😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst

Büro-Kaizen digital

30 Jul 202411:39

Summary

TLDRDieses Video bietet acht nützliche Tipps für den produktiven Einsatz des Microsoft Planner. Es geht um die Verwendung im Teams App, Strukturierung von Plannerboards, Benachrichtigungen bei Kommentaren, Anhängen von Dateien, Erstellen von Aufgaben aus Nachrichten, Wiederkehrende Aufgaben, Nutzung von Plannerplänen als Vorlagen, Kopieren oder Verschieben von Aufgaben und die zentrale Aufgabenübersicht. Der Fokus liegt auf Organisation und Zusammenarbeit, um die Effizienz zu steigern und den Überblick zu behalten.

Takeaways

😀 **Tip 1:** Verwenden Sie den Planner direkt in der Microsoft Teams App, nicht in der WebApp, um eine einfachere Integration in Teams.
📋 **Tip 2:** Strukturieren Sie Ihre Plannerboards mit 'Buckets' (Spalten) und 'Bezeichnungen' (Kategorien oder Labels), um Aufgaben besser zu organisieren und zu filtern.
🗂️ **Tip 3:** Vermeiden Sie, zu viele Buckets zu verwenden, um die Übersichtlichkeit zu wahren und die Aufgaben effektiv zu verwalten.
🔔 **Tip 4:** Nutzen Sie die Kommentarfunktion in Aufgaben, um Diskussionen zu konsolidieren, und erinnern Sie sich, manuell in die Diskussion einzutreten, um über neue Kommentare informiert zu werden.
📎 **Tip 5:** Fügen Sie Dateien direkt an Aufgaben an, aber vermeiden Sie, sie in die oberste Ebene der SharePoint Bibliothek hochzuladen, um Unordnung zu vermeiden.
✉️ **Tip 6:** Erstellen Sie neue Aufgaben aus Nachrichten in Teams, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen und sie in den Planner zu integrieren.
🔁 **Tip 7:** Verwenden Sie wiederkehrende Aufgaben, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zu planen, und beachten Sie, dass Kommentare bei Wiederholungen nicht beibehalten werden.
📄 **Tip 8:** Nutzen Sie Planner Pläne als Vorlagen, um Zeit zu sparen, indem Sie sie kopieren, wenn Sie oft dieselben Projekte bearbeiten.
🔄 **Tip 9:** Kopieren oder verschieben Sie Aufgaben innerhalb des Planners oder in andere Pläne, um Flexibilität bei der Aufgabenverwaltung zu haben.
📊 **Tip 10:** Verwenden Sie die Aufgabenübersicht in der Planner App oder der To-Do App, um eine zentrale Ansicht aller Aufgaben, unabhängig von ihrer Quelle, zu erhalten.
❓ **Fazit:** Überlegen Sie, ob der Planner das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse ist, und schauen Sie sich möglicherweise weitere Ressourcen an, um das beste Tool für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Q & A

Welche Anwendung wird im Video für den Planner vorgeschlagen?
-Im Video wird empfohlen, den Planner in der Microsoft Teams App zu verwenden, anstatt in der WebApp im Browser.
Was ist der Hauptunterschied zwischen 'Buckets' und 'Bezeichnungen' im Planner?
-Buckets sind Spalten, in denen Aufgaben abgelegt werden können, während Bezeichnungen oder Labels optionale Kategorien sind, die Aufgaben zugeordnet werden können. Eine Aufgabe kann nur in einem Bucket sein, aber mehreren Bezeichnungen zugeordnet werden.
Wie kann man neue Aufgaben im Planner erstellen?
-Man kann neue Aufgaben direkt in Teams über das Plus-Symbol in dem gewünschten Team erstellen oder aus Nachrichten in Teams umwandeln.
Welche Rolle spielen Kommentare im Planner?
-Kommentare ermöglichen eine Diskussion innerhalb einer Aufgabe, ohne separate E-Mails oder Chats zu verwenden. Allerdings werden nur Personen, die bereits in der Diskussion waren, über neue Kommentare benachrichtigt.
Wie kann man Dateien an Planner-Aufgaben anhängen?
-Man kann Dateien über die Option 'Anlage hinzufügen' anhängen. Es wird jedoch empfohlen, Dateien zuerst in SharePoint hochzuladen und dann über 'Aus Teamdateien' zu verknüpfen, um Übersichtlichkeit zu wahren.
Was sind die Vorteile von wiederkehrenden Aufgaben im Planner?
-Wiederkehrende Aufgaben ermöglichen es, eine Aufgabe monatlich oder nach einem bestimmten Zeitintervall automatisch wiederzuholen. Allerdings bleiben Kommentare bei Wiederholungen nicht erhalten, aber andere Aufgabendetails wie Anlagen und Notizen bleiben erhalten.
Wie kann man Planner-Pläne als Vorlagen verwenden?
-Man kann im Planner im Web eine Vorlage erstellen und diese über die Option 'Kopieren' wiederverwenden, um Zeit zu sparen, wenn man dieselben Projekte wiederholt bearbeitet.
Was sind die Möglichkeiten, Aufgaben zu kopieren oder zu verschieben?
-Man kann Aufgaben durch Klicken auf die drei Punkte in einen anderen Plan kopieren oder verschieben und dabei den Plan und die Aufgabe auswählen, in den bzw. die sie verschoben oder kopiert werden soll.
Welche Optionen gibt es, um eine zentrale Aufgabenübersicht zu erhalten?
-Man kann die Planner App in Teams oder die To-Do App verwenden, um eine Übersicht über alle Aufgaben, einschließlich persönlicher Aufgaben und Aufgaben aus verschiedenen Plannern, zu erhalten.
Was ist der Hauptpunkt, der in Betracht gezogen werden sollte, bevor man sich für den Planner als Tool entscheidet?
-Man sollte die Anwendbarkeit des Planners für seine spezifischen Bedürfnisse überdenken, was im Livestream 'Erfolgreiches Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen' ausführlicher behandelt wird.

Outlines

00:00

📋 Planner-Tipps für Microsoft Teams

Dieser Absatz bietet praktische Tipps für die Nutzung des Planner in Microsoft Teams. Es wird empfohlen, neue Pläne direkt in der Teams-App zu erstellen, um eine einfachere Integration zu gewährleisten. Zudem wird auf die Bedeutung der Strukturierung von Plannerboards hingewiesen, wobei die Verwendung von Buckets und Bezeichnungen für eine bessere Organisation von Aufgaben erläutert wird. Auch die Möglichkeit, Aufgaben mit Kommentaren zu versehen und über diese zu diskutieren, wird erwähnt, ebenso wie die Herausforderungen im Zusammenhang mit Benachrichtigungen bei neuen Kommentaren.

05:01

📎 Anlagen, Aufgaben aus Nachrichten und Wiederholungsfunktion

In diesem Absatz werden verschiedene Funktionen des Planners weitererläutert. Dazu gehört die korrekte Art und Weise, Dateien an Aufgaben zu hängen, um Unordnung in SharePoint zu vermeiden. Es wird auch beschrieben, wie man aus Nachrichten in Teams neue Aufgaben erstellt und diese in den Planner überträgt. Darüber hinaus wird die Funktion für wiederkehrende Aufgaben vorgestellt, die es ermöglicht, Aufgaben automatisch monatlich zu wiederholen, wobei Hinweise gegeben werden, dass Kommentare bei solchen Wiederholungen nicht beibehalten werden.

10:02

📝 Nutzung von Planner-Vorlagen und Aufgabenübersicht

Der dritte Absatz konzentriert sich auf die Verwendung von Planner-Vorlagen, um wiederkehrende Projekte effizienter zu bearbeiten. Es wird erklärt, wie man Vorlagen im Web-Planner speichern und wiederverwenden kann. Weiterhin werden Funktionen zum Kopieren oder Verschieben von Aufgaben innerhalb von Plänen erläutert. Schließlich wird auf die Möglichkeit hingewiesen, alle Aufgaben zentral in einer Übersicht zu verwalten, einschließlich persönlicher Aufgaben und Aufgaben aus anderen Quellen wie Outlook oder ToDo.

❓ Ist der Planner das richtige Tool für dich?

In dem letzten Absatz wird die Frage aufgeworfen, ob der Planner das geeignete Tool für die Aufgaben- und Projektmanagement-Bedürfnisse ist. Es wird empfohlen, einen Livestream über erfolgreiches Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen anzusehen, um mehr über die Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten des Planners zu erfahren. Abschließend wünscht der Sprecher dem Zuschauer eine gute Woche und kündigt das nächste Video an.

Mindmap

Keywords

💡Planner

Ein 'Planner' ist ein organisatorisches Werkzeug, das verwendet wird, um Aufgaben, Termine und Projekte zu verwalten. Im Kontext des Videos bezieht sich der Planner auf ein digitales Tool, das in Microsoft Teams integriert ist, um die Zusammenarbeit und Planung von Aufgaben innerhalb eines Teams zu erleichtern. Beispielsweise wird empfohlen, neue Pläne direkt in Teams zu erstellen, um eine einheitliche Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

💡Strukturierung

Die 'Strukturierung' bezieht sich auf das Organisieren von Informationen oder Aufgaben in eine logische und übersichtliche Form. Im Video wird die Strukturierung eines Plannerboards erläutert, wobei verschiedene 'buckets' oder Spalten verwendet werden, um Aufgaben oder Themen in Kategorien zu unterteilen, um die Planung effizienter zu gestalten.

💡Buckets

'Buckets' sind in diesem Video spezielle Spalten in einem Plannerboard, die als Kategorien für Aufgaben oder Themen dienen. Sie helfen, die Aufgaben in logische Gruppen zu sortieren, was die Übersichtlichkeit und Organisation im Planner verbessert. Beispielsweise können Buckets verwendet werden, um Aufgaben nach Monat, Projekt oder Priorität zu organisieren.

💡Bezeichnungen/Labels

In dem Video werden 'Bezeichnungen' oder 'Labels' als zusätzliche Kategorisierungsmethode beschrieben, die Aufgaben zuweisen kann, um sie weiter zu organisieren und zu priorisieren. Labels sind optional und können verwendet werden, wenn Buckets nicht ausreichen, um die Aufgaben zu klassifizieren.

💡Kommentare

'Kommentare' sind in diesem Kontext eine Funktion innerhalb des Planner-Tools, die es ermöglicht, direkt innerhalb einer Aufgabe Diskussionen oder Diskussionen zu führen, ohne separate E-Mails oder Chats zu verwenden. Im Video wird ein Workaround für die Benachrichtigung über neue Kommentare diskutiert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Updates informiert werden.

💡Dateianhänge

Die 'Dateianhänge' beziehen sich auf die Möglichkeit, Dateien direkt an eine Planner-Aufgabe zu koppeln, um zusätzliche Informationen oder Dateien zu speichern, die für die Aufgabe relevant sind. Im Video wird darauf hingewiesen, dass Dateien vor dem Anhängen an eine Aufgabe in SharePoint hochgeladen und dann aus den Teamdateien verknüpft werden sollten, um Übersichtlichkeit beizubehalten.

💡Aufgaben aus Nachrichten

Im Video wird beschrieben, wie aus Nachrichten in Microsoft Teams neue Aufgaben erstellt werden können. Dies hilft, Aufgaben nicht zu vergessen, die während der Kommunikation entstehen, indem man einfach aus der Kommunikation heraus eine Aufgabe erstellt und in den Planner überträgt.

💡Wiederkehrende Aufgaben

'Wiederkehrende Aufgaben' sind Aufgaben, die nach einem bestimmten Zeitintervall automatisch wiederholt werden. Im Video wird erläutert, wie man in Planner Wiederholungen für Aufgaben einrichten kann, um regelmäßige Aufgaben oder Ereignisse zu planen, ohne jedes Mal neu eingeben zu müssen.

💡Vorlagen

In dem Video wird die Verwendung von 'Vorlagen' in Planner vorgestellt, um Zeit zu sparen, wenn häufig dieselben Projekte oder Aufgaben wiederholt werden müssen. Eine Vorlage kann erstellt und dann für neue Pläne kopiert werden, um eine schnelle Wiederverwendung zu ermöglichen.

💡Kopieren oder Verschieben von Aufgaben

Das 'Kopieren' oder 'Verschieben' von Aufgaben im Planner ermöglicht es, eine existierende Aufgabe in einen anderen Plan zu übertragen oder innerhalb desselben Plans zu verschieben. Im Video wird gezeigt, wie man Aufgaben individuell oder ganze Pläne durch die Verwendung von Optionen in der Benutzeroberfläche kopieren oder verschieben kann.

💡Aufgabenübersicht

Eine 'Aufgabenübersicht' bietet einen zentralen Ort, um alle Aufgaben, die aus verschiedenen Quellen wie Outlook, ToDo oder dem Planner stammen, zu verwalten. Im Video werden zwei Methoden vorgestellt, wie man eine zentrale Aufgabenübersicht in Teams oder mit der ToDo-App erstellen kann, um die Aufgaben nach Priorität oder Fälligkeit zu organisieren.

Highlights

Verwendung von Planner in Microsoft Teams App für einfachere Integration.

Strukturierung von Plannerboards mit Buckets und Bezeichnungen für bessere Organisation.

Verwendung von Kommentaren in Aufgaben zur Diskussion ohne separate Kommunikationswege.

Automatische Benachrichtigung bei neuen Kommentaren als Workaround für fehlende Standardbenachrichtigungen.

Anhängung von Dateien direkt an Aufgaben mit Vorsicht bei der Auswahl der Speicheroption.

Erstellung neuer Aufgaben aus Nachrichten in Teams, um nichts zu vergessen.

Wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Aufgaben, die monatlich wiederholt werden.

Kommentare bei wiederkehrenden Aufgaben werden nicht beibehalten, aber andere Aufgabendetails bleiben erhalten.

Verwendung von Planner-Plänen als Vorlagen, um Zeit zu sparen und Projekte zu standardisieren.

Kopieren oder Verschieben von Aufgaben innerhalb von Plänen für flexible Aufgabenverwaltung.

Zentrale Aufgabenübersicht in der Planner App in Teams für ein besseres Aufgabenmanagement.

Verwendung der To-Do App als alternative Oberfläche für Aufgabenübersicht.

Überlegung, ob der Planner das richtige Tool ist, basierend auf individuellen Bedürfnissen und Anwendungen.

Empfehlung, den Livestream zu Projekt- und Aufgabenmanagement für Unternehmen anzuschauen, um mehr zu erfahren.

Verwendung von Buckets und Bezeichnungen, um Aufgaben in Plannerboards nach Kanälen zu gruppieren.

Filtermöglichkeiten in Plannerboards nach Buckets und Bezeichnungen für eine gezieltere Aufgabensicht.

Vorsicht bei der Anzahl der Buckets, um eine Übersichtlichkeit beizubehalten.

Erweiterung von Plannerboards für mehrere Kanäle oder Bereiche, um Organisation zu optimieren.