Como hacer un Proyecto │ Paso 4 Matriz de Adquisiciones.

Summary

En este video, Marco Calle explica cómo gestionar adecuadamente las adquisiciones en un proyecto, un paso fundamental en la planificación y ejecución del mismo. A través de la creación de una matriz de adquisiciones, los gestores de proyectos pueden identificar los bienes y servicios necesarios, definir los tipos de contratos, y establecer fechas y presupuestos. El proceso incluye la identificación de proveedores, la selección de contratos apropiados, y la consideración de normativas y condiciones del mercado. Esta matriz es crucial para garantizar el éxito del proyecto y mejorar la comunicación con los involucrados.

Takeaways

• 😀 La gestión de proyectos es compleja, por lo que es útil establecer una metodología que facilite su manejo.
• 😀 Es fundamental definir un plan de adquisiciones para gestionar adecuadamente los bienes y servicios necesarios para el proyecto.
• 😀 La matriz de adquisiciones es una herramienta clave que guía la contratación de bienes y servicios durante el proyecto.
• 😀 El plan de adquisiciones debe ser detallado y claro, identificando los pasos y responsabilidades de las contrataciones.
• 😀 Los insumos principales para crear la matriz de adquisiciones son la TDT, el cronograma, las normativas, la información de contratos y las condiciones del mercado.
• 😀 La matriz de adquisiciones contiene información crucial como el código y nombre del entregable, tipo de adquisición, modalidad de adquisición, fechas estimadas y presupuesto estimado.
• 😀 El proceso de elaboración de la matriz de adquisiciones incluye identificar qué bienes y servicios se necesitan, establecer el sistema de adquisición, definir el tipo de contrato, establecer fechas y calcular el presupuesto.
• 😀 La correcta identificación de los proveedores y la elección del tipo de contrato adecuado son esenciales para una buena gestión de adquisiciones.
• 😀 Es importante definir las fechas de inicio y fin de las adquisiciones para evitar retrasos y asegurar la ejecución adecuada del proyecto.
• 😀 Un adecuado manejo de las adquisiciones, riesgos y el alcance del proyecto incrementa significativamente las probabilidades de éxito del mismo.

Q & A

¿Qué es un plan de adquisiciones y por qué es importante en la gestión de proyectos?

Un plan de adquisiciones es un documento detallado que define los bienes y servicios necesarios para el proyecto, cómo se adquirirán, qué contratos se usarán, y el proceso de aprobación. Es importante porque ayuda a asegurar que las adquisiciones se gestionen de manera eficiente y controlada, evitando que se conviertan en una tarea abrumadora.

¿Cuáles son los principales insumos para desarrollar una matriz de adquisiciones?

Los principales insumos para desarrollar una matriz de adquisiciones son el TDT (Trabajo Desglosado del Proyecto), el cronograma del proyecto, las normativas y regulaciones de la organización, la información sobre los contratos disponibles, y las condiciones del mercado.

¿Cómo puede la matriz de adquisiciones ayudar en la ejecución de un proyecto?

La matriz de adquisiciones ayuda a gestionar los contratos de bienes y servicios a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, proporcionando una guía clara sobre cómo se realizarán las adquisiciones, los tipos de contrato que se utilizarán, y las fechas y presupuestos estimados para cada adquisición.

¿Qué información debe incluirse en cada columna de la matriz de adquisiciones?

En la matriz de adquisiciones, se incluyen la siguiente información: el código y nombre del entregable, el tipo de adquisición (bien o servicio), la modalidad de adquisición (publicidad, licitación internacional, contratación directa, etc.), las fechas estimadas de inicio y fin, y el presupuesto estimado para la adquisición.

¿Cuál es la importancia de definir claramente las adquisiciones en la planificación de un proyecto?

Definir claramente las adquisiciones es esencial porque asegura que todos los recursos necesarios para el proyecto estén disponibles en el momento adecuado y a un costo controlado. Esto ayuda a evitar retrasos y sobrecostos, contribuyendo al éxito del proyecto.

¿Qué pasos deben seguirse para preparar una matriz de adquisiciones?

Los pasos para preparar una matriz de adquisiciones son: 1) Crear una lista completa de bienes y servicios necesarios para el proyecto, 2) Determinar el sistema de adquisición a utilizar, 3) Definir el tipo de contrato a usar, 4) Establecer las fechas estimadas de inicio y finalización de las adquisiciones, y 5) Calcular un presupuesto estimado para cada adquisición.

¿Qué tipo de contratos pueden usarse en el proceso de adquisiciones?

Los tipos de contratos que pueden usarse incluyen publicidad pública, licitación internacional, comparación de precios, contratación directa, contrato de precio fijo y contrato de precio variable, dependiendo de las necesidades y características del proyecto.

¿Por qué es fundamental realizar un plan de adquisiciones detallado en la etapa de planificación?

Es fundamental porque un plan de adquisiciones detallado proporciona una guía clara para la adquisición de bienes y servicios, asegurando que el proceso sea controlado, eficiente y alineado con el cronograma y presupuesto del proyecto. Esto aumenta la probabilidad de éxito del proyecto.

¿Cómo se relacionan las adquisiciones con otros aspectos clave de la gestión de proyectos, como el alcance y el presupuesto?

Las adquisiciones están directamente relacionadas con el alcance del proyecto porque deben cumplir con los entregables definidos. También se vinculan al presupuesto, ya que las adquisiciones afectan los costos del proyecto. Gestionarlas adecuadamente asegura que el proyecto se ejecute dentro del alcance y el presupuesto establecidos.

¿Cuáles son los riesgos de no gestionar adecuadamente las adquisiciones en un proyecto?

Los riesgos de no gestionar adecuadamente las adquisiciones incluyen retrasos en la entrega de productos o servicios, costos inesperados, falta de calidad en los bienes o servicios adquiridos, y conflictos con los proveedores. Esto puede poner en peligro el éxito del proyecto y afectar la relación con los stakeholders.