ORGANISER, ANIMER UNE RÉUNION 4/5 L'animation

Summary

Cette vidéo de formation vous guide dans l'animation de réunions, en détaillant les rôles d'animateur en fonction de cinq types de réunions : réflexion, prise de décision, régulation, information (ascendante et descendante), et négociation. Chaque type de réunion nécessite une approche différente, du cadre plus léger pour les réunions de réflexion, à une structure plus formelle pour les réunions de régulation ou de prise de décision. Des conseils pratiques sont donnés sur la gestion des échanges, l'encouragement à la participation et l'application d'une stratégie, notamment pour les négociations. Un bonus présente la méthode de parole tournante pour les réunions de prise de décision.

Takeaways

• 😀 Le rôle de l'animateur varie en fonction du type de réunion : réflexion, prise de décision, régulation, information et négociation.
• 😀 Lors des réunions de réflexion, l'animateur doit encourager la participation, marquer les changements de rythme et faire des points réguliers.
• 😀 Les réunions de prise de décision doivent être plus structurées, l'animateur doit informer les participants sur les enjeux et s'assurer que les décisions sont prises de manière formelle.
• 😀 Dans une réunion de régulation, l'animateur doit être central, gérer les digressions et reformuler pour assurer la compréhension de tous.
• 😀 Les réunions d'information descendante impliquent que l'animateur transmette les informations et réponde aux questions à la fin de la présentation.
• 😀 Lors des réunions d'information ascendante, l'animateur doit susciter des informations auprès des participants tout en maintenant l'ordre.
• 😀 Une réunion de négociation nécessite une stratégie claire et une répartition des rôles, avec un animateur qui gère les échanges entre les parties.
• 😀 Le mode d'animation privilégié pour les réunions de prise de décision est la parole tournante, permettant à chacun de s'exprimer sans interruption.
• 😀 L'animateur doit faire une synthèse à la fin de chaque tour de parole et relancer les discussions sur les sujets suivants.
• 😀 L'animateur doit respecter le cadre de la réunion et ajuster son niveau d'implication en fonction de la structure et de l'ambiance de la réunion.

Q & A

Quel est l'objectif principal de la réunion de réflexion ?

L'objectif principal est de favoriser la circulation libre de la parole pour encourager la créativité et la résolution de problèmes, tout en maintenant un cadre léger et souple.

Comment l'animateur doit-il gérer une réunion de prise de décision ?

L'animateur doit bien préparer l'ordre du jour, informer les participants sur les enjeux, et s'assurer que chaque étape de la prise de décision soit formalisée et respectée. Il doit aussi garantir que tout le monde puisse s'exprimer dans les conditions prévues.

Quelle est la spécificité d'une réunion de régulation ?

Une réunion de régulation vise à résoudre un problème au sein de l'équipe. Elle est très formelle, et l'animateur doit canaliser les échanges et reformuler ce qui a été dit pour garantir la bonne compréhension, tout en évitant les digressions.

Quelle est la différence entre une réunion d'information descendante et ascendante ?

Dans une réunion d'information descendante, l'animateur transmet les informations aux participants, tandis que dans une réunion ascendante, l'animateur cherche à recueillir des informations auprès des participants.

Pourquoi est-il important d'indiquer un cadre pour une réunion d'information ascendante ?

Il est important de définir un cadre pour éviter que la réunion ne se transforme en une simple séance de doléances. Le cadre permet également de guider les échanges et de rester concentré sur les thématiques à aborder.

Qu'est-ce qu'une réunion de négociation et comment l'animateur doit-il se préparer ?

Une réunion de négociation implique des discussions souvent complexes, entre équipes ou avec des partenaires externes comme des clients ou fournisseurs. L'animateur doit avoir une stratégie claire et une répartition des rôles pour guider la négociation efficacement.

Quel est l'avantage de la parole tournante lors des réunions de prise de décision ?

La parole tournante permet à chaque participant de s'exprimer à son tour sans interruption. Cela évite les conflits, favorise l'écoute active et donne une chance aux timides de s'exprimer.

Quel rôle joue l'animateur pendant une réunion avec parole tournante ?

L'animateur joue un rôle clé en résumant les points soulevés à la fin de chaque tour et en relançant la discussion ou en introduisant de nouveaux sujets. Il doit veiller à ce que chaque participant parle sans être interrompu.

Comment un animateur doit-il gérer une réunion de régulation pour garantir son efficacité ?

L'animateur doit rester neutre et structurer les échanges de manière à éviter les digressions. Il doit également reformuler les points soulevés pour garantir que tout le monde ait bien compris la situation et les solutions proposées.

Que doit faire l'animateur à la fin d'une réunion de prise de décision ?

À la fin de la réunion, l'animateur doit s'assurer que toutes les décisions ont été formalisées, que les participants comprennent les résultats et que chacun a bien eu l'opportunité de s'exprimer.