Técnicas para la Gestión del Tiempo: El método GTD

Summary

El sistema GTD (Getting Things Done), creado por David Allen, es una metodología integral de gestión del tiempo que abarca tanto la vida personal como profesional. Su objetivo es liberar la mente para mantener un estado de concentración plena, facilitando la productividad. El proceso incluye cinco fases: recopilar, organizar, revisar, planificar y ejecutar tareas. Además, se emplean listas como tareas pendientes, delegadas y proyectos, y se utilizan revisiones diarias, semanales y mensuales para mantener el sistema actualizado y efectivo. GTD promueve la claridad mental y la acción enfocada en el presente.

Takeaways

• 😀 El sistema GTD, creado por David Allen, es un enfoque integral para gestionar el tiempo y abarcar todos los aspectos de nuestra vida, tanto personal como laboral.
• 😀 El objetivo del sistema GTD es liberar la mente de distracciones y mantenerla enfocada en el presente, lo que permite alcanzar un estado de hiperconcentración.
• 😀 La bandeja de entrada es el punto de acceso donde se recogen todas las tareas, ideas y proyectos, sin filtrar, para ser organizados después en el sistema.
• 😀 Una tarea es definida como una acción simple con la que se alcanza el resultado esperado, como beber agua para calmar la sed.
• 😀 Existen dos listas clave en el sistema: la lista de 'siguientes' para las tareas pendientes y la lista de 'en espera o delegadas' para aquellas tareas delegadas a otras personas.
• 😀 Un proyecto es un conjunto de tareas con un horizonte temporal definido y una acción siguiente que debe ser realizada. Si falta alguna de estas características, no es un proyecto.
• 😀 Los 'sueños o algún día' son ideas o proyectos sin un horizonte temporal definido y carecen de una acción siguiente, por lo que no se consideran proyectos completos.
• 😀 El calendario se utiliza para registrar aquellas tareas que tienen un momento y lugar específicos, como una cita médica, y son acciones que caducan si no se cumplen a tiempo.
• 😀 El sistema GTD consta de cinco fases: recopilar, organizar, chequeo previo, trabajar en la lista de siguientes y revisar regularmente el sistema.
• 😀 Las revisiones del sistema GTD son fundamentales para mantenerlo eficaz: diarias (revisar bandeja de entrada y delegadas), semanales (revisar proyectos y lista de siguientes) y mensuales (convertir sueños en proyectos con fechas y acciones).

Q & A

¿Qué es el sistema GTD de David Allen?

El sistema GTD (Getting Things Done) es un enfoque integral para la gestión del tiempo que abarca todos los aspectos de la vida, tanto personal como laboral, y permite mantener la mente despejada para enfocarse en las tareas del momento presente.

¿Cuál es el objetivo principal del sistema GTD?

El objetivo principal del sistema GTD es conseguir que la mente esté despejada, permitiendo la concentración en las tareas actuales sin preocuparse por otras acciones, proyectos o pensamientos.

¿Qué es la bandeja de entrada en el sistema GTD?

La bandeja de entrada es el punto de acceso al sistema GTD, donde se depositan todas las tareas, ideas, proyectos y preocupaciones. Puede ser una bandeja física o digital.

¿Cómo se define una tarea según David Allen?

Una tarea es una acción simple que, cuando se realiza, permite alcanzar el resultado esperado. Por ejemplo, beber agua para saciar la sed.

¿Qué diferencia existe entre la lista de 'siguientes' y la lista de 'en espera o delegadas'?

La lista de 'siguientes' contiene tareas que deben realizarse a continuación, mientras que la lista de 'en espera o delegadas' incluye tareas que han sido delegadas a otras personas o que están pendientes de la acción de terceros.

¿Qué caracteriza a un proyecto en el sistema GTD?

Un proyecto en el sistema GTD es un conjunto de tareas orientadas a alcanzar una meta o objetivo, siempre con un horizonte temporal definido y con al menos una acción siguiente clara.

¿Qué son los 'algún día o sueños' en el sistema GTD?

Los 'algún día o sueños' son proyectos potenciales que no tienen un horizonte temporal definido ni acciones específicas. Son ideas o aspiraciones que aún no se han convertido en proyectos concretos.

¿Cómo se organiza el calendario en el sistema GTD?

El calendario se utiliza para registrar tareas con un tiempo específico de ejecución, como citas o plazos, que deben cumplirse en una fecha y hora determinadas.

¿Cuáles son las cinco fases del sistema GTD?

Las cinco fases del sistema GTD son: 1) Recopilar: Capturar todo en la bandeja de entrada; 2) Organizar: Clasificar las tareas y proyectos; 3) Chequear previo: Revisar el calendario y las tareas siguientes; 4) Hacer: Ejecutar las tareas según el contexto y prioridad; 5) Revisar: Realizar revisiones diarias, semanales y mensuales para mantener el sistema actualizado.

¿Por qué es importante hacer revisiones diarias, semanales y mensuales en el sistema GTD?

Las revisiones son fundamentales para mantener el sistema GTD funcionando correctamente. Las revisiones diarias aseguran que la bandeja de entrada esté vacía, las semanales permiten ajustar las tareas y los proyectos, y las mensuales ayudan a convertir ideas en proyectos concretos.