

Para pagar una factura de proveedor, debes ir a la opción de 'payment' en el sistema, seleccionar la cuenta de banco desde la que se va a realizar el pago y aplicar el pago correspondiente, ya sea a través de cheque o transferencia. También es importante llevar un consecutivo de los pagos realizados.

¿Es posible eliminar una factura después de haber sido pagada?

Una vez que la factura ha sido pagada, no se puede eliminar directamente. Para eliminarla, primero debes eliminar el pago relacionado, y luego podrás eliminar la factura de compra.

¿Qué pasos seguir si se necesita eliminar una factura pagada?

Para eliminar una factura pagada, debes acceder a la lista de facturas, seleccionar la factura y visualizar las transacciones relacionadas. Luego, puedes eliminar el pago asociado a la factura y, finalmente, eliminar la factura de compra.

¿Qué tipo de cuentas contables se deben seleccionar al registrar una compra de inventario?

Al registrar una compra de inventario, debes seleccionar las cuentas de 'inventario' y 'costo', ya que la compra afecta directamente el inventario y representa un costo para la empresa. Estas cuentas deben estar predefinidas en el sistema.

¿Cuál es la importancia de llevar un consecutivo de cheques o pagos?

Llevar un consecutivo de cheques y pagos es importante para fines de auditoría. Esto ayuda a mantener un registro claro y organizado de las transacciones, lo cual es crucial para la transparencia financiera y el cumplimiento de las normativas fiscales.