Guide de visite MEM courrier, solution open source de gestion électronique des correspondances.

Summary

Dans un monde où la gestion des correspondances devient complexe, le système de gestion électronique de la mairie de Mêmes-en-Provence offre une solution efficace. Grâce à une automatisation poussée, chaque étape de traitement des courriers, des candidatures aux réponses, est simplifiée. Franck Martin, Ferdinand Bell-Ami, Miranda, Mathilda Lando, et Jack Sparrow collaborent pour traiter et valider le courrier, avec des annotations et une validation par parapheur. Ce processus optimisé permet une gestion fluide et rapide des correspondances administratives, facilitant la réponse aux sollicitations et assurant une gestion sans erreur.

Takeaways

• 😀 La gestion des sollicitations multiples, comme les courriers, emails et demandes sur les réseaux sociaux, est devenue un défi important pour les organisations.
• 😀 La solution 'même courrier' aide à gérer efficacement les correspondances en automatisant certaines étapes du processus.
• 😀 Franck Martin, un agent du service de gestion des correspondances, utilise la plateforme pour enregistrer et qualifier les courriers, en déterminant leur type et leur date.
• 😀 Grâce à Open Capture Formelle, les informations du courrier (objet, expéditeur) sont récupérées automatiquement.
• 😀 Le DGS, Ferdinand, valide et priorise les courriers, puis les transmet au service traitant avec des annotations, notamment concernant l'urgence.
• 😀 Miranda, la directrice des ressources humaines, prend en charge le courrier pour l'assigner à un agent et ajouter ses propres annotations.
• 😀 Mathilda Lando, agent des ressources humaines, examine les courriers avec les annotations des collègues et prend la décision de refuser une candidature en raison de l'absence de poste disponible.
• 😀 Mathilda crée une réponse négative en utilisant un modèle préétabli et envoie cette réponse pour validation au parapheur.
• 😀 Le maire de la ville, Jack Sparrow, valide et signe la réponse avant qu'elle ne soit transmise à l'expéditeur.
• 😀 Une fois la réponse signée, Mathilda envoie l'email d'accompagnement et clôture le traitement du courrier, marquant ainsi la fin du processus.

Q & A

Quel est le principal défi lié à la gestion des sollicitations dans le monde moderne ?

Le principal défi est de gérer efficacement les multiples moyens de communication tels que les courriers papier, les emails, les demandes sur les sites internet et les réseaux sociaux.

Comment Franck Martin gère-t-il le courrier entrant à la mairie ?

Franck Martin accède à la banette de courrier, qualifie le courrier, détermine son type et sa date, puis envoie la candidature pour validation au DGS (Directeur Général des Services).

Quelles informations sont automatiquement récupérées grâce à la fonctionnalité 'Open Capture' ?

L'objet du courrier et l'expéditeur sont automatiquement récupérés grâce à la fonctionnalité 'Open Capture'.

Quelle est l'action de Ferdinand Bellamy après avoir accédé au courrier à valider ?

Ferdinand Bellamy vérifie les détails du courrier, change la priorité en urgence, transmet le courrier au service traitant, et ajoute une annotation concernant l'urgence du courrier.

Quel est le rôle de Miranda Pris Sleed dans ce processus ?

Miranda Pris Sleed, Directrice de la Direction des Richesses Humaines, attribue le courrier à l'un de ses agents, Mathilda Lando, après avoir pris connaissance des annotations de Ferdinand.

Pourquoi Mathilda Lando doit-elle refuser la candidature ?

Mathilda Lando doit refuser la candidature car aucun poste n'est disponible dans la Direction des Richesses Humaines.

Comment Mathilda Lando rédige-t-elle la réponse à la candidature refusée ?

Mathilda Lando utilise un modèle de courrier de réponse négative à la candidature, où les informations du courrier et du contact sont automatiquement intégrées dans le projet de réponse.

Quelles sont les étapes du circuit de validation du courrier avant la signature finale ?

Le courrier passe par deux viseurs avant la signature finale de Jack Sparrow, le maire, qui choisit une signature préenregistrée et transmet la réponse signée, terminant ainsi le circuit de visa.

Que fait Mathilda après avoir reçu la réponse signée ?

Mathilda Lando inclut la réponse signée en tant que pièce jointe dans un e-mail d'accompagnement, puis elle clôture le courrier une fois le traitement terminé.

Quels outils numériques sont utilisés pour faciliter la gestion du courrier dans ce processus ?

Les outils numériques utilisés comprennent 'Open Capture' pour la récupération automatique des informations, Only Office pour l'édition du projet de réponse, et un système de parapheur électronique pour la validation et la signature des courriers.