Wie ist der Ablauf einer Zertifizierung?

Summary

Die Zertifizierung eines Managementsystems ist der formale Nachweis, dass ein Unternehmen bestimmte Standards und Normen erfüllt, z. B. im Bereich Umweltmanagement oder Arbeitsschutz. Der Prozess umfasst die Auswahl einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, zwei Audit-Stufen (Dokumentation und Vor-Ort-Prüfung) sowie eine fortlaufende Überwachung durch jährliche Audits. Eine erfolgreiche Zertifizierung sichert nicht nur die Einhaltung der Normen, sondern auch eine kontinuierliche Verbesserung des Systems. Die regelmäßige Rezertifizierung nach drei Jahren stellt sicher, dass Unternehmen stets den aktuellen Anforderungen gerecht werden.

Takeaways

• 😀 Die Zertifizierung eines Managementsystems ist das Tüpfelchen auf dem i und dient als Nachweis der Umsetzung von Normanforderungen.
• 😀 Ein Managementsystem bietet einen Leitfaden für gute Praxis im jeweiligen Bereich, wie z. B. Umwelt-, Arbeits- oder Qualitätsmanagement.
• 😀 Die Zertifizierung wird von einer externen, akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt, um die Konformität mit den Normen zu bestätigen.
• 😀 Akkreditierung ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungsstelle legitim und anerkannt ist.
• 😀 Die Auswahl einer geeigneten Zertifizierungsstelle sollte sorgfältig erfolgen, wobei auch die Erfahrungen des Auditors eine Rolle spielen.
• 😀 Der Auditor sollte zur Unternehmensphilosophie passen und nicht nur die Einhaltung von Normen prüfen, sondern auch ein gutes Arbeitsverhältnis bieten.
• 😀 Vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit kann ein „Vor-Audit“ hilfreich sein, um sicherzustellen, dass das Managementsystem reif für die Zertifizierung ist.
• 😀 Das Zertifizierungsaudit besteht aus zwei Stufen: der ersten Stufe, die sich mit der Dokumentation befasst, und der zweiten Stufe, die die Praxisprüfung umfasst.
• 😀 Der Auditor empfiehlt die Zertifizierung basierend auf der Prüfung des Systems und der Dokumentation, aber die endgültige Entscheidung trifft die Zertifizierungsstelle.
• 😀 Nach der Erstzertifizierung findet jährlich ein Überwachungsaudit statt, um die fortlaufende Qualität des Managementsystems sicherzustellen.
• 😀 Wenn das System nach einem Überwachungsaudit nicht den Anforderungen entspricht, kann das Zertifikat ausgesetzt werden, bis die Mängel behoben sind.
• 😀 Bei einer neuen Normfassung ist ein Umstellungs-Audit erforderlich, das möglichst im Rahmen einer Rezertifizierung erfolgen sollte, um den Mehraufwand zu minimieren.

Q & A

Was ist der Zweck eines Managementsystems?

Der Zweck eines Managementsystems ist es, als Leitfaden für gute Praxis im jeweiligen Bereich zu dienen, z.B. beim Umwelt-, Arbeits- oder Qualitätsmanagement, um bestimmte Ziele wie Umweltschutz oder Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Was bedeutet Zertifizierung im Zusammenhang mit Managementsystemen?

Zertifizierung bedeutet, dass eine externe, akkreditierte Stelle bescheinigt, dass ein Managementsystem die Anforderungen der relevanten Normen erfüllt und im Betrieb korrekt umgesetzt wurde.

Warum ist es wichtig, eine akkreditierte Zertifizierungsstelle zu wählen?

Es ist wichtig, eine akkreditierte Zertifizierungsstelle zu wählen, da nur diese offiziell zugelassen ist und deren Zertifikate in der Öffentlichkeit sowie in Geschäftsbeziehungen anerkannt werden.

Wie kann man eine akkreditierte Zertifizierungsstelle finden?

Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle kann über die Webseite der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) gefunden werden, die eine Suchfunktion für akkreditierte Stellen bietet.

Was sollte man bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle beachten?

Bei der Auswahl sollte man nicht nur den Preis und das Angebot vergleichen, sondern auch den Auditor kennenlernen und sicherstellen, dass er fachlich kompetent ist und mit der Philosophie des Unternehmens gut zusammenarbeiten kann.

Was ist das Ziel des ersten Audits in der Zertifizierung?

Das Ziel des ersten Audits, auch Stufe 1 genannt, ist es, die Dokumentation des Managementsystems zu überprüfen und vor Ort die Eignung des Systems für eine Zertifizierung zu prüfen.

Wie läuft das eigentliche Zertifizierungsaudit ab?

Das Zertifizierungsaudit (Stufe 2) überprüft das Managementsystem detailliert vor Ort, indem der Auditor mit den Verantwortlichen spricht und die Abläufe im Unternehmen kontrolliert, um die Normkonformität zu bestätigen.

Was passiert, wenn Abweichungen während des Audits festgestellt werden?

Wenn Abweichungen festgestellt werden, muss das Unternehmen nachweisen, dass diese behoben wurden. In einigen Fällen kann ein Nachaudit erforderlich sein, um die Korrekturen zu verifizieren.

Was entscheidet der Auditor und was entscheidet die Zertifizierungsstelle?

Der Auditor gibt eine Empfehlung zur Zertifizierung ab, aber die endgültige Entscheidung, ob das Zertifikat erteilt wird, trifft die Zertifizierungsstelle basierend auf dem Auditbericht des Auditors.

Wie lange ist das Zertifikat gültig und was passiert danach?

Das Zertifikat ist in der Regel drei Jahre gültig. Während dieser Zeit finden jährlich Überwachungsaudits statt, um sicherzustellen, dass das Managementsystem weiterhin den Anforderungen entspricht. Nach Ablauf der drei Jahre erfolgt eine erneute Zertifizierung.