🚀 10 erstaunliche Outlook-Tipps für Deine E-Mails!

Summary

Dieses Video bietet nützliche Tipps für den Umgang mit E-Mails in Outlook. Es zeigt, wie man wichtige E-Mails durch bedingte Formatierung hervorhebt, automatisch als gelesen markiert verhindert, Aufgaben mit QuickSteps aus E-Mails erstellt und Aufgabenlisten verwaltet. Auch die Verwendung von Textbausteinen, Loop-Komponenten für Live-Zusammenarbeit und die Diktierfunktion werden vorgestellt. Zusätzlich werden Tools wie 'terminabfrage' und die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen, erklärt, um den Workflow zu optimieren. Der Fokus liegt auf der Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im Alltag.

Takeaways

• 📚 Verwenden Sie bedingte Formatierung, um wichtige E-Mails hervorzuheben, indem Sie die Schriftart und Farbe ändern.
• 🔍 Sie können E-Mails automatisch als gelesen markieren lassen, wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, aber dies kann in den Optionen deaktiviert werden.
• 🏗️ QuickSteps ermöglichen es Ihnen, Aufgaben mit einem Klick aus einer E-Mail zu erstellen und Termine zu planen.
• ✅ Die Reaktionsfunktion mit dem Daumen nach oben hilft dabei, schnell auf E-Mails zu reagieren und vermeidet E-Mail Pingpong.
• 📝 Textbausteine sparen Zeit, indem sie häufig verwendete Texte speichern und leicht einfügen lassen.
• 🔄 Loop-Komponenten ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit über E-Mails, indem alle Änderungen sofort für alle sichtbar sind.
• 🗣️ Die Diktierfunktion von Outlook ermöglicht das Schreiben von E-Mails per Spracheingabe, was schneller sein kann als tippen.
• 🗓️ Das Outlook-Tool 'Terminabfrage' erleichtert das Finden von gemeinsamen Zeiten für Meetings.
• ⏳ Die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen, ist nützlich, wenn man einen Fehler nach dem Senden bemerkt, vorausgesetzt der Empfänger hat die E-Mail noch nicht geöffnet.
• 🗂️ Eine effiziente E-Mail-Organisation kann durch die Verwendung eines einzigen Archivordners und der Outlook-Suche erreicht werden, anstatt manuell nach Ordnern zu sortieren.

Q & A

Was ist die Hauptidee des Videos?

Das Video zeigt Tipps und Tricks, wie man seine Arbeit mit E-Mails vereinfachen kann, indem man Zeit spart und die Effizienz steigert.

Wie kann man bestimmte E-Mails hervorheben, indem man die bedingte Formatierung verwendet?

Man kann die bedingte Formatierung nutzen, indem man in Outlook unter 'Ansicht', 'Ansichtseinstellungen' und dann 'bedingte Formatierung' navigiert, eine neue Regel hinzufügt und die gewünschte Formatierung (z.B. fett und rot) basierend auf dem Namen oder einer E-Mail-Adresse festlegt.

Was passiert, wenn man die Option 'Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt' deaktiviert?

Wenn diese Option deaktiviert ist, werden E-Mails nicht automatisch als gelesen markiert, wenn man eine neue E-Mail öffnet. Das ermöglicht es, zwischen E-Mails zu wechseln, ohne dass sie automatisch als gelesen gekennzeichnet werden.

Was sind QuickSteps und wie können sie verwendet werden?

QuickSteps sind eine Outlook-Funktion, die es ermöglicht, mit einem Klick eine Aufgabe zu erstellen, Termine zu planen oder Nachrichten mit Anhängen zu erstellen. Man kann neue QuickSteps erstellen, indem man im Menü 'neu' und dann 'QuickStep' auswählt.

Wie kann man mit den 'Reactions' in Outlook auf E-Mails reagieren?

Mit den 'Reactions' kann man auf E-Mails mit einem Daumen nach oben reagieren, was dem Absender signalisiert, dass man die Nachricht gesehen hat. Dies vermeidet das Senden kurzer Antwort-E-Mails und spart Zeit.

Was sind Textbausteine und wie speichert man einen?

Textbausteine sind vordefinierte Textabschnitte, die man in E-Mails einfügen kann, um die Schreibarbeit zu erleichtern. Man kann einen Textbaustein speichern, indem man den gewünschten Text markiert, auf 'Einfügen' klickt, 'Schnellbausteine' auswählt und ihn mit einem Namen speichert.

Was sind Loop-Komponenten und wie können sie verwendet werden?

Loop-Komponenten sind in Outlook verfügbar und ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Man kann z.B. eine Aufzählung oder eine Checkliste einfügen und mit Kollegen gemeinsam bearbeiten, ohne ständig E-Mails auszutauschen.

Wie kann man E-Mails mit Outlook diktieren?

Man kann E-Mails diktieren, indem man die Diktierfunktion in Outlook verwendet. Man kann einfach 'Diktat' starten und den gewünschten Text sprechen, was dann in Text umgewandelt wird.

Was ist das Outlook-Tool 'Terminabfrage' und wie funktioniert es?

Das 'Terminabfrage'-Tool in Outlook hilft dabei, einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden. Man kann eine E-Mail erstellen, die die beteiligten Personen enthält, und dann die verfügbaren Zeiten für den Termin auswählen und eine Umfrage erstellen.

Wie kann man eine gesendete E-Mail in Outlook zurückrufen?

Man kann eine gesendete E-Mail zurückrufen, indem man im Menü 'Aktionen' auf 'diese Nachricht zurückrufen' klickt, sofern der Empfänger und der Sender im selben Unternehmen arbeiten und Microsoft 365 oder einen Exchange Server verwenden und der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat.

Was empfiehlt der Video-Autor für die E-Mail-Ablage?

Der Video-Autor empfiehlt, einen einzigen Archivordner zu verwenden und die Outlook-Suche, um E-Mails zu organisieren, anstatt manuell in verschiedenen Unterordnern zu sortieren.

Outlines

00:00

📧 E-Mail-Verwaltung mit bedingter Formatierung

Dieses Video-Abschnitt erklärt, wie man mit bedingter Formatierung wichtige E-Mails hervorhebt. Es wird gezeigt, wie man in Outlook eine neue Regel erstellt, um bestimmte E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. die von einer bestimmten Person stammen, fett und rot darzustellen. Auch wird gezeigt, wie man diese Regel wieder entfernen kann, falls sie nicht mehr benötigt wird.

05:01

🔍 Verbesserte E-Mail-Navigation und QuickSteps

In diesem Abschnitt werden verschiedene Funktionen von Outlook vorgestellt, die das Arbeiten mit E-Mails erleichtern. Dazu gehört das Deaktivieren der automatischen Markierung von E-Mails als gelesen, wenn eine neue geöffnet wird, und die Verwendung von QuickSteps, um Aufgaben aus E-Mails zu erstellen. Auch wird die neue Funktion 'Reactions' vorgestellt, die es ermöglicht, mit einem Daumen-nach-oben-Symbol schnell auf E-Mails zu reagieren, ohne lange Antworten zu verfassen.

📝 Textbausteine und Loop-Komponenten für Echtzeit-Kollaboration

Hier werden Textbausteine und Loop-Komponenten in Outlook vorgestellt. Textbausteine ermöglichen es, häufig verwendeten Text zu speichern und schnell einzufügen. Loop-Komponenten erlauben die Echtzeit-Kollaboration in E-Mails, indem man z.B. eine Aufzählung oder eine Checkliste in eine E-Mail einfügt, die dann von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann.

🗣️ E-Mails diktiert und Termine effizient finden

In diesem Teil des Skripts wird die Diktierfunktion von Outlook vorgestellt, die es ermöglicht, E-Mails schneller zu erstellen, indem man sie vorschreibt. Es wird auch das Tool 'Terminabfrage' erwähnt, das dabei hilft, einen gemeinsamen Zeitpunkt für ein Meeting schnell zu finden, ohne viele E-Mails hin und her zu schicken.

⏮️ E-Mails zurückrufen und effektive Archivierung

Der letzte Abschnitt behandelt das Zurückrufen von E-Mails, wenn man einen Fehler nach dem Senden bemerkt. Es wird erklärt, dass dies möglich ist, solange der Empfänger und der Sender denselben E-Mail-Dienst verwenden und die E-Mail noch nicht geöffnet wurde. Abschließend wird eine effiziente Methode zur Archivierung von E-Mails vorgestellt, die auf einer Suche und einem einzigen Archivordner basiert, anstatt manuell in viele Unterordner zu sortieren.

Keywords

💡bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung ist ein Feature in E-Mail-Programmen, das es ermöglicht, E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien automatisch zu formatieren. Im Video wird gezeigt, wie man mit dieser Funktion E-Mails von wichtigen Personen hervorheben kann, indem man sie z.B. fett und rot darstellt, wenn der Name oder die E-Mail-Adresse einer bestimmten Person enthalten ist.

💡QuickSteps

QuickSteps sind in Outlook integrierte, benutzerdefinierte Aktionsschritte, die es ermöglichen, häufig durchgeführte Aufgaben mit wenigen Klicks auszuführen. Im Video wird erläutert, wie man mit QuickSteps aus einer E-Mail heraus Aufgaben erstellen kann, indem man z.B. ein Datum setzt, und die E-Mail dann automatisch in der Aufgabenliste erscheint.

💡Reactions

Reactions sind in einigen E-Mail-Programmen eine Möglichkeit, um auf eine E-Mail schnell und unkompliziert zu reagieren, indem man mit einem Daumen nach oben oder unten zeigt. Im Video wird dies als Zeitersparnis gegenüber kurzen Antwort-E-Mails beschrieben und als eine Möglichkeit dargestellt, um den Absender über die Empfangsbestätigung zu informieren.

💡Textbausteine

Textbausteine sind vorgefertigte Textabschnitte, die in E-Mails verwendet werden können, um häufig benötigte Informationen oder Sätze schnell einzufügen. Im Video wird gezeigt, wie man einen Textbaustein speichert und später in einer neuen E-Mail wiederverwendet, um Zeit zu sparen und die Konsistenz der Nachrichten zu gewährleisten.

💡Loop-Komponenten

Loop-Komponenten sind in der beschriebenen E-Mail-Umgebung ein Werkzeug für die Zusammenarbeit in Echtzeit. Im Video wird erläutert, wie man mithilfe von Loop-Komponenten wie Aufzählungen oder Checklisten mit Kollegen live zusammenarbeiten kann, ohne ständig E-Mails hin und her zu schicken.

💡Diktat

Diktieren ist die Möglichkeit, E-Mails per Spracheingabe zu erstellen, was oft schneller ist als das Tippen. Im Video wird die Diktierfunktion von Outlook vorgestellt und mit einer Demonstration, wie man E-Mails schneller erstellen kann, als sie manuell geschrieben werden.

💡Terminabfrage

Terminabfrage ist ein Tool in Outlook, das dabei hilft, einen gemeinsamen Zeitpunkt für ein Meeting zu finden. Im Video wird gezeigt, wie man eine E-Mail erstellt, in der die Teilnehmer Zeitfenster für das Meeting vorschlagen können, was das Finden eines geeigneten Termins erheblich beschleunigt.

💡E-Mail zurückrufen

E-Mail zurückrufen ist die Möglichkeit, eine bereits gesendete E-Mail zurückzuziehen, solange der Empfänger sie noch nicht geöffnet hat. Im Video wird beschrieben, wie man in Outlook eine E-Mail zurückruft, um Fehler zu korrigieren, die nach dem Senden entdeckt wurden.

💡E-Mail Ablage

E-Mail Ablage bezieht sich auf die Art und Weise, wie man E-Mails organisiert und archiviert. Im Video wird eine Methode vorgestellt, bei der man einen einzigen Archivordner verwendet und die Outlook-Suche nutzt, um E-Mails effizient zu sortieren und zu finden, anstatt sie manuell in viele Unterordner zu klassifizieren.

💡E-Mail Pingpong

E-Mail Pingpong beschreibt eine Situation, in der mehrere E-Mails hin und her zwischen Personen gesendet werden, um Informationen auszutauschen oder Entscheidungen zu treffen. Im Video wird dies als ineffizient dargestellt und es werden Alternativen wie die Verwendung von Loop-Komponenten und Terminabfragen vorgeschlagen, um diese Situation zu vermeiden.

Highlights

E-Mails können mit Tipps aus dem Video effektiver bearbeitet und Zeit gespart werden.

Die bedingte Formatierung ermöglicht es, bestimmte E-Mails hervorzuheben, z.B. durch Fettdruck und Farbe.

E-Mails können automatisch als gelesen markiert werden, wenn eine neue geöffnet wird – eine Funktion, die deaktiviert werden kann.

QuickSteps erlauben die Erstellung von Aufgaben aus E-Mails mit einem Klick.

Reactions ermöglichen eine schnelle Bestätigung per Daumen nach oben, um E-Mail-Pingpong zu vermeiden.

Textbausteine sparen Zeit durch das Speichern und Wiederverwenden von häufig verwendeten Texten.

Loop-Komponenten ermöglichen die Live-Zusammenarbeit in E-Mails, ohne ständiges Senden von Nachrichten.

E-Mails können durch Diktat schneller erstellt werden als durch Tippen.

Die Terminabfrage in Outlook hilft dabei, einen gemeinsamen Meeting-Zeitpunkt zu finden.

E-Mails können unter bestimmten Bedingungen zurückgerufen werden, um Fehler zu korrigieren.

Eine einzige Archivmappe in Kombination mit Outlook-Suche vereinfacht die E-Mail-Organisation.

Ein eigenständiges Video zur Ordnerstruktur und Google Methode wird für weitere Informationen empfohlen.

Die Verwendung von bedingter Formatierung, um E-Mails von wichtigen Personen hervorzuheben.

Die Option, E-Mails nicht automatisch als gelesen zu markieren, um die Kontrolle über die E-Mails zu behalten.

Die Verwendung von QuickSteps, um Aufgaben aus E-Mails effizient zu erstellen und zu verwalten.

Die Möglichkeit, mit Reactions schnell auf E-Mails zu reagieren und so Zeit zu sparen.

Die Speicherung von Textbausteinen, um häufig benötigte Texte schnell einzufügen.

Die Verwendung von Loop-Komponenten für Echtzeit-Kollaboration in E-Mails.

Die Diktierfunktion in Outlook, um E-Mails schneller zu erstellen.

Die Terminabfrage-Funktion, um Meetings effizient zu planen.

Die Möglichkeit, verschickte E-Mails zurückzurufen, um Fehler zu beheben.

Die Vorstellung einer einfachen E-Mail-Ablage-Methode, die die Outlook-Suche nutzt.

Transcripts

verbringst du auch jeden Tag viel Zeit

mit deinen E-Mails ich verspreche dir

mit den Tipps aus diesem Video läuft die

Arbeit mit den E-Mails noch einfacher

und du sparst jede Menge Zeit viel Spaß

damit und los

[Musik]

geht's wenn ihr jeden Tag viele E-Mails

bekommt und bestimmte E-Mails von einer

wichtigen Person im Posteingang extra

hervorheben wollt dann geht das mit der

bedingten Formatierung und zwar wir

klicken auf Ansicht aktuelle Ansicht

Ansichtseinstellungen und dort auf

bedingte Formatierung wir fügen eine

neue Regel hinzu die nennen wir

wichtig und sagen die Schriftart diese

E-Mails die soll z.B fett sein und von

der Farbe rot okay wann soll die Regel

angewendet werden die Bedingung und hier

können wir einfach den Namen der Person

eingeben die ganze E-Mailadresse oder

einfach einen Teil des Namens z.B bei

mir Jürgen Kurz also kurz okay

okay und schon wden automatisch alle

E-Mails mit kurz bei mir in rot und fett

markiert wenn es mir wieder reicht kann

ich diese Regel auch jederzeit wieder in

vnen auf dem selben Weg

Ansichtseinstellungen bedingte

Formatierung die wichtig Regel einfach

hier löschen okay okay und fertig und

weiter geht's mit dem Thema E-Mails

nicht mehr automatisch als gelesen

markieren denn normalerweise reicht es

ein Outlook wenn wir eine zweite E-Mail

anklicken dann wirde erste hier als

gelesen markiert und das mag ich

persönlich gar nicht und das kann man

deaktivieren im Bereich

Datei

Optionen

E-Mail lese Bereich und wenn man hier

den Haken entfernt Element als gelesen

markieren wenn neue Auswahl erfolgt dann

kann ich beliebig zwischen E-Mails hin

und her springen dann bleiben die

ungelesen bis ich sie im Doppelklick

öffne oder mit archivieren ins Archiv

verschiebe dann wden sie als gelesen und

das ist für mich viel viel besser die

nächste richtig starke Funktion sind die

QuickSteps damit kann ich mit einem

Klick aus einer E-Mail eine Aufgabe

erstellen nur noch ein Datum festlegen

z.B Morgen und jetzt haben wir diese

E-Mail in einer Aufgabe hier morgen auf

der Aufgabenliste und vergessen nicht

mehr sie zu bearbeiten wie kann man

sowas machen einfach bei den QuickSteps

hier auf neu erstellen dann habe ich

eine ganze Liste mit Möglichkeiten z.B

eben hier eine Nachricht mit Anlage

erstellen und wen das im Detail

interessiert wie diese QuickSteps

funktionieren dem empfehle ich unser

Video nie wieder die Kontrolle über

deine E-Mails verlieren wir verlinken

dir das Video hier und die nächste neue

Funktion die ich richtig stark finde

sind hier oben die reactions also die

Möglichkeit hier mit dem Daumen nach

oben zu reagieren denn früher gab's das

ja oft dass wir auf eine E-Mail mit

danke bitte und so weiter reagiert haben

dann gab es diesen E-Mail Pingpong und

jetzt kann ich einfach hier mit dem

Daumen nach oben reagieren das sieht der

Absender der Mail und das spart mir viel

Zeit weil ich mir diese kurzen Antworten

einfach sparen kann das nächste Thema

mit dem wir richtig viel Zeit sparen

können sind die Textbausteine und um

einen Textbaustein abzuspeichern

markieren wir erstmal unseren Text

klicken dann auf Einfügen

Schnellbausteine Auswahl speichern und

hier geben wir einen Name einen den wir

uns gut erinnern können z.B

Preisliste okay

und wenn wir jetzt später eine neue

E-Mail haben und diesen textbin aufrufen

möchten können wir das übers Menü wieder

einfügen Schnellbaustein und hier in der

Auswahl oder wir können einfach

Preisliste

eintippen und dann nach vier oder fünf

Buchstaben kommt die Erkennung wir

können auf Enter tippen und dann wird er

automatisch eingefügt super eine weitere

nagelneue Funktion die bisher kaum noch

jemand kennt sind sind die Loop

Komponenten da gibt's mehrere

Möglichkeiten eine Aufzählung eine

Checkliste eine nummerierte Liste und so

weiter und wenn ich jetzt z.B mit einem

Kollege ein Brainstorming habe und hier

so eine Aufzählung so eine Komponente

einfüge und ihm das dann zuschicke dann

können wir in der Loop Komponente hier

in Echtzeit und live zusammenarbeiten

alles was ich hier eintrage kann er

sehen alles was er einträgt kann ich

sehen dann habe ich keine statische

E-Mail mehr dann habe ich hier etwas ind

dem wir live zusammenarbeiten können

ohne uns mit E-Mail Pingpong 1000

E-Mails hin und her zu schicken mega

interessant loopkomponenten für Live

Zusammenarbeit in

Echtzeit die nächste völlig

unterschätzte Outlook Funktion ist die

Möglichkeit E-Mails zu diktieren und das

testen wir hier einmal ich starte das

Diktat hallo mein Name ist ist Marcel

Miller ich teste die

Diktierfunktion und es gibt tatsächlich

auch Studien die sagen dass man bis zu

sieben Mal schneller ist wenn man

E-Mails diktiert statt sie von Hand zu

tippen ob ich so effizient bin das weiß

ich nicht aber ich kann definitiv

schneller sprechen als

schreiben ich beende das ganze hier mal

das muss man schon noch mal Korrektur

lesen und gegebenenfalls verbessern aber

ich bin damit schon sehr zufrieden also

diktieren macht Spaß und man ist oft

auch schneller ein regelmäßiges Problem

im Berufsalltag ist einen gemeinsamen

Termin für ein Meeting zu finden und das

ganze irgendwie von Hand perar E-Mail

Pingpong zu klären dauert gefühlt ewig

und da gibt's eine viel bessere Lösung

und zwar das kleine Outlook Tool

terminabfrage dass viele gar nicht

kennen dazu macht man einfach eine

E-mail trägt die Menschen ein die bei

dem Meeting dabei sein sollen und dann

klicke ich eben hier auf

terminabfrage wähle eine Dauer aus für

unseren Termin z.B eine Stunde ich wähle

ein Datum an dem ich das gerarne machen

möchte am

22 und jetzt sehe ich hier schon einige

Optionen an denen wir alle drei Zeit

haben da kann ich ein paar auswählen

kann jetzt auf weitergehen und jetzt

kann ich hier eine Umfrage erstellen und

die eben in die E-Mail einfügen alle

können abstimmen und sagen wann Ihnen am

besten passt und schon haben wir einen

Termin mega spannendes Tool das ich sehr

gerne nutze ist dir das auch schon

einmal passiert du hast eine wichtige

E-Mail verschickt und eine Sekunde nach

dem Abschicken bemerkst du einen Fehler

oh nein und die Frage ist kann man die

E-Mail zurückrufen prinzipiell ja das

ist möglich unter zwei Bedingungen der

Empfänger und ich Arbeiten im selben

Unternehmen und benutzen Microsoft 365

bzw einen Exchange Server das ist ja

normalerweise so in Firmen und außerdem

darf der Empfänger die E-Mail noch nicht

geöffnet haben und um die E-Mail jetzt

zurückzurufen klicken wir im Menü auf

Aktionen und dort gibt es den Punkt

diese Nachricht zurückrufen wir klicken

hier auf okay und wenn wir das gemacht

haben verschwindet die E-Mail aus dem

Postfach des Empfängers wie wenn es sie

nie gegeben hätte bei meinem letzten

Tipp geht es um die E-Mail Ablage stell

dir mal vor bei Google würden

irgendwelche Menschen sitzen und würden

die Webseiten alle von Hand in

irgendwelche Unterordner

einsortieren das ist natürlich Quatsch

das macht niemand denn diese Methode ist

sehr begrenzt und schon längst überholt

Informationen von Hand zu sortieren aus

diesem Grund arbeite ich mit einem

einzigen Archivordner und mit der

Outlook Suche in Kombination und das

macht mein Leben einfach und die Arbeit

schneller das jetzt alles ausführlich zu

erklären würde den Rahmen sprengen aber

wir haben dazu ein eigenständiges Video

produziert dass ich dir auf jeden Fall

empfehlen möchte anzuschauen und zwar

das Video von der Ordnerstruktur zur

Google Methode ich wünsche dir eine gute

Woche bis zum nächsten Video ciao

ا